第八章销售与应收账款系统

第八章销售与应收账款系统1学习要点通过本章的学习了解销售管理与应收账款子系统的主要功能和特点掌握销售管理与应收账款子系统的业务和数据处理流程熟悉和掌握销售管理与应收账款子系统的初始设置和日常业务处理主要内容第一节销售与应收账款子系统概述第二节销售与应收账款子系统的内部结构分析第三节销售与应收账款子系统初始设置第四节销售与应收账款子系统日常处理第五节账表输出第一节销售与应收账款子系统概述销售是企业生产经营成果的实现过程，是物料在企业内流动的终点，也是企业经营活动的中心。当企业的销售活动与货款的取得在时间上不一致，即销售产品、提供劳务等而未取得销售款项时，就形成了应收帐款。销售与收款活动构成企业的基本业务循环。销售与收款处理流程是企业最为重要的业务流程。销售管理子系统属于供销链的一部分，应收帐款子系统属于财务系统的一个子系统，二者可以各自独立执行，完成各自功能。由于两者有着紧密的联系，作为一个整体结合运用可以提供更完整、全面的企业物流业务管理和财务管理信息，实现对企业销售活动的物流和资金流的全面管理和核算。本章基于信息化后业务财务一体化模式来讨论该流程中关键业务环节的管理与控制问题。本节内容销售与应收账款子系统的目标与其他业务子系统之间的关系销售的业务流程一、销售与应收账款子系统的目标进行市场预测，及时、准确地编制销售计划，反映和监督销售合同的执行情况。完成销售的日常业务处理。包括销售报价和订货、销售出库、销售发货、销售退货、发票处理、结算等日常处理工作。完成应收账款的核算和管理。包括完成应收账款业务的日常核算，全面反映企业各项债权的时点状况，便于及时催款；及时反映和监督各项赊销业务的货款收回情况，以尽量减少坏账损失，并对可能的坏账数额进行估计；按照企业既定的计提方法计提坏账处理，及时处理确实无法收回的款项以及已确认并已转销为坏账损失后又收回的款项；及时记录客户资料，对客户的欠款情况、资信程度等进行动态跟踪管理，及时评价各客户的偿债能力和信用，确定信用政策，准确完成账龄分析。实现其他有关业务的管理。包括客户管理、价格管理、订单管理、信用管理、折扣管理和物料对应管理。能够完成有关销售分析、统计工作，打印输出各种需要的台帐、报表，通过网络等将各种信息按照需求传递到其他子系统。建立数据传输通道，实现销售管理子系统与应收帐款子系统之间，以及其与库存子系统、总账子系统、应付账款子系统、存货核算子系统等的数据共享。二、与其他子系统之间的关系销售管理与应收账款子系统是企业生产经营过程的重要组成部分与客户或购货机构签订销售订单，确认产品需求信息。销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后传递给库存管理子系统，并由库存管理子系统据此填制销售出库单，冲减库存系统的货物现存量；同时，从库存管理子系统获得最新的可供销售的存货现存量。向存货核算子系统传递销售出库单、销售结算单凭证，销售结算成本自动记录到存货的成本账中；同时，从存货核算子系统获得存货的销售成本。销售系统录入的发票传入应收账款子系统进行应收账款的核算。采购管理子系统录入的采购发票与应收账款子系统进行应付冲应收的核算。应付账款子系统录入的采购发票、其他应付单与应收账款子系统进行转账处理，完成应收冲应付的核算。应收账款子系统按销售发票生成往来款凭证，对发票进行收款结算处理，并把凭证数据传递总账子系统。向财务分析子系统提供各种分析数据。客户及购货机构销售管理子系统库存管理子系统应收帐款子系统采购管理子系统应付账款子系统总账子系统财务分析子系统存货子系统1与客户或购货机构签订销售订单，确认产品需求信息2销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后传递给库存管理子系统，并由库存管理子系统据此填制销售出库单，冲减库存系统的货物现存量；同时，它从库存管理子系统获得最新的可供销售的存货现存量。123456783向存货核算子系统传递销售出库单、销售结算单凭证，销售结算成本自动记录到存货的成本账中；同时，从存货核算子系统获得存货的销售成本4销售系统录入的发票传入应收账款子系统进行应收帐款的核算5采购管理子系统录入的采购发票与应收帐款子系统进行应付冲应收的核算6应付账款子系统录入的采购发票、其他应付单与应收帐款子系统进行转账处理，完成应收冲应付的核算7应收帐款子系统按销售发票生成往来款凭证，对发票进行收款结算处理，并把凭证数据传递到总账子系统8向财务分析子系统提供各种分析数据三、销售的几个业务流程普通销售业务流程销售与收款涉及的部门客户销售部门仓储部门财务部门客户销售部门仓储部门财务部门销售报价单销售订单销售发票收到货物发出货物销售出库单确认销售成本确认收入与应收收到货款支付货款协商价格签署订单先发货后开票的销售业务流程发货通知单收款单客户销售部门仓储部门财务部门销售报价单销售订单销售发票收到货物发出货物销售出库单确认销售成本确认收入与应收收到货款支付货款协商价格签署订单先开票后发货的销售业务流程发货通知单收款单客户销售部门仓储部门财务部门销售报价单销售订单销售发票收到货物发出货物销售出库单确认销售成本确认收入与应收收到货款支付货款协商价格签署订单开票发货同时进行的销售业务流程发货通知单收款单退货流程客户销售部门仓储部门财务部门退货申请单审核销售发票（红字）货物退回仓库销售退货单退货成本核算冲销收入收到货款退货协商退货业务基本流程审核销售出库单（红字）退款单第二节销售管理与应收账款子系统内部结构分析销售管理与应收账款子系统内部流程销售管理与应收账款子系统功能模块一、销售管理与应收账款子系统日常业务处理流程根据货物发出、发票开具的时间和处理先后顺序的不同，可以将销售业务归纳为几种情况：开票发货同时进行的业务先开票后发货销售业务先发货后开票销售业务退货业务1、开票发货同时进行的业务凭证凭证凭证发票制单（存货管理系统）核销制单制单发货通知单录入、审核（销售管理）销售出库单记账（存货核算）销售出库单录入、审核（销售管理）借：主营业务成本贷：库存商品借：应收帐款贷：主营业务收入应交税金借：银行存款贷：应收帐款销售发票录入（销售管理）录入收款单（应收账款系统）审核、记账（总账系统）销售订单销售报价单2、先开票后发货销售业务凭证凭证凭证发票制单（存货管理系统）核销制单制单发货通知单录入、审核（销售管理）销售出库单记账（存货核算）销售出库单录入、审核（销售管理）借：主营业务成本贷：库存商品借：应收帐款贷：主营业务收入应交税金借：银行存款贷：应收帐款销售发票录入（销售管理）录入收款单（应收账款系统）审核、记账（总账系统）销售订单销售报价单3、先发货后开票销售业务凭证凭证凭证发票制单（存货管理系统）核销制单制单发货通知单录入、审核（销售管理）销售出库单记账（存货核算）销售出库单录入、审核（销售管理）借：主营业务成本贷：库存商品借：应收帐款贷：主营业务收入应交税金借：银行存款贷：应收帐款销售发票录入（销售管理）录入收款单（应收账款系统）审核、记账（总账系统）销售订单销售报价单4、退货业务发生销售退货时，销售人员填制退货通知单，输入红字专用发票，并对该退货单审核后据此输入红字出库单，财务部门进行退货核算。凭证凭证凭证红字发票制单（存货管理系统）核销制单结算制单退货申请单录入审核（销售管理）销售出库单记账（存货核算）销售出库单录入审核（红字销售管理）借：主营业务成本(红)贷：库存商品(红)借：应收帐款(红)贷：主营业务收入(红)应交税金(红)借：应收帐款贷：银行存款红字发票录入（销售管理）录入退款单（应收款系统）审核、记账（总账系统）业务处理客户销售人员仓管人员会计咨询产品、价格销售处理发出商品财务处理业务流程收款出纳销售系统销售系统销售系统应收系统仓存系统存货核算现金系统所用系统系统实现流程订购签定合同（销售订单)）开票（销售发票）发货（销售出库单）钩稽（发票、出库单核对）凭证制作收款（收款单）报价（报价单）出库核算通知仓库发货（发货通知单）销售业务与系统的对应图二、主要功能模块1．销售管理子系统的功能模块销售管理子系统销售退货处理销售发货处理销售订单管理销售结算报价管理系统初始设置账表输出分析销售出库处理2．应收款管理子系统的功能模块应收款管理子系统合同管理账表输出、分析票据管理收款、退款单处理期末处理发票等单据处理系统初始设置核销和凭证处理三、K3中的应用流程销售管理子系统应收账款子系统报价申请单–录入报价申请单–审核销售订单–录入销售订单–审核发货通知单–录入发货通知单–审核销售出库单–录入销售出库单–审核销售发票–录入销售发票–审核销售发票–钩稽费用发票–录入费用发票–审核退货通知单–录入退货通知单–审核销售发票其他收款单–新增其他收款单–审核收款单–新增收款单–审核退款单–新增退款单–审核退款单–新增第三节销售与应收账款子系统初始设置销售管理系统初始化应收账款管理系统初始化一、销售管理子系统初始化参数设置录入基础资料输入期初数据其他初始设置启用业务系统（一）参数设置1.需要设置的参数一般可以分成核算参数和系统参数两大类。（1）核算参数设置系统需要设置的核算参数包括以下内容：①启用年度和启用期间②核算方式③库存更新控制【系统设置】-【初始化】-【销售管理】-【系统参数设置】（2）系统参数设置系统参数是定义业务操作的基本信息、操作原则和方法。【系统设置】-【系统设置】-【销售管理】-【系统参数】（二）录入基础资料销售管理与应收账款核算涉及到的基础信息主要包括客户、部门、职员、物料、价格资料、折扣资料、信用管理以及应收业务涉及的会计科目、币别、凭证字、计量单位、结算方式、核算项目等。其中会计科目、核算项目、凭证字、币别、部门、职员、结算方式等资料的录入参见总账子系统。1、价格资料设置建立价格资料就是利用增加、修改、删除、查询等功能建立起销售价格的详细信息，如客户的需求信息、产品的销路信息、销货量、报价等价格资料的内容。新增一种产品价格信息时需要录入的内容包括：购买该产品客户的代码和名称、当前产品的代码、当前产品名称、规格型号、计量单位、针对该产品向客户提出报价的订货量范围、报价、提前购货期等。企业往往要根据不同的订货量确定不同的价格标准，因此需要输入订货量范围。在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【价格资料维护】中设置2、折扣资料设置折扣资料是针对不同客户、不同产品、不同销售数量范围、不同折扣类型建立起的企业折扣信息建立折扣信息时需要输入的信息主要有：进行折扣的产品代码和名称、当前产品确定折扣所在的数量范围、折扣类型（即折扣计算的方式，折扣率or单位折扣额）、折扣数值等。折扣数值即针对当前产品、当前数量段、当前折扣类型，可以提供给客户的折扣，如果折扣类型是“折扣率”，则折扣数值按百分比表示；如果折扣类型是“单位折扣额”，则折扣数值按数值方式表示在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【折扣方案维护】中设置3、信用管理启用信用管理之前要结束应收帐款系统的初始化，因为信用管理中须有客户期初应收帐款数据。要进行应收帐款管理，首先就要制定合理的信用政策。信用管理的设置内容包括信用额度信用数量信用期限现金折扣信用额度：是以当前币别确定的能够允许当前客户的最大欠款金额。信用数量：是指客户购买每个产品所能赊购的最大数量信用期限：是指企业允许客户从购货到付款之间的时间间隔现金折扣：是企业对客户货物价格上所做的扣减，吸引客户提前付款，缩短平均收款期。折扣条件通常可表示为“5/10,2/20,n/30”选择〖基础资料〗→〖公共资料〗→〖客户〗，对要采用信用管理的客户，选择是否进行信用管理属性，然后该客户才能在信用管理维护界面中显示、并可设置信用信息。在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【信用管理维护】中设置注意：信用管理主要的对象包括客户（客户类别）、职员（职员类别）和部门，要对这些对象进行信用管理，首先要对这些对象先【启用】再单击【管理】以启用信用管理。在【工具】-【选