开业筹开篇(财务手册七)

财务筹开手册汇编1目录第一章、进场................................................................2一、财务助理到位...........................................................2二、前期准备...............................................................2三、交接事宜...............................................................3四、名称变更...............................................................3五、开立备用金专户.........................................................3第二章、物资准备............................................................4一、集采物资...............................................................4二、自采物资...............................................................4三、固定资产...............................................................5四、仓库管理...............................................................7第三章、证照办理............................................................8一、企业证照办理流程.......................................................8二、公司登记注册程序.......................................................8第四章、人员培训...........................................................18一、财务制度培训..........................................................18二、报销流程培训..........................................................22第五章、酒店开业前准备工作.................................................26一、刻制印章..............................................................26二、备用金领用............................................................27三、单据领取..............................................................28四、权限设置..............................................................28五、CheckList.............................................................28六、Outlook的运用........................................................29第六章、开业参考资料.......................................................35附件一....................................................................36附件二....................................................................44财务筹开手册汇编2第一章、进场一、财务助理到位1.根据佳驿酒店新开店项目进度，财务助理至少提前20天到位。2.财务助理到位前需经佳驿酒店财务部培训，考核合格后方能上岗3.财务助理对日常工作流程必需熟练掌握。4.酒店开业前，财务助理负责验收门店物资并协助门店总经理进行证照的办理工作。5.酒店宣布开业后，财务助理全权负责门店财务的日常工作。6.财务助理严格按照“财务助理管理办法”执行并进行日常操作。二、前期准备1.了解酒店的外部地理位置及周边环境，酒店所属税务机构名称，所属税务机构的位置，税管员姓名、电话，酒店附近的银行名称及所在的位置。2.了解酒店内部的客房（大床、标间、套房）数量，证照办理情况，物品到货情况及预计开业时间。3.熟悉酒店的房产租赁合同并保留其复印件，重点了解房屋租赁期限、面积，缴纳房屋租赁费用的方式、日期、金额等。4.熟悉酒店水、电、燃气、暖气、有线电视、网络通信费等相关合同，留存复印件，杜绝因延误缴费时间所发生的滞纳金或者停水停电等现象的产生，保证酒店正常经营的需要；了解酒店所属地区电费峰谷值价格，向总经理提出合理化建议，实现公司利益最大化；通知酒店工程人员每天做好水、电、气起止码的统计工作。5.熟悉并保存酒店的其他相关合同及证照，了解酒店的其他相关事项。6.若酒店存在外租区域，需了解当地税务关于缴纳外租区域房产税的税收政策及相关合同条款，对外租区域房租应按照合同规定及时收取并存入银行（未办理银行开户前，一律汇入总公司账户中）；若酒店外租区域的水电费需门店自行收取时，要及时通知酒店工程人员做好对外租区域能源起止码的统计工作。7.熟悉总公司开户行及账号：【单位名称：山东银座佳驿酒店有限公司；开户行：华财务筹开手册汇编3夏银行济南城东支行；账户行：4633200001819100131132】三、交接事宜1.协助门店总经理完成与佳驿酒店工程本部（项目经理）及业主方的物品交接工作并签订纸质资料交接表。2.盘点酒店物品的库存量。3.盘点酒店物品是否存在破损情况。4.交接期双方费用的确认（房租的起交期、水、电、气等费用的起止码）。5.文件交接（包括合同、协议、图纸等）。6.证件交接（消防证）。四、名称变更1.查阅酒店水、电、燃气、暖气、有线电视、网络通信等所属单位（发票抬头）名称。2.所属单位（发票抬头）名称不是本公司名称的一律变更为本公司名称。3.先咨询当地各部门办理变更手续所需资料，如在办理变更过程中需要营业执照或公章但酒店尚未办理完毕时，需先将单位名称变更为总公司“山东银座佳驿酒店有限公司”名称，待资料准备齐全后再另行变更。五、开立备用金专户1.财务助理按照佳驿酒店“零用现金（备用金）管理办法”开立备用金专户。2.将所开账户账号通过邮件形式及时发送给佳驿酒店财务部财务专管员及资金科相关人员，佳驿酒店为门店补充的财务备用金由佳驿财务部通过网上银行支付到此账户。注：注意开户人身份证的保管及归还工作，谨防传递途中丢失财务筹开手册汇编4第二章、物资准备一、集采物资1、查阅酒店有无纸质版或电子版采购订单，无订单直接与佳驿酒店采购部和佳驿酒店工程采购部联系，向其索要酒店物资采购订单并完成酒店的验货、收货工作，严禁超订单收货；对到货物品应及时在酒店集采系统中依次录入（参照佳驿酒店采购部集采系统视频操作流程）。注：验收人与收货人不能为同一人。2、了解所有已到货订单，落实尚未到货订单，所有物品要在开业一周之前配备到位。对到货不全或未到货物品及时查找原因（在物流处停滞、运输途中丢失等），未查出原因的及时与物品供应商和总部采购部联系。3、对于前期到货的物资，安排专人管理，确保物资的数量准确、质量完好，杜绝非正常损失（注意一些零散配件的保管，如：保险箱钥匙）。4、为避免影响酒店经营需要，及时跟进落实酒店物品到货情况。5、开业物品采购——集采物资清单：见附件一（表1-1—表1-13）。二、自采物资1、按照佳驿酒店“经营物品自采业务管理办法”完成酒店相应物品的采购工作。2、对自采到货物品及时填写“采购及收货记录”（下图），按照“酒店自采业务单据填制及传递流程”操作；严格按照“酒店自采业务编号规则”为资产编号，及时录入成本（直拨、仓库）表格中。财务筹开手册汇编53、合同管理：协助总经理审核酒店与供应商签订的合同是否合理、规范、有效，严格按照佳驿酒店“合同管理办法”执行。4、注意事项：为有利于经营、保证产品质量、方便集中付款，佳驿酒店需寻找长期供应商，如：橱窗、布草洗涤、餐厅供应、办公用品、工程用品、鲜花租赁等，落实对账方式、结算形式等。5、开业物品采购——自采物资清单：见附件二（表2-1—表2-3）。三、固定资产1、严格遵照佳驿酒店“固定资产管理办法”执行，完成相应单据的填写工作（下图）。财务筹开手册汇编62、由于物品摆放安装后不方便拍照，故对固定资产实行“随到货随拍照”政策。3、按照总部财务部传回的固定资产清单完成酒店资产的标签工作（覆膜），如图：财务筹开手册汇编74、注意事项：仔细审核到货资产型号是否为订单型号，尤其是电脑规格配置是否为同型号配置，对不符合规定的不予收货。收货人与保管人不能同为一个人。四、仓库管理1、严格按照佳驿酒店“仓库管理制度”进行物品的保管及领用；2、注意仓库物品的摆放整洁美观：①建立相应货卡；②按类别、型号、规格依次摆放；如图所示：财务筹开手册汇编8第三章、证照办理一、企业证照办理流程二、公司登记注册程序1、名称预先核准办理流程：向门店所在地的工商局递交《企业名称预先核准申请书》。受理审核时限：约3个工作日。指定代表：递交申请书的经办人。注意事项：如公司名称中的字号已被工商局认定为某公司专有，则需取得合法所有者的授权书，工商局才予以受理。2、各种许可证卫生许可证办理流程：企业名称预先核准后，携带《企业名称预先核准通知书》先办理卫生许可证。食品卫生许可证：餐饮。公共卫生许可证：客房。特种行业许可证所需资料：①书面申请；②负责人的身份证明；财务筹开手册汇编9③标明房号的建筑平面图；④门面照片一张、消防器材照片、服务台照片；⑤经营地使用凭证（产权证或租赁房屋许可证）；⑥消防监督部门出具的消防验收意见书；⑦从业人员登记及证件；⑧保安人员须有《保安服务从业资格证书》；⑨填写《特种行业治安审查申请登记表》、《旅店业基本情况登记表》、《公共娱乐服务场所审核表》各一式两份。3、办理营业执照所需资料：①企业名称预先核准通知书；②企业登记信息表、委托书、身份证明；③总公司的营业执照复印件；④企业法定代表人、负责人、投资人、全体合伙人签署的设立分支机构登记申请书；负责人任命书；⑤住所证明，租赁房屋需提交租赁协议书；⑥母体企业章程复印件；⑦登记机关要求提交的其他材料。受理审核时限：材料齐全，符合法定形式，工商行政管理机关当场作出登记决定，并在5个工作日内核发营业执照。4、刻制印章（公章/财务专用章/法人章）刻制时间：营业执照办理完毕。刻制地点：公安局备案的指定地点。所需资料：①总公司营业执照副本复印件（盖章）；②分公司营业执照副本及复印件；③单位负责人身份证原件及复印件（盖章）；财务筹开手册汇编10④经办人身份证原件及复印件（盖章）；⑤单位负责人授权书（盖章）。注意：以上“盖章”指的是盖总公司的公章。保管方法：财务专用章需刻制2枚、公章刻制1枚、单位负责人人名章刻制1枚，严格按照“财务专用章管理办法”保管财务专用章，财务专用章“1”由财务助理保管，单位负责人人名章由门店总经理保管。将财务章“2”移交总部财务部保管，将公章移交总部综合