会计记录程序

1會計循環（一）會計循環（一）~~會計記錄程序會計記錄程序z帳戶及借貸之意義z借貸法則與會計恆等式z複式簿記制度之意義z傳票、日記帳之性質與功能z總分類帳之性質與功能z編製試算表之目的與限制完整會計循環平時會計記錄程序期末調整與編製報表會計年度終止結清虛帳戶3會計記錄程序發生交易分析交易登帳取得原始憑證編製傳票日記簿過帳試算表試算分類帳4解釋名詞欲完成此一會計記錄程序，必須先了解以下之觀念z帳戶z借貸z借貸法則z複式簿記5帳戶z定義：用來表達特定資產、負債及股東權益，其增減變動之敍述。z帳戶是由下列三部份所組成：(1)會計科目名稱(2)左方或借方金額(3)右方或貸方金額6帳戶格式如下：會計科目名稱左方或借方金額右方或貸方金額7借與貸z定義：帳戶之左方稱借方、帳戶之右方稱貸方。z性質：借與貸兩名詞僅代表方向，此用以決定每一交易之相關帳戶與金額，應記錄於帳戶之借方或貸方。8借貸法則z定義：用以決定那些帳戶增加或減少時，應記在借方；那些帳戶增加或減少時，應記在貸方的規則。z會計恆等式：資產=負債+股東權益由於資產在〝=〞左邊，因此資產增加記借方，負債及股東權益在〝=〞右邊，負債及股東權益增加記貸方反之，資產減少記貸方，負債減少記借方。9借貸法則其全貌如下圖所示：資產借貸－＋＋－－+負債股東權益=借貸貸借＋10借貸法則之擴充z資產=負債+股東權益………基本會計恆等式z由於股東權益乃由投入股本、保留盈餘、股利、收入及費用所構成，故擴充後的會計恆等式如下：資產＝負債＋（投入股本＋保留盈餘）＝負債＋投入股本＋(期初保留盈餘＋本期損益－股利)＝負債＋投入股本＋［期初保留盈餘＋(收入－費用)－股利］資產＋費用＋股利＝負債＋投入股本＋期初保留盈餘＋收入借貸法則之擴充資產＋費用＋股利＝負債＋投入股本＋期初保留盈餘＋收入＋─借貸＋－借貸12借貸法則回顧zQ1：哪些帳戶增加記借？Answer1zQ2：哪些帳戶增加記貸？Answer2Answer1：資產、費用、股利增加記借方因資產、費用與股利三者在會計恆等式左邊資產＋費用＋股利＝負債＋投入股本＋期初保留盈餘＋收入Answer2：負債、投入股本、保留盈餘、收入增加記貸方因負債、投入股本、保留盈餘、收入四者在會計恆等式右邊資產＋費用＋股利＝負債＋投入股本＋期初保留盈餘＋收入15複式簿記定義：任一交易之發生除記錄借方外，也一定要記錄貸方，且借方帳戶金額之加總一定等於貸方帳戶金額之加總。由於任一交易事項至少影響二個或二個以上的帳戶，故稱複式簿記。簡言之，複式簿記可謂：「有借必有貸，借貸金額必相等」釋例一4月1日陳君與吳君二人共出資現金＄600,000，依法成立大富投資管理顧問公司，二人並取得該公司之股票。分析：股東投入現金，使公司資產增加，會計科目為「現金」；公司將股票交予二位股東，故股東權益增加，會計科目為「普通股股本」。Answer借貸法則：資產增加記借，股東權益增加記貸。現金普通股股本4/1600,0004/1600,000借貸影響二個帳戶有借必有貸，且金額總額必相等會計恆等式：資產=負債+股東權益↑600,000↑600,000釋例二4月2日大富投資管理顧問公司向保險公司購入一年期火災保險，支付現金$24,000，保險期間自2006年4月1日起生效。。分析：4月2日支付一年期保險費$24,000，就公司而言，得以享受未來一年火災意外發生時之保障。一旦發生火災，公司將享有災害損失求償權，所以此項權利之取得，屬於公司資產增加，會計科目為「預付保險費」；相對而言，公司必須支付為期一年的保險費給保險公司，故「現金」減少。Answer借貸法則：資產中之「預付保險費」增加記借方，資產中之「現金」減少記貸方。資產=股東權益負債+4/224,000借4/224,000貸普通股股本4/1600,000貸預付保險費現金4/1600,000借影響二個帳戶有借必有貸，且金額總額必相等釋例三4月2日向辦公家具公司購買辦公桌椅設備$100,000，付現金$40,000，餘款賒欠。分析：取得辦公桌椅，使公司資產增加$100,000，會計科目為「辦公設備」；因支付現金$40,000，所以「現金」減少$40,000，餘款$60,000暫欠家具公司，使公司負債增加$60,000，會計科目為「應付帳款」。Answer借貸法則：資產中之「辦公設備」增加記借方；資產中之「現金」減少記貸方，負債中之「應付帳款」增加記貸方。資產=股東權益負債+4/224,000預付保險費普通股股本4/1600,000借辦公設備4/2100,0004/224,000現金4/1600,000貸4/240,000應付帳款貸4/260,000影響二個以上帳戶有借必有貸，且記入借方與貸方之金額總額必相等複式簿記22會計記錄程序z正式會計記錄程序，並非始於前述T字帳，T字帳之運用，只是在協助了解借貸法則與複式簿記制度。z以下介紹正式會計記錄程序：試算表取得原始憑證編製傳票記入日記簿過分類帳發生交易分析交易(決定適當帳戶與借貸方)過帳登帳試算23取得原始憑證會計記錄程序步驟(一)為確保交易正確性，交易之發生應取得符合交易實情之憑證，如：請購單、採購單、驗收單、發票或收據等，並經各相關部門人員核准後，以茲證明交易真實發生。24編製傳票會計記錄程序步驟(二)z依據原始憑證內容，進行交易分析，以決定適當之會計科目，並將其編製成記帳憑證，作為日後登入日記帳之根據。z所謂記帳憑證係指傳票，因我國法令規定及習慣，必須依據原始憑證填製傳票以登入日記帳。而傳票分三類，茲說明如下：25傳票種類與性質(1)現金收入傳票：適用於記載純現金收入交易，只需記載交易之貸方會計科目與金額，貸方金額加總數即等於該筆交易之現金收入總額。(2)現金支出傳票：適用於記載純現金支出交易，只需記載交易之借方會計科目與金額，借方金額加總數即等於該交易之現金支出總額。(3)轉帳傳票：適用於記載非現金交易或混合交易。非現金交易係指分錄之借方與貸方，均不涉及現金。混合交易係指分錄中之借方或貸方其任一方，同時涉及現金與非現金會計科目。釋例四釋例五釋例六釋例四：5月1月完成為客戶提供之管理諮詢服務，總價為$30,000，全數收到現金。分析：現金30,000勞務收入30,000此為純現金收入交易(因交易之借方只有一個現金帳戶)故編製現金收入傳票，且僅需記錄貸方科目。Answerz金額會計科目分頁摘要億千百十萬千百十元角分勞務收入完成管理諮詢服務3000000日頁：合計3000000附單據2張現金收入傳票(貸)2006年5月1日現收1分號1總號釋例五：5月2日支付5月份開業宣傳廣告費$10,000。分析：廣告費10,000現金10,000此為純現金支出交易(因交易之貸方只有一個現金帳戶)故編製現金支出傳票，且僅需記錄借方科目Answerz金額會計科目分頁摘要億千百十萬千百十元角分廣告費支付開業宣傳廣告費1000000日頁：合計1000000附單據2張現金支出傳票(借)2006年5月2日現支1分號2總號釋例六：5月4日完成對客戶之管理諮詢服務，該項服務總價為$150,000，客戶付現$30,000，餘款開立本票，年息9%，90天到期。分析：現金30,000應收票據120,000勞務收入150,000此為混合交易(因該交易事項並非純現金交易，且借方除現金帳戶外，尚有非現金帳戶)編製轉帳傳票Answerz轉帳傳票2006年5月4日總號3分號轉帳1金額金額億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分現金部分收現3000000勞務收入提供服務15000000應收票據9%，90天12000000日頁合計15000000日頁合計15000000附單據4張貸方科目摘要借方科目摘要32登帳我國會計處理程序係先將經審核無誤之交易原始憑證，由會計人員依借貸法則分析，以決定適當之借方與貸方會計科目，並依交易性質記錄於傳票。會計程序中，將傳票之交易登入日記帳稱為「登帳」。33(三)記入日記簿原因：因為傳票背面黏貼之原始憑證大小不一，為避免日後查帳時翻閱不易，故將其按時序登入日記簿，故日記簿又稱為序時帳簿，由於日記帳係易發生時最先登入之帳本，故日記帳又稱為原始帳簿。功能：(1)保留一筆交易之全貌(2)按時序記錄，便於日後考核34(三)記入日記簿其格式如下：普通日記帳第頁年月日傳票總號會計科目摘要類頁借方金額貸方金額35登帳步驟(1)填入日期(2)填入借方科目及借方金額(3)填入貸方科目及貸方金額，但貸方科目較上一行借方科目稍微右偏一點(4)交易內容簡要填在摘要欄(5)類頁欄暫不填寫，俟過帳時再填茲舉一例，說明如下：釋例七釋例七2006年1月4日景美公司賒購文具用品$6,000，預計可用至2月底。分析：1/4文具用品6,000應付帳款6,000借方科目貸方科目借方金額貸方金額日期(賒購文具用品，預計用至2月底)摘要Answerz轉帳傳票2006年1月4日總號1分號轉帳1金額金額億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分文具用品賖購用品600000應付帳款賖購用品600000日頁合計600000日頁合計600000附單據4張貸方科目摘要借方科目摘要BackAnswer普通日記帳頁：12006年月日141文具用品賖購文具用品116046,000應付帳款預計用至2月底214006,000傳票總號會計科目摘要類頁借方金額貸方金額過帳-貸方過帳-借方39(四)過分類帳將日記簿上之分錄轉登於各個相關會計科目上稱「過帳」，由於日記簿之功能乃是表達一筆交易之全貌，無法了解該特定會計科目之增減變動的情形，為彌補此缺點，故藉由分類帳以顯示各會計科目增減變動之情形。40總分類帳其格式如下：帳戶式總分類帳會計科目類頁年年月日月日傳票總號摘要日頁貸方金額傳票總號摘要日頁借方金額41過帳步驟(1)每筆分錄先過借方會計科目(2)再過貸方會計科目(3)整筆分錄之借方與貸方過帳完畢後，再過下一筆分錄茲以釋例七說明過帳之步驟：釋例七→直接過帳釋例七→回原題目釋例七總分類帳11604類頁欄文具用品2006年年月日月日141賖購文具用品16,000號傳票總摘要日頁貸方金額傳票總號摘要日頁借方金額釋例七總分類帳21400類頁欄應付帳款年2006年月日月日14賖購文具用品16,000傳票總號摘要日頁貸方金額傳票總號摘要日頁借方金額44試算為了驗證自交易發生後，編製傳票、作分錄並過入分類帳之程序是否有誤，由於企業每日交易量龐大，經上述繁複的會計程序後，錯誤難以避免，為減少錯誤並有效編製財務報表，試算程序因而產生。目的：(1)驗證借貸是否平衡(2)便於編製財務報表45試算表其格式如下：XXX公司試算表2006年1月31日企業名稱報表名稱表首特定日期會計科目借方金額貸方金額表身46試算表編製步驟(1)計算各分類帳戶餘額(2)填寫試算表表首(3)依會計科目之帳號順序，抄錄總分類各帳戶名稱及金額，若為借方餘額，填入借方金額欄若為貸方餘額，填入貸方金額欄(4)將借、貸兩方金額分加總，若兩者金額相同則表示試算表平衡思考：試算表平衡是否保證帳務處理過程無誤呢？Answer試算表不平衡→前述會計程序必定有誤試算表平衡→並不保證前述會計程序無誤因有些錯誤是不影響借貸平衡的。例如：(1)交易重複記錄或重複過帳(2)整筆交易漏登帳或漏過帳(3)選用不當會計科目作分錄或過入不當帳戶(4)不影響借貸平衡之金額錯誤49試算表不平衡之錯誤型態(1)日記帳錯誤分錄一方(借方或貸方)之金額寫錯致分錄本身借貸不平衡。(2)分類帳過帳錯誤如某一方方向過錯、某一方金額過錯及分錄之一方重複或遺漏過帳。(3)分類帳計算錯誤如帳戶借方或貸方金額加總錯誤，或借、貸方總數相減時計算錯誤。50試算表不平衡之錯誤型態(4)分類帳餘額抄至試算表時發生錯誤將分類帳之帳戶餘額抄至試算表時金額抄錯，如應列於借方之金額誤列貸方，或反之；亦或是分類帳之科目與餘額遺漏，未抄入試算表。(5)試算表加總錯誤係指借方或貸方總數加計錯誤。51試算表不平衡之錯誤查核程序步驟一重新加總試算表之借方與貸方總數；若仍不平衡，計算借方總數與貸方總數之差額。52試算表不平衡之