第十二章会计电算化

四川职业技术学院陈俊杰中国•遂宁第十二章存货管理子系统四川职业技术学院陈俊杰北京交通大学出版社会计电算化实用教程教学目标了解存货管理子系统的主要功能；理解存货管理子系统与其他子系统之间的数据传递关系；掌握存货管理子系统的基础设置方法、期初数据的输入方法和记账方法，以及存货业务处理日常业务方法；熟练掌握及运用存货子系统处理企业的其他实际经济业务。内容概览第一节存货管理系统概述第二节存货管理系统的初始化设置第三节存货管理系统的日常业务处理企业为了销售或者生产，通常都需要储存大量的存货，存货在企业资产中的比重很大，占用了企业的大量资金，所以企业都试图在不影响正常生产经营的条件下把库存降到最小，以提高资金的使用效率。存货管理子系统能够对存货的收发进行有效的管理，并加以准确、及时地反映。第一节存货管理子系统概述存货是指企业在日常生产经营过程中为销售或耗用而储备的各种有形资产，包括库存的、加工中的、在途的原材料、燃料、商品、在产品、半成品、包装物、低值易耗品等。存货范围的确认应以企业对存货是否具有法定的所有权作为依据，不论其存放何处或者处于何种状态，都确认为存货。存货的核算也因行业不同而有所不同，其中制造企业和商品流通企业具有较大的代表性。存货管理可以分为库存管理和存货管理核算，可以分别运行也可以同时运行。存货管理是采购管理、生产管理和销售管理的枢纽，采购活动增加库存，销售活动减少库存，生产领用减少库存、产成品入库增加库存，因此存货核算管理的好坏直接影响着企业的资产质量、成本和利润的高低。一、存货管理分析1.库存管理对于所有的企业来说，库存管理是一个重要的过程。库存管理主要从物流的角度进行管理，对存货的入库、出库和结存加以反映与监督。在会计信息化的环境下，存货子系统可以处理各种不同种类的入库业务，包括入库、成品的出库等；可以处理不同种类的出库业务，包括销售出库、材料出库、调拨出库等；还可以对库存进行安全管理、不合格管理、保质量期的管理等。2.存货价值管理存货的价值管理与库存管理紧密联系，价值管理主要从资金流的角度围绕存货的入库成本、出库成本和结存成本对存货的收发存进行反映和控制。在入库业务中通过各种入库单据反映数量的增加，同时也反映存货成本的增加；在出库业务中反映存货成本的减少；在期末盘点时，反映存货结存成本的变动，不同的是，数量的反映具有单一性，而价值的反映具有多样性，企业可以选择计划成本法或实际成本法进行计价。二、存货的日常核算企业对存货的日常会计核算因企业的类型、规模以及管理方式的不同而不同。包括核算采购存货的入库成本；核算半成品的入库成本；核算假退料业务的入库成本；核算销售存货的出库成本；核算材料领用的出库成本；核算存货盘亏、盘盈的成本；核算存货的跌价准备的增减变动和结存。比如工业制造业的核算内容包括：“物资采购”、“原材料”、“包装物”、“低植易耗品”、“库存商品”、“存货跌价准备”等。三、存货管理子系统的特点和目标1.存货管理子系统的特点（1）数据存储量大。（2）数据变化频繁。（3）核算的内容极其广泛。（4）核算的方法复杂。（5）与其他子系统有较多的数据传递关系。（6）管理要求高。2.存货管理子系统的目标（1）支持按照计划成本和实际成本核算。（2）正确反映出入库的情况。（4）提供完整的各种管理信息。（3）正确计算期末存货结存信息。四、存货子系统主要功能模块分析存货子系统与的主要功能模块有：初始化设置、单据处理、账表输出、自动转账、系统服务等。每个功能模块有可以设置多个独立的子模块。1.初始化。是指企业在使用存货子系统之前，要根据企业自身的规模、属性进行个体特性设置。存货子系统的初始化包括存货档案设置、计量单位设置、仓库档案设置、收发类别设置、产品结构设置、单据设计、存货科目设置等。2.业务单据。包括采购入库单的输入、产成品入库单的输入、其他入库单的输入、假退料单的输入、材料出库单的输入、其他出库单输入、调拨单输入、盘点单输入等。3.账表输出。包括ABC成本表、存货周转率分析表、存货资金占用分析表、收发存汇总表、超储库存表。4.自动转账。包括三个子模块：转账凭证设置、编制自动转账凭证和自动转账。5.系统服务。主要包括对存货子系统相关数据的备份、数据的恢复、系统维护和修改密码等。第二节存货管理子系统的初始化设置存货子系统的初始设置是为了用户在计算机上处理自己企业的存货业务准备一个适宜的运行环境而设计的模块。一、系统启用系统启用就是激活存货管理子系统模块。操作的步骤是：从[企业门户]—[基础信息]—[基本信息]进入，点击[系统启用]按钮，使存货核算一栏的系统编码显示“√”，打开存货启用，界面如图所示。二、基本设置修改基本设置的修改包括：核算方式、暂估方式、销售成本的核算、委托代销成本核算方式、零成本出库选择、入库单成本选择、红字出库单成本、资金占用规划等。其操作步骤是：从[企业门户]—[供应链]—[存货核算]—[初始设置]—[选项]—[选项录入]进入，其界面如图所示。可以对不同的选项进行修改。三、存货档案的设置存货档案设置模块的功能是根据用户的需要增加、修改、删除、查询和打印存货档案，并将结果保存在存货档案文件中，为其他的设置提供一个最为基本和常用的信息，为编制采购订单、销售订单、各种出入库单、收发存的登记和输出管理所需要的账表提供数据。基本设置的内容包括：存货编码、存货的名称、计量单位组、主计量单位组等。存货设置的步骤是：从[企业门户]—[基础信息]—[基础档案]—[存货档案]进入，其界面如图所示。财务人员就可以根据需要输入各种存货的基本信息。2.成本设置成本设置包括计价方式、费用率、参考成本、最高进价等，界面如图所示。它和控制、其他、质检等相关参数的设置是为了适应存货管理和成本确认的需要。四、仓库档案的设置存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先要对仓库进行管理，所以仓库档案的设置是系统的重要工作之一。五、计量单位设置存货不仅要进行价值核算，还要进行数量核算，数量核算离不开计量单位。同一种存货可以因不同的包装规格采用不相同的计量单位，这些不同的计量单位之间必须设置主计量单位及它们的转换关系。计量单位设置的内容包括单位编码、单位名称、单位组编码、计量单位组名称及编码等。计量单位被设置好以后就不能进行修改和删除的操作。六、收发类别设置收发类别设置主要是用于设置收存货类别和发存货类别，为输入单据和发存货类别进行统计提供依据。存货因各种出入库业务而随时发生各种的变化，企业就需要对各种出入库业务进行管理和监控，这就需要进行出入库的类型的设置。七、产品结构设置如果企业要通过采购计划计算得出物料需求计划和生产计划所需要的材料数量，就必须设置产品机构，也就是物料清单。他表示产品的组成结构和组成单位产品的原材料与零部件的数量，产品结构的设置应该先对父项进行定义，再定义子项，子项是构成父项的直接的材料或半成品。八、单据设计系统提供了单据的设计功能，用户可以根据企业的需要设计出符合企业实际情况的单据组成形式。单据设计的内容包括单据头栏目和单据体栏目的增删及其布局。比如才后入库单、产成品入库单、销售入库单、材料入库单、盘点单、调拨单等单据，这些单据在企业的运作过程中反映着库存材料的实时状况。九、科目设置科目的设置是系统生成记账凭证的必要条件。系统都提供了自动制单的功能，即可以按照一定的规则自动生成记账凭证，传递到总账系统中。科目设置包括：存货科目设置、对方科目设置、税金科目设置、运费科目设置、结算科目设置、应付科目设置、非合理损耗科目设置、凭证摘要设置等。十、期初余额设置“期初余额设置”模块的功能是将用户输入的存货期初数据存入相应的文件中，为计算机系统存货核算和管理功能提供基础数据。第三节存货管理子系统的日常业务处理一、入库单的录入1.采购入库单录入入库单录入模块的功能是为用户提供单据录入界面，用户将数据录入结束以后，系统自动将其保存在入库单文件中。采购入库单是企业日常采购入库业务所填制的主要单据，在采购子系统中，采购入库单的填制是处理日常业务的主要原始单据之一。操作的步骤是：从[企业门户]—[供应链]—[存货核算]—[日常业务]—[采购入库单]进入，如图所示。2.产成品入库单的输入产成品入库单是工业企业入库单据的主要部分。产品入库单包括工业企业生产的产成品、半成品入库时所填制的单据。在该模块中既可以输入正常产品入库单，也可以输入已入库的不合格产品红字退回单据。3.调拨单的录入调拨单是指用于仓库之间存货的转库业务或者是部门之间的存货调拨业务的单据。在同一张调拨单上，如果转出部门和转入部门不同，则为部门之间的调拨业务；如过转出部门和转入部门相同，但转出仓库和转入仓库不同，则为仓库之间的转库业务。4.盘点单的输入企业在期末要对存货进行盘点和编制盘点清单。盘点单也是企业管理人员做出管理决策的重要依据。5.其他入库单的输入其他入库单包括采购入库、产成品入库等形式以外的存货其他入库形式所填制的入库单据，比如盘盈入库、调拨入库等，在此模块中不仅可以输入其他形式的正常入库单据，还可以输入红字退回的单据。二、出库单的录入出库单的录入功能是为用户提供单据录入窗口。有的系统提供一种出库单的格式，有的系统提供疏三种出库单的格式。企业的出库单主要包括销售出库单、材料出库单和其他出库单。1.销售出库单的录入销售出库单是指一般产品销售出库时所填制的出库单据，销售出库单有销售和应收子系统生成，存货子系统对其进行接收和修改。操作步骤是：从[企业门户]—[供应链]—[库存管理]—[日常业务]—[销售出库单]进入，如图所示。2.材料出库单的输入材料出库单是指工业企业领用材料时所填制的出库单据，是工业企业出库单据的主要部分，一般出库单录入模块提供录入正常情况下领用材料的出库单及退库单。3.其他出库单的输入，其他出库单指销售出库、材料出库之外的其他业务，比如调拨出库、盘亏出库、组装拆卸出库等业务形成的出库单。三、存货管理子系统的数据处理1.单据的调整。调整单据录入模块的功能是提供对各种入库调整单、出库调整单进行录入。2.单据的审核。单据的审核模块的功能是对临时的入库单和临时出库单中的单据进行审核。既可以对其逐一审核，也可以批量审核。3.单据的查询。查询输出模块的功能是查询各月的入库单和出库单，并将其显示给用户，按照条件查询满足条件的所有单据，用户也可以对单据按照某一条件进行排序。4.单据记账。单据记账功能是计算机自动根据临时的入库单和出库单文件中已经审核的单据更新存货结存文件，并将已经审核的入库单和出库单追加到相应的文件中。5.存货记账。存货记账是指将存货的各种出入库单据过入存货明细账，如果各种出入库单据在存货记账之前没有单价和金额，系统将按照存货档案设定的方式进行自动取数。6.自动转账。自动转账凭证文件设置是为了将存货子系统中有关的业务数据组织成为凭证数据，再传递到账务子系统。7.跌价处理。指系统提供的计提跌价准备处理、跌价准备冲回的处理等。跌价处理的结果自动生成记账凭证并转到账务处理子系统。8.期末处理。当企业完成全部日常的业务以后，存货成本是按全月平均法和计划价、售价方式核算，企业就要进行期末处理。四、账表的输出与系统服务系统为用户提供了账表的输出功能，主要是输出各种统计、分析报表和明细账。经过日常存货处理和期末处理后，存货子系统生成了存货的各种账薄、报表和存货分析所需要的数据，通过存货账薄输出与存货分析模块，计算机按照用户的需求自动输出各种账薄和分析表。课后练习一、名词解释1.存货2.存货价值管理3.先进先出法4.加权平均法5.个别计价法6.材料出库单二、单选题1.企业要实现用计算机完成存货管理，首先要通过（）将基本数据输入计算机。A.系统初始化模块B.采购模块C.凭证录入D.系统维护模块2.存货子系统一般分为初始设置、（）记账与计算、期末处理、账表输出、统计分析和系统服务等功能模块。A.供应商设置模块B.出入库管理模块C.存货结存模块D.采购价格模块3.采用加权平均法计价法进行存货成本核算时，存货结存文件中（）字段是必不可少的。A