社区会计档案整理方法

金牛区2015年社区档案工作培训第三部分会计档案整理1会计档案整理方法会计档案整理按照《四川省财政厅四川省档案局转发财政部关于印发会计档案管理办法的通知（川财会法[1999]22号）》和《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）的规定执行。一、会计档案的分类会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。2（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。注：1、各单位的财务会计制度、预决算计划、总结等材料不属于会计档案范围，应移交文书部门整理归档。2、实行会计电算化的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。3二、会计档案保管期限的划分会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为３年、５年、１０年、１５年、２５年５类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。名称保管期限凭证（原始凭证、记帐凭证等）15年帐簿（现金、银行日记帐）25年（总帐、明细帐）15年财务报告（年度财务报告）永久（月、季财务报告）5年其他类（会计移交清册）15年（会计保管、销毁清册）永久（银行对帐单、余额调节表）5年4三、会计档案的管理要求1、各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册（会计档案移交目录）。2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册（会计档案移交目录），移交本单位档案机构统一保管；出纳人员不得兼管会计档案。3、会计档案期满后，由本单位档案鉴定小组组织鉴定（会计档案作待销毁）54、移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。5、各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。6、各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。6四、会计档案的整理方式（步骤）分类—分保管期限——编号——编目——入盒会计凭证会计账簿财务报告档号：（全宗号、目录号【咨询档案员】、案卷号——每类会计档案分保管期限跨年度编制大流水案卷号）7（一）会计凭证的整理（1）会计凭证案卷号接上年度案卷号续编（2）填写凭证封面全宗号、目录号、案卷号（3）填写凭证卷盒封面、脊背（4）会计凭证封面会计主管、装订、复核等签章必须完善。（5）会计凭证的总页数统计口径应为凭证张数（含附件）所有张数之和。（6）编制会计凭证移交目录89需加会计凭证封存面，会计主管、装订、复核等签章必须完善全宗名称成都市金牛区档案局（馆）凭证名称记帐凭证时间2012年度1月份册数本月共1册，本册是第1册页数本册自第号至第号，共页保管期限15年归档号附记全宗号036目录号4案卷号37会计主管张三复核李四装订王五会计凭证封面的填写内容：10全宗号—三位数；目录号、案卷号—自然数；共页：本册所有凭证的总页数案卷号：跨年大流水号＊归档号：年内流水号（自定是否编制）11会计凭证封皮的填写方法：1、单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。2、会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。3、时间：填写本册会计凭证的起止年月日。4、册数：填写在3、时间界定内会计凭证的册数。5、册次：填写本册会计凭证的序号。6、记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。7、记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。8、附件数：填写本册会计凭证的附件张数。9、会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数10、会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。11、装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。12、装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。13、备注：填写该本凭证需要说明的事项。1213不同年度的会计凭证不能混装在同一盒内会计凭证盒单位名称成都市金牛区档案（馆）凭证名称记帐凭证时间2012年1—2月共3册本盒装第1-2册记账凭证自号至号附件张本盒内共张起止日期自2012年1月1日起至2012年2月28日止归档时间立卷人保管期限15年会计凭证盒封面的填写内容：14全宗号目录号案卷号036437—38全宗号036目录号4案卷号37—38年度20121—2月共3册第1—2册保管期限15年会计凭证盒盒脊的填写方法15（二）会计账簿的整理（1）会计账簿案卷号接上年度卷号续编。（2）在经管人员一览表处加盖单位公章、会计人员财务专用章应完善（检查时发现有些单位就没这张表，需要打印一张附在前面）。（3）填写账簿卷盒封面、脊背。（4）编制会计账簿移交目录。16会计账薄的整理办法会计账薄——订本式和活页式两种。1、订本式的账薄在封面上直接贴标签，编制年度、档号、填写经管人员一览表，直接装盒。•空格内只填相关数字2、活页账薄则需加封皮，并如实填写相关内容及经管人员一览表，再装盒存放。（样式如下）。年度全宗号—目录号—案卷号172012036—5—9账簿页数——1、用财务软件打印的帐页，已有印好符合要求的连续页号，则无需编制页码，但需统计有效页数（即有数据内容记载）。2、订本式现金记账和银行存款日记账必须保持原状，不能抽去空白帐页需统计有效页数（即有数据内容记载）。经管人员一览表（账簿启用及交接表）单位名称（加盖公章）帐簿名称帐簿页数自第页起到页止共页启用日期年月日单位领导签章会计主管人员签章经管人员职别姓名经管或接管日期签章移交日期签章年月日年月日18。经管人员一览表（账簿启用及交接表）192021活页账薄需加封皮，样式如下：全宗名称成都市金牛区档案局（馆）账簿名称总账、明细账所属年度二０一二年保管期限15年本册页数归档号22全宗号036目录号5案卷号9本册页数：有效页数归档号：填写当年流水号（自定是否编制）活页账薄封皮填写内容：23不同年度的会计账簿不能混装在同一盒内24名称总账、明细账起止时间2012年1月1日至2012年12月31日盒内卷数2保管期限15年全宗号036目录号5案卷号9—10单位负责人***立卷人张三保管人***立卷时间2013年1月10日会计档案（账薄类）会计账薄盒封面填写内容：2526不同年度不同保管期限的会计账簿不能混装在一盒内成都市金牛区档案局（馆）二O一二年总账、明细账自2012年1月1日起至2012年12月31日止本盒共2卷共87张保管期限15年会计账薄盒封面填写内容：27全宗号目录号案卷号盒号03659-10不填（三）会计报表的整理2829A4规格财务报表需加封皮样式成都市金牛区档案局（馆）二０一二年度决算报表卷内文件2012年1月1日至2012年12月31止卷内文件共***张保管期限永久档案馆全宗号目录号案卷号档案室目录号案卷号77630A4规格年度财务报表封面填写内容：31A3规格财务报表需加封皮样式32成都市金牛区档案局（馆）类别二０一二年度决算报表自2012年1月1日起至2012年12月31止卷内共***页保管期限永久A3规格年度财务报表封面填写内容：全宗号036目录号5案卷号76（三）会计报表的整理（1）会计报表案卷号按年报（月、季报）分别接上年度案卷号续编；（2）报表封面加盖单位公章；单位负责人、经手人签字。（3）每份报表应加盖归档章并规范填写相关要素（全宗号、目录号、案卷号）。（4）填写财务报告卷盒封面、脊背相关内容。（5）编制会计报表卷内目录，填写卷内备考表。（6）编制会计报表移交目录。3334卷内目录顺序号责任者文号题名日期页号备注3536编页号原则——正面编写右上角，背面编写左上角。37卷内备考表项目的填写方法：1、本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。2、立卷人：由负责立卷者签名。3、检查人：由案卷质量审查者签名。4、立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。5、检查时间：填写审查案卷质量的年月日。3839不同年度不同保管期限的财务报告不能混装在一盒内名称年度财务报告起止时间2012年1月1日至2012年12月31日盒内卷数2保管期限永久）全宗号036目录号7案卷号5单位负责人***立卷人张三保管人***立卷时间2013年1月10日会计档案（财务报告类）会计报表盒封面填写内容：404142会计账簿及A4规格的会计报表均可用此盒成都市金牛区档案局（馆）二O一一年度决算报表自2011年1月1日起至2011年12月31日止本盒共1卷共50张保管期限永久A4规格年度财务报告盒封面填写方法：43全宗号目录号案卷号盒号036575不填44A3规格会计报表盒成都市金牛区档案局（馆）类别二O一一年度决算报表自2011年1月1日起至2011年12月31日止卷内共50页保管期限永久A3规格年度财务报表盒封面填写内容：45全宗号036目录号5案卷号75会计档案移交目录（档案所属年度：2011年）46案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注115会计凭证类成都市金牛区档案局[馆]会计凭证自2011年1月1日至2011年1月31日15年88116会计凭证类成都市金牛区档案局[馆]会计凭证自2011年2月2日至2011年2月28日15年87117会计凭证类成都市金牛区档案局[馆]会计凭证自2011年3月1日至2011年3月31日15年95118……55会计账簿类成都市金牛区档案局[馆]二O一一年总账自2011年1月至2011年12月15年5056会计账簿类成都市金牛区档案局[馆]二O一一年明细账自2011年1月至2011年12月15年32105会计账簿类成都市金牛区档案局[馆]二O一一年现金日记账自2011年1月至2011年12月25年35106会计账簿类成都市金牛区档案局[馆]二O一一年银行存款日记账自2011年1月至2011年12月25年4275财务报告类成都市金牛区档案局[馆]二O一一年度决算报表自2011年1月至2011年12月永久501、案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。2、类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等（分类填写）。3、题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。4起止时间：填写该卷档案起止时间。475、保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。6、卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。7、备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。8、此目录一式二份（会计部门自留一份；交档案员一份）48会计档案移交清单49附件：会计档案移交目录一式二份，会计部门自留一份；交档案员一份。单位(公章)(档案年度:)类别会计凭证(卷)会计账薄(卷)财务报告(卷)其它(卷)光盘(张)备注数量移交部门:接收部门:监交人:移交人:接收人:移交时间:项目填写方法1、年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。2、移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员填写并盖章签字。3、接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。4、监交人：由监督办理接交档案手