公共经济管理课件第五章 控制

第五章控制15.1.1控制的含义控制是监督管理的各项活动，以保证它们按计划进行并纠正各种偏差的过程。控制工作是指为了确保组织的目标以及计划能够实现，管理者根据事先确定的标准，对下级的工作进行衡量和评价，并在出现偏差时进行纠正，以防止偏差继续发展；或者，根据组织内外环境的变化和组织发展的需要，在计划的执行过程中，对原计划进行修订，并调整整个管理工作的过程。5.1控制职能概述25.1.2控制的意义法约尔曾经指出，控制必须施之于一切的事、人和工作。这是因为即使有完善的计划、有效的组织和领导，都不能保证组织目标的自然达成，而需要进行强有力的控制与监督。罗宾斯指出，有效的管理始终是督促他人、控制他人的活动，以保证应该采取的行动得以顺利进行，以及他人应该达到的目标得以实现。因此，有人说“管理就是控制，控制就是管理”。3控制的重要性可以从两个方面来理解：一是控制的普遍性控制职能普遍存在于任何组织、任何活动当中。因为在现代管理系统中，人、财、物、信息等要素的组合关系是多种多样的，时空变化及环境的影响很大，组织内部运行和结构有时变化也很大，加上组织关系错综复杂，各种随机因素很多，预测不可能完全准确，制定出的计划在执行过程中不仅可能会出现偏差，而且还会发生未曾预料到的情况。这时，控制工作就起到了执行和完成计划的保障作用以及在管理控制中产生新的计划、新的目标和新的控制标准的作用。所以说，控制是一项普遍而广泛的管理职能。4二是控制的全程性控制职能作为实现目标及改进工作的有效手段存在于管理活动的全过程中。尽管计划可以制定出来，组织结构可以调整得非常有效，员工的积极性也可以调动起来，但是这些仍然不能保证所有的行动能按计划执行，不能保证管理者追求的目标一定能达到，必须依靠控制工作在计划实施的各个阶段通过纠正偏差的行动来实现。因此，控制职能存在于管理活动的全过程中，它不仅可以维持其他职能的正常活动，而且在必要的时侯可以改变其他管理职能的活动。55.1.3控制与其他管理职能的关系控制与计划的关系控制与组织的关系控制与领导的关系65.1.4管理控制系统的组成控制的目标，即进行控制活动的目的取向，也是进行控制活动的依据。控制的主体，即各级管理者及其所属的各职能部门。控制的对象，控制系统控制的对象应是组织的整个活动。控制的方法和手段，即为达到有效的控制，所采用的各种科学方法和手段。75.2控制原则5.2.1未来导向原则未来导向的原则，是指控制工作应当着眼未来，而不是只有当出现了偏差才进行控制。由于在整个控制系统中存在着时滞，所以一个控制系统越是以前馈而不是以简单的信息反馈为基础，则管理人员越是能够有效地预防偏差或及时采取措施纠正偏差。85.2.2反映计划要求原则孔茨曾说：“可以把计划工作和控制工作看成一把剪刀的两刃。没有任何一刃，剪刀也就没有用了。没有了目标与计划，也就不可能控制，这是因为必须要把业绩同某些已规定的标准相比较。”控制的目的是为了实现计划，计划是控制所采用的绩效衡量标准的依据。因此，管理者在制定计划时要考虑到相关的控制因素。计划越明确、越全面完整，控制工作就越有成效。95.2.3组织适应性原则控制必须反映组织结构的类型和状况。组织结构是明确职权和责任的依据。为此，控制必须反映组织的结构状况并由健全的组织结构来保证，否则，控制只是空谈。健全的组织结构一方面要能在组织中将反映实际工作状态的信息迅速地上传下达，保证联络渠道畅通；另一方面要责权分明，使组织结构中的各部门和个人切实担负起自己的责任。否则，出现了偏差就难以纠正，控制也就不可能实现。105.2.4关键点原则控制工作要突出重点，要针对重要的、关键的因素实施重点控制。事实上，组织中的活动往往错综复杂，管理者根本无法对每一个方面实施完全的控制，它们应该且只能将注意力集中于计划执行中的一些关键影响因素上。因此，控制住了关键点，也就控制住了全局。选择关键控制点的能力是管理的艺术，有效控制在很大程度上取决于这种能力。115.2.5例外原则控制工作应注意计划实施中的例外偏差（超出一般情况的特别好或特别坏的情况）。对例外情况要考虑实际情况。在偏离标准的各种情况中，某些微小的偏差可能比某些较大的偏差影响更大。因此，在实际工作中，控制的例外原则必须与控制关键点原则相结合，把注意力集中在对关键点的例外情况的控制上。关键点原则强调选择控制点，而例外原则强调观察在这些控制点上所发生的异常偏差。125.2.6及时性原则指在控制工作中及时发现偏差，并能及时采取措施纠正。一个有效的控制系统必须能够提供及时的信息。信息是控制的基础。为提高控制的及时性，信息的收集和传递必须及时。如果信息的收集和传递不及时，信息处理的时间过长，则偏差就不能及时纠正。135.2.7客观性原则在控制工作中，管理者不能凭个人的主观经验或直觉判断，而应采用科学的方法，尊重客观事实。控制工作的客观性要求控制系统应尽可能提供和使用无偏见的、详细的、可以被证实和理解的信息。同时，还要求必须具有客观的、准确的和适当的控制标准。为了保证控制的客观性，就要求尽可能将衡量标准加以量化。量化程度越高，控制越规范。145.2.8准确性原则一个控制系统要行之有效必须具备准确性。基于不准确信息的决策，往往是错误的决策，会使整个组织蒙受损失。现实中由于各种因素的影响，常常将不准确性带入控制系统之中。有时可能是因为衡量绩效的工具精确度不够；有时可能是工作人员出于个人利益，人为地虚报数据。因此管理者需要选择适用的、精确的绩效衡量方法和工具来避免产生误差，同时还要采取预防措施，运用先进的管理技能避免出现弄虚作假行为。155.2.9弹性原则有效的控制系统应有足够的弹性，以适应各种不利的环境变化或利用各种新的机会。如今技术进步日新月异，顾客需求不断变化，组织所处内外部环境中的干扰性、复杂性越来越大。如果没有一个灵活的系统对这些变化作出准确的预测或反映，并据此调整组织活动，组织的生存难以维系。因此，对各种可能出现的情况尽量准备好各种可选择的方案，以使控制更具有灵活性。165.2.10经济性原则控制要考虑费用问题。将控制所需的费用同控制所产生的结果进行比较，当通过控制所获得的价值大于它所需费用时，才有必要实施控制。从经济性的角度考虑，控制系统并不是越复杂越好，控制力度越大越好。在许多情况下，这种投入的增加并不一定会导致计划能更顺利地实现。如果控制能够以最小的费用来实现预期的控制目的，那么这种控制系统就是最有效的。175.3控制原理在西方古典管理理论中，当时所强调的控制职能是只凭经验进行控制。如今的控制是以科学理论为基础的。管理控制的理论基础是现代科学中具有较强综合性的基础理论，即系统论、信息论和控制论。185.4控制过程及其类型5.4.1控制过程一是确定标准二是衡量绩效三是采取措施19一.确定标准标准从计划中产生。计划是管理者设计控制工作和进行控制工作的准绳，控制工作第一步是制定计划。实际上标准有多种，例如：（1）实物标准。（2）成本标准。（3）资本标准。（4）收益标准。（5）计划标准。（6）无形标准。（7）以指标为标准。在实际工作当中，不管采取哪种类型的标准，都需要按照控制对象的特点来决定。202.衡量绩效（1）如何衡量（个人观察、统计报告、口头汇报和书面报告）（2）衡量什么（有一些控制准则是在任何管理环境中都通用的。比如，营业额或出勤率可以考核员工的基本情况；费用预算可以将管理者的办公支出控制在一定的范围之内）213.采取措施⑴维持原状；⑵纠正偏差；⑶修订标准。走动式管理管理者走进工作场所，直接与员工接触。22图5-4控制过程235.4.2控制类型信息是控制当中的重要因素。管理中的控制信息可以来自系统的输出结果，也可以来自过程中，或者来自系统的输入及主要扰动量的变化。第一种称为反馈控制；第二种称为同期控制；第三种称为前馈控制。24加工输入输出前馈式控制预测可能出现的问题同步式控制在问题发生时解决反馈式控制在问题发生后解决图13-5控制的类型5.5控制方法预算控制方法生产控制方法财务控制方法审计控制方法平衡计分卡损益平衡分析26预算分为：（1）收入预算；（2）支出预算；（3）资金支出预算；（4）现金预算；（5）资产负债预算等。预算的作用与不足：预算可以使企业的经营绩效具有可比性，使管理者了解企业的经营状况，调整和协调企业活动方向。它的不足是容易导致控制过细，容易导致本位主义，容易导致效能低下，缺乏灵活性。5.5.1预算控制方法5.5.2生产控制方法对供应商的控制库存控制质量控制5.5.3财务控制方法财务报表是用于反映企业经营的期末财务状况和计划期内的经营成果的数字表。财务报表分析，也称经营分析，就是以财务报表为依据来判断企业经营的好坏，并分析企业经营的长处和短处。利润率分析，指分析企业收益状况的好坏；流动性分析，指分析企业负债与支付能力是否相适应，资金的周转状况是否良好等；生产率分析，指分析企业在计划期间内生产出多少新的价值，又是如何进行分配将其变为人工成本、应付利息和净利润的。5.5.4审计控制方法审计包括财务审计与管理审计。近来出现了推行以保护环境为目的的清洁生产审计。所谓财务审计是以财务活动为中心内容，以检查并核实账目、凭证、财务、债务以及结算关系等客观事物为手段，以判断财务报表中所列出的综合的会计事项是否正确无误，报表本身是否可以依赖为目的的控制方法。所谓管理审计是检查一个单位或部门管理工作的好坏，评价人力、物力和财力的组织及利用的有效性。其目的在于通过改进管理工作来提高经济效益。5.5.5平衡计分卡平衡计分卡一种包括财务在内的多种角度评估组织业绩的方法损益平衡分析是通过对业务量（产量、销售量、销售额）、成本、利润三者相互制约关系的综合分析，以预测利润、控制成本的一种分析方法。它是利用成本特性，即成本总额与产量之间的依存关系，来指明企业获利经营的业务量界限，从而达到控制的作用。325.5.6损益平衡分析33亏损区盈利区销售收入总成本变动成本固定成本产品产量QEOE金额损益平衡图34复习思考题1.管理中控制的含义和作用是什么？2.控制的基本原则有哪些？3.前馈控制、同期控制和反馈控制的含义及作用。4.控制的基本方法有哪些？5.“控制就是管理，管理就是控制”，请对这一说法作出分析。