会计第9章会计账簿

第九章会计账簿本章要点会计账簿的设置和登记是会计核算的一个重要环节。通过本章的学习，学生应明确会计账簿的作用和种类，重点掌握各种账簿的设置和登记方法，熟练掌握登记账簿的规则和错账的更正方法以及如何进行对账和结账，了解账簿的更换和保管。第一节会计账簿的意义和种类第二节会计账簿的设置和登记第三节会计账簿的启用、登记规则和错账的更正第四节对账与结账第五节账簿的更换和保管一、会计账簿的概念原始凭证是用来证明经济业务已经发生或完成的情况，记账凭证是对审核无误的原始凭证进行归类整理后确定会计分录,作为记账的直接依据。所以，填制和审核会计凭证是加工处理会计信息的第一个环节，第二个环节就是设置和登记会计账簿.所谓账簿，就是由具有一定格式而又相互联系的账页组成，用以连续、系统、全面地记录各项经济业务的簿籍。本章要点第一节会计账簿的意义和种类账簿和账户既有联系又有区别。账簿和账户所反映的经济业务内容是一致的，账户只是在账簿中按规定的会计科目设置的户头，而账簿是连续、系统、全面地进行分类地记录、积累和贮存会计信息资料的载体。簿籍是账簿的外表形式，账户记录才是账簿的内容。二、会计账簿的作用在整个会计核算体系中，账簿处于中间环节，对于会计凭证和会计报表具有承前启后的作用。所以，科学地设置和正确地登记账簿，对于完成会计工作目标有着重要的作用。（一）及时提供系统、完整的会计核算资料通过设置和登记账簿,可以把记录在会计凭证上的大量的、分散的会计核算资料，按不同账户进行分类、汇总和整理，使之系统化，从而完整地提供各项资产、负债和所有者权益的增减变动及结余情况，正确地计算和反映成本费用、经营成果的形成及分配情况，以满足经营管理的需要。（二）全面反映财产物资的增减变化通过设置和登记账簿,能够连续、系统地反映各项财产物资的增减变化及结存情况;通过账实核对,可以检查账实是否相符,从而有利于保证各项财产物资的安全完整，促进资金的合理使用。（三）为考核经营成果和进行经济活动分析提供依据通过设置和登记账簿，能够详细提供经营成果的资料以及进行经济活动分析的其他有关资料，据此可以找出差距和潜力,提出改进措施，不断提高经济效益。（四）为编制会计报表提供依据为总结一定时期会计核算工作的结果,必须按期进行结账和对账工作,核对无误的账簿记录是编制会计报表的最主要的依据.三、会计账簿的种类每个单位所设置的账簿是多种多样的，功能各异，结构不同。为便于了解和运用各种账簿，应按不同的标准进行分类。会计账簿可作如下分类，见图7-1所示。会计账簿按外表形式分按账页格式分按用途分订本账活页账卡片账两栏式三栏式数量金额式多栏式日记账分类账备查账普通日记账特种日记账总分类账明细分类账现金日记账银行存款日记账7-1会计账簿分类（一）按外表形式分类1.订本式账簿是将印有顺序编号的若干账页固定装订成册的账簿。其优点是可以防止账页散失和账页被抽换，比较安全。缺点是由于账页已被固定装订，不能随实际业务需要而增减。所以，必须为每一账户预留若干空白账页，如预留账页不够用则会影响账户的连续记录，预留账页过多又会造成浪费。同一本账在同一时间只能由一人登记，因而不便于分工记账。订本式账簿一般用于具有统驭性的和重要的账簿，如总分类账、现金日记账和银行存款日记账等。2.活页式账簿是将若干零散账页暂时装订在活页账夹内的账簿。其优点是可以根据实际业务需要增减账页，使用灵活，并便于分工记账。缺点是账页容易散失和被抽换。所以,在采用活页账时,必须将空白账页连续编写分号;会计期末，加写目录并按实际使用的账页连续编写总号，固定装订成册后归档保管。活页式账簿一般适用于各种明细账。3.卡片式账簿是由具有不同于一般账页格式的卡线表格式的账页所组成的账簿。卡片账一般是由分散的卡片所组成，每一卡片用正面和背面两种不同的格式，来记录同一项财产物资的使用等情况。在使用中可不加装订，而存放在卡片盒或卡片夹中。使用时可以随时取放，实际上它是一种特殊的活页账。卡片账除了具有一般活页账的特点外，它还可以跨年度使用，不需要每年更换新账。卡片账多用于记录内容比较复杂的财产明细账，如固定资产卡片账、低值易耗品卡片账等。（二）按账页格式分类1.三栏式账簿是由设置“借方、贷方、余额”三个金额栏的账页组成的账簿。三栏式账簿的账页格式是最基本的账页格式，其他账页格式都是据此增减栏目而来，如表7-1所示。2.数量金额式账簿也称三大栏式账簿，是指在“收入、发出、结存”三大栏的各栏内，分别设置有“数量、金额”等小栏目的账页组成的账簿,如表7-2所示。3.多栏式账簿是在借方或贷方金额栏内再设置多个金额栏的账页组成的账簿，如表7-3、表7-4、表7-5所示。4.横线登记式账簿是在账页的同一横行内登记同一项经济业务的来龙与去脉的账簿。一般适用于要求按每笔金额结算的应收、应付款项的明细核算，其格式略。年凭证号摘要对方科目借方贷方借或贷余额月日明细分类账（三栏式）表7-1第页年凭证号摘要收入发出结存月日数量单价金额数量单价金额数量单价金额明细分类账（数量金额式）表7-2第页会计科目年凭证号摘要借方贷方余额月日合计合计明细分类账（多栏式）第页会计科目表7-3明细分类账（多栏式）表7-5第页会计科目年凭证号摘要借方贷方余额月日合计明细分类账（多栏式）表7-4第页会计科目年凭证号摘要借方贷方余额月日合计（三）按用途分类1.序时账簿序时账簿（也称日记账）是对各项经济业务按其发生的时间顺序，逐日逐笔进行及时登记的账簿。（1）普通日记账。是根据各种经济业务取得的原始凭证，直接以会计分录的格式进行序时登记的账簿。普通日记账具有会计凭证的作用，它是过入分类账的依据。因此，普通日记账也称分录簿。又由于只有“借方、贷方”两个金额栏,也称为两栏式日记账。中西会计的会计分录载体不同，我国会计采用记账凭证，而西方会计则采用普通日记账，如表7-6所示。（2）特种日记账。是在普通日记账的基础上发展而来的。特种日记账是专门登记某一类经济业务的日记账。在会计实务中，通常只对现金和银行存款设置日记账进行序时核算，以加强对货币资金的管理，如表7-7所示。年凭证号摘要会计科目借方金额贷方金额过账月日制造费用银行存款10001000∨∨（略）（略）银行存款现金900900∨∨主营业务成本库存商品60006000∨∨普通日记账表7-6第页年凭证号摘要对方科目收入支出余额月日特种日记账表7-7第页2.分类账簿分类账簿是对各项经济业务进行分类登记的账簿。（1）总分类账簿（简称总账）。是根据总分类科目开设的账户，用来分类登记全部经济业务，提供总括核算资料的分类账簿。（2）明细分类账簿（简称明细账）。是根据总分类科目设置，并按其所属二级科目或明细科目开设的账户，用来登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。在实际工作中，经济业务比较简单、总分类科目为数不多的单位，为了简化记账工作，可以设置兼有序时账簿和分类账簿作用的联合账簿。日记总账就是典型的联合账簿。3.备查账簿（辅助账簿）备查账簿又称辅助账簿，是对序时账簿和分类账簿等主要账簿进行补充登记，提供备查资料的账簿。如租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿、经济合同执行情况登记簿等。备查账簿的内容千差万别，其账页也没有固定格式，可根据实际需要灵活确定。备查账簿与主要账簿之间不存在严密的依存、勾稽关系。每个单位可根据实际需要确定是否设置备查账簿。第二节会计账簿的设置和登记一、会计账簿的基本内容（一）封面封面应标明账簿名称，如总账、债权债务明细账等。（二）扉页扉页应填列“账簿启用及经管人员一览表”及“账户目录”。（三）账页账页是账簿的主要内容，一般包括:1.账户名称（总账科目、二级科目或明细科目）;2.日期栏;3.凭证号栏;4.摘要栏;5.金额栏;6.页次栏。二、会计账簿的设置和登记方法1.记账数字为了使账簿记录清晰并防止篡改，必须用蓝黑或黑色墨水钢笔记账，不得使用圆珠笔（复写账簿除外）或铅笔记账。红色金额数字在会计工作中表示负数，是蓝色的抵减数字,所以，要慎用红字。红色墨水钢笔只限在下列情况下使用:（1）采用红字更正法冲销错账记录;（2）使用红线画线注销或画线结账;（3）采用红蓝字登记法，在不设借方栏或贷方栏的多栏式明细账中，登记减少发生额;（4）在没有注明余额方向的三栏式明细账中登记负数余额;（5）会计制度中规定使用红字登记的其他记录。2.基本栏目（1）日期栏，登记记账凭证的填制日期。年栏，可填写两位数字;月栏，只在每页第一行、办理月结和变更月份时填写;日栏，在每页第一行、变更日期和办理月结时填写，日期与上行相同时可以不予填写。（2）凭证号栏，一般登记记账凭证的分号，如“收×、付×、转×”等。如果采用汇总方式登记总账，则可以写“科汇×”或“汇收×、汇付×、汇转×”。（3）摘要栏:①红字居中书写（也可以使用红字印章）的有“月初余额”和“本月合计”、“承前页”和“过次页”、“上年结转”和“结转下年”等.②摘要文字可紧靠左线书写。记账的文字要压住底线书写，字高约占格高的二分之一。③摘要内容并不是一律照抄记账凭证的摘要写法，要根据不同的账簿、不同的记账依据，填写简明清楚的业务摘要。（4）对方科目栏，填写该笔会计分录中所登记科目的反向科目名称。如借:“银行存款”，贷:“主营业务收入”、“应交税金”.“银行存款”的对方科目是“主营业务收入”和“应交税金”;而“应交税金”的对方科目只是“银行存款”。（5）金额栏，其中借贷发生额栏根据规定的记账依据,或登记一方，或两方同时登记。余额栏中的“借或贷”和“余额”应同时登记（没有余额方向栏的账页除外），缺一不可。3.连续登记记账必须逐行逐页连续登记，不得跳行隔页登记。否则,应将空行空页画线注销。不得任意撕毁或抽换账页，以防舞弊。每页登记完毕时，应办理转页手续。即在最后一行的摘要栏注明“过次页”，并在次页第一行的摘要栏注明“承前页”，同时将前页的余额结转到次页。对需要结计“本月发生额”的账户，本页最后一行发生额合计数，应是自月初起至本页止的累计数。对需要结计“本年累计发生额”的账户，本页最后一行发生额合计数，应是自年初起至本页止的累计数。4.错账更正发现错账，不得随意涂改，不许挖补刮擦或用化学药水消褪字迹，而只能按规定的方法更正错账。更正错账的方法有画线更正法、红字更正法和补充登记法。三、日记账的设置与登记为了加强对货币资金的管理,各单位一般应设置现金日记账和银行存款日记账两本特种日记账，以序时地反映其收入、支出和每日的结存情况。有外币业务的企业，应分别设置人民币和各种外币日记账。现金日记账和银行存款日记账是由出纳员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记的，所以，这两本账也称出纳账。出纳账采用订本式账簿，其账页格式有三栏式和多栏式等。（一）三栏式出纳账的格式和登记方法出纳账一般采用“收入”、“支出”和“余额”三栏式格式。为了清晰地反映收付款业务的对应关系，在金额栏前可设“对方科目”栏。银行存款日记账在“摘要”栏后还应设“结算凭证种类号数”栏，以便与开户银行对账。现金日记账是根据现金收款凭证、现金付款凭证以及从银行提取现金的银行付款凭证登记的。登记现金日记账要做到日清月结，即每日业务终了，必须结出当天余额，并与库存现金实存数相核对（但不必每笔业务都要结出余额，而应根据需要,每隔几笔结算一次）;每月业务终了,要将其月末余额与现金总账的月末余额相核对，如表9-5所示。(见教材P135页)银行存款日记账是根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证以及将现金存入银行的现金付款凭证登记的。登记方法与现金日记账基本相同，但对于结算凭证编号栏中的结算凭证种类，应根据收付款凭证所附的银行结算凭证登记，并可以简写为“现支”（现金支票）、“转支”（转账支票）、“信汇”（信汇凭证）、“现存”（现金存款单）、“进账单”（转账存款的进账单）、“委收”（委托银行收款）等。结算凭证号数,可根据银行结算凭证的编号登记。每月业务终了,要将其月末余额与开户银行对账单的月末余额相核对，还要与银行存款总账的月末余额相核对,如表9-9所示。(