第05章WJC销售与应收款管理系统分析与设计(

主讲：王进朝（Email：[e-mail])2012第五章销售与应收款管理系统分析与设计教学内容：1．销售与应收款管理系统的目标、内容和特点；2．销售与应收款管理系统数据流程分析；3．销售与应收款管理系统设计。教学重点与难点：销售与应收款管理系统的外部数据关系；销售与应收款管理系统的内部数据关系。第一节销售与应收款管理系统目标、内容和特点采购管理与应付款管理是企业信息一体化解决方案中的两个不同系统，采购管理系统属于购销存系统，应付款管理系统属于财务系统。采购管理系统与应付款管理系统的结合运用，可以提供更完整的、全面的企业物流管理信息和财务管理信息，实现对企业采购活动的物流和资金流的全面管理和核算。一、销售与应收款管理系统的目标及时反映销售计划完成情况及时完成销售的日常核算和管理及时完成应收款的日常核算和管理提供销售决策支持信息二、销售与应收款管理系统的内容销售订单管理客户管理销售核算买椟还珠科目应收款核算统计分析（三）销售与应收款管理系统的特点业务内容核算复杂，数据的可靠性要求高数据实时性要求高核算与管理并重与其他系统联系紧密业务频繁，数据量大销售发票一、销售与应收款管理系统的需求分析二、销售与应收款管理系统的数据流程重构三、销售与应收款管理系统的外部数据关系四、销售与应收款管理系统的数据流程分析第二节、销售与应收款管理系统的数据流程分析一、销售与应收款管理系统的需求分析二、销售与应收款管理系统的流程重构1．整个流程共享统一的数据库在业务流程中，整个业务处理的数据起点是销售订单，销售部门、仓储部门、财务部门的业务处理都与销售订单相关，因此，在销售与应收款管理系统中，应以销售订单文件为主数据库文件。2．实现业务流程的集成销售订单被输入审核后，仓储部门的发货出库业务、财务部门出具销售发票与结算业务、财务部门的收款业务，都可以销售订单为依据进行相应的业务处理，实现销售与应收款管理与总账处理、库存管理、存货核算的业务协同和数据共享。3．实现销售、发货和收款的动态管理对于一般企业而言，销售、发货及收款三个环节由不同部门、不同人员处理，这三个环节之间的信息传递与共享对于有效管理销售流程至关重要。因此，销售发票的数量应该决定销售发货单的数量，并通过发票数量控制出库数量，通过销售发票的关键数据项目控制收款对象和结算金额，保证三个部门数据的一致性。三、销售与应收款管理系统的外部数据关系四、销售与应收款管理系统的数据流程第三节、销售与应收款管理系统设计销售与应收款管理系统的功能设计销售与应收款管理系统的代码设计销售与应收款管理系统的数据文件设计销售与应收款管理系统的输入设计销售与应收款管理系统的输出设计（一）销售与应收款管理系统的功能设计根据系统的流程图和需求，一个典型的销售与应收款管理系统功能如下。1.基础设置客户档案记录了往来客户的基本信息，用于对客户资料进行设置、维护和管理。客户档案资料将存入客户档案文件，在录入销售订单、销售发货单、销售发票、收款单时，可以直接调用客户档案的相关数据。客户档案设置付款条件设置客户付款条件将决定客户在某段期间内付款所能获取的现金折扣，同时将决定每笔销售业务的最后付款日期。客户付款条件主要用于销售订单、销售发票等环节。销售类型设置系统应允许企业根据自身的实际情况自定义销售类型，以便按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。销售类型通常包括零售、批发、委托代销、分期收款等，每一种销售方式进行相应的自动转账处理。坏账准备设置采用备抵法估计应收账款坏账损失的方法主要有应收款余额百分比法、销售余额百分比法、账龄分析法，系统应提供三种计提方法的处理功能，由企业根据本企业的会计政策在系统中选择确定。为了对应收款进行账龄分析，评估客户信誉，并按一定比例估计坏账损失，首先需要根据应收款欠款时间长短定义账龄区间。账龄区间的定义有助于对应收款进行分级分析，实时掌握客户的欠款情况。账龄区间设置报警级别设置报警功能是为应收款管理提供的一项辅助功能。通过对报警级别的设置，将客户按照欠款余额与被授信额度比例分为不同的类型，以便及时掌握、分析各个客户的信用情况。期初余额设置期初余额设置是为了保证销售业务处理的连续性和完整性，录入建账时尚未完成销售管理全部流程的业务单据。期初需要录入的单据通常包括：分期收款或先发货后开票销售方式下已经发或尚未出具销售发票的出库单、先开票后发货方式下的已开发票而尚未发货的销售发票、委托代销方式下尚未与受托方办理结算的出库单、尚未办理结算的销售发票和收款单等。2.单据录入销售订单销售订单是购销双方共同签署的、用以确认购销活动的标志。由于企业供应链系统可以实现以销售订单决定销售预算、生产预算和采购预算等多种业务处理。因而在所有业务单据中，销售订单的传递途径最多，涵盖的业务范围最广，是供应链整体的起源单据和最终目标。销售订单也是应收款管理和销售管理系统联系的纽带，如销售订单可以连接应收款管理系统的销售合同，又可以将合同信息传递到销售发票，将物流和资金流结合起来。销售出库单销售发货单是销售部门在确定销售订货成立，向仓储部门发出的发货通知单，是销售订单的重要执行单据。仓储部门根据销售发货单，进行产品出库处理，并填制销售出库单。销售出库单是储备资金转化为货币资金的标志，销售出库单一方面表现为实物的流出，另一方面则表现为货币资金的流入或债权的产生，销售出库单和销售发票的勾稽关系是对这一处理过程的控制。销售出库单包括蓝字销售出库单和红字销售出库单，红字出库单代表销售退货业务。销售发票销售发票是在销售开票过程中所开具的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票及其所附清单。销售发票是销售业务中最重要、也是最终的环节，是购销存管理与财务系统联系的主要数据通道，决定了财务系统中销售收入、销售税金、应收款的核算。收款单企业收到每一笔款项应知道该款项是客户结算所欠货款，还是提前支付的货款，还是支付其他费用。一般通过款项类型予以区分不同的用途，在录入收款单时，需要指定其款项用途，系统应根据款项类型的设定对收款业务做相应的账务处理。对于现销业务的结算，可以直接根据销售发票生成收款单。3.业务处理3.业务处理销售价格管理客户信用管理信用控制环节信用额度控制信用期间管理单据记账销售发货单录入（销售管理）销售出库单审核（库存管理）销售出库单记账（存货核算）借：主营业务成本贷：库存商品总账系统记账凭证临时库销售订单录入（销售管理）生成销售发票（销售管理）发票制单（应收管理）录入收款单（应收管理）借：应收账款贷：主营业务收入应交税金—增（销）借：银行存款贷：应收账款往来核销应收款管理系统的往来核销是企业日常进行的以回收货款核销应收款的工作，其核销方式主要有按余额核销、按单据核销和按存货核销。不同核销方式的选择，将影响到账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销方式或按存货核销方式能进行更精确的账龄分析。往来对冲往来款项对冲处理是为了避免往来款多头挂账的问题而设置的功能。往来对冲处理业务包括：应收冲应付、应收冲应收和预收冲应收。坏账处理应收款管理系统应依据应收款统计分析的数据，提供计提坏账准备、坏账发生、坏账收回等业务处理功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备，当坏账发生时进行核销处理；当被核销的坏账又收回时进行相应转回处理。坏账处理的结果应自动生成记账凭证传递到总账系统中。票据管理企业的销售活动都会产生应收票据管理业务。因此，应收款管理系统应提供对银行承兑汇票和商业承兑汇票的管理功能，记录票据的详细信息和票据的处理情况，包括票据贴现、背书、计息、结算、转出等处理。4.统计分析业务统计信息是依据销售订单、销售发票，结合企业管理信息的需求，生成的各种统计报表。一般包括销售收入统计表、客户销售情况明细表、销售退库统计表、销售订单统计表、销售订单执行情况汇总表、销售订单执行情况明细表、销售毛利统计表、应收款明细账、往来对账单、催款单等。业务分析信息是对销售流程中各项主要业务处理结果和运作情况进行的分析，以支持管理部门对销售业务的预测和决策。一般包括产品销售增长分析表、产品销售流向分析表、产品销售利润分析表、产品销售结构分析表、信用数量分析表、信用额度分析表、信用期限分析表、应收款账龄分析表、应收款周转分析表等。期末结账是结束本期的销售业务单据录入和处理，计算本期相关账户的余额，并将账户余额和基础数据转入下期的过程。期末结账的一般步骤为：检查本期的销售单据是否全部处理完毕；计算应收款账户的本期发生额，本年累计发生额、本期期末余额，将本期期末余额转为下期期初余额；更新系统数据库的相关数据项目，修改系统参数。5.期末处理（二）销售与应收款管理系统的代码设计客户代码销售与应收款管理的所有数据都与客户密切相关，为了使计算机更好地对客户进行管理，必须对客户进行代码管理。一般根据企业销售管理的需求，采用群码的方式设计客户代码。区域代码行业代码客户序号××××××（三）销售与应收款管理系统的数据文件设计客户档案文件序号字段名类型说明1客户编码C与实际客户一一对应2客户名称C汉字或英文字母7税号C纳税人税务登记证编号9银行账号C客户的结算银行编号14应收款余额N客户的购货欠款15购货折扣率N客户适用的价格折扣比率16价格级别C相同产品，对不同客户采用不同价格的等级17信用等级C企业对客户信用评价后得出的信用好坏程度18信用额度N赊销所允许客户欠款的最高限额19客户付款条件C对不同期间客户付款所允许的现金折扣比例20最后交易日D与客户最后一次交易的时间21最后交易额N与客户最后一次交易的金额22最后收款日期D客户最后一次付款的时间23最后收款金额N客户最后一次付款的金额销售订单文件序号字段名类型说明1订单日期D订单签订日期2订单编号C手工录入或系统自动连续编制3销售类型C销售方式，如委托代销、分期收款销售等4客户编码C从客户档案文件读取、选择、存储5客户名称C从客户档案文件读取、选择、存储6销售部门C从部门档案文件读取、选择、存储7业务员C从职员档案文件读取、选择、存储8结算方式C支付货款的方式，如支票、汇票等11付款条件C现金折扣比例12产品编码C从存货档案文件读取、选择、存储13产品名称C从存货档案文件读取、选择、存储14数量N产品实物数量15单价N产品销售价格16税率N销售产品适用的增值税税率，如17%，13%等17金额N含税金额（四）销售与应收款管理系统的输入设计（五）销售与应收款管理系统的输出设计产品销售增长分析表产品名称本期销售数量上年同期销售数量销售数量增长比率本期销售金额上年同期销售金额销售收入增长比率应收款账龄分析表客户名称应收余额1-10天11-20天21-30天30-60天60-90天金额比例金额比例金额比例金额比例金额比例合计思考题1．简述采购与应付款管理系统与其他系统的数据关系？2．简述采购订单、采购入库单、采购发票三者间的数据关系？3．什么是产品结构？在采购计划编制中的作用是什么？4．库存管理系统处理的单据有哪些？5．简述销售与应收款管理系统与其他系统的数据关系？6．简述销售订单、销售出库单、销售发票三者间的数据关系？7．在购销存系统中共享的主要数据项目有哪些？8．通过购销存系统的分析，简述物流、资金流、信息流的关系。销售管理第3节日常处理主要内容系统概述日常业务处理功能概述销售管理系统与其他系统的主要关系销售订单管理销售业务管理销售管理与其他系统的主要关系出库单出库单发票、单据销售成本收款信息现存量基础设置库存管理系统管理销售管理应收管理存货核算日常业务处理销售订货管理销售发货业务销售退货业务现收业务委托代销业务销售调拨业务零售业务其他业务综合查询月末处理销售订货管理录入销售订单审核销售订单关闭销售订单销售订单查询统计销售业务118日，销售二部，收到哈尔滨飞机制造厂订单一张，订购联想天禧套装，计50套，订购单价11499元，预计本月28日发货。业务类型：销售订货业务操作指导：1．在销售管理系统中填制销售订单2．在销售管理系统中审核销售订单1．在销售管理