应收账款内部控制

应收账款的内部控制是指销售商品或产品已经挂账，需要做好应收账款管理的各项控制工作，比如应收账款核对、往来签认、账龄分析、坏账准备等应收账款的内部控制制度是企业内部一项重要的会计控制制度，但在当前，这些会计内部控制制度并没有引起大多数企业高层管理人员及会计职能部门的足够重视。究其原因，一是企业原有的旧体制造成了企业粗放的管理模式；二是企业高层领导对控制经营风险没有足够正确的认识；三是有的企业对如何建立有效的控制制度比较茫然。一、应收账款对企业的影响及加强其内部控制的必要性1.应收账款对企业的影响应收账款的大量存在，导致企业大量流动资金被不合理占用，以至企业无法顺利实现由商品到货币的飞跃，从而影响企业再生产过程的实现。长期以来，“欠债不愁”的畸形经济现象以及居高不下的“三角债”问题，就是应收账款大量存在而影响经济运行的典型例证。应收账款作为一种商业信用，具有一定的风险性，由于我国的市场经济尚处于初级阶段，存在着许多不完善的地方。使企业大多数应收账款难以收回，多数形成坏账，不但对企业自身的经济效益产生了不良影响，而且已经成为一种社会性问题。应收账款对企业的影响主要来自两方面：第一，高额的应收款直接影响企业的现金流入，直接引发财务危机。企业通过赊销不断扩大销售，而赊销的背后就是不断上升的应收账款。很多企业在具有良好的盈利状况下，因应收账款管理不善而面临财务危机。我国许多企业包括一些经营状况良好的上市公司经常出现有利润、无资金，账面状况不错却资金匮乏的状况。第二，应收账款的坏账风险对企业盈利状况的影响。逾期应收账款对企业的危害直接体现在坏账风险上，据统计逾期应收账款在一年以上的，其追账成功率在50%以下，而在我国逾期应收账款已达到60%以上。我国企业尤其是国有企业，实际已成坏账但未作坏账处理的情况普遍存在。2.加强应收账款内部控制的必要性应收账款的必要性可以分为以下三个方面。第一，建立健全应收账款的内部控制制度能保证会计信息的真实性和准确性。健全的内部控制，可以保证会计信息的采集、归类、记录和汇总全过程真实地反映企业生产经营活动的实际情况，并及时发现和纠正各种错误和问题，从而保证会计信息的真实性和准确性。第二，建立健全应收账款的内部控制制度能维护财产和资源的安全完整。健全完善的内部控制能够科学有效地监督和制约应收账款的各个环节，从而确保足额、及时收回应收账款，保证财产物资的安全完整，并能有效地预防坏账的发生。第三，建立健全应收账款的内部控制制度能有效地规避风险，给应收账款的回收上了一道双保险。二、应收账款内部控制存在的问题1.“信用危机”和“赖账经济”的盛行企业信用意识淡薄，恶意欠债的现象严重。近年来,在企业中普遍存在着相当程度的诚信贬值现象,也就是愈演愈烈的欠债逃债现象。如果说20世纪90年代初企业之间形成的“三角债”归结于体制,使企业迫不得已的话,那么,今天一些企业故意拖欠、占用客户的货款、银行的贷款、假破产真逃债,就是企业故意而为之了。据有关资料显示,企业预期的应收账款应占贸易额的比重这一指标,在市场经济比较发达的国家里仅仅是0.25%到0.5%,而我国目前超过5%,其水平是发达市场经济国家的10到20倍。除了恶意欠款欠债日益蔓延外,恶意逃债的现象也日益严重。一些企业通过假破产恶意逃债的规模已经由过去的几百万上升到亿元甚至10亿元的水平。另外在商品交易领域，不履行承诺，合同欺诈行为较为普遍。近年来，全国法院受理的经济纠纷、债权债务民事案件和纠纷案件近300万件，约占法庭全部受理案件的51%。2.企业没有应收账款的责任部门在应收账款管理中权责不够明确。有许多不应产生的应收账款产生了，有大量的应收账款对不上、收不回，造成这样现象的原因主要是没有明确的权责划分，没有明确的责任人来负责，没有严格的管理办法，缺少必要的内部控制制度，从而使应收账款无法收回而带来损失，却最终无法追究责任。3.应收账款的会计监督相当薄弱首先，没有建立应收账款台账管理制度，没有对应收账款进行辅助管理或者仅按账龄进行辅助管理。许多企业仅仅是在其资产负债表的补充资料中按账龄对应收账款的数额进行简单分类，平时则没有对应收账款进行辅助管理。在企业回款好的情况下，基本能满足需要，但在企业回款不畅的情况下就不能满足管理的需要，对加速资金的周转于事无补。其次，财务部门没有专人负责对应收账款定期、定向的清欠；没有建立应收账款定期清查制度，长期不对账。由于交易过程中货物与资金流动在时间和空间上的差异以及票据传递、记录等都有发生误差的可能，所以债权债务的双方就经济往来中的未了事项进行定期对账，可以明晰双方的权利和义务。而现实中有的企业长期不对账，有的即便是对了账，但并没有形成合法有效的对账依据，只是口头上的承诺，起不到应有的作用。对于收不回的应收账款未建立坏账核销管理制度，有些企业对没有收回的应收账款长期挂帐，账龄甚至多达10余年，而这部分资产其实早已经收不回了。4．企业未对应收账款按风险程度进行信用管理目前大多数企业都不对应收账款进行风险评价，没有建立一套完善的赊销制度，对形成的逾期应收账款能否收回、收回多少没有底数。所以，企业应加强和改善应收账款管理，首先要解决目标问题。利润最大化不是应收账款管理的目标，如果以利润最大化作为目标，可能会导致对风险的忽视和企业长远利益的牺牲。应收账款管理的总目标应该树立企业价值最大化的理念，不能忽视资金的良好周转。三、应收账款内部控制采取的措施1.规范应收账款的业务流程规范应收账款基本业务流程是企业内部会计控制制度的前提，以确保内部控制制度符合企业的业务实际，从而保证可以有效实施。客户如采取自提货物方式，业务流程的变化较大，要注意健全以下各项手续：(1)赊销通知单上要注明客户自提字样；(2)客户自提货物之前，除了信用部门核准了赊销之外，还要交会计部门审验订单（合同）和自提货物凭证（有法人盖章）；(3)会计部门核准自提货物并收取自提货物凭证（作为收款依据，复印件可邮寄给客户）后，通知仓库由客户凭相关核准手续的赊销通知单提货；(4)会计部门开具销售发票及处理账务时，运输部门的货物运输凭证（会计联）由客户自提货物凭证替代。2.明确应收账款的内部控制目标企业各项会计控制制度都应有明确的控制目标。应收账款内部的控制目标主要有：(1)保证应收账款业务会计核算资料准确可靠。会计部门应当按照有关规定核算应收账款业务，正确编制会计凭证，及时记录会计账簿，保证应收账款业务会计核算资料准确可靠；(2)保证应收账款及时回收。应收账款因为赊销行为而产生。应收账款的出现意味着企业的流动资金被对方所占用。企业资金如若过多地占用在应收账款上，必然影响资金的周转，由此而降低企业的效益。因此，保证应收账款的及时收回就成为应收账款内部控制的一项重要目标；(3)保证应收账款真实正确。及时清理，维护企业的合法应收账款，反映企业与外部有关单位之间的债权债务关系。应当真实地加以记录，防止非法挪用和个人预谋私利等情况的发生；(4)减少坏账损失的发生。由于应收账款的存在，企业难免要发生坏账损失。因此，企业应加强信用管理，加大催收力度，适时进行账龄分析，对超过账龄的应收账款及时反馈信息，重点管理，尽可能减少坏账损失的发生；(5)建立销售回款一条龙责任制。对逾期未结清欠款的赊销客户，企业应组织力量督促经销人员加紧催收，特别是对一些信誉较差、欠款时间较长、金额较大的赊销客户，需有专人负责。催收时，企业财会部门应及时提供这部分赊销客户的详细原始资料，如销售合同、销售发票、对账单、欠款金额及发生时间等，为催收工作提供方向和依据。企业供销部门应组织人员积极与对方进行联系，及时收回欠款。应收账款管理首先从源头控制，防患于未然，因而防范机制的建立是十分必要的。3.建立专门的信用管理机构，对赊销进行管理传统的企业组织结构，一般以财务部门担当信用管理的主要角色进行赊销管理，这已不能适应完善企业信用管理的需要。企业信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，须特定的部门或组织才能完成。企业对赊销的信用管理需要专业人员大量的调查、分析和专业化的管理和控制，因此设立企业独立的信用管理职能部门是非常必要的。在我国企业中一般采取两种方式设立信用管理部门，一种是财务总监领导下的信用管理部门，另一种是销售总监领导下的信用管理部门。两种方式各有利弊，适应于不同的企业管理体制。信用管理部门要取得财务和销售部门支持，并在赊销管理中起到主导作用。据统计，采取财务总监负责下的信用管理成功率为70%，而采取销售总监负责下的成功率为30%。目前我国约有2%的国有企业设立专门的信用管理机构，而外资企业的这一比率在10%以上。4.建立客户动态资源管理系统专门的信用管理部门必须对客户进行风险管理，其目的是防患于未然。动态监督客户尤其是核心客户，了解客户的资信情况，给客户建立资信档案，并根据收集的信息进行动态管理这就是客户的动态资源管理。如果企业对这项工作没有足够的人力也可委托社会征信公司完成，或在其指导下完成。调查的渠道一般包括：销售部门业务员掌握的客户资料，管理人员的实地考察，客户的其他供应商调查的情况，网络数据和其它公开的信息渠道。调查的内容主要有：客户的品质、能力、资本、抵押和条件（“5C”系统），客户与企业往来的历史记录，客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。应收账款的监控体系应包括赊销的发生、收账、逾期风险预警等各个环节。5.建立应收账款的监控体系监控过程主要包括三个方面，即销售部门的赊销流程监控、财务部门的流程监控和信用管理部门跟踪监控第一方面，在赊销发生监控方面。一般销售业务要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单装运货物、向顾客开具账单、记录接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和收回流程。在接受顾客订单流程阶段，顾客的订单只有在符合管理当局的授权标准时才能被接受，销售单管理部门应根据信用部门客户动态管理系统提供的情况决定是否准售。在批准赊销阶段，信用管理部门的职员在收到销售单后，将销售单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较。对每个新顾客进行信用调查，建立客户动态资源系统，决定是否批准该客户的赊销，并在销售单签署明确的意见。在记录销售和收回资金流程阶段，财务部门给信用管理部门更新客户动态资源系统。第二方面，财务部门对应收账款的分析管理。财务部门应定期对应收账款的回收情况、账龄等情况进行分析，而不能将所有责任都交给主要负责确定赊销授信额度和资信调查的信用管理部门，这是内控制度的重要环节。财务部门应编制一定期间的财务赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料交管理当局。在分析中应利用比率、比较、趋势、结构等分析方法，分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响，以便确定坏账处理和当前的赊销策略。第三方面，信用部门和销售部门进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始，到应收账款到期日前，对客户进行跟踪、监督，从而确保客户正常支付货款，最大限度地降低逾期账款的发生率。通过应收账款跟踪管理服务，保持与客户经常联系，提醒付款到期日，催促付款，预防在货物质量、包装、运输、货运期以及结算方面存在的问题和纠纷，以便做出相应的对策，维护与客户的良好关系。同时也会使客户感觉到债权人施加的压力，使客户一般不轻易推迟付款，极大地提高应收账款的回收率。通过应收账款跟踪管理服务，可以快速识别应收账款的逾期风险，以便选择有效的追讨手段。6．发挥内部审计的监督作用内部审计在应收账款管理中的监督作用主要体现在两个方面，一是不断完善监控体系，改善内控制度，二是检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收账款现象，有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况，确保应收账款的回收。在我国内部审计大部分还停留在经营效益审计等方面，而对于企业内控制度设计、遵守，揭示企业员工舞弊、贪污等工作进行得远远不够。内部审计对应收账款审计主要应在销货和收款流程，在销货流程应核查销售业务适当的职责分离、正确的授权审批、充分的凭证和记录、凭证的预先编号、按月寄出对账单等方面。在收款流程主要应认真地检查收款记录的