OA办公操作手册

-1-云南建工第四建设有限公司文件云建四政发〔2014〕60号云南建工第四建设有限公司关于印发OA办公操作手册的通知公司各职能部门，直管部、分公司：为规范公司OA办公操作流程，增强广大干部职工的OA办公能力，提高信息化办公的水平和质量，提升企业发展层次。公司结合管理实际，制定了《OA办公操作手册》，要求公司所有人员遵照执行。附件：云南建工第四建设有限公司OA办公操作手册云南建工第四建设有限公司2014年7月1日-2-附件云南建工第四建设有限公司OA办公操作手册一、目的规范公司OA办公操作流程，增强广大干部职工的OA办公能力，提高信息化办公的水平和质量，提升企业发展层次。二、职责和权限（一）公司综合办公室公司综合办公室为OA办公系统运用的主控部门，负责按《OA办公操作手册》组织、指导、监督、检查OA办公系统的运用实施情况；并对办公操作流程进行修订与完善。（二）公司信息中心公司信息中心为OA办公系统运用的协管部门，负责提供技术支持和系统维护。（三）公司机关其他职能部门、直管部（分公司）按照《OA办公操作手册》的有关要求，及时收发文或审批相关表单，保证公司各种管理信息的通畅流通，快捷、高效推进各项管理工作；职能部门根据业务要求，提供业务表单样式并编制处理流程。三、文件处理要求（一）及时性-3-公司通过OA系统下发的文件，职能部门、直管部（分公司）收文员要及时按文件要求处理，单个文件规定的处理时限为2个工作日（紧急文件除外），若在规定时限内没有处理，公司将给与相应处罚。（二）针对性在选择文件加签或者知会对象之前，要先仔细阅读并掌握文件内容，针对性地转发给文件所涉及或需要告知的人员，坚决杜绝漫无目的地普发。（三）时效性较强的文件，收文员要进行追踪处理。四、《OA办公操作手册》主要内容（一）登陆界面和控件安装（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理1．发文管理2．收文管理（三）公司便笺红头文件管理1．发文管理2．收文管理（四）公司协同文件管理1．发协同2．收协同（五）文件的撤销、回退、终止（六）归档文件的查阅和共享-4-1．归档文件的查阅2．归档文件的新建和操作3．归档文件的共享（七）发布公告和新闻1．发布公告2．发布新闻五、OA办公系统的实施流程（一）登陆界面和控件安装1．登录网址电信、铁通网络登录地址：http://116.249.5.13联通网络登录地址：http://221.213.103.1322．首次登陆前需要做的2件事情：（1）将登陆地址设为IE的受信任地址。操作如下：打开IE—工具—Internet选项—安全—受信任的站点—站点—输入http://116.249.5.139（或者http://221.213.103.132）添加--确认。注意取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证”的选项。-5-点击打开后，找到“安全”→“受信任站点”，点击“站点”在弹出的窗口中，填入OA登陆地址，将下方小方框中的勾去掉，点击添加，并“确定”。-6-然后点击“安全”→“自定义级别”进入以下界面后，将所有与“ActiveX”有关的设置设为“启用”，点击确定。-7-打开“隐私”窗口，将下方小方框内的勾去掉，并点确定。（2）进入首页面后，在右上角处点击“辅助程序安装”安装插件，登陆界面—辅助程序安装—安装所有插件，操作如下：-8-在弹出的窗口中选择安装office控件，之后确定等待系统自动安装。也可选择下载office解压后，执行setup.exe程序安装。（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理流程1．公司发文管理流程（1）拟文点击“公文管理”中的“发文管理”—“拟文”，选择“公司发文模板”，点击“确定”弹出公司发文稿纸（发文单），分别选择拟稿部门、主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和文件名称，填写好文单之后，点击“正文”插入正文，若文件有附件，则点击“插入”上传相应的附件。最后点击左上方的“发-9-送”。（2）部门主管核稿拟文程序结束点击发送之后，文件以及文单根据系统中预先设置好的流程自动发送到部门主管进行核稿。文件发起者可以在“跟踪事项”跟踪整个流程的运行过程和节点处理情况。（3）文号管理发文流程已在系统中预先设置-10-文件经过发起者部门主管审核签字之后，文件流程到“文号管理”节点，由具有相应权限的公司发文人员进行处理，给与该行政文件相应的文号，文号通过手工输入，并且同一个文号在发文系统中限用一次。输入后点击“确定”和“提交”按钮，提交给分管领导（班子成员）、主管领导会签。（4）文件套红上行文、下行文（行政红头文件）的会签由公司所涉业务的分管领导、总经理会签；最后由公司法定代表人（董事长）签发。-11-所发文件通过领导会签、签发之后，流程到公司发文人员进行文件套红。按照以下流程选择文件红头模板，并严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）进行调整，调整至标准格式之后提交到下一节点。-12-（4）印章管理（加盖电子印章）文件红头套好之后，要在文件落款处加盖电子印章，此节点由具有加盖电子章权限的公司发文员来操作，具体流程如下：点击“签章”按钮弹出签章对话框→在“电子印章”栏目中输入签章密码，弹出印章图样→点击右上方“确定”按钮→调整印章在-13-文件上的位置（加盖在文件落款处）→点击“提交”。（5）发文归档和交换点击右上方按钮选择“部门归档”，弹出归档网页对话框，选择相应的文件夹进行归档处理。-14-归档成功之后选中“交单位收发员交换”点击“提交”。备注：“交部门收发员交换”与“交单位收发员交换”功能相同；区别在于选择“交部门收发员交换”自动默认本部门的收发员，选择“交单位收发员交换”则显示公司所有收发员，包括除行政系统外的党工群、纪检等系统的收发员，要选择执行人。（6）文件封发-15-“封发”是发文的最后一步流程，选择文件封发执行人→点击“确定”按钮，弹出公文送文单，点击“发送”，文件发出，整个发文流程结束。2．公司收文管理流程（1）签收公文签收单弹出之后，先填写签收编号，建议采用当日日期-16-作为文件的签收编号，例如“20140414”，然后点击“签收”按钮。系统自动弹出“调用模板”对话框之后，依据文件来源选择相应模板，“部门文件传阅单”用来签收公司所发文件，“公司收文单”用来签收集团所发文件。（2）发送选择收文模板之后，只需填写收文时间，点击发送。-17-（3）填写拟办意见若选择的是“部门文件传阅单”，则弹出“云南四建文件传阅单”，需要收文员填写拟办意见再发往部门主管批示；若选择的是“公司收文单”则弹出“云南建工第四建设有限公司文件审批单”，直接发往部门主管填写拟办意见。下图分别为“部门文件传阅单”模式和“公司收文单”模式。-18-（4）收文归档点击“部门归档”在弹出的目标文件夹中选择相应的文件夹进行收文归档。点击“确定”按钮确认归档成功。（5）收文办理按照收文单领导批示意见办理该文件，点击“加签”或者“知-19-会”从系统中选择需要加签或者知会的人员，点击“确定”和“提交”发送。收文办理流程结束。特别注意：在收文办理中，收文员在“加签”或者“知会”给别的人员的同时，也给自己加签或者知会一份，并将该文件处于“待办事项”状态，收文员在这个文件的办理流程中就能起到把控作用。每隔15天，收文员对文件流程进行“终止”处理，这就解决了因流程长时间处理不完而积压问题。文件流程被强制终止后，流程中所有节点视为被本人处理。具体操作如下：文件办理15天后，点击待办事项中的文件→点击右上方箭头按钮→选择“终止”，该文件所有流程（包括加签、知会对象）终止。-20--21-收文员在终止处理之后，文件流程如下显示:（三）公司便笺红头文件管理流程1．发文管理（1）拟文点击“公文管理”中的“发文管理”—“拟文”，选择“公司发通知模板”，点击“确定”弹出公司发文稿纸（发文单），分别选择拟稿部门、主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和文件名称，填写好文单之后，点击“正文”插入正文，若文件有附件，则点击“插入”上传相应的附件。最后点击左上方的“发送”。-22-（2）复核通知拟文点击发送之后，文稿复核工作由发起者办理，填写复核意见，点击提交。-23-（3）通知套红所发文件通过部门主管核稿、经分管领导签发之后，流程到公司发文人员进行文件套.红。按照以下流程选择通知红头模板，并严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）进行调整，调整至标准格式之后提交到下一节点。-24-（4）印章管理（加盖电子章）通知红头套好之后，要在通知落款处加盖电子章，此节点也是由具有加盖电子章权限的公司发文员来操作，具体流程如下：点击“签章”按钮弹出签章对话框→在“电子印章”栏目中输入签章密码，弹出印章图样→点击右上方“确定”按钮→调整印章在文件上的位置（加盖在文件落款处）→点击“提交”。-25-（5）发通知归档和交换点击右上方按钮选择“部门归档”，弹出归档网页对话框，选择相应的文件夹进行归档处理。-26-归档成功之后选中“交部门收发员交换”点击“提交”。（6）文件封发“封发”是发文的最后一步流程，选择文件封发执行人→点击“确定”按钮，弹出公文送文单，点击“发送”，文件发出，整个发文流程结束。-27-2．收文管理收便笺红头文件流程与收行政红头文件流程相同，可参照以上“公司收文管理流程”。（四）公司协同文件管理流程1．发协同点击“协同工作”—新建事项，填写所发内容标题，选择流程（所发往的对象）。若是发送文档文件，则点击“插入”按钮插入文档或者通过“正文类型”插入相应格式的文档；若是发送图片文件，则点击下方绿色图标上传图片文件。-28-插入文件。点击“插入”，选择相应格式，弹出上传文件网页对话框，点击“浏览”选择目标文件（注意：选择上传的文件要小于50MB）。点击“确定”完成上传。插入图片。点击绿色图标，弹出上传图片对话框，点击“浏览”选择目标图片（注意：将选择上传的图片属性宽度更改为“700”，以达到图片在系统的最佳显示）。点击“确定”完成上传。-29-最后点击“发送”完成。2．收协同收到协同之后，依文件情况点击右上方的箭头选择“加签”、“减签”、“知会”、“转发”对来文加以处理。-30-（五）文件的撤销、回退、终止当文件出错或流程有误时，可采用“撤销、回退、终止”三个按键处理，但处理结果有所不同。撤销即将整个文件流程取消；回退即将文件流程返回到上一节点；终止即将整个文件流程在该节点终止，该节点之后的流程无法进行。（六）归档文件的查阅和共享1．归档文件的查阅在收文、发文过程中已经进行归档的文件，是为了方便以后直接在系统中查询。下图为查询步骤：点击系统中“知识管理”中的“文档中心”，左侧就显示出所有已建的文件夹，根据文件类型、年份就可以查询相应已归档的文件，包括该文件的创建人、创建时间等。-31-2．归档文件的新建和操作点击系统中“知识管理”中的“文档中心”，点击“新建”下拉菜单，选择相应格式新建归档目录。（归档文件夹的名称最好以文件类型和收发年份来区分。）-32-文档中心里的已建文件夹还可以通过点击文件名称后面的“操作”图标进行“移动”、“删除”、“重命名”等操作。3．归档文件夹的共享点击系统中“知识管理”中的“文档中心”，显示出归档文件夹，点击文件名称后面的“操作”图标，选择“共享”，弹出属性对话框，选择“添加”或者“删除”设置相应人员对该归档文件夹的查询权限。-33-4．归档文件的借阅在归档文件中，不属于任何文件夹的单独文件只能进行借阅而不能设置共享。具体操作：点击文件后面的“操作”图标，选择“借阅”→弹出属性对话框，添加文件借阅人员→点击确定。-34-文件借阅期限，系统自动生成的是7天，管理员可手动设置其他期限，分别点击“开始时间”和“结束时间”设置，在此期限内，借阅人可查阅该文件。-35-（七）发布公告和新闻1．发公告流程（1）点击OA系统右侧“单位空间”，选择“通知公告”栏中的“公告首页”。（2）弹出“云南四建公告”窗口，点击右下方的“发布公-36-告”按钮。（3）在弹出的窗口中点击“新建”，建立新的公告。（4）弹出新建公告窗