关于辅助核算中部门核算设置的思考

《航天财会》2010年第3期总第146期Aerospacefinanceandaccounting浪潮财务软件中的账簿一般分为普通核算账和辅助核算账袁普通核算账主要是以会计科目为主袁严格按照国家颁布的相关会计准则及制度袁反映会计交易和事项内容袁会计凭证及账簿均应满足会计制度的要求袁一般财务部门以此为基础袁编制相关财务报告袁满足外部管理需求遥辅助核算账则主要是利用会计核算软件袁以会计科目为载体袁对经济业务进行较为全面的反映袁这部分数据主要是满足内部管理需要袁不接受外部监督检查袁辅助核算账一般包括现金账尧银行账尧个人往来账尧客户和供应商核算账尧项目核算账尧部门核算账等遥目前袁中国航天科技集团公司渊以下简称集团公司冤已经统一了核算平台袁日常会计核算已基本满足国资委尧财政部等上级主管部门的信息需求遥未来管理重点应从会计基础核算的标准化转向精细化袁由基础会计数据的输入转向经济业务数据的完善袁由会计信息提供转向更丰富的管理决策信息供给袁将传统的会计野数据冶转化为有效的管理野信息冶遥这就要求充分利用浪潮软件袁对现有会计核算科目尤其是二级及三级科目的设置袁结合辅助核算袁进行全面而系统的整理与思考遥本文仅以辅助核算中的部门核算为研究对象袁说明如何充分利用辅助核算袁完善日常会计数据的收集袁提高管理信息的有效性与及时性遥一尧现有辅助核算部门业务信息梳理及问题现有辅助核算主要是利用会计科目袁对涉及收入尧成本尧现金流量等科目设置诸如项目核算尧部门核算及专项核算等辅助核算袁在设置辅助核算时袁主要是根据原手工记账的情况进行简单的复制遥虽然会计核算平台中很多科目设置了辅助核算袁但从会计核算系统整体设置来看袁仅是对原手工核算系统的反映袁在系统设置时袁首要关注的是对各类会计科目和账簿的设置袁而对与此相关的辅助核算也仅仅是根据临时需求或某一信息需求而设置遥以部门业务信息核算为例袁在浪潮软件中袁一般是通过图1所示的流程进行信息查询遥如图1所示袁对部门业务进行信息提取时袁一般是通过野辅助-部门-部门三栏账冶的方法进行统计袁然后选择部门袁利用浪潮软件中的野筛选冶功能袁对摘要中出现的某一关键字进行搜索袁如上图的1尧2尧3尧4步骤所示遥以某部门人员业务报销为例袁该部门业务人员报销一笔业务袁内容为电话费和学习资料费用袁会计人员在审核完原始票据后会进行如下会计业务处理院借院管理费用-邮电通讯费渊辅助核算-部门核算冤管理费用-其他渊无辅助核算冤贷院其他应收款-备用金渊辅助核算-部门核算冤关于辅助核算中部门核算设置的思考西安航天动力研究所李强图1部门业务信息查询流程会计论坛13Aerospacefinanceandaccounting《航天财会》2010年第3期总第146期现金渊辅助核算-非部门核算冤从会计核算角度考虑袁对能归集到具体科目的支出选择确定的科目袁对无法直接归集的费用进入野管理费用-其他冶科目袁这样处理在具体核算中是允许的遥但是袁就上笔会计业务处理袁已经设置了部门核算的野管理费用-邮电通讯费冶可以在部门三栏账中反映袁但因为会计人员判断的差异袁部分进入野管理费用-其他冶科目的金额则无法被统计出来袁造成了部门业务信息的失真遥为了更有效的提取部门业务数据袁更好的为管理经营决策服务袁有必要对现有会计核算系统中的部门核算进行梳理袁保障数据收集的充分性和有效性遥现有辅助核算系统中袁部门核算设置存在以下三种情况袁不同情况将会产生不同的信息结果遥1.部门业务信息缺失当会计业务借尧贷方科目都没有按辅助核算-部门核算设置时袁会造成部门业务信息的缺失袁例如院借院管理费用-其他渊无辅助核算冤贷院现金渊辅助核算-非部门核算冤对上笔业务袁通过辅助核算中的野部门三栏账冶进行数据选择时袁由于上述两个科目均没有设置部门辅助核算袁在进行具体业务信息统计时袁将会无法统计到该部门的此项支出袁造成部门业务信息的缺失遥2.部门业务信息失真当会计业务借尧贷方有一方未设辅助核算-部门核算袁一方设置辅助核算时袁会造成部门业务信息的失真袁即无法反映原来经济业务的真实内容袁例如院借院管理费用-其他渊未设辅助核算冤贷院其他应收款-备用金渊辅助核算-部门核算冤对上笔业务袁通过辅助核算中的野部门三栏账冶进行数据选择时袁野管理费用-其他冶科目没有设置部门辅助核算袁在野部门三栏账冶中的野借方冶将不会显示此笔数据袁而野其他应收款-备用金冶科目设置了辅助核算袁在野部门三栏账冶中的野贷方冶将会显示此笔数据袁但是部门业务信息内容显示为野某部门某人借款冶袁无法了解到经济业务的真实内容袁造成部门业务信息的失真遥3.部门业务信息完全反映当会计业务借尧贷方都设置辅助核算-部门核算时袁这种情况下袁经济业务信息才会得到及时的反映袁例如院借院管理费用-专项费用渊辅助核算-部门核算冤贷院其他应收款-备用金渊辅助核算-部门核算冤对上笔业务袁通过辅助核算中的野部门三栏账冶进行数据选择时袁野管理费用-专项费用冶科目设置部门辅助核算袁此笔数据可以得到完全的反映袁同时袁在野部门三栏账冶的野贷方冶也显示了此笔业务是由个人借款所形成袁这样较完整的反映了部门业务信息的全过程遥二尧完善部门业务信息的建议部门业务信息在单位内部经营管理过程中有着重要的作用遥从前述分析可以看出袁因为对会计科目辅助核算设置缺乏综合而系统的考虑袁在具体的会计业务处理过程中袁造成部门业务信息的缺失以及失真遥建议从以下几方面考虑完善部门业务信息院1.全面梳理会计科目辅助核算设置袁明确各类数据收集流程辅助核算的设置和会计科目设置不同袁集团公司会计科目遵循叶企业会计准则曳设置袁另外袁由于所处行业的特殊性袁部分单位会计科目还遵循叶军工科研事业单位会计制度曳等相关制度规定设置袁不论采取何种会计制度袁均具有一定的标准袁具有统一性遥辅助核算的设置不同袁一般是根据单位内部管理需求而定袁管理需求具有一定的差异性袁这导致辅助核算的设置缺乏统一的考虑袁在信息需求增加的推动下袁应对单位会计科目设置进行全面清理袁遵循野优化精简科目级次袁延伸丰富辅助核算冶原则袁对各科目涉及到的有关部门核算尧产品核算尧往来单位核算尧个人核算尧专项核算等辅助核算进行清理袁明确各类辅助核算之间的关系以及数据产生的流程袁提高会计信息的有效性和及时性遥2.巩固会计基础规范达标成果袁完善经济业务信息输入2006年新会计准则的颁布实施袁适应了当前经济发展进程的需要遥快速发展的经济对会计信息会计论坛14《航天财会》2010年第3期总第146期Aerospacefinanceandaccounting质量提出了更高的要求袁一方面要求会计信息从广度上要得以扩展袁另一方面要求会计信息从深度上必须完善遥2008-2009年袁集团公司进行的会计基础规范达标工作使得会计信息质量的提高具有了坚实的基础遥目前袁外部及内部的管理信息需求快速增加袁依赖于单一的会计凭证难以满足多样化的信息需求袁可以借助于统一的浪潮会计核算软件袁对目前集团公司的所有经济事项进行整理袁对每一事项所涉及的管理信息进行统计袁对每一管理信息实现的可能方式及途径进行梳理袁建议以财务核算平台为核心袁在遵循现有会计制度的前提下袁对每一凭证所对应的经济事项进行分析袁充分利用辅助核算袁完善经济业务信息输入袁满足现有及未来管理信息的需求遥3.加大培训袁减少会计职业判断差异袁提高会计信息质量辅助核算主要是根据单位内部管理需要设置袁没有统一的标准袁对某一经济事项所需的信息也往往难以设定统一的格式袁而对经济业务信息的提取还主要依赖于原始凭证及相关附件遥在这种背景下袁要确保信息输入的准确性袁就必须对相关人员进行培训袁应根据单位内部经营管理情况袁对每一经济事项的关键信息点进行梳理袁进行统一的分类与编码袁组织会计人员对经济事项信息进行识别遥应关注的是袁经济事项的引入已经扩充了原有的会计信息的内容袁经济事项信息的大量输入还应协同各业务部门同步进行袁这要求参加培训人员不仅限于会计人员袁还应鼓励相关业务部门人员进行培训遥经济事项信息的逐步完善与丰富势必会提高会计信息质量袁为会计信息在管理决策中的有效性提供更有力的支撑遥三尧辅助核算未来应用的思考随着集团公司经济规模的扩大袁生产经营活动的复杂化袁所涉及的业务活动种类越来越多袁各种业务的工作量也越来越大袁而有效的管理决策所需要的信息量也随之增加遥如何充分利用会计核算平台袁完善业务数据的输入和收集袁提供更有效的会计野增值服务冶袁辅助核算无疑将在这方面将起到积极的作用袁辅助核算未来应用应考虑以下几点院1.以管理需要为出发点袁明确信息需求传统的会计信息主要是以会计科目为主体袁以会计凭证为载体袁反映的信息是高度提炼的会计信息遥在信息提炼的过程中袁由于会计科目本身的局限性袁部分业务信息无法得以充分反映曰同时袁会计信息的供给和管理需求也具有一定的差异性遥在面对快速增长的信息需求的背景下袁传统的信息供给是以会计核算平台为基础袁应用野会计信息要要要管理需求要要要会计信息冶的模式袁即管理信息需求往往依赖于会计核算平台袁而其所提供的会计信息又具有一定的滞后性袁同时袁会计信息在输入时的首要目标是满足会计制度及准则的要求袁管理需求没有得到足够的重视遥未来信息要以管理需求为出发点袁在管理者明确需求的基础上在会计核算系统信息输入的同时考虑如何匹配与满足管理需求袁以充分利用现有会计核算平台袁提高信息供给质量和共享性遥2.以会计科目为载体袁实现信息内容扩展会计核算系统主要是通过会计科目为载体袁对企业经营管理活动进行反映袁无论是经济事项信息的输入袁还是辅助核算的应用袁其核心的载体还应以会计科目为主袁会计科目的设置应严格遵循国家相关制度规定袁但对会计科目所涉及到的经济事项信息进行整理与规范袁借助辅助核算袁实现会计科目所不能产生的管理信息袁利用现有会计核算平台袁实现信息内容的扩展遥3.以辅助核算为突破点袁提高会计核算精细化水平目前的辅助核算功能在很大程度上还仅仅停留在野核算冶层面上袁这显然无法满足未来管理信息的需求遥应以辅助核算为突破点袁一方面在软件功能方面和软件开发商进行积极沟通袁促使其开发提供更加丰富的辅助核算功能模块袁一方面在辅助核算应用层面袁使用辅助核算袁全面反映企业的经营管理活动袁加大对现有经营管理活动的分析与管控遥辅助核算的广泛与深入应用将会有力的提高会计核算的精细化水平袁为集团经营管理决策提供更有效的信息服务遥会计论坛15