新设分公司财务处理细则

TO：全国各办事处CC:企管办/营销部FM：财务部DATE：年月日SUB：办事处账务处理细则1/8为保证办事处资料正确性，提升办事处资料报送效率，力求公司与办事处数据同步，同时规范办事处会计业务处理标准，现对办事处账务处理及物流流程制定以下细则，望遵照执行：一、日报表管理细则1，登账时间：要求日报表登账时间与客户账、发货出库单、货物发货时间一致，并同时登账，做到日清日结;2，包含内容：日报表包含：“客户期初余款情况”、“客户的发货记录”、“客户收款记录”、“各客户的期末余款情况”、“办事处会计的货款汇款情况”、“办事处备用金结余情况”3，具体要求：A，客户期初余款情况：按客户账目，反映当天有发货客户的期初余款情况；B，客户发货记录：按发货单，登记当天各客户的发货（含物料）账务，逐笔登记，包括每张单据的“单据号”、“总发货数”、“总销售金额”等信息；C，客户收款记录：按收款收据，登记当天各客户的收款账务，并注明该收据的“收据号”、“收款类型”、“收款金额”等信息；D，客户的期末余款：根据期初余款、发货、收款，计算出当日最后一笔发货的余款，在日报表上反映；E，货款汇款情况：货款要求由客户直接汇到公司指定的账户上，如有收现金的，当天由会计汇入公司指定的账户上。确有困难的，第二天上午必须汇出。同时在日报表中反映具体原因,并经办事处经理确认属实；4，报送时间：各办事处在次日9：00前将日报表传回公司物流，另传一份电脑资料给公司财务部销售会计；5，登账流程：A，审核基础资料：办事处会计在做日报表之前，应再次审核客户的余款、当天销售、汇款、备用金耗用等资料是否正确；B，按基础资料登日报表：办事处会计将审核好的基础资料分别入账，并在制表人处签名确认；C，日报表附件资料：办事处会计将日报表做好后，按日报表内容顺序依次附上：“收款收据”、“成品（物料）销售单”，并装订完毕交办事处经理审核（注：附件必须按日报表中的顺序，按客户按单据序号排好）；D，办事处经理审核日报表：办事处经理收到装订好的日报表后，对当天“发货”、“收款”、“客户余款”、“货款汇出”、“报销”、“备用金余款”等进行严格审核，并签名确认后返还给办事处会计；E，日报表传真：办事处会计将已经办事处经理审核好的日报表传真至物流，另传一份电脑资料给公司财务销售会计；F，物流审核：物流收到日报表后,对当天的发货“数量”、“折扣”、“客户欠款”等资料进行审核，签名确认于次日14：00前给至销售会计；G，销售会计审核：销售会计对日报表进行审核，并与相关资料进行核对，如发现问题，及时反馈给公司物流和办事处会计。确认无误后签名登账。6,装订日报表：每天都要将日报表-收据-发货单-物料非赠送单-物料赠送单的顺序排好,并每天签名装订好，分批寄回公司;7，异常处理A．系统单据更改：凡涉及到系统单据更改的，必须依据相关资料，由办事处财务核实是否正确：如正确无误则不允许更改；如经核实有误，立即通知公司物流、销售会计核实后进行单据更改（如遇跨月公司已结账，就必须书面提出申请，由办事处经理签名确认传至公司物流，由公司营销负责人等审批，审批后才允许更改单据）。办事处会计将更新日报表及相关客户账务，经办事处经理重签后传回公司物流及财务；B．报表更改：凡涉及到日报表更改的，必须由物流、公司财务认可后，由办事处会计向办事处经理汇报，进行更改，并注明原因，重新传回公司；C．遇办事处经理出差等原因，确实无法签名的，可由办事处会计先行传真回公司，待办事处经理返回后，第TO：全国各办事处CC:企管办/营销部FM：财务部DATE：年月日SUB：办事处账务处理细则2/8一时间交送补签；二、物流管理流程（一）办事处收货1，收货核对：办事处在收到公司发货的当日，仓管立即对照发货单清点发货货品款号（或物料名称规格）、数量、颜色、尺码，并在公司发货单做好标记，核对无误后签名确认，并将单据交文员；2，确认收货：文员收到仓管确认好的单据，调出电子单据，并在电脑系统确认收货，如果遇跨月份的电子单，为了和公司口径保持一致，必须确认到当月；3，异常收货处理：A．收货复点：仓管点数时发现实收货品与单据上有差异，由文员进行复点，会计进行监盘；B．书面反馈：复点后如仍然有差异的，由仓管写出《办事处收货差异反馈表》，会计进行确认，由文员传回公司物流；C．时间要求：文员将跟踪处理结果，要求公司物流一星期内查清并答复；D．处理结果：处理结果有三：a)仓库少发、多发或串款：1．物流写出《办事处收货差异反馈表》的处理结果，经仓库、营销负责人及公司相关领导批准。2．将此表传真至办事处，复印一份至公司财务；3．物流在发货单中进行数据调整，少货开负数冲、多发开正数补的原则开列单据；4．财务根据处理结果通知书进行审核确认；5．仓库按处理结果确认出库；6．办事处按处理结果，核对电子单确认收货；b)物流公司丢失，由公司物流部追究物流公司责任，并由物流比照前条程序进行账务处理；c)办事处点数有误，不作调整，并书面反馈至办事处。（二）办事处发货1，发货原则：采取先收款后发货的原则，严禁欠款发货，要求办事处经理把关，办事处会计监督；2，配货单：客户主任根据各客户订货、补货资料，对各客户进行统一安排，开出配货单，并通知仓管；3，捡货单：仓管按配货单进行捡货，开出一式三联的捡货单（第一联由仓管留底、第二联财务联、第三联客户联），捡货单必须有包含：“捡货日期”、“客户”、“具体明细码数”、“捡货人”等信息，并将客户联、财务联交由文员；4，系统录入：文员按捡货单录入系统，并在捡货单做好已录系统标注，签名确认；5，会计审核：会计按捡货单、系统资料对数量、折扣、销售金额等进行审核，计算出该单的销售款，结合客户余款，计算出客户应汇款，反馈给客户主任；6，通知客户：由客户主任通知各客户汇款，将该批货应汇的款额知会客户；7，开具收据：客户汇款，将“银行回联”传真至各办事处，办事处会计根据“银行回联”或“实收现金”开具收款收据，并将收款收据给至办事处经理签名；8，审核批发单：客户货款汇回后，如不欠款，由办事处会计审核，并打印出“销售批发单”一式两份，将在两份销售批发单上详细注明各客户的“上期余款”、“本次汇款”、“本次发货款”、“本次余款”等相关客户余款情况，并签名确认标示可发货。一份放在货里，作为客户核账对账的依据，一份作为日报表附件；9，相关单据处理：将“销售批发单”、“客户收据（客户联）”、“捡货单（客户联）”装订给至客户主任；10，通知发货：文员按相关资料，开“放行条”（放行条上必须注明：“客户”、“总数量”、“总包数”），由办事处经理及会计审批后，文员将相关资料交至客户主任，由客户主任通知仓管发货；TO：全国各办事处CC:企管办/营销部FM：财务部DATE：年月日SUB：办事处账务处理细则3/811，仓管发货：仓管接到发货相关资料后，查是否有相关人员签名；并将“销售批发单”、“客户收据”、“捡货单”放入货里。整理发货至物流公司，并签回物流凭证交财务；并在“放行条”上签名注明已发货，返还财务；12，确认出库：文员对已发货的货品，进行出库确认；13，日报表登记：办事处会计在进行日报表登记；14，资料整理：办事处会计将日报表、收款收据、销售批发单、捡货单、放行条等资料整理，进行装订；说明：为了避免货品丢失，办事处发货必须到正规物流公司发货。计划内所发的货品，完全可以按计划，提前安排客户提货。对于少数较急的货品，可以由客户指定的车发往客户，且须跟踪到位，直到货品核对清楚为止；（三）客户退货1，退货原则：办事处严格审核客户退货，按照双方合同规定的方式、条件退货，凡不符合退货条件的一律不准私下退货；2，次品退货：A．暂收次品:凡客户提出并退至办事处“次品”，如办事处能单方面确认此货非次品或此次品为客户所造成的，办事处可拒绝收货。不能确认的则由办事处暂收客户此货品,并开出暂收条给至客户;B．通知物流：书面通知物流，在物流同意的情况下，办事处可将退回的次品退回公司；C．总仓收货：总仓收到退货清点无误后，通知公司物流。由物流通知品保部检验；D．品保检验：品保部对退回的次品，进行严格的检验，并写出《客退次品验货报告》，交物流及财务；E．物流处理：确实由公司造成的次品，作相应的退货处理，并书面通知办事处，可以办理客户退货手续。如由客户造成的，将次品退回办事处，并由办事处退回各客户，不作相关账务处理；F．销售会计审核：销售会计对办事处退回单进行审核；G．总仓确认入库：成品仓库确认入库收货；H．办事处次品处理：办事处接到《客退次品验货报告》及物流通知后,对不允许退货的,由公司发往办事处,办事处接到货品后及时通知并退回客户。可办理客户退货的,做客户退货账务处理及做退回公司账务处理，录入分销系统，在日报表中做出相应的登记；I．销售会计进行账务处理：销售会计按出库记录，进行分类账务处理。3，正品退货：A．正品退货原则：一般情况下，不允许退货。除非相关合同规定，第一次货品可退货，并按相关比例进行；B．正品退货条件：按合同规定，首批货品可以退货及换货，或公司在统一安排下通知各办事处退回货品；C．退货申请：办事处对于客户要求退回的货品，必须由客户提出申请；D．办事处申请：办事处结合实际情况，提出退货方案及处理方法，做出申请给至公司营销部；E．营销审批：公司结合各办事处客户特点及经营状况，对各办事处申请正品退货的方案及处理方法做出具体意见，营销负责人、企管办相关成员、董事长批准。将处理意见交办事处及财务；F．办事处处理：办事处收到申请退货处理意见，如不准退货的，一律不准退货。如批准退货的，按批准的条件通知客户退货。办事处会计按相关处理方法进行账处处理，录入分销系统，在日报表中做出相应的登记；将处理结果反馈至公司销售会计。G．销售会计进行账务处理：销售会计按出库记录，进行分类账务处理。（四）办事处退货公司1，次品退货：同客户退货中的次品退货程序；2，正品退货：实物退货：A．退货条件：原则上不允许退货。办事处订货及备货货品，全部由办事处负责就地销售，除非办事处申请由TO：全国各办事处CC:企管办/营销部FM：财务部DATE：年月日SUB：办事处账务处理细则4/8相关负责人批准或因公司统一安排等情况下，才允许退货；B．退货申请：办事处对于要求退回的库存货品，必须提出申请，并注明退货原因。办事处结合实际情况，提出退货方案及处理方法，做出申请给至公司营销部；D．营销审批：公司结合各办事处客户特点及经营状况，对各办事处申请正品退货的方案及处理方法作出具体意见，营销负责人、企管办相关成员、董事长批准。将处理意见交办事处及财务；E．办事处处理：办事处收到申请退货处理意见，如不准退货的，一律不准退货。如批准退货的，按批准的条件通知客户退货。办事处会计按相关处理方法进行账处处理，录入分销系统，在日报表中做出相应的登记，将处理结果反馈至公司销售会计。F．销售会计进行账务处理：销售会计按出库记录，进行分类账务处理。办事处调货：A．调货条件：由于营销策略及地区气候等差异，有些货品存在各办事处之间进行调拨，营销部必须将货品进行周密安排，进行货物的调拨；B．物流分析：物流对各办事处的货品进行分析，了解各办事处货品库存、销售状况；C．物流协商：针对各办事处情况，物流与各办事处进行协商，协商货品调拨事宜；D．物流申请：物流经与各办事处协商后，提出申请，附上需调的各款式的数据，并做出具体调拨安排及处理方案；E．审批：营销负责人审核调拨的货品的可行性，并做出审批意见；F．物流通知：物流按营销负责人的审批意见，做出相应的安排。对允许调货的，通知办事处发货；G．办事处发货：办事处按通知发货，并将列出已发数据给至物流，H．物流开单：物流将发货办事处做出退货处理（在发货里作负数退货），生产相应的电子单，对收货办事处做出库处理，并生产相应的电子单；I．销售会计审核：销售会计对出库单进行审核；J．仓库确认：仓库对调货单进行退库、出库确认；K．办事处确认：发货办事处对电子单进行核对并确认，收货办事处收到货品并核对进行确认；三、客户账管理细则1，账目依据：按“收款收据