采购付款循环控制手册

目录1.采购付款循环控制目标及关键风险控制环节.................................31.1释义及范围.........................................................31.2控制目标...........................................................31.3关键风险控制环节...................................................31.4不相容岗位.........................................................32.采购付款循环组织职能...................................................42.1采购付款循环的组织构成..............................................42.2采购付款循环各组织职能..............................................43.采购付款循环子流程划分.................................................64.采购付款循环各子流程控制制度及控制文件记录.............................74.1材料物资采购流程控制制度............................................74.1.1采购与验收流程控制制度..........................................74.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制................................94.1.3采购合同评审与管理流程控制制度..................................124.1.4付款与对账流程控制制度..........................................134.1.5退货流程控制制度................................................144.1.6采购预算流程控制制度............................................154.2劳务外包采购流程控制制度............................................164.2.1安装分包合同签订与变更流程控制制度..............................164.2.2安装分包付款流程控制制度........................................174.2.3外协外包合同签订流程控制制度....................................174.2.4外协资金审批、付款流程控制制度..................................184.3费用类采购流程控制制度..............................................194.3.1费用采购流程-费用采购流程控制制度...............................194.3.2费用采购流程-费用报销流程控制制度...............................204.3.3费用采购流程-核价流程控制制度..................................214.3.4运费结算流程控制制度...........................................225．采购付款循环各子流程流程图及流程图说明................................195.1材料物资采购流程...................................................235.1.1采购与验收流程图及流程图说明....................................235.1.2合格供应商评定及信息维护流程图及流程图说明......................265.1.3采购合同评审与管理流程图及流程图说明............................285.1.4付款与对账流程图及流程图说明...................................295.1.5退货流程图及流程图说明..........................................325.1.6采购预算流程图及流程图说明.....................................335.2劳务外包采购流程...................................................355.2.1安装分包合同签订与变更流程流程图及流程图说明....................355.2.2安装分包付款流程图及流程图说明.................................375.2.3外协外包合同签订流程图及流程图说明..............................385.2.4外协资金审批、付款流程图及流程图说明............................405.3费用采购流程流程图及流程图说明.....................................415.3.1费用采购流程流程图及流程图说明.................................415.3.2费用报销流程流程图及流程图说明..................................435.3.3核价流程流程图及流程图说明......................................445.3.4运费结算流程流程图及流程图说明..................................466.采购付款循环支持性文件及制度...........................................411.采购付款循环控制目标及关键风险控制环节1.1释义及范围1.1.1采购付款循环是指规范公司进行生产经营活动而进行的材料物资、劳务、费用有关的采购、验收、付款的行为，确保采购对象满足公司规定的要求，有效控制采购成本，并保证采购所需资金合理使用的控制活动集合。1.1.2材料物资指：生产用原辅材料、外购型钢等生产物资资料，其中原辅材料包括生产用各种钢材、包装物、燃料、油漆、螺栓电缆等物资。1.1.3劳务是指安装专项施工或劳务分包及制作外协、委托加工劳务。1.1.4本手册规范的费用是指公司在日常生产经营活动中发生的不能直接归属于某个特定产品成本的费用。主要包括行政管理部门为组织和管理生产经营活动所发生的管理费用，销售产品和提供劳务等过程中发生的费用。与特定产品（工程项目）的成本费用、与筹资活动相关的支出费用，不在本手册规范。1.1.5有效控制采购成本是指公司明确采购价格形成机制，通过询价、比价或招标方式合理确定采购价格，控制采购成本。1.1.6本手册适用于公司非长期资产采购、付款的控制。固定资产、其他长期资产的采购、付款控制制度详见“业务控制手册第六册—资产管理循环控制手册”，与特定产品（工程项目）的成本费用控制详见“财务管理手册第四册成本核算与管理控制手册”、与筹资活动相关的支出费用控制详见“财务管理手册、第二册、筹资管理控制手册”，付款流程涉及的具体结算出纳事务控制详见“财务管理手册第三册、货币资金管理控制手册”。1.2控制目标1.2.1规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊。1.2.2明确供应管理部门的职责，确保各种外购材料、商品、劳务等各项生产物资、劳务的采购按计划进行。1.2.3促进形成合理的采购价格机制和质量监控机制，有效降低采购成本。1.3关键风险控制环节1.3.1权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理。1.3.2请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确。1.3.3采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定。1.3.4付款方式、程序、审批权限和与供应商的对账办法应当明确。1.4不相容岗位1.4.1请购（业务外包申请）与审批。1.4.2供应商的选择与审批。1.4.3采购合同协议（业务外包合同）的拟订、审核与审批。1.4.4采购、验收与相关记录、业务外包的执行与相关会计记录。1.4.5付款的申请、审批与执行。2.采购付款循环组织职能2.1采购付款循环的组织构成采购付款循环的控制组织机构由公司决策部门、综合计划部门、采购管理部门、质量管理部门、审计决算部门、财务部门、仓储管理部门、工程管理部门、行政管理部门构成。2.2采购付款循环各组织职能2.2.1股东大会、董事会是重大采购付款事项决策部门，公司章程中规定需要提交股东大会审议的事项，由董事会审议通过后提交股东大会审议。股东大会授权董事会审议通过的采购付款事项，由董事会审议通过。2.2.2采购付款的一般决策部门的主要职责是：2.2.1.1当材料核价结果有争议时，由生产副总判定。2.2.1.2采购合同签订后，“资金审批单”由财务部门负责人审核，公司决策部门或授权部门批准。2.2.1.3超过预算的材料款由公司决策部门或授权部门批准。2.2.1.4当发生不合格品让步接收时，由总工程师作最终裁决处理。2.2.3综合计划部门是制作外协合同的归口管理部门，其主要职责是：2.2.3.1指定制作项目经理，在ERP系统下达材料需求计划，留出适当的采购周期，并进行综合协调。2.2.3.2负责制作外包外协分供方（不含门、窗、防火涂料、土建、设备）、运输分包商的评价、选择、签约和管理。2.2.3.3组织合同评审，跟踪备料清单的编制、材料清单编制和导入，材料订货、到位等过程。2.2.3.4提供直发工地的材料清单。2.2.4采购管理部门是材料、产品相关物资采购的责任部门，其主要职责是：2.2.4.1负责生产制作、安装材料和物资、组织对A、B类生产制作材料和物资、其它采购物资供方的评价和选择工作，通过对供方的评价和选择，建立、定期审查和更新A、B类材料和物资的合格供方名单和所有归口采购供方的档案，确保A、B类材料在合格供方采购。（A类B类材料释义见本手册“4.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制制度”）2.2.4.2负责编制、签订材料和物资采购合同/协议，保证采购合同/协议条款完整、质量要求明确。2.2.4.3严格按批准的采购合同/协议实施采购工作，确保所采购材料、物资质量符合规定的要求。2.2.4.4负责提供所采购材料、物资的质量合格证明文件，保证所提供文件的有效性。2.2.4.5办理验收合格的采购材料、物资入库手续。2.2.4.6负责不合格采购材料、物资及时有效处置。2.2.4.7做好供应商的发票入账程序，每月编制资金预算计划。2.2.4.8负责处理废旧物资及余料。2.2.4.9对需要排版的采购物资进行排版，并按排版结果采购，提高材料利用率。2.2.4.10负责编制工程物资采购计划、组织长期采购物资招标及合同签订工作、负责各类材料采购的实施。2.2.4.11了解市场动向，及时向相关部门和领导反映各种材料价格和走向。2.2.4.12负责编制采购预算，对采购预算的执行情况承担责任。2.2.5质量管理部门是采购材料物资、外协及委托加工物资质量检验、监督的责任部门。其主要职责是：2.2.5.1负责编制和修订产品检验规程，保证检验要求明确、验收规则适用、且不低于国家和行业标准的规定；对合同有特殊要求的产品，编制专门检验规