综合部内控制度

1.岗位工作职责（1）综合部部长岗位工作职责，如表1-1所示。表1-1综合部部长岗位工作职责岗位名称综合部部长部门名称/编号直接上级分管领导工作联系内部公司内各部室、各项目办外部集团公司、工商局、劳动监察局等部门序号工作职责负责程度1负责做好公司行政事务性工作全责2负责公司人员和各项目人员考勤的统计，每月按时出工资表全责3负责做好公司各项管理制度的搜集、整理及完善装订工作部分4负责公司办公用品采购，严格执行公司采购管理办法、各部室先填写物资采购计划，经领导审核批准后，进行采购全责5负责公司公共用车派遣，做好对司机的安全管理工作，并对车辆进行油量统计全责6负责好公司营业执照年检、更换等相关工作全责7负责公司公章、合同章、党章的管理和使用全责8负责配合好集团、公司各项文件精神的传达和各类文件、报表的报送工作全责9负责公司职称评审工作全责10完成领导交办的其他工作全责确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确认人：确认日期：生效日期批准日期（2）综合部副部长岗位工作职责，如表1-2所示。表1-2综合部副部长岗位工作职责岗位名称综合部副部长部门名称/编号直接上级综合部部长工作联系内部公司内各部室、各项目办外部税务局、社保中心等部门序号工作职责负责程度1负责公司的五险一金，税务申报、投、停工作全责2负责公司办公用品发放工作，对公司固定资产登记建账，严格管理的使用工作全责3负责做好各种报告、文件打印、复印工作全责4负责做好会议记录及纪要全责5公司各项资产的出入库管理工作全责6完成领导交办的其他工作全责确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确认人：确认日期：生效日期批准日期（3）综合部文书岗位工作职责岗位名称科员部门名称/编号直接上级综合部部长工作联系内部公司内各部室、各项目办外部集团公司，人力资源局序号工作职责负责程度1负责人事档案的整理、保管，人员手续留档等工作全责2负责公司人员劳动合同的签订、各项目人员及车辆合同的统计与保管全责3负责做好公司内部发文、登记、记录等工作，负责做好上级部门的文件、公文、函件的接收、登记、传递、保管、督办和文件归档等工作全责4负责公司人员花名册，人员信息统计全责5负责公司职称考试的通知全责6完成领导交办的其他工作全责确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确认人：确认日期：生效日期批准日期表1-3文书岗位工作职责（4）综合部司机岗位工作职责岗位名称司机部门名称/编号直接上级综合部部长工作联系内部公司内各部室、各项目办外部公司办理事务需要去的各部门序号工作职责负责程度1认真完成公司的派车任务要求，服从派车调度人员指挥全责2坚持行车安全检查，每次行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆正常运行全责3正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中精力驾驶，严禁酒后开车全责4每次出车回来后，如实填写行驶里程，向派车主管简要汇报出车情况全责5车辆使用完毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等全责6做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好全责7驾驶员应有敬业精神，熟悉交通法规、路况和车辆性能，不断提高自己的技术水平和积累行车经验全责8完成领导临时交办的其他任务全责确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确认人：确认日期：生效日期批准日期表1-4司机岗位工作职责2、采购管理制度及流程操作2.1采购管理风险与关键环节控制2.1.1采购管理风险采购，主要是指企业外购商品并支付价款的行为，企业在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险，如图2-1所示。风险1采购行为违反国家法律、法规和企业制度规定，可能遭受外部处罚导致经济和信誉损失风险2采购未经适当审批或超越授权审批，可能有重大差错、舞弊、欺诈而导致损失风险3请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊行为风险4采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其它计划不协调，可能造成资源浪费风险5盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致企业资金损失风险6验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失图2-1采购管理中存在的风险示意图2.1.2采购管理关键环节控制企业在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图2-2所示。付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致资金或信用受损风险7关键环节1建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保互相分离制约关键环节2依据购置商品和劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应请购权限并制定相应的请购程序关键环节3明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法，确保采购工程透明加强非财务方面采购物资信息的收集，明确信息沟通方式关键环节4明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证和记录的完整关键环节5关键环节6明确采购流程及监管步骤，两人询价，多方参与，纪检监察室做好监督工作，确保采购工作透明制，不发生其他事件。图2-2采购管理关键环节示意图2.2采购管理制度第1条目的为了提高采购效率、明确岗位职责、有效降低成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强各部门间的配合，特制定本制度。第2条适用范围本制度所指的办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其它零星物品。（1）、办公室家具：如办公桌椅、文件柜、沙发、保险柜、茶几、电风扇、电话机等（2）、办公设备及办公用具：如电脑（台式机、笔记本）、投影仪、打印机、照相机等（3）、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、胶棒、回形针、橡皮、扣袋、拉杆夹、订书机、文件夹、文件架、计算机、鼠标、打印纸等（4）、其他第3条采购原则（1）、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由综合部统一负责。（2）、办公用品按照随时采购，随时发放的原则。（3）、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、胶棒、打印纸等，消耗量比较大，需要经常采购的，不需要填写《物资设备需用计划表》，由综合部统一购买，当库存低于一定数额时，综合部应及时补充。（4）、采购人员严格按照物资设备需用计划表进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。（5）企业监理项目部物资设备采购，需先填写物资设备需用计划表，报综合部审批，经双方询价后，按照质优价低的原则，由综合部统一进行采买。第4条采购审批程序申购人填写《物资设备需用计划表》→部门负责人审批→综合部审批→分管领导审批→纪检监察室审批→公司总经理审批→综合部采购。第5条办公用品的验收、入库办公用品采购后，综合部库管严格按照品名、规格、数量验收并登记入库。第6条办公用品的保管（1）、日常用的办公用品由综合部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。（2）、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。（3）、办公用品在使用过程中出现故障时，应及时通知综合部组织维修。（4）、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公设备出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。（5）、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由综合部确认。第七条办公用品发放（1）、办公用品采购回来后，综合部通知需求部门领取。（2）、需求部门领取物品时按照核定的数量填写领用登记表并签字，综合部做好出库登记，并建立台帐。（3）、使用人在使用办公设备时，应严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。第7条附则（1）、本制度由综合部制定，经公司总经理审批后予以实施。（2）、本制度解释权和修订权归综合部所有，根据实际情况，综合部将定期对本制度进行修订。（3）、本制度自颁布之日起实施。第8条采购流程图示意图如图2-3所示附件1：物资设备计划申请表公司采购流程图图2-3公司采购流程图示意图附件1：需求部门填写物资设备计划表部门负责人审批综合部审批分管领导审批纪检监察室审批公司总经理审批综合部统一采购填写借款单领导审核，财务审批需求部门派人监管，纪检做好监督工作安排采购填写报账核销单证进行验收并对固定资产进行登记各分管领导审核同意报总经理审批报销单上交财务务综合部做好产品出入库工作物资设备计划申请表序号物资名称规格型号单位数量备注申请部门：申报人：年月日部门领导审批意见签字：年月日综合部审批意见签字：年月日分管领导审批意见签字：年月日纪检监察室审批意见签字：年月日领导审批意见签字：年月日3.固定资产管理制度3.1固定资产管理风险与关键环节控制3.1.1固定资产管理风险固定资产，是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。固定资产在企业资产总额中所占的比重很大，固定资产的折旧、维修和改良等是影响企业损益大小的重要因素，它的管理一旦失控，所造成的损失将远远大于一般的流动资产。因此，为了确保固定资产的增加、使用维修、退出和折旧等业务的有序进行，防止和揭露错误和舞弊，保证固定资产业务会计记录的真实、可靠，企业有必要建立、健全固定资产业务循环的内部控制，加强固定资产风险管理，如图3-1所示。图3-1固定资产理中存在的风险示意图归纳起来，企业固定资产管理中至少存在着固定资产业务违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；固定资产业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失；固定资产购买、建风险1固定资产的保管，权责分明，实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法风险2固定资产的验收入库，登记入库，查看账实是否相符风险3固定资产的盘点管理，对固定资产的实际情况与记账情况进行管理，目的做到账和物相符造决策失误，可能造成企业资产损失或资源浪费；固定资产使用、维护不当和管理不善，可能造成企业资产使用效率低下或资产损失；固定资产处置不当，可能造成企业资产损失；固定资产会计处理和相关信息不合法、真实、完整，可能导致企业资产账实不符或资产损失等方面的风险。3.1.2固定资产管理关键环节控制企业在实施固定资产控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图3-2所示。图3-2固定资产管理关键环节示意图3.2固定资产管理制度第1条为了加强公司固定资产和低值易耗品采购、使用、保管和报废等管理，保证公司资产安全和完整，充分发挥资产使用效能，制定本制度。第2条本制度适用于公司固定资产和低值易耗品的管理。关键环节1库管员要及时验收入库，登记入账，查看发票和实物是否相符由领用人签字出库，谁领用谁保管，谁保管谁负责关键环节2固定资产贴卡片登记，半年盘点一次，做到账实相符关键环节3第3条根据资产的价值和使用年限，分为固定资产和低值易耗品两类。（1）固定资产：单位价值1000元以上（含1000元），或使用年限1年以上的有形资产。(2)低值易耗品：单位价值在1000元以下（不含1000元）的各种用具物品和办公用品等，并且使用期限1年以下。第4条公司综合管理部负责对公司资产的实物管理，公司财务部负责对公司资产的价值管理，使用部门负责对公司资产的使用管理。第5条综合管理部设资产管理员岗位，负责对公司资产的全面统一管理，按部门建立资产管理台账，对固定资产、低值易耗品分设帐薄进行管理，资产使用部门要同步建立使用台帐，各部门必须设立一名兼职的资产管理员负责对本部门使用资产进行登记，综合部资产管理员要定期会同相关部门对公司资产进行盘点。第6条固定资产、低值易耗品的购置：各部门提出采购要求，报综合部（资产管理员）审核，综合部根据现有资产情况及消耗标准，判断是否同意购置或直接从其它部门调拨并加注意见，如需采购，报相关领导审核批准后，由综合部采购人员采购。第7条固定资产、低值易耗品的验收：采购的资产由综合部依据《物资设备申请表》联合验收，详细核对品名、规格、数量、金额，仔细检查商品质量，对验收合格的物品填写《入库单》，记入库存；对验收不合格的物品须及时通知采购人员