OA系统说明书

OA系统使用说明文档一、登陆系统：1.直接登录方式：在浏览器地址栏内输入：，2.使用图标登录：在浏览器地址栏内输入：，将下载的文件解压，将“OA登录页面”文件复制到桌面，双击此文件打开OA系统登陆界面。在用户ID和密码栏内输入各自的登陆号（新员工如无法登录，可直接到行政部申请登录帐号和密码）和密码即可登陆到系统（系统初始用户为个人姓名全拼，密码为：123456）。3、登录系统后请尽快修改个人资料和密码。二、系统的主界面：图1：主界面主界面分为四部分：上、左、右1．上面部分是主要是提醒功能和时间功能，如有新的未办理事务就会有文字和声音提示（红色字部分）。图2：提示界面还有时间功能，在用户需要退出该OA系统时，点击“退出登录”按钮，以注销您的登陆身份，建议您使用此方式退出，如果直接关闭浏览器容易加重服务器负担而影响使用。2．左面是功能菜单，点击该菜单上的+号按钮，可伸缩显示其子菜单项。点击子菜单项，可在中间主窗口中显示其相应的功能页面。图3：子菜单界面3．右面是展示界面。分为4个模块，A、我的办公桌：图4：我的办工桌界面点击上面相应的图标，进入相关页面的操作。B、通知通告界面：图5：通知通告界面点击相应的标题进入相应的信息预览。C、代办事务界面：图6：代办事务显示区此处现实的是您需要办理的事务。D、学习知识界面：此界面显示为学习知识，我会部定期的更新一些常见电脑故障及其打印机故障处理的学习文字，方便大家办公。图7：学习知识界面界面介绍就到这里，OA系统在不断的跟新个添加功能，后期可能会对OA系统的办公进行调整，以调整改版等通知为准。三、OA操作：1．个人办公：点左测个人办公前+号展开子菜单。1）代办事务：图8：代办事务页面这个区域现实需要你及时办理的事务，点击标题进入代办事务查看图9：代办事务查看可以查看到交办的标题、办理人员、交办人、要求完成时间、交办内容等等性息。点操作管理右边的回复交办，直接回复结果，如遇不能直接回复需要其他人回复结果的，可以点击转交其他人处理按钮进入交办转交界面：图10：交办事务转交界面点击选择出现公司员工选择界面：图11：人员选择界面点选需要办理此事的人员，点击“选好了”按钮，返回交办转交界面，填写转交说明，点击提交点击完成交办转交。完成后此项事务代办界面消失，转移到已办事务界面。2）交办事务：此项功能是给其他人交办工作事务，例如需要给某个人交代一些工作，可以用此功能完成，比如我们公司的YCYA事务都能用此功能完成。此处功能比较灵活，功能会不断的添加。点击交办事务出现如下画面：图12：交办列表界面点击发布交办转到交办发布界面图13：交办发布界面填写相关信息，需要说明的是此处的完成时间必须是你现在时间以后，办理人员的选择同1）代办事务的一样，此处可以上传附件，比如：戚龙华需要我把一张图片做个简单的处理，这里就可以把图片上传到附件里面。附件可以是电子表格、文档、图片等等。点击发布交办，交办发布成功，此项事务会出现在办理人的代办事务界面。办理人回复了交办事务后，你的代办事务里会出现代办事务，点击查看交办返回的结果内容，代办销售，转移到交办界面，方便你以后的查看。3）已办事务：就是别人交给你你办理完的事务，这里不多做说明。4）每日计划：日计划日结果界面图14：日计划日结果界面点击界面左边文件夹选在文件夹，进入文件夹内点击上次文件，图15：文件上传界面出现图15传界面，一般默认为上次文件数为1，可自行设定上传文件数，最大文件上传数为10。设定方法为把1改为你要设定的数量，点击设定，完成设置（本设置有效次数为一次，下次进入回复原状）点击预览选择需要上传的文件，再点击提交出现提示界面，完成上传，如出现提示上传失败，则是文件后缀名部支持，可以将文件压缩后再上传，点击关闭完成上传，返回日计划日结果画面，上传文件类型说明详见附表说明。图16：上传成功界面文件的查看，点击右边文件列表名，出现提示下载查看或者打开界面，选择下载或打开可以查看文件内容。图17：保存文件界面保存成功后找到文件，双击打开文件，查看文件内容。5）每周计划：此项是周计划周结果，使用同日计划日结果。6）员工通讯录：公司内部通讯录，点击相关部门可以查看该部门员工的办公电话（分机）、手机、QQ等信息，在搜索框内输入名字搜索指定人员的通信信息。图18：员工通讯录2、行政办公：日常行政办公功能区，点加号进入子菜单，子菜单有行政公文、出差登记、办公设备、公共资源等。（后续会有项目增加）1）行政公文：点+号进入菜单，公文列表，添加公文，公文列表是显示所有添加到系统里的公文，阅读公文直接点击公文标题。添加公文：为公文管理页面：图19：行政公文管理界面可以发布公文，修改公文，删除公文，禁用公文。（此项功能需要管理员权限才能使用，否则无法操作。）发布公文：点击发布公文，此处有权限设置。图20：发布公文界面填写相关信息点发布公文，完成发布。公文列表：点击公文列表，罗列出来所有公文信息，点击相应公文标题进出查看公文，相关附件请点击尾部附件名称下载。2）出差登记：这里是方便行总经办、营销中心、行政部、人力资源部查看员工出差信息的窗口，员工要出差提前在这里登记，所有部门的人员都能查看到该员工出差的地点、事项、时间等等。图21：出差登记出差登记：点击左测子菜单“出差登记”进入图十七所示界面，再点击上面“出差登记”按钮，进入出差登记信息填写页面。图22：出差登记信息填写界面填写出差事由、出差地区、开始时间、结束时间、备注说明等信息，点击提交登记，完成出差登记。经销商通讯录：查看经销商地址与电话图23：经销商通讯录增加经销商：这里需要设置权限，不做说明。3）办公设备：查询设备使用情况，和设备管理点击设备查询，查看公司办公设备的使用情况，点击设备名称，查看设备使用记录和维修记录，图24：设备一览表图25：设备使用情况查看4）公共资源：这里是公司常用资源共享区域，发布资源和资源分类管理属于管理员使用功能，这里不做说明。图26：公共资源一览表点击分类，查看分类下面公共资源信息，下载资源请下载附件，图27：公共资源查看页面3、文化系统：通知通告、学习分享、意见建议1）通知通告：操作使用方法同行政公文。2）学习分享：操作使用方法同公共资源。3）意见建议：这里面是给公司匿名提建议和意见的板块，匿名图28：意见建议版面4、人事管理：人事信息、考勤管理、档案管理1）人事信息：查看公司员工的个人信息，其中包括了教育背景等等。2）考勤管理：严格的说考勤管理只是正对OA系统使用用户登录OA系统的一个考勤管理，管理者设置好考勤时间后，用户必须登录OA在考勤里面打卡考勤，这样就能保证每天交办的事务都能被看到。图29：考勤管理界面设置有：上午上班、上午下班、下午上班、下午下班，打卡时间都是在设置的时间段前后一小时内。超过一小时的范围，将不会有打卡按钮，无法打卡。5、会议管理：发布会议、我的会议、会议纪要、关键事项跟踪1）会议发布：简单的说就是发布会议通知，点击会议发布按钮图30：会议发布界面填写信息，这里要注意选择参会人员和会议室，开始时间和结束时间，一般开会时间要晚于当前时间，其中附件可以上传会议相关资料。填写完成后点击发布通知，你所选的参会人员就会收到会议通知，并在待办事务区域现实，如果对方打开查看，则通知直接转移到对方会议管理里面我的会议栏目，同时，你可以在我的会议里查看会议通知的查看情况。如图：图31：会议通知2）我的会议：显示的是需要我参加的会议或者我发布过的会议。点击直接查看会议信息。如果是会议管理员，可以修改会议信息。3）会议纪要：使用同公告发布，这里要说明的是，必须要在会议纪要填写完后上传附件，方便大家查看。图32：会议纪要界面点击会议纪要标题，直接查看会议纪要，如需保存会议纪要，可以直接下载附件保存。4）关键事项跟踪：记录和查看会议关键事项，注意查看。图33：关键事项跟踪界面6、经验交流：这里也是匿名发帖和回复功能，可以作为讨论区使用。7、用户设置：个人信息设置、用户管理、权限管理、部门管理1）个人设置：修改个人信息图34：个人信息修改此处注意出生年月的选择：先选年份，再选月份，最后是点选日期。修改完信息后点击修改员工信息，系统提示修改成，完成修改。部门管理、人员管理、单位管理为管理员权限管理，不做说明。8、其他功能：没有在左测菜单显示的功能。1）部门V盘系统：在首页我的桌面点击部门V盘，进入部门V盘界面。图35：部门V盘界面选择要进入的部门V盘，输入部门V盘密码，点确定进入图36：V盘登录界面使用说明做的比较简单，如还有不明白的可以直接找管理员，现场知道工作。