财务管理模组

08學習目標財務管理模組在組織電腦化的各個子系統中，財務會計系統居於資料彙總的地位，除了提供企業對外公布的會計報表外，也提供企業內部營運管理所需要的資訊。本章將介紹幾個會計資訊系統中重要的子系統，除了介紹各個系統和其作業流程之外，還會說明系統與系統之間的關聯。本章摘要第1節應收帳款系統第2節應付帳款系統第3節票據現金管理系統第4節會計介面系統第5節總帳管理系統第6節成本會計系統第7節結語個案探討Chapter8財務管理模組3第1節應收帳款系統為什麼企業的交易中，幾乎都沒有用現金交易的情形呢？可能有以下的幾個原因：1企業一般的交易數字都不小2另一個原因是企業交易不會立刻付現3信用交易在企業中是一個很重要的交易方式Chapter8財務管理模組4應收帳款流程圖8-1為應收帳款系統的流程圖：就是指企業賒銷商品或服務所產生的債權。應收帳款Chapter8財務管理模組5圖8-1：應收帳款系統流程收到訂單查閱客戶付款與信用狀況調查客戶基本資料拒絕接受訂單接受訂單產生應收帳款產生壞帳應收票據轉至票據系統舊客戶新客戶出貨後收到客戶支票Chapter8財務管理模組6基本應收帳款循環可分成三大步驟：1應收帳款立帳2應收帳款收款3應收帳款沖銷確認；當一切無誤後，再轉製成會計總帳的傳票Chapter8財務管理模組7應收帳款系統的功能提供明確清楚的應收帳款資料提供完整彈性的沖帳作業功能提供壞帳處理功能協助客戶資料管理提供各式報表Chapter8財務管理模組8應收帳款系統的目的即時提供各式應收帳款的資訊報表，以提供管理者作分析與決策之用電腦能夠自動開立對帳單，讓稽核人員隨時追蹤應收帳款目前的收帳情況提供各種自動或是人為方式的沖帳作業，以利於會計人員能夠順利的進行沖帳作業提供帳齡分析的功能迅速反應客戶的信用狀況與其他系統如票據系統、總帳系統、銷售系統等連結，以收整體效益Chapter8財務管理模組9以OracleReceivables應收帳款管理系統為例客戶資料管理企業必須要了解本身客戶的現況以及客戶的信用狀況，才能夠做出正確的決策。OracleReceivables有提供基本的客戶基本資料建立。客戶資料管理的步驟如圖8-2所示。Chapter8財務管理模組10圖8-2：客戶資料管理的步驟建立顧客資料表分類輸入顧客資訊分配顧客訊至分類中檢視顧客資訊消除重複資訊設計顧客關係Chapter8財務管理模組11應收帳款立帳功能應收帳款利用人工輸入的方法有兩種：第一種是利用批次輸入，適用於整批輸入的資料，像是由訂單系統轉入。圖8-5：由使用者定義資料排序依據的作業畫面Chapter8財務管理模組12圖8-6是解釋當系統遇到違反規則時所產生的處理。發票資料自動發票介面資料表Oracle應收帳款交易資料表錯誤的資料進行檢視圖8-6：系統遇到違反規則時所產生的處理Chapter8財務管理模組13如果資料符合使用者的規定時，帳單便會進入系統進行存取，反之若資料違反規定，則會有例外介面產生，如圖8-7。圖8-7：資料違反規定時所產生的例外畫面Chapter8財務管理模組14應收帳款收帳收款資料可以由人工是自動輸入至應收帳款系統中。報表查詢及結帳作業應收帳款系統提供可由多角度來查詢客戶交易資料，以滿足管理者不同層面的需要。Chapter8財務管理模組15第2節應付帳款系統應付帳款是企業在短期內必須償付的帳款，屬於流動負債的一種。其流程可以分為下面幾項：這五個步驟是企業向外取得資源必經的五個程序，每一個程序都有其流程與控制重點。圖8-8為應付帳款資訊系統的流程圖：請購→採購→驗收→請款→付款Chapter8財務管理模組16圖8-8：應付帳款系統流程會計總帳票據管理採購管理系統輸入支出資料會計分錄處理應付帳款明細處理付款作業處理資料維護產生各式報表Chapter8財務管理模組17應付憑單應付帳款的交易從發生到處理完成，表單繁多，在保管、操作上必定相當不便。因此為了加強對支出的控制，就有了應付憑單的設計。應付帳款系統之功能1提供明確清楚的應付帳款資料2付款日期的設定3應付帳款沖帳、查詢4供應商資料管理5各式報表的提供Chapter8財務管理模組18應付帳款系統之目的迅速的掌握付款狀況供應商往來狀況有效控制付款作業，避免人為疏失提供付款作業工作底稿，避免該付款項的未付，不該付的卻付了從發票號碼和驗收單，就能夠查詢目前付款的狀況Chapter8財務管理模組19圖8-9為應付帳款與其他系統之關係。圖8-9：應付帳款系統與其他系統關係示意圖Chapter8財務管理模組20以OraclePayables應付管理系統為例圖8-11則為Oracle公司的ERP系統中，應付管理系統的功能。圖8-10：Oracle公司應付帳款系統與其他系統示意圖Chapter8財務管理模組21圖8-11：應付帳款管理系統的功能Chapter8財務管理模組22OracleERP應付帳款系統特色強大供應商管理Oracle系統於供應商的架構分為三層：供應商連絡人供應商地點Chapter8財務管理模組23圖8-12：Oracle系統於供應商的架構付款地點採購地點付款地點採購地點詢價地點連絡人連絡人連絡人東京巴黎紐約供應商Chapter8財務管理模組24圖8-13：廠商基本資料設定的畫面Chapter8財務管理模組25高效率之帳款處理作業採購收料產生之應付一般費用立帳退貨與折讓預付款經常性費用外部系統轉入透過介面與鼎新功能強大之發票系統結合Chapter8財務管理模組26正確且彈性化之付款作業Oracle系統提供的付款方式有單張與批次付款兩種方式：單筆付款：包括人工開票與電腦開票對於一些緊急事件，必須立即付款之發票，可採用單筆付款。批次(多筆)付款：Oracle應付系統之批次付款有一定流程，流程如下：挑選要付款之發票排除付款或是修改付款金額確認支票格式及產生匯款資料確認付款完成Chapter8財務管理模組27應付帳款資料與總帳系統資料之一致性OracleERP強調之帳務流程之完整性，所以將應付帳款各立帳、付款與兌現帳務拋轉至Oracle總帳系統之資料，也會前後一致。全球化之彈性運作Oracle應付帳款管理系統提供多組織集團企業運作之架構，並提供彈性之預算控管，此系統完全適用於全球之多國語言、貨幣與彈性設計的會計制度等之功能。Chapter8財務管理模組28第3節票據現金管理系統票據管理系統所處理的對象，是企業交易行為中所收付票據。票據分為：票據現金管理系統流程架構圖如圖8-14所示：支票本票匯票Chapter8財務管理模組29總帳系統資金管理系統圖8-14：票據現金管理系統流程應收帳款應付帳款票據資料輸入異常票據處理票據兌現處理財務狀況預測票據資料查詢銀行調節表編製歷史資料維護報表編製編製各式報表Chapter8財務管理模組30票據現金管理系統所應具備的功能票據的查詢掌握資金狀況現金管理銀行調節兌現處理異常票據的管理異常票據的管理編制各種報表Chapter8財務管理模組31票據現金管理系統的目的提供各種角度的資料查詢，方便資料的處理。減少人工作業的錯誤，提高資料的正確性。提供財務預測分析的功能，協助管理者作資金調度控管。與應收帳款、應收票據，以及會計總帳，資金管理各系統連線，已獲取總體資訊管理的效益。可設定循環及非循環性融資帳戶，與額度及處理授信額度之管控。續下頁Chapter8財務管理模組32收票之直存、記收、票貼、撤票、退票、轉客票之異動處理。收票之兌現處理。付票之撤票、退票、兌現等處理。可隨時查詢帳戶之餘額及收支預計。付票之套版列印(by客戶格式設計)。提供各種管理資訊報表，以供管理者了解公司財務結構，加強公司的經營管理。續上頁Chapter8財務管理模組33第4節會計介面系統在會計資訊系統中，最大的特徵就是系統與系統之間的資料流動。Chapter8財務管理模組34辦公室系統財務會計系統公司營運系統票據管理現金管理帳款管理銷售系統製造系統人事薪資投資融資總帳會計固定資產預算管理群組軟體辦公室自動化圖8-15：會計系統介面之間的關係Chapter8財務管理模組35第5節總帳管理系統總帳管理系統的功能電腦化的總帳會計系統表8-1詳細列出電腦化與人工兩種總帳會計處理作業的差異。收集交易資料輸入資料儲存資料保持原有的會計控制分類及編號編製財務報表Chapter8財務管理模組36圖8-16：人工記帳會計作業流程圖Chapter8財務管理模組37會計工作人工會計處理方式電腦化會計處理方式分錄將每筆交易的借、貸方科目及金額，記入日記簿。將每筆交易所引起的各科目增減金額，儲存於磁碟。過帳將日記簿上借、貸方科目及金額，過入分類帳。計算與更新磁碟上的金額。試算計算各帳戶餘額，抄列成試算表。由電腦依磁碟上各科目餘額，列印試算表。調整將每筆調整事項的借、貸方科目及金額，記入日記簿並過帳。將每筆調整事項所引起的各科目增減額，儲存於磁碟，並計算與更新各帳戶餘額。編表依工作底稿調整後試算表欄，編製財務報表。由電腦依磁碟上各科目調整後餘額，列印財務報表。結帳將每筆結帳分錄的借、貸方科目及金額記入日記簿，並過帳後劃平。將每筆結帳分錄所引起的各科目增減額，儲存於磁碟，並計算與更新各帳戶餘額。表8-1：電腦化與人工兩種總帳會計處理作業的差異Chapter8財務管理模組38總帳管理系統的資訊流程圖8-17：總帳會計系統和其他子系統之間資料的流動Chapter8財務管理模組39圖8-18：總帳會計報表第0層資料流程圖總帳管理系統的作業流程Chapter8財務管理模組40總帳管理系統的目的迅速且正確的記錄所有交易將記錄過到適當的帳戶中確保所有會計科目的借貸餘額相等製作必要的調整分錄依據不同的會計期間產生可靠即時的財務報表Chapter8財務管理模組41以OracleGeneralLedger總帳管理系統為例AR應收OM訂單IV庫存PO採購GV發票CE資金管理NM票據管理AP應付FA固定資產GL總帳圖8-19：Oracle總帳系統與其他系統之間的關係Chapter8財務管理模組42Oracle的總帳系統有下列幾項功能：單一合併總帳帳本作業報表管理功能說明帳本的構成架構有三個：分別是會計期間、會計科目架構以及幣別。Chapter8財務管理模組43圖8-20：OracleGeneralLedger設定會計期間的介面圖8-21：OracleGeneralLedger設定幣別的介面Chapter8財務管理模組44第6節成本會計系統成本會計系統與其他相關系統圖8-22是說明成本會計系統與其他相關系統的關係。乃在於提供企業決策所需之資訊，以達成經營管理的目的。其基本功能乃是探求一定期間內產品的製造成本，以及成本之累積計算。成本會計資訊系統Chapter8財務管理模組45圖8-22：成本會計系統與其他系統間的關係Chapter8財務管理模組46成本會計系統的功能1精確而如期完成帳冊2提供各製程有關成本計算之資料3提供各部門有關成本計算之資料4取代反覆瑣碎的整理作業，以提高人工效率Chapter8財務管理模組47成本會計系統的目的企業期末存貨價值的估算。特定會計期間內所製造之產品，其製造成本之計算。特定會計期間內所製造之產品，依類別計算其製造成本，以此來控制成本。產品單位成本之計算，作為決定售價或收益性評估之參考，以此評估產品的收益性。開發新產品之預估成本計算，預估要使用的零件表，此為一種預估成本。Chapter8財務管理模組48第7節結語會計資訊的電腦快速而且精準處理龐大資料以及相對降低資料錯誤的能力，改變了昔日分權式的會計系統。個案探討