会计电算化01-02会计电算化概述与账套管理及基础设置

会计电算化的产生于发展一第一节会计电算化的产生于发展会计电算化的概念会计电算化是指将以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计业务处理工作中，用计算机来辅助会计核算与管理，即计算机在会计中的应用。会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性的变革。我国会计电算化的发展概况我国会计电算化的发展概况1．起步阶段（1979～1983年）我国会计电算化的发展概况2．自发发展阶段（1983～1987年）1983年国务院成立了电子振兴领导小组，负责推动全国计算机事业的发展。在全国范围内，掀起了计算机应用的热潮。这一阶段的主要特点是：我国会计电算化的发展概况3．有组织、有计划发展阶段（1987～1996年）随着会计电算化工作的逐步深入开展，要求加强组织、规划、管理的呼声越来越高，各地区、各部门也逐步开始了对会计电算化工作的组织与管理工作。这一阶段的主要特点如下：我国会计电算化的发展概况4．竞争提高阶段（1996年至今）随着会计电算化工作的深入开展，会计软件市场进入成熟阶段，并出现激烈竞争的势态，各类会计电算化软件在市场竞争中进一步拓展功能，各专业软件公司进一步发展壮大。这一阶段的主要特点如下：二会计电算和手工核算的联系与区别第二节会计电算与手工核算的联系会计电算与手工核算的区别实现会计电算化的意义会计电算化的组织实施三会计电算化的组织实施第三节实现会计电算化的基本步骤会计电算化的内部管理制度会计电算化的岗位责任制根据《会计电算化工作规范》的规定，会计电算化后的工作岗位，可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括电算主管、系统操作员、审核记账员、电算维护员等工作岗位。电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下：1）电算主管。2）软件操作。3）审核记账。4）电算维护。5）电算审查。6）数据分析。会计电算化的内部管理制度会计电算化的操作管理制度1）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权的人员操作会计软件。2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。3）操作人员离开机房前，应执行相应的命令退出会计软件。4）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。会计电算化的内部管理制度计算机硬件、软件和数据管理制度1）保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。2）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。3）对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和对计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换的过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。计算机硬件、软件和数据管理制度4）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。5）健全必要的防治计算机病毒的措施。会计电算化的内部管理制度会计电算化档案管理制度1）电算化会计档案。2）电算化会计档案管理是重要的会计基础工作。3）对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。4）采用磁性介质保存会计档案。5）通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。帐套管理一第一节帐套管理在用友通中，核算单位账套的管理包括账套的建立、修改、删除，账套的启用，账套数据的备份与恢复，年度账的管理以及操作员及其权限的统一管理等功能，这些均通过系统管理模块实现。启动系统管理，可在桌面上双击“系统管理”快捷方式或在“开始”菜单中单击“程序→用友通系列管理软件→用友通→系统管理”，屏幕显示“系统管理”窗口。在“系统”菜单中单击“注册”，弹出“注册〖控制台〗”对话框，如图2-1所示。创建新帐套操作过程操作员管理1．操作员的增加、修改和删除以系统管理员的身份注册进入系统管理，在“权限”菜单中选择“操作员”项，进入操作员设置界面。在弹出的“增加操作员”对话框中输入需增加操作员的编号、姓名、口令及所属部门后单击“增加”按钮表示确认，然后增加下一个操作员，如图所示。二、操作员管理操作员增加完毕后，单击“退出”按钮，返回“操作员管理”窗口，在操作员列表中可以浏览新增操作员的有关信息，如图所示。操作员管理2．操作员权限设置企业单位核算账套中包含大量的商业机密，在账套正式使用前，必须对该账套进行财务分工，通常只有账套主管拥有该账套的所有操作使用权，其他操作员只赋予与其业务相关的部分操作权限，以防止与业务无关的人员进入核算账套，避免企业核心商业机密泄漏。此功能只能由系统管理员及其所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。账套的启用系统启用可由系统管理员admin在新账套创建完成时进行，系统弹出窗口询问“是否立即启用账套？”，选择“是”即进入系统启用界面。此后，只能由该账套的账套主管注册系统管理后，在“账套”菜单选择“启用”选项进入系统启用界面，进行系统启用的设置，如图所示。数据的备份与恢复1．数据的备份数据备份是指将账套数据从财务软件系统中输出到硬盘、可移动磁盘或光盘。数据备份是会计电算化后一项十分重要的工作，存放在磁盘上的电子数据，由于种种原因容易被破坏，因此，做好数据的备份工作是一项不可缺少的工作。2．数据的恢复当发现硬盘中的数据被破坏时，可用最新备份数据恢复硬盘的数据。数据恢复是在万不得已的情况下才进行的事情，一般操作的越少越好。修改账套账套主管可以通过修改账套功能，查看某个账套的账套信息，也可以修改这些账套信息，操作步骤如下：删除账套系统管理员执行账套备份功能时，在“账套备份”界面选择好账套号后，把“删除当前输出账套”复选框的“√”标记打上，系统进行数据备份后，弹出询问对话框：“真要删除该账套吗？”，选择“是”，系统即将该账套删除，如图所示。年度账的管理用友财务软件中，同一账套不同年度的会计数据是通过建立各个年度的年度数据库，独立存放于以会计年度命名的文件夹中，以利于历史数据的查询和比较分析。年度账管理包括年度账的建立、结转上年数据、数据备份与恢复、清空年度数据等功能。只有账套主管才有权限进行有关年度账的操作。1．年度账的建立操作步骤：略2．结转上年数据操作步骤：略年度账的管理4．清空年度数据如果发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有基础信息、系统预置的科目报表等。以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面，在“年度账”菜单中选择“清空年度数据”项，在界面中的会计年度栏目选择要清空的年度账的年度，单击“确定”按钮，即可清空年度数据库。年度账的管理3．数据的备份与恢复年度账操作中的数据备份与恢复和账套操作中的数据备份与恢复含义基本一致，所不同的是年度账操作中的数据备份与恢复不是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。年度账的备份操作与账套的备份操作的不同之处在于输出的是年度账，在输出操作的界面上选择的是具体的年度而非账套。年度账的恢复操作与账套的恢复操作的不同之处在于恢复的是年度数据备份文件（由系统卸出的年度账的备份文件，前缀名统一为UF2KYer）。基础设置二第二节基础设置启动用友通，可在桌面双击“用友通”快捷方式或在“选择”菜单中选择“程序→用友通系列管理软件→用友通→用友通”，屏幕显示“注册〖控制台〗”窗口，如图所示。输入用户名及其密码，选择需要进入的账套、会计年度及操作日期，单击“确定”按钮后即可进入用友通主界面。进入用友通主界面时，系统会自动弹出“期初档案录入”窗口，如图所示，方便用户进行各项基础档案设置。当基础设置工作完成后，可将期初档案录入窗口下方“下次登陆时，显示本页面”前复选框中的“√”去掉，登录系统时就直接显示用友通主界面。今后如有需要，可选择用友通主界面“基础设置”菜单中的“基础档案初始化”项调出“期初档案录入”窗口。部门、职员设置1．部门档案部门档案包含部门编码、部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息。其中，部门编码和部门名称必须录入，且部门编码应符合预设的编码级次原则，必须唯一，其他栏目可以为空。1）进入“部门档案”窗口后，在工具条中用单击“增加”按钮或按F5键，在窗口右面输入部门编号、部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息，然后单击“保存”按钮或按F6键，窗口左边显示出增加的部门即表示该部门已增加成功，如图所示。部门、职员设置2）若要修改部门档案，可在“部门档案”窗口左边将光标定位到要修改的部门编号上，单击“修改”按钮。这时窗口即处于修改状态，可以对部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息进行修改，但部门编号不能修改。3）若要删除某个部门，可将光标放在要删除的部门上，单击“删除”按钮，系统将提示“确实要删除该部门信息吗？”，单击“是”即可删除此部门。若部门被其他对象引用后就不能被删除。部门、职员设置2．职员档案职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。职员编号必须唯一，职员编号和职员名称必须输入。部门、职员设置2）若要修改某个职员档案，可将光标定位到要修改的职员上，双击所要修改的内容，即可进入修改状态进行修改。当变更职员所属部门时，系统询问“是否真的要调整明细账与总账部门信息”，如选择“是”，则系统在后台完成调整。3）若要删除一个职员档案，可将光标放在要删除的职员上，单击“删除”按钮，系统提示“确实要删除职员档案－XX吗？”，单击“是”即可删除此职员。往来单位设置1．客户分类如果企业的客户众多、分布面广，需要对客户进行分类管理，可以通过客户分类功能将客户按行业、地区等进行划分，建立客户分类体系。没有对客户进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。1）进入“客户分类”窗口后，单击“增加”按钮，在窗口右边输入类别编码和类别名称，类别编码必须唯一并符合编码原则。按回车键后系统进行保存并将该类别显示在左边的窗格中。此时光标停留在“类别编码”栏目，如需继续增加，直接输入下一分类即可，不必再单击“增加”按钮，如图所示。往来单位设置2）客户分类必须逐级增加。除了一级客户分类之外，新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码。例如，编码级次结构为“**.**.***”，那么，“0101”这个编码只有在编码“01”已存在的前提下才是正确的。往来单位设置3）若要修改某个客户分类，可将光标定位到要修改的客户分类上，单击“修改”按钮，即可进入客户分类修改界面，对需要修改的项目进行调整，修改完毕后，单击“保存”按钮，即可保存当前客户分类的修改。4）若要删除某个客户分类，可将光标移到要删除的客户分类上，单击“删除”按钮，即可删除当前分类。但是，已经使用的客户分类不能删除。非末级客户分类也不能删除。5）有下级分类码的客户分类前会出现带框的＋号，双击该分类码或单击＋号时，会弹出下级分类码，分类码前的＋号变成－号，再次双击该分类码或单击－号，会隐藏下级分类码。往来单位设置2．客户档案客户档案功能完成对销售客户档案的设置和管理。在存货管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案输入界面包括四个页面：往来单位设置1）客户档案操