第3章会计电算化课件

第3章账务处理子系统3.1账务系统的工作原理及功能结构3.1.1账务系统的手工处理方式在手工条件下，会计核算的方法主要包括：设置会计科目及账户复式记账填制与审核凭证设置与登记账簿成本计算财产清查编制会计报表3.1.2账务系统的计算机处理方式原始凭证记账凭证编制临时凭证凭证文件文件会计报表明细账总账发生额余各种辅额文件助账计算机账务系统业务处理流程审核记账期末业务处理编制输出3.1.3计算机账务系统的数据流程期末科目余额/审核业务处理发生额文件编辑输入临时凭证凭证文件输出文件部门、项目、等辅助文件记账往来业务文件往来核销企业对账文件银行对账银行对账单输入文件计算机账务处理数据流程记账凭证机制凭证余额调节表已达账未达账银行对账单记账凭证明细账日记账多栏账总账辅助账报表子系统计算机账务系统中会计业务处理的基本流程是：1.编辑输入记账凭证或机制凭证。2.对输入的记账凭证进行审核。3.人工控制由计算机自动完成记账工作。4.人工控制由计算机自动完成结账工作。5.人工控制由计算机自动进行银行对账。3.1.4通用账务处理系统基本功能结构初始凭证账簿出纳往来部门项目期末业设置处理输出管理管理管理管理务处理账务系统功能结构示意图账务处理系统3.2账务处理子系统系统的初始化3.2.1账务处理子系统初始化设置概述3.2.2初始化设置前的准备工作㈠仔细阅读《使用手册》㈡会计科目、凭证类型等的确定㈢会计数据资料的准备包括往来账数据、银行账数据、科目余额、凭证摘要等。㈣会计组织和人员分工的确定3.2.3会计科目设置1、科目代码2、科目名称3、科目类型4、账页格式5、辅助账的设置■■■■■■■■└──┬──┘└┬┘└┬┘一级科目本级码二级科目本级码三级科目本级码└───科目的全编码───┘科目编码示意图6.其他核算（1）日记账（2）银行账（3）数量金额账（4）外币账2.删除会计科目①科目未录入期初余额②科目未被其他设置使用③没有任何一张记账凭证用到该科目④该科目没有建立明细科目3.修改会计科目3.2.4会计科目辅助核算设置个人往来辅助账账务系统对个人往来业务的处理提供了两种不同的解决方案：一种是模仿手工的处理方法。采用这种方法有关会计科目的设置与手工处理科目设置相同，即在其他应收、其他应付科目下按费用类别设置二级科目，在二级科目下按往来的个人或单位设置明细科目。另一种是辅助核算方式。即利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类。客户和供应商往来核算在只使用总账子系统的单位，与个人往来类似，客户和供应商往来核算也可用两种方法进行核算。只使用总账系统，则“受控系统”为空。如果使用“应收”，“应付”系统，则“受控系统”为“应收系统”或“应付系统”。部门辅助核算部门核算通常适用于收入和费用类科目。为了加强管理，企业对各种收支类科目除了需要按类别进行核算外，还需按部门进行核算，如管理费用科目下，首先要按类别分成管理人员工资、办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算，然后还需对每个费用项目在不同部门的发生情况进行核算，这种核算要求在手工条件下是很难实现的，但在计算机条件下，利用系统提供的部门核算辅助功能，却是轻而易举的事情。项目核算项目核算是为了解决围绕一个专门的对象，将与该对象有关的所有收入、支出进行专项归集的目的而设置的功能。当科目体系中有项目核算类科目时，需要在项目目录功能中做进一步的设置。（1）定义项目大类：项目大类即项目核算的分类类别，如在建工程等。（2）定义项目结构：为了方便用户登记项目清单，每一大项有关的栏目由用户自由设定。（3）项目分类和项目目录：如在建工程较多，为了分类统计和管理需要设置项目的分类和每一分类下的项目清单。（4）指定项目核算科目：在建立会计科目时，虽然已经设定了项目核算的会计科目，但没有具体指定某科目进行哪个项目大类核算，在此应予以明确。即在项目科目中将属于该项目的科目选入该项目核算。（5）项目期初与计划录入。项目期初即某项目在某个科目中的期初余额；项目计划即某项目在某个科目中的计划发生额。由于项目期初和项目计划是与科目和项目相关的，所以录入时，应逐个科目录入，先录入一个科目下所有项目的期初余额和计划数，再输入另一个科目的期初余额和计划数。（一）部门核算和管理部门核算和管理建立部门部门初始数据输出部门部门收支部门计划核对部门目录与计划的录入核算账分析表执行报告核算账部门核算与管理模块的主要功能（二）个人往来核算与管理个人往来核算与管理建立个人个人往来初始个人往来个人往来账个人往来往来目录数据录入核销输出账龄分析（三）项目核算与管理项目核算与管理项目建立项目项目期初与项目账项目项目计划核对定义目录计划录入输出统计表执行报告项目账3.2.5凭证类别设置1、凭证类型设置：常见的凭证分类方式有以下几种：（1）按凭证所反映的业务类型，将凭证划分为收、付、转三类。也可按照凭证涉及货币资金的类别进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付四种类型。（2）按凭证是否涉及到现金或银行存款的内容来划分，将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证。另外，有的软件把由系统自动生成的凭证专门设置成一类，通常称为机制凭证。2、凭证限制条件设置：系统提供一系列的条件选项，如“借方必有科目”、“贷方必有科目”、“借方必无科目”、“贷方必无科目”等。由用户根据凭证的特点来选择。例如，凭证按收、付、转分类情况下，应将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目”、“1001，1002”，而将转账凭证的约束条件设定为“借贷必无科目”、“1001，1002”。一般软件都允许用户对凭证不作分类，或将全部凭证都设置为“记账凭证”一种类型。六、初始数据录入①只提供允许录入的数据域，锁定不必录入的数据域（如上级科目或其他字段），并用不同的颜色表示，如白色为可录入的数据区，黄色为要汇总的数据区等。②通过试算进行初始数据平衡检查，平衡公式有：资产=负债+所有者权益；期初借方余额=期初贷方余额；借方累计发生额=贷方累计发生额试算后显示审核结果，列出各项数据的合计，便于用户了解。③如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是年中建账，则需录入启用当月的期初数据及年初至启用前月的借贷方累计发生额，系统自动算出年初余额。即：1月1日启用：期初余额其他月份启用的：累计借方、累计贷方、期初余额3.2.7结算方式设置为了便于对有关票据进行管理和提高银行自动对账的效率，账务系统软件设有结算方式设置功能。用户在进行结算方式设置时应将本单位所使用的结算方式一一编码，将各种结算方式码和结算方式名称一一输入系统给出的对应拦目中，以便在需要时输入相应结算方式。3.2.8其他有关设置1、外汇汇率设置2、常用凭证设置3、常用摘要设置3.3账务处理子系统日常业务处理3.3.1凭证录入、审核和修改3.3.1.1凭证录入1、记账凭证的类型⑴手工凭证：(2)机制凭证：(3)派生凭证：2、记账凭证的基本内容主要包括日期、凭证类别和凭证号、摘要、科目、金额、附件张数、各种签章等。3、各类记账凭证的输入方式4、凭证的录入(1)凭证基本内容的录入(2)辅助核算数据的录入会计分录输入说明：(1)分录的每一条记录摘要均不能为空。(2)分录的每条记录摘要可以不同,常用语句可以在“获取”中找到。(3)输入的科目编码必须在建立科目时已经定义。(4)必须是最底层的科目编码（明细科目）。(5)不能有非法对应科目。(6)一条记录其金额只有一个方向;金额不能为“零”;红字以“－”号表示;会计科目借贷双方金额必须平衡。3.3.1.2凭证的审核尽管账务系统在凭证录入的过程中设计了大量的检验功能，但一些人为的错误，例如凭证的科目代码输入错误导致会计科目发生错误；凭证的借贷方金额同时发生错误，且错误金额相同。这些错误是计算机系统很难检测的。这就要由审核人员进行审核了。凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进行的检查和核对。审核的主要内容是:记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等。根据会计内部控制的要求，凭证制单员和审核员不能为同一人，即任何用户都不能审核自己编制的凭证。对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，还可通过系统参数设置后强制由出纳签字。3.3.1.3凭证的修改1、对没有进行审核的错误凭证，可以直接利用凭证修改功能进行修改。2、对已经进行了审核，但是还没有记账的错误凭证，应先取消审核，然后再在凭证修改功能中进行修改。3、对已记账的错误凭证，则不能利用凭证修改功能进行修改。3.3.2记账3.3.2.1记账原理在会计信息系统中，所有的账簿数据均以数据库文件方式存放于系统之中。从系统内部的处理过程来看，记账处理实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递。3.3.2.2记账过程1．选择记账凭证2．系统自动检验记账凭证3．正式记账进行记账工作需要注意以下问题：1．未经审核的记账凭证不能记账。2．有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账。3．记账过程决不允许无故中断系统运行或关机对记账处理的几点说明：①凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上直接修改。②在记账开始后，不能中断系统的运行。③初次使用账务系统时，若输入的期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡，则不能进行记账。④所选范围内的凭证如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账并给出报告。⑤多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能。⑥记账功能随时可运行，每月执行记账的次数是任意的。3.4期末业务处理3.4.1期末的摊、提、结转业务处理对于期末的摊、提、结转业务的处理，系统都要求用户事先设置好正确的转账凭证模板，需要时调用设置好的凭证模板，由计算机自动生成转账凭证。使用转账凭证模板生成转账凭证功能，需要注意以下几个问题：1、在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。2、注意期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序。(p74)3、结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿。3.4.2自动转账凭证的设置1．登记一个转账凭证模板2．设置转账凭证模板这种设置主要包括：科目编码、借贷方向和金额的取数公式，取数公式实际上是告诉计算机如何从系统内获取转账凭证所需要的数据。如果涉及到的科目是部门核算类或项目核算类，且需要按部门或项目结转则还应设置制定部门或项目；如果不指定则系统默认为结转所有的部门或项目。3.4.3试算平衡和对账计算机账务系统试算平衡功能就是将系统中所有科目的数据按会计平衡公式进行平衡检验。对账是对各个账户的数据进行检验，以检查对应账户的是否平衡。3.4.4结账通用账务系统结账工作的一般处理步骤是：1．停止本月的记账工作。2．进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。3．进行试算平衡。4.将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。期末结账时应注意以下问题：1．各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。2．当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。3．上月未结账，本月无法结账。4．每月只能结账一次。5．有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账。多数通用软件年末结账后系统会自动生成下一年度的机内账簿，并将本年各账户期末余额结转下年。3.5账务系统的输出3.5.1账务处理子系统输出方式在账务系统中信息输出的方式有三种：通过屏幕显示输出，通常称为查询。通过打印机打印输出，通常称为打印。在账务系统中凡是可以查询到的内容都可以打印。打印输出按照打印方式的不同可以分为套打和完全打印。使用哪种方式由用户自己决定。通过活动硬盘等输出，通常称为备份。由于备份功能对系统数据的安全有重要意义，又与系统数据恢复功能有密切联系，因此备份不光是信息输出的一种方式而且是系统维护的重要功能。3.5.2记账凭证的输出1.记账凭证的输出记账凭证的输出