第6节企业销售业务内部控制设计

第六节企业销售业务内部控制制度设计2019/9/252一、销售业务的内容1.接受订单顾客提出订货的要求可以通过销售人员或其他如传真、信函及向现有的和潜在的顾客发送订货单等方式接受订货，取得顾客订货单。收到顾客的各种形式的订单后，应由销售部门专人负责登记，并审核订单的内容，确定能够如期供货后，编制销货通知单，作为信用、仓库、运输、开票和收款等有关部门履行职责的依据。2.批准赊销赊销批准是由信用管理部门根据管理当局的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。信用部门收到销货通知单后，应区分新老顾客进行信用调查。信用部门无论是否批准赊销，都要求在销售单上签署意见，然后再将签署意见后的销售单送回到销售单管理部门。2019/9/253销售业务的内容3.发出商品商品仓库在收到经过批准的销售单后发出商品,并编制连续编号的发货凭证,一般为一式多联的出库单,作为商品出库的依据,用于仓库和财务部门的存货记录,并可据此开具销货发票。4.开具销售发票销售部门或财务部门根据顾客订货单、销售通知单、出库单,经核对无误后开具统一格式的销售发票,列明实际发货的数量、品种、规格、单价、金额和增值税额。销售发票预先连续编号，有专人管理，尤其是增值税专用发票。销售发票一式多联，分别转给顾客、仓库、销售、财务等部门，并保存好存根联备查。2019/9/254销售业务的内容5.记录销售业务财务部门根据销售发票的记账联进行登记，区分赊销和现销，编制转帐凭证或现金、银行存款凭证，据以登记销售账和应收账款明细账或现金、银行存款日记账。根据出库单等随时或定期结转主营业务成本，冲销库存。6.处理货款的收入业务赊销业务的货款收回要记录应收款的减少和现金、银行存款的增加。此外，财务部门应定期编制和寄送应收款对账单，与顾客核对账面记录，如有差异，要及时查明原因并调整。2019/9/2557.处理销售退回与折让业务顾客如果对商品不满意，销售企业一般同意退货，或给予顾客一定的销售折让；有时企业为了促销和尽快回收货款也会给顾客一定的现金折扣。对于这类业务，需经过授权部门的办理。财务部门视顾客是否已支付货款入账的实际情况，根据货款通知单正确地记录销售退回和折让、折扣明细帐及相应的应收账款明细账或银行存款的贷方。销售业务的内容2019/9/256二、销售业务内部控制的基本要求1、销售合同、发票和发货单，必须经审核批准方能生效。2、发票和发货单应顺序编号，如有缺号须经批准方可注销。3、要按规定价格销售，未经授权不得改变售价。4、收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核，有销售合同的必须与合同核对。2019/9/257二、销售业务内部控制的基本要求5.废残料的出售必须按一般销售同样处理。在对废残料进行销售时，同样要严格按照一般销售的程序，审查购销合同、发票及发货单等重要凭证，登记其他业务收入明细账、现金或银行存款日记账等相关账户。6.销售退回必须经授权批准后方可办理退款手续。企业的销售过程中经常会发生销售退回，对于销售退回的退款环节的内部控制也应该有严密的制度体系。2019/9/2587.开单、发货、收款必须分工负责。在销售业务中，开单、发货、收款被看作是不相容职务。如果对上述三个职务不进行分离，使得企业销售中的各个重要环节缺乏必要的监督，从而削弱企业的内部控制。8、应收账款明细账应与总账核对相符。企业为了促销、减少存货等目的，常常会采取赊销的方式。当确认收入时，记入应收账款明细账中。二、销售业务内部控制的基本要求2019/9/259三、销售业务内部控制的具体设计1.现销业务的内部控制设计（1）客户购货时，由销售部门填制一式多联的“销货单”，注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等，经负责人审核签章后，留一联作为存根，进行业务核算，其余交客户办理货款结算和提货。（2）客户持“销货单”向财务部门交款。财务部门对“销货单”认真审核后，办理收取货款的手续，并加盖财务专用章和有关人员的签章，留一张编制记账凭证，其余退给客户。（3）客户持“销货单”中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对“销货单”复核，确认已办妥交款手续后，予以发货，并将提货联留下登记仓库台账。2019/9/2510现销业务的内部控制设计流程图销售部门①销货单(一式五联）购货单位②门卫⑤财务部门③仓库④G核对F门卫放行G核对D提货④E发货B交款②-④C收款后退回②④2019/9/25111、严格订货单制度，强化销售合同的作用凡是赊销的业务，最好采用订货方式，订单确定后列入销售计划，作为日后发货的依据，防止无计划的发出货物。2、建立赊销业务批准制度，赊销业务应经过财务负责人的批准。未经批准，销售部门不得指令仓库发货，以防止因不了解客户信用度而可能造成损失。3、及时登记销售明细账和应收账款明细账在发出货物后，会计部门应对销售部门开具的“销货单”及相关的合同、订单等进行审查核对，正确无误后编制记账凭证，并及时登记销售和应收账款明细账，以充分发挥账簿的控制作用。4、定期与购货单位核对账目，并按有关规定及时收取货款。对账中发现的问题应及时查明原因处理，收回货款应及时登记应收账款明细账，确保双方账目相符。2019/9/2512购货单位②销货单销售部门①财务部门③仓库④C批准赊购G根据出库单登记入账A提出赊购申请B进行信用审核F发货E提货D开具发票2019/9/25131、销售定价与赊销单位应建立销售业务的定价控制制度，制定价目表、折扣政策、付款政策并予以执行，价格领导小组执行特殊价格应有专人审批。销售部门应按照信用政策来决定赊销。特殊情况应提前向审批人员提出申请。对符合赊销条件的客户，应由审批人员批准签字。142、合同订立及货物发运销售人员接受客户订单后，销售部门应当对接受的订单进行登记。销售人员应根据授权与客户签订合同。销售合同签订后，销售人员应将合同副本送交财务部门。销售人员应根据销售合同编制一式多联的销售通知单，作为仓库、运输、开票和收款等有关部门发生职责的依据。仓库应当根据审批的销售通知单发货。仓库发货时必须经过严格的检验。保管人员不得擅自对客户发货，更不得随意调换货物。运输部门应当核对销售通知单和发货凭证后运货，并确保货物运送的安全性和及时性。运送人员不得随意中途调换发运货物。152、合同订立及货物发运财务部门应当在发运凭证、合同副本、销售发票核对无误后，编制收款通知单，向客户收款。单位应当核对发货凭证、运货凭证及相关的销售发票，确保三者所载明的品名、规格、数量、价格一致。单位的销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证应当妥善保管，尤其要加强对空白发票的管理。任何部门和个人不得擅自篡改、隐匿、销毁销售合同和销售发票等文件和凭证。必须注意的是，单位应使用顺序连号的发货通知单记录货物发运。同时，单位仓储部门应定期进行货物盘点，如发现盘亏，应查核是否存在货物被盗或发运后未及时登记等情况；若发现盘盈，应查核是否存在货物退回而未及时记录在存货账内等情况。2019/9/25163、销售记录①单位应指派专人审查发票。②单位销售价目表的修改必须经由授权人员审批，修改的项目必须详细记录。③单位应按时进行发货通知单与发票核对，调查任何有发票而未有发货通知单或有发货通知单而未有发票的情况。17④单位给予客户的折扣率的修改必须经由授权人员审批，修改的项目必须详细记录。⑤单位应定期对销售毛利率进行审核，如发现毛利率偏低，应查核是否存在漏记销售的情况。⑥单位应定期审核应收账款总账与明细账，查明两者是否存在差异；若有，应查明原因。⑦单位应通过系统的设计，规定编制销售发票必须输入对应的发货通知单号码。⑧单位应定期查核当期销售发票金额的加总是否等同于总账中销售项目内的贷方金额。2019/9/25184、收款及有关票据的管理单位销售与收款职能应当分开。销售人员应当避免接触现款。销售部门应设置销售台账，及时反映各种商品销售的开单、收款、发货情况。销售人员应对应收账款的催收负责。2019/9/25195、销售退回与销售折让单位必须制定销售退回制度和折让政策。单位的销货退回和折让必须经销售主管审批后方可执行。销售退回的货物应由质检部门验收和仓库部门清点方可入库。质检部门验收客户退回货物的品种和数量之后，填制一式多联的红字发票。红字发票必须经过财务主管核准，会计人员方可据之修正营业收入和应收款项的余额。206、加强对前述控制要点的监督检查①销售和收款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在销售和收款业务不相容及职务混岗的现象。②销售和收款业务的授权批准制度的执行情况。重点检查合同的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。③销售的管理情况。重点检查信用政策、价格政策的执行是否符合规定的程序。④收款的管理情况。重点检查单位应收款项的管理控制情况。⑤销售退回和折让的管理情况。重点检查销售退回制度和折让政策的执行情况，以及退回的货物入库手续是否健全。销售业务内部控制要点21案例简介:过期诉讼难追款2002年11月《新闻晨报》报道，上海市卢湾区某液压公司自1994年起就与一家机械厂有业务往来。1999年4月双方中断业务关系时，机械厂尚欠液压公司8万余元。日前，液压公司将机械厂告上法庭，要求其归还该笔欠款。机械厂承认有此事，但认为已过诉讼时效。对此，液压公司在法庭上出具了一份挂号函件，声称在2000年1月曾向对方发出企业变更通告，同时也曾主张债权，以此说明并未超过诉讼时效。但机械厂却举证，液压公司的企业变更是在2000年9月，不可能在2000年1月就发出通告。之后，液压公司又改称当时发出的实际上就是催款公函。最终，法院根据双方提供的证据认定，液压公司前后提供证据自相矛盾，不予采纳，此项欠款已过诉讼时效，对液压公司要求机械厂返还欠款的请求不予支持，液压公司败诉。22案例点评:本案例是涉及应收账款追索诉讼时效问题。所谓诉讼时效是指权利人在法定期间内不行使权利，即丧失请求人民法院或仲裁机关保护其权利的权利。我国法律规定，诉讼时效期间分为两种：普通诉讼时效期间和特别诉讼时效期间。普通诉讼时效期间一般为2年，特别诉讼时效是指由民法典或单行法规特别规定的只适用于特定情况的诉讼时效期间。诉讼时效消灭的是一种请求权，即超过诉讼时效的请求人民法院是不予支持的。具体到本案例中，液压公司在超过诉讼时效后向人民法院提起诉讼，最终败诉。针对本案例，企业可以从以下方面加强内部控制：23过期诉讼难追款1．财务部门一旦发现某客户的应收账款过期，应立刻通知信用部门相应调低其信用等级，防止应收账款进一步增长。2．收账策略。企业一般应制定详细的收款策略，针对过期时间不同的应收账款，采取不同的收账策略。比如：过期1个月以上的应收账款采用书面形式进行催收；过期3个月以上的应收账款由专人负责登门催收；过期6个月以上的应收账款经领导批准后进入法律诉讼程序等。2019/9/2524过期诉讼难追款3．建立岗位责任制，指派专人负责追索，并建立相关的激励制度和惩罚制度。本案例中，液压厂在1999年4月与机械厂断绝关系，在2000年9月企业变更时又忽略此事，此后无人问津，主要原因是没有相关具体的责任人，也没有相关的追索激励和惩罚制度，致使2002年液压厂才向法院提起诉讼，但此时对应收账款的追索权已经超过诉讼时效，直接导致败诉，给企业带了损失。25过期诉讼难追款4．收账方式。一般先由办理此项业务的销售人员电话、传真等方式催收后再进行书面函件的催收，最后催收不成功，可以借助法律渠道，向法院提起诉讼。企业一定要学会运用法律武器协助收款，聘请法律顾问，对企业各项活动及时进行指导，避免出现由于超过法定诉讼时效导致不能得到法院的支持。同时，企业在收账的过程也应该注意证据的保存。26过期诉讼难追款本案中，液压公司就是因为法律意识淡薄，拖延催收欠款，直接导致超过了提起法律诉讼的有效期，使得本能收回的欠款不受法律保护，造成了不必要的损失。设计题：1.请设计出送货制销售方式流程图，并用文字阐述送货制销售方式的特点及凭证的流转程序。2.请设计出发货制销售方式流程图，并用文字阐述发货制销售方式的特点及凭证