第7章会计账簿

第七章会计账簿学习目的和要求学习本章，要求理解设置和登记账簿对于系统地提供经济信息、加强经济管理的作用，熟悉日记账、总分类账、明细分类账的内容、格式、登记依据和登记方法，掌握登记账簿的各种规则，包括错账更正的规则。第一节会计账簿的意义和种类一、会计账簿的概念会计账簿，是由具有专门格式的账页组成的，以会计凭证为登记依据，全面、连续、系统地记录各种经济业务的簿册。二、会计账簿的作用（一）及时提供系统完整的会计核算资料；（二）全面反映财产物资的增减变化；（三）为考核经营成果和进行经济活动分析提供依据（三）为编制会计报表提供依据。三、会计账簿的种类会计账簿按用途分按外形分按账页格式分序时账簿分类账簿订本式活页式卡片式三栏式多栏式数量金额栏式备查账簿第二节会计账簿的设置和登记方法一、日记账的设置1、现金日记账的设置和登记（1）采用订本账，账页格式采用三栏式或多栏式（2）三栏式登记方法2、银行存款日记账的设置和登记（1）采用订本账，账页格式采用三栏式或多栏式（2）三栏式银行存款日记账的登记方法二、总分类账簿1、含义：总分类账是根据总分类科目（一级科目）开设的，用来分类登记全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益以及收入、费用、利润等总括核算资料的账簿。2、格式：总分类账一般采用借、贷、余三栏的订本账。3、登记依据：总分类账登记的依据主要取决于所采用的会计账务处理程序。它可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以把各种记账凭证先进行汇总，编制成汇总记账凭证或科目汇总表后进行登记。三、明细分类账簿1、含义：明细分类账是根据需要按某个总账科目所属二级科目开设的，用来分类登记某些经济业务，借以提供某些明细核算资料的账簿。2、格式：明细分类账的格式主要有以下三种：–三栏式明细分类账；–数量金额式明细分类账；–多栏式明细分类账四、总分类账和明细分类账的平行登记•什么是账簿的平行登记账簿的平行登记是根据会计凭证，将一项经济业务既要记入有关总帐，又要记入与总账相应的其他账簿。•平行登记的要点–时期相同应在同一会计期间在有关总分类账户和有关明细分类账户中进行登记–方向一致总分类账户和所属明细分类账户登记在相同的方向–金额相等记入总分类账户中的金额必须与记入所属有关明细分类账户中的金额之和相等所属明细分类账簿的期末余额之和总分类账簿期末余额＝＝＝＝总分类账簿本期借方发生额所属明细分类账簿本期借方发生额之和总分类账簿本期贷方发生额所属明细分类账簿本期贷方发生额之和总分类账簿期初余额所属明细分类账簿期初余额之和•启用时：–要在账簿扉页填列“账簿启用表”,详细载明：•账簿名称和编号；•财会主管及记账人员；•账簿页数；•单位名称及负责人；•账簿册数；•启用日期等。（一）账簿的启用第三节会计账簿的启用和登记单位名称本账簿名称册次页数使用起讫日期第册第号至第号共计页自至年月日起止单位负责人主管会计记账姓名姓名姓名盖章盖章盖章经管人员交接记录职别姓名接管交出备注公章年年月月日日盖章盖章经管账簿人员一览表格式——订本式账户账户账户名称号页名称号页名称号页账户目录账户目录格式二、登记规则1、记账必须以审核无误的记账凭证为依据。2、登记账簿要使用规定的笔和墨水。3、记账的文字和数码要清楚、规范。4、记账要按页次和行次顺序连续使用账页。5、账户余额的结出方法。6、要办理账页间的转页手续。7、要保持账面清晰、整洁。8、实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。对收款和付款业务，在输入收款凭证和付款凭证的当天，必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金相核对。撕掉，再填一张！错了，怎么办呢？第四节错账的更正方法有三种方法哦：划线更正法红字更正法补充登记法一、划线更正法适用范围：适用于登记账簿后发现记账凭证正确，而账簿记录出现文字或数字错误的情况。更正方法：用红色钢笔在错误的文字或数字上划一条横线；用蓝色钢笔在被注销的错误文字或数字同一行上方的空白处填写正确的文字或数字；由记账人员在更正处加盖印章，以明确责任。如：在账簿中将数字2600误写成2800。2600更改：2800史锐例:材料账摘要—入库甲材料500Kg,@3.23误为乙材料,@3.32元甲3.23正确更正:入库乙材料500Kg,@3.32元23甲错误更正:入库乙材料500Kg,@3.32元二、补充登记法1、适用范围在登记账簿以后，发现记账凭证中应借、应贷科目正确，但所记金额小于应记金额时。从而导致账簿记录出现同样错误的情况。2、更正方法按照应记金额与错误金额的差额，填制一张与原错误记账凭证作记录的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账，以补记少记的金额。并在摘要栏注明：“补记第号凭证少计数”。例：2007年1月2日以银行存款6500元归还前欠的购货款，在填制记账凭证时，误将金额填为5600元，并据以登记入账。2007年1月31日发现错误：（1）2007年1月2日其错误分录为：借：应付账款5600贷：银行存款5600（2）2007年1月31日按差额编一张蓝字记账凭证，并据以记账（登记账簿）：借：应付账款900贷：银行存款900三、红字更正法1、适用范围：（1）适用于登记账簿后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目没有错误，但所写金额大于应记金额，从而导致账簿记录出现同样错误的情况。（2）适用记账后发现原编制的记账凭证中应借应贷会计科目或记账方向有误。2、更正方法：具体方法（1）将多记的的金额用红字填制一张与原错误记账凭证所记录的借贷方向、应借、应贷会计科目相同的记账凭证，并在摘要栏注明：“冲销第号凭证多计数”，并据以登记入账，以冲销多记的金额。具体方法（2）先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并在摘要栏注明：“冲销第号凭证多计数”并据以用红字登记入账。然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并在摘要栏注明：“更正第号凭证错误”。登记入账。举例说明：例：从银行提取现金350元，在填制记账凭证时，误将金额填为530元，并已据以登记入账。其错误分录为：借：现金530贷：银行存款530更正方法：（1)编制一张红字（金额）记账凭证，并据以记账：借：现金530贷：银行存款530借：现金贷：银行存款（2）编制一张正确的蓝字（金额）记账凭证，并据以记账：借：现金350贷：银行存款350530530案例：错账的更正方法_红字更正法资料：2002年11月30日，企业在对账时发现下列一笔经济业务业务内容：2002年11月5日，开出现金支票780元，购买办公用品。有关会计处理如下：1、记账凭证2、有关账簿记录如下：（1）库存现金总账（2）管理费用总账（3）、银行存款总账要求：分析上述处理是否正确，如有错误，确定应采取的更正方法，并进行更正。分析：本业务开具的现金支票，应通过“银行存款”账户进行核算，而不是通过“现金”账户。本错误属于会计科目使用错误，由于已编制记账凭证并据以登记入账簿，应采用红字更正法进行更正。具体更正应分两步，先编一张红字记账凭证并登账，再编一张正确的记账凭证并记账。具体步骤如下：•编一张红字记账凭证并登账1、红字记账凭证2、据此以登记有关账簿（1）、管理费用总账（2）、现金总账•编一张正确的记账凭证并登账1、正确的记账凭证2、并据此登记有关账簿（1）、管理费用总账（2）、银行存款总账错账的更正方法1、划线更正法适用于结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并没有错误的情况2、红字更正法适用于记账后发现凭证中应借、应贷科目或金额有错误，或原记账凭证所用科目没有错但所填金额大于应记金额等情况3、补充登记法适用于记账后发现记账凭证所用会计科目没有错，但所填金额少于应记金额等情况对账账证核对账账核对账实核对就是在有关经济业务入账以后，进行的账簿记录的核对和检查。一、对账第四节对账和结账对账账证核对各种账簿记录与有关会计凭证和记账凭证与所附原始凭证之间的核对。对账账账核对各种账簿之间有关记录互相核对，具体核对内容主要有：总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对各明细账户的余额合计数与其有关总账账户余额核对现金日记账和银行存款日记账期末余额与有关总分类账户期末余额核对会计部门各种财产物资明细账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细分类账的期末余额核对对账二、结账1、结账就是把每一个会计期间(月份、季度、年度)的经济业务全部登记入账后，计算结出本期发生额和期末余额，并将余额结转下期或新账的过程。2、结账的程序：–查明本期发生的经济业务是否全部入账。–按照权责发生制原则调整和结转有关账项。–结算各总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额，并将期末余额结转下期，作为下期的期初余额。3、结账的方法（1）月、季、年度终了，均需进行结账。（2）在月结、季结数字上端和下端均划单红线；年结时应将各个账户结平，并在最后一行的合计数下端划双红线。月结：在各账户的最后一笔数字下，结出本月借方发生额、贷方发生额和期末余额，在摘要栏内注明“本月发生额及期末余额”字样，并在数字的上端和下端各划一条红线。季结：在本季度的最后一个月的接着数字的红线下一行，将本季度三个月的借、贷双方结数汇总，并再摘要栏内注明“本季发生额及余额”，再数字下端划一条红线。年结：应将全年发生额的合计数填制于12月份结账记录的下面，在摘要栏内注明“全年发生额及年末余额”字样，并在数字下端划双红线，表示“封账”。（3）结账示范：以现金账户为例年月日凭证号数摘要借方贷方借或贷余额11上年结转借150560借901050借1402140借10031本月合计50100借100略331第一季度合计320270借2001231年度合计1120011100借250第六节账簿的更换与保管一、账簿的更换总账、日记账和大部分的明细账，要每年更换一次。方法：年初，将旧账簿中各账户的余额直接记入新账簿中有关账户新账页的第一行“余额”栏内。同时，在“摘要”栏内加盖“上年结转”戳记。银行存款总账日月余额借/贷贷方借方摘要凭证号数2005年借274000上年结转一小部分明细账还可以继续使用，年初可以不必更换账簿。如：固定资产明细账。在新旧账户之间转记余额，可不必填制凭证。在年度内，订本账记满更换新账时，办理与年初更换新账簿相似的手续。二、账簿的保管会计账簿是企业重要的经济档案和历史资料，必须妥善保管，不得任意丢失和销毁。年末结束后，会计人员应在活页账簿前面加放“账簿启用表”和“经管账簿人员一览表”装订成册，并加上封面，统一编号后，与各种订本账一并归档。各种账簿应按年度分类归档，编制目录，妥善保管。既保证在需要时能迅速查阅，又保证各种账簿的安全和完整。各种账簿的保管年限（日记账一般15年，其中现金和银行存款日记账为25年；固定资产卡片应在报废清理后应继续保存5年，其他账保存15年）和销毁的审批程序，应按会计制度的规定严格执行。