ERP流程描述系列培训

流程描述培训湖南用友软件有限公司实施部：吴广2010-8-30流程描述培训的目的和内容1.了解和掌握流程说明编写的规范2.了解和掌握流程图绘制的规范3.了解流程图绘制及流程说明编写的步骤以及要求1.一致性原则2.完整性原则3.具体性原则流程图绘制的总体原则流程步骤的绘制要符合企业管理现状，现在怎么做就怎么绘制出来，不加入任何个人的想法。打破了经营管理的“部门”的概念，强调业务过程本身的完整性，充分体现该项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终这样一个过程。每个流程步骤应尽量具体，两个不同工作内容的应该拆分成两个工作步骤，不要合并。流程图实例财务部销售部物流部客户1、外销销售流程，按标准流程生产，直至出厂.1、公司作业文件《仓库管理制度》2、销售部管理制度《仓库管理考核办法》、《销售货款管理办法》、《安全管理规定》XYNH-XS-02-01外销销售流程编号销售－外销－01流程责任单位销售部版本V3.0生效日期2006年7月1日是\否符合利益活动说明相关文档.财务审核结束否是\否符合销售要求否是销售合同销售员财务部收款\盖章销售订单销售员销售下单生产部生产流程发货流程结算员发货结算结算单入帐客户提出需求生产订单发货单一式三份XYNH客户收货审核流程说明实例目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求标题标题填写“流程名称”,字体：宋体，字号：36号。每一个流程说明Word文档对应一个流程图，该文档命名规则与流程图的VISIO文件名相同，存在相同目录下。目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求流程说明正文主要内容一、流程简介流程内容：描述流程的主要活动、运作原则流程起止点：描述流程的开始和结束活动术语解释：描述特定使用的词汇流程说明正文部分为宋体10号字。二、流程涉及部门及职责1、在“流程涉及部门及职责”处，如果已经有现成的岗位职责及规定，在流程文字说明中需要再次体现，不能建立引用。2、在“流程参与部门及职责”处，除“公司领导”的职责不用描述外，其他涉及的部门职责均需描述。三、流程依据的管理制度、工作标准及体系文件在“制度”下列示相关文件时，每个文件在一行显示，不要出现一行显示多个文件，每一行内必须标明文件编号。四、流程相关的表单和记录在“记录”中列示的全部内容，要在流程图中清晰的绘制，并且名称必须完全一致。且流程图中所有标识为的文档，必须在文字描述中的记录中体现。五、流程关键环节对本流程的绩效影响比较大或易产生风险的关键环节进行说明。六、流程存在的问题和改进建议问题和建议应分项列出，不要在一行中列出所有事项。七、信息系统的使用情况描述使用的信息系统名称，应用的主要功能。八、其它需要说明的事项描述前面未能叙述到的信息。目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求流程图实例流程图背景财务部销售部物流部客户1、外销销售流程，按标准流程生产，直至出厂.1、公司作业文件《仓库管理制度》2、销售部管理制度《仓库管理考核办法》、《销售货款管理办法》、《安全管理规定》XYNH-XS-02-01外销销售流程编号销售－外销－01流程责任单位销售部版本V3.0生效日期2006年7月1日是\否符合利益活动说明相关文档.财务审核结束否是\否符合销售要求否是销售合同销售员财务部收款\盖章销售订单销售员销售下单生产部生产流程发货流程结算员发货结算结算单入帐客户提出需求生产订单发货单一式三份XYNH客户收货LOGO：XYNH+湘钢LOGO(企标)编号：部门+流程+编码审核:审核人业务主管部门：该流程的主要负责部门业务参与部门：参与该流程的部门活动说明：该流程图起止过程与范围文字说明标题：该流程图对应的三级流程编号，如“XYNH-XS-02-01”。如果该流程是二级以下的流程此处填写对应的二级流程编号+本流程编码。生效时间：流程开始使用时间，格式yyyy-mm-dd版本：由项目组统一制定.(统一定为：1.0)流程图表头流程图背景修改说明目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求流程图实例流程图主体财务部销售部物流部客户1、外销销售流程，按标准流程生产，直至出厂.1、公司作业文件《仓库管理制度》2、销售部管理制度《仓库管理考核办法》、《销售货款管理办法》、《安全管理规定》XYNH-XS-02-01外销销售流程编号销售－外销－01流程责任单位销售部版本V3.0生效日期2006年7月1日是\否符合利益活动说明相关文档.财务审核结束否是\否符合销售要求否是销售合同销售员财务部收款\盖章销售订单销售员销售下单生产部生产流程发货流程结算员发货结算结算单入帐客户提出需求生产订单发货单一式三份XYNH客户收货审核流程图主体说明一．流程图顶端标题进程名称栏填入流程图的名称，格式也是“流程编号＋流程名称”，双击即可填入文字，字体为14号宋体加粗，左对齐。二．每个流程文件中绘制一个流程图；页名称与流程图名称一致。三．为保持流程图美观及易于装订，流程图大小规定如下：1.左边界＝3格2.上边界与背景的距离2格3.右边界=2格4.下边界＝3格5.图形大小需占整体页面三分之二以上目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求负责人员工作文件、表单的全称编号图形名称编号图形名称1职能带区7信息系统/电子存档2最低一级工作步骤8非电子存档3引用/拆分的流程图9批注/文字说明4文件/表单10页码索引5判断/决策11结束6连接线流程图绘制工具包括11个图形图形1图形名称：职能带区图形作用：在增加职能部门时使用使用说明和标准：1.每个流程参与部门占一列，若某一流程主要在某一部门内完成，可以将部门下的班组作为一列，班组名称应放在第二行2.公司领导单独占一列，统一称作“公司领导”。在流程步骤中写明高层的职务，如“总经理”等，但不能出现“财务经理”、“生产经理”的职能带。3.职能带中业务主导部门在左边，参与部门在右边，其中，“公司领导”在最左边。流程图形讲解——职能带区XGGS-CG-07-01外购物料入库流程财务部质量部采购部对产品规格、型号、数量等进行检验收料单为一式五联是是否否库管员08.把收料单信息录入MIS系统12.JT-CG-02-02退换货管理质检员05.检验采购系统库管员09.对货物进行标识，上架采购员03.填写收料单及物料标识卡06.是否合格库管员10.把一联收料单送财务部对账采购员04.交收料单及货物给质量部02.是否相符要求材料会计11.接收有“合格”标识的收料单质检员07.在收料单上加盖“合格”标识1.收料单2.物料标识采购员01.对照采购订单进行验收一联收料单采购员留存收料单收料单（已加盖“合格”标识）退货报告采购订单收料单（已加盖“合格”标识）业务参与部门：质量部、财务部编制人:***批准人：****版本：1.0业务主管部门：采购部单位:*****流程名称：采购管理-外购品库房管理更新时间:2008-9-25流程编号：SSDG-CG-07图形1图形名称：职能带区图形作用：在增加部门时使用使用说明和标准：4.部门名称应使用正式全称，不能用简称。字体为默认12号宋体加粗，若第二行有班组，班组字体为10号宋体加粗。5.选中职能带，在顶部横向推动，可以改变职能带的横向宽度。6.在“业务参与部门”中，列出具体业务参与部门；参与部门如果很多并且的活动完全一致，可归结写为如”生产各部门”。流程图形讲解——职能带区(续)图形2图形名称：最低一级的操作步骤图形作用：在描述一个流程时使用操作步骤描述工作过程使用说明和标准：1.上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。2.字体为默认8号宋体。3.每个步骤都要加上顺序的编号。4.图形必须放在职能栏内，不能跨越两个职能栏，即不能跨越竖线。5.使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。负责岗位07工作内容流程图形讲解——最低一级的操作步骤XGGS-CG-07-01外购物料入库流程财务部质量部采购部对产品规格、型号、数量等进行检验收料单为一式五联是是否否库管员08.把收料单信息录入MIS系统12.JT-CG-02-02退换货管理质检员05.检验采购系统库管员09.对货物进行标识，上架采购员03.填写收料单及物料标识卡06.是否合格库管员10.把一联收料单送财务部对账采购员04.交收料单及货物给质量部02.是否相符要求材料会计11.接收有“合格”标识的收料单质检员07.在收料单上加盖“合格”标识1.收料单2.物料标识采购员01.对照采购订单进行验收一联收料单采购员留存收料单收料单（已加盖“合格”标识）退货报告采购订单收料单（已加盖“合格”标识）业务参与部门：质量部、财务部编制人:***批准人：****版本：1.0业务主管部门：采购部单位:*****流程名称：采购管理-外购品库房管理更新时间:2008-9-25流程编号：SSDG-CG-07图形3图形名称：引用/拆分的流程图图形作用：在流程图中，当需用引用别的流程图时使用；或流程图中某一环节较复杂，可以进一步拆分成子流程图时使用使用说明和标准：1.填入所引用/拆分的流程图编号和名称，它是流程图中的一个步骤，也有步骤编号。2.当使用这一图形时，我们默认所引用/拆分的流程图已经完成相应的操作步骤。3.引用时，必须跟所引用流程图的主管部门沟通确认引用的流程图已经存在，并且所引用流程图的内容已经包括了相应的工作步骤。4.使用默认图形大小，若需要改变图形大小，图形横向宽度度不可以改变，纵向高度可以加高。5.引用/拆分的流程图不用单建一个职能栏。字体为默认8号宋体。流程图形讲解——引用/拆分的流程图XGGS-CG-07-01外购物料入库流程财务部质量部采购部对产品规格、型号、数量等进行检验收料单为一式五联是是否否库管员08.把收料单信息录入MIS系统12.JT-CG-02-02退换货管理质检员05.检验采购系统库管员09.对货物进行标识，上架采购员03.填写收料单及物料标识卡06.是否合格库管员10.把一联收料单送财务部对账采购员04.交收料单及货物给质量部02.是否相符要求材料会计11.接收有“合格”标识的收料单质检员07.在收料单上加盖“合格”标识1.收料单2.物料标识采购员01.对照采购订单进行验收一联收料单采购员留存收料单收料单（已加盖“合格”标识）退货报告采购订单收料单（已加盖“合格”标识）业务参与部门：质量部、财务部编制人:***批准人：****版本：1.0业务主管部门：采购部单位:*****流程名称：采购管理-外购品库房管理更新时间:2008-9-25流程编号：SSDG-CG-07图形4图形名称：文件/表单图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的文件/表单使用说明和标准：1.填入文件/表单的名称，包括纸张的或是电子的，应使用正式的全称。2.此形状不是单独的工作步骤，必须与“最低一级操作步骤”或“引用/拆分的流程图”一起使用，一般紧贴在以上两个图形的下方。3.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。4.每一个文件/表单独占一行文件、表单的全称流程图形讲解——文件/表单XGGS-CG-07-01外购物料入库流程财务部质量部采购部对产品规格、型号、数量等进行检验收料单为一式五联是是否否库管员08.把收