销售与收款内部控制

第四章销售和应收账款的内部控制第一节销售和应收账款的内容1．制定销售计划2．订单处理3．赊销批准4．发货5．开票6．会计纪录7．收款8．坏账处理9．销售调整1．制定销售计划依据①本企业的生产能力②对市场需求的调查2．订单处理(1)接受订单。将客户名称与管理当局事先核准的客户名单进行核对(2)内容和数量，登记订单。(3)编制销售通知单。3．批准赊销赊销批准部门：信用部门/信用小组(设在会计部门下)/专门的人员4．发货发货部门：仓库部门发货根据：信用部门核准的销售通知单发货发货编单：发货凭证(出库单、提货单)5．开票开票部门：会计部门开票依据：销售订单、销售通知单、出库单(或提货单)等核对相符开票编单：销售发票，提供给客户6．会计记录记录部门：会计部门会计人员记录内容：A.记账凭证B.应收账款明细账和总账C.主营业务收入总账和明细账D.库存商品总账和明细账7．收款收款形式A.支票形式B.现钞形式C.结算形式会计部门A.编制相应的记账凭证B.登记相应的总账和明细账8．坏账处理(1)无法收回的应收账款作为坏账进行处理须经批准(2)已经冲销的应收账款，应登记在备查登记簿以便对坏账进行动态的检测以便冲销的应收账款以后又收回时进行会计处理(3)年末计提坏账准备。依据收账款的余额账龄分析9．销售调整销售退回业务销售折让业务销售折扣业务销售调整商业折扣现金折扣第二节销售和应收账款业务中的常见弊端1．虚记销售收入，调节利润2．销售成本结转不实，调节利润3．收款方式选用不当，造成坏账4．销售费用支出失控，成本增大5．销售凭证保管不严，造成资产流失第三节销售和应收账款的内部控制制度1.职务分离制度2.定单的证实和审核制度3.折扣和折让政策制订和审核制度4.发货通知单(发运单)编制和证实制度5.销货业务的执行制度6.销货发票的控制制度7.收款业务的控制制度8.应收帐款的控制制度9.退化理赔的审核控制制度10.销售预算的控制制度1．职务分离制度(内部牵制)职务分离，即不相容职务进行分离。是控制不相容职务的组织防范体制。即组织设计及职务安排上，将不相容职务分开交给不同人员，或不同部门去担任，形成一个互相监察，互相牵制，互相核对的业务机制。企业的经济业务活动的步骤：授权、签发、核准、执行与记录。不相容职务的分离要求以上步骤分别由不同的人员或部门实施。理论基础：两个假设1．两个或两个以上的人或部门无意识地犯同样错误要比单独一个人或部门犯错误的机会小；2．两个或两个以上的人或部门有意识地合伙舞弊的可能性大大低于单独一个人或部门舞弊的可能性。销售和应收账款中的职务分离制度(1)接收客户定单的人≠最后核准付款条件的人。(2)发货通知单的编制人≠存货的提取、产品的包装和托运人。(3)填制的发票人≠发票的复核人。(4)办理退货实物验收工作的职务≠退货账务记录职务(5)应收账款的记账员≠成为应收账款的核实者。2．购货定单的证实和审核制度购货定单的审核购货定单签字购货定单登记新客户购货定单的审核新客户购货定单的审核老客户定单的审核要点I.成交记录中与表现出不良支付信誉，则不予考虑赊销II.成交记录中与表现出良好支付信誉，则检查数量。①购货定单所需数量同过去的数量基本相同，即可办理批准手续。②购货定单所需数量大大超过了历史记录，在办理批准手续前，必须要求客户提供近期的财务报表，并通过对财务报表的审查来判断客户近期的财务状况，然后决定是否接受定单。对新客户定单的审核要点：要求其同时提供能够证明其资信情况的资料和财务报表。通过分析其资信情况决定是否接受其购货定单，以及允许的信贷限额。客户难以提供其资信情况资料时，对本次定单规定最大供货数量，证实确有良好信誉后，供货数量扩大定单签字：购货信贷的批准需经信用部门经理或其他被授权人签字同意。购货定单的接受需销售部门经理人的签字同意。定单登记：购货定单登记簿登记收到的每一份购货定单登记成交后销售执行情况和客户支付情况3．折扣和折让政策制订和审核制度目标：使这种额销售和应收账款减少额保持在合理的范围内销售折扣-政策控制折扣：制定详细的折扣政策或规定。①商业折扣：规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件，不同数量和品种的购货定单可以享受的折扣比例等。②现金折扣：规定应详细说明适用的范围和不同支付时间可享受的折扣比例等。销售折扣控制要的点：①折扣政策必须得到最高管理当局的批准。②销售部门在应严格执行折扣政策。③折扣应经过销售部门经理的审核签字认可。④办理现金收入或记录应收账款明细账业务的人不能同时办理给予客户折扣的业务。销售折让-程序控制偶尔发生的，缺乏共同特征，在事前较难制定出一个允许给予的折让范围和标准，因此不能应用政策控制。折让范围和标准通常根据客户的抱怨程度和对其提出的异议进行的分析判断确定。客户提出折让要求企业记录折让理由派员调查核实理由由被授权人来复核理由和企业调查的结果决定在特定情况下给予客户特定折让金额折扣和折让的文档管理：①折扣和折让批准文件记录在折扣、折让事项备忘录上②折扣、折让事项备忘录事先连续编号③折扣、折让事项备忘录由专门的职员定期检查④调查遗缺的备忘录并说明原因4．发货通知单(发运单)编制和证实制度(1)发货通知单(发运单)编制制度发货通知单(发运单)编制是销售部门将购货定单转录登记发货通知单上，并用发货通知单来控制整个销售业务的执行程序。发货通知单的作用①以完整和规范化的格式反映不同客户定单内容②证明销售过程中所需的各种授权和批准③作为各部门在执行发运业务或记录有关账册时的书面依据④通过各环节的签字来监督每一环节中业务处理工作发货通知单要求：①正式鉴发前向询问库存提高顾客满意度②事先进行连续编号③格式统一且能反映出各销售环节控制④在执行后应归档管理⑤由专门的职员对其进行定期检查(2)发货通知单(发运单)证实制度正式执行前向客户进行证实。①因转录登记的错误②客户改变③取消定单5．销货业务执行制度销货业务执行是指对编制和证实的发货通知单的执行。执行的环节①存货的提取②存货的包装③存货的发运执行的部门①仓储部门②运输部门③独立职员①仓储部门基本职责：获得授权后发货获得授权方式：发货通知单②运输部门基本职责：决定运输路线和安排运输日程获得授权：①销售部门填制的装运单②仓储部门转来的发货通知单③其他独立职员(门卫)的监督基本职责：监督发货业务执行者(仓储部门和运输部门)的行为①对所发运实物进行清点②将所发运实物同发货通知单上列明的品种和数量核③检查发运人和清点复核人应在有关凭证上签字负责6．销货发票控制制度销货发票意义：销售发票是会计上销售业务的正式记录授权获得方式：①购货定单②发货通知单销货发票控制控制的要点(1)核对开票依据发货通知单等上的连续编号，以保证所有发出货物均开单。(2)发票人客户的名称应同主要客户一览表或客户购货订单相对照。(3)发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发运的货物数量记录或完成的劳务数量记录为依据，并应受到非记录发运数量人的检查。销货发票控制控制的要点(4)发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目录表为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查。(5)开票人算出的金额和其他内容应受到其他独立于发票编制人的复核(6)发票总额应加以控制，即所有发票应定期加出合计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。8．应收账款的控制制度控制要点：①为防止应收账款被虚列，应收账款的记录必须以经销售发票和发运账单等为依据。②根据应收账款的明细账户定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄客户请其认可。③编制应收账款余额核对表的职员不能同时担任从事记录或调整应收账款的工作。④应收账款的总账和明细账户的登记应由不同职员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记。⑤由独立于记录应收账款的其他职员定期检查核对总账户和明细账户的余额。⑥由信用部门定期编制应收账款的账龄分析表，分析是否有虚列的应收账款或不能收回的应收账款。⑦专人对应收账款账龄较长的贷款进行催收和索取，以保证公司的债权得以收回。⑧应收账款的各种贷项调整(包括坏账冲销、折扣或折让的给予)必须经财务经理的批准。9．退货理赔审核控制制度理赔业务在销售环节中不多，但对企业的信誉有较大的影响，理赔审核的控制非常重要。退货理赔控制要点：(1)由收货部门或独立的退货验收部门验收退货(2)由收货部门或独立的退货验收部门填制退货接收报告(3)由顾客服务部门调查退货索赔(4)由销售部门核准退货(5)由销售部门填制和邮寄贷项通知单(1)验收退货验收方法：与验收采购货物的方法相同。(2)填制退货接收报告填制该报告的职员不应同时从事货物发运业务。一切有关的资料必须记录在该报告上。当着客户的面全部填写完毕。退货接收报告由独立于发货和收货职能的职员的检查。(3)调查退货索赔将调查结果和意见记录在退货接收报告上，并交信贷、会计和销售部门作最后的核准。(4)核准退货(5)填制和邮寄贷项通知单：退货接收报告得到批准后编制。贷项通知单事先应编号加以控制。邮寄给客户前对数量、价格和其他内容复核。贷项通知单和其他相应的资料应附在有关分录凭证上，作为过入应收账款明细分类账的附件。退货在批准后应及时入帐，修正销售和应收账款余额。10．销售的预算控制制度(1)销售预算的编制控制(2)销售预算的执行控制(1)销售的预算编制控制要点：①销售预算全面控制营业收入业务环节②销售预算由计划部门与销售部门编制③各项数据接受企业主管的严格分析论证(2)销售预算执行①销售部门经理定期将实际的销售收入同预算进行比较。②财务部门经理应定期将实际毛利同预算进行比较，将实际发生的冲销项目、贷项通知单等同历史资料相比较，各种比较结果应作详细的分析说明后上报企业主管。③企业主管指定专门人员对实际销售同预算之间的重大差异进行调查，定期召开由销售部门、信用部门、会计部门经理参加的会议。企业主管定期召开会议讨论的内容①公司的销售趋势，以便及时修正销售预算和不断激励开拓新的销售市场；②各种重大的拖欠账款，以便及时采取相应的措施；③决定为增加销售收入而可以发生的招待费、交际费的范围和金额等。