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财务人员必备的EXCEL秘籍1、建立“常用文档”新菜单在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“会计课表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“会计课表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。定位到相应的工作簿(如“会计课表.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。2、制作“专业符号”工具栏执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。打开“自定义”对话框在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”确定后,即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。选中其中一个“自定义按钮”,对它们进行命名。右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项选中相应的宏,确定退出。3、把数据彻底隐藏起来选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框设置好密码后,“确定”返回4、在Excel中自定义函数执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开VisualBasic编辑窗口。在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块1在右边的“代码窗口”中输入以下代码:FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction5、用连字符“&”来合并文本在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在E1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。选中E列,执行“复制”操作,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。6、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其它“监视点”。7、控制特定单元格输入文本的长度我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样8、在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。9、改变文本的大小写。“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写“=LOWER(源数据格)”,将文本全部转换成小写“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等10、用特殊符号补齐位数我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位,就只须将公式改为=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)))如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为=REPT(#,16-LEN(A3))&A3如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#,8-LEN(A4)/2)如果你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话=(TEXT(A5,$#,##0.00)&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,##0.00))))11、把基数词转换成序数词=A2&IF(OR(--RIGHT(A2,2)={11,12,13}),th,IF(OR(--RIGHT(A2)={1,2,3}),CHOOSE(--RIGHT(A2),st,nd,rd),th))12、Excel中“摄影”功能的妙用我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”,再在命令栏中找到“照相机”按钮,并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”,只须先选择它们,然后按下“摄影”按钮,这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然,也可以是另一张表格),再次按下“摄影”按钮,这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然,Excel是将它作为一幅图片来对待了,我们可随意将它进行旋转、缩放处理。试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”,数据也被同步更新了13、“驯服”剪贴板窗口如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的“选项”,清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来,只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。14、利用公式审核工具查看数据出处单击“工具”菜单的“公式审核”选项,并点击“显示公式审核工具栏”当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后,Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在15、巧用“智能鼠标”点击“工具”菜单中的“选项”命令然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框,点“确定”后在“智能鼠标”的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小,而只有当我们按住Ctrl键,再滚动鼠标滚轮时,工作表才会像往常一样上下翻页谢谢观看
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