东方电气管理建议书

东方电气股份有限公司中华人民共和国四川省成都市高新西区芯大道街18号致：东方电气股份有限董事会敬启者：我们在审计东方电气股份有限公司2007年度法定财务报表的过程中，注意到了一些贵公司内部控制架构和会计，管理和经营方面的问题，并相应提出了我们的改进建议。我们的建议内容列示于附录。这份管理建议书的目的仅为贵公司的董事会、管理层及公司内部其他有关人士提供信息之用。我们很乐意与你们讨论这些问题。如贵公司需要，我们也乐意协助你们实施这些建议。最后，向贵公司在我们审计过程中提供热情合作的工作人员致谢。此致德勤华永会计师事务所有限公司2008年5月5日附录东方电气股份有限公司内容管理建议书-2007页数预算管理1扩散成本的核算2对追补成本的控制3三包损失费的核算与管理4东方锅炉公司直发材料管理5东方锅炉公司积压、锈蚀存货的处理及管理6东方锅炉公司扩散产品质量的管理7钢材价格上涨的经营风险8采购的暂估9实物资产的盘点10收入确认政策的定期复核11票据管理12备用金报销13预付工程款结转在建工程、在建工程结转固定资产14东方锅炉公司应收款项的核算15应收账款坏账准备的核算及管理16长期未收回的其他应收款的催收17长期投资减值18东方汽轮机公司贷款卡信息的管理19东方汽轮机公司与德阳市财政局借款事项20东方锅炉公司顾客主档信息管理21内部信息沟通22外部信息沟通23ERP涉及成本项目的归集24ERP的使用25东方汽轮机ERP系统使用26东方锅炉公司缺乏对金蝶ERPK/3数据转换工作之验收政策27缺乏备份任务计划监控程序28信息系统访问控制参数的设置不足29缺乏对系统软件升级及打补丁之流程政策30加强对商业软件版权的管理31附件一：东方汽轮机计算机审计管理建议书32-45附件二：东方电气股份计算机审计管理建议书46-581预算管理现状贵公司水电产品、100万千瓦及以上的火电产品（10万千瓦及以上的锅炉产品）按照《企业会计准则－建造合同》原则确认收入，对预计总成本估计的准确性根据现有实际成本和预计总成本的差异比较，07年综合差异率在1.85％左右。但单个产品实际成本仍存在高于或低于预计总成本高达40％及126%的现象。故预计总成本的预算仍存在估计不足及过度的现象。影响公司采用累计实际发生的合同成本占合同预计总成本的比例确定完工百分比，计划成本的准确性对建造合同在各个会计期间的收入确认起决定性的作用.若计划成本高估,则收入和毛利集中在合同完工的年度,使收入确认滞后；若计划成本低估,会使收入和毛利提前确认。若合同实际成本大于合同价,需要确认的预计合同损失就会因为计划成本的低估而不能及时计提,从而导致一个亏损的项目未完工前出现利润，而在完工年度出现巨额亏损。同时，公司预计总成本编制自2004年起燃料、动力及人工成本预算均未发生变化，与实际脱节。另，在原材料价格普通上涨情况下，公司未对所有采用建造合同的项目预算重新予以编制，而是采用在同一产品季度间、不同产品季度间频繁更新的现象，预计总成本的变更较为随意。建议建议公司充分利用EPR的功能，制定具体的操作规范，并根据具体的操作规范就每一个水电项目、100万千瓦以上火电项目制定更加详细的计划成本，杜绝仅靠个人的经验判断编制计划成本的情况。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：2扩散成本的核算现状贵公司目前对扩散成本的核算基本是按照扩散厂家开具的发票，进行账务处理的。影响结合资产的定义和贵公司的现实情况：资产是由企业拥有或者控制的、预期会给企业带来经济效益的资源。故贵公司结算该扩散厂品的最合理的时点应该为扩散厂家将产品发往电厂并且电厂或贵公司签收。虽然从现实情况上看，扩散承制厂只要已经发运货物，特别是大批量的货物，是会及时开具发票，办理结算的。但是由于单据传递，或者双方商谈等原因，贵公司部分扩散厂家未能及时开具发票，办理结算，从而使贵公司对扩散产品不能及时入帐。建议建议贵公司及时办理扩散产品的结算，及时入账。实施优先度管理层意见姓名：职务：3对追补成本的控制现状贵公司每年均发生以前年度项目的追补成本，主要为运费、加工中耗用原材料及直发件费用，本年金额达20,973万元。影响对以前年度项目的追补成本，反映了公司成本计量的完整性存在问题，将影响经营成果的公允表达。建议加强对成本控制的管理、部门间的沟通，及时传递原始成本资料信息，在成本发生时及时归集、预提，并把成本追补考虑在预算计划当中。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：4三包损失费的核算与管理现状贵公司三包损失费未设立售后保修核算台账。影响贵公司根据历年质量保证金发生的金额，结合销售收入的变动情况及产品的生产经验，计提了在质保期限内产品的质量保证金。因经营活动内在的不确定性，产品质量保证金的实际发生金额也存在不确定性。贵公司对发生三包损失费的产品没有相应的核算台账，无法统计各产品的故障情况和售后服务成本，不利于管理层对质量保证金的合理性予以分析及修正。建议建议贵公司根据实际情况对三包损失费的计提比例予以重新考量及修正，因火电产品技术成熟发生三包损失费的可能性较小，请管理层考虑是否只以水电产品销售来作为计提基数。并尽快在业务部门和财务部门建立相应的核算台账，并定期进行内部核对，编制报告，交管理层定期复核。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：5东方锅炉公司直发材料的管理现状•1）东方锅炉公司部分直发材料库龄已经很长，不少材料库龄已经在3年以上，但目前尚未对这部分材料进行处理；•2）发现存在直发材料已经被领用进行生产，但是ERP系统未及时处理，导致存货盘点出现较大差异的情况；•3）部分直发材料厂家对原材料管理不太规范，不能完全的将不同锅炉厂家在其处存放的原材料严格区分。影响•该等库龄较长的原材料未及时进行清理，占用了贵公司资源，并且增加了贵公司管理成本。•该等原材料已用于生产却未记入相关产品的生产成本，影响了产品生产成本的准确性，间接影响贵公司财务部门对收入、成本、应收账款等项目的确认。建议•加强对直发材料实物及账务的管理。6东方锅炉公司积压、锈蚀存货的处理及管理现状审计过程中发现如下情况：东方锅炉公司本部仓库中年末原材料中有不少属于积压、锈蚀原材料，该等原材料成本约计1.1.影响虽然东方锅炉对该等原材料已经计提了存货跌价准备，惟该等库龄较长的原材料未及时进行清理，占用了东方锅炉资源，并且增加了东方锅炉管理成本（例如仓库管理成本、资金占用成本等）。建议加强对材料实物管理，提高存货周转率。实施优先度管理层意见姓名：职务：意见：7东方锅炉公司扩散产品的质量管理现状东方锅炉公司目前大约有60%的工作量是委托扩散厂家进行生产的，扩散分为经销扩散和劳务扩散，虽然根据东方锅炉公司与扩散厂家签订的经销扩散合同，产品制造质量责任全部由扩散厂家承担，但是从目前情况来看，因扩散厂家的扩散产品发生的质量问题，东方锅炉公司也不可以完全规避自己的责任和风险。影响扩散产品质量会给贵公司产品质量和公司形象造成影响，从而给公司造成资产损失。建议加强对扩散厂家资格的评审；加强对扩散厂家生产产品质量的检查和控制，包含对经销扩散厂家原材料的检验。8东方锅炉公司钢材价格上涨的经营风险现状东方锅炉公司锅炉产品的原材料基本为钢材，且原材料成本占锅炉产品成本的比例极高，一般达到70%-80%，且近年来，钢材价格上涨幅度非常高，例如2006年12月国内钢材市场综合价格指数为105.15，而2007年12月末国内钢材市场综合指数为125.12，上涨了19%左右。而贵公司2007年全年锅炉的毛利率仅约计12%左右。影响由于贵公司和客户签订的合同基本为固定造价合同，且根据近年情况，贵公司由于原材料价格上涨因素，从而调整合同价格的事项并不多。故钢材价格持续上涨将会给贵公司带来极大的影响。建议1、建议贵公司在签订新合同的时候充分考虑钢材价格持续上涨因素，在预期原材料价格上涨情况下，及时编制和更新新签订合同项目的预计总成本，根据最新预计总成本，针对不同类型客户，采用不同的方式，尽早商谈解决方式，从而减少贵公司损失。2、优化贵公司产品设计，优化产品生产结构安排，从而降低贵公司产品成本。3、建议贵公司及时进行预算成本和实际成本分析，分析两者差异的原因，为贵公司降低其他同类型锅炉的成本提供相关参考依据。实施优先度管理层意见姓名：职务：意见：9采购的暂估现状东方电气股份公司对所有的材料采购进行暂估，在收到发票时再冲减。暂估时使用的入库单另外存放，暂估记账凭证未附相应的入库单资料或记录，亦未按供应商分别核算；冲减暂估时，却又按照供应商进行明细核算，入库单据只是附在冲减暂估的记账凭证后。暂估和冲减暂估的核算口径不一致，ERP系统只能统计出按供应商分类的余额和账龄，而未能提供各供应商暂估款对应的入库明细。影响暂估和冲减暂估的核算口径不一致，导致事后复核难以执行，不利于复核暂估冲减是否正确，加大了财务部门与业务部门、以及与供应商之间的核对工作难度。未能提供各供应商暂估款对应的入库明细，难以追查长期挂暂估款项产生的原因。建议建议公司改进ERP功能，将暂估的入库单据和供应商对应起来，并及时清理长期挂账的暂估款项。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：10实物资产盘点现状年末实物资产盘点时，贵公司内审人员未参与。影响实物资产是贵公司非常重要的资产组成部分，盘点是对实物资产管理非常重要的一项监管措施。内审不参与实物资产的盘点，降低了贵公司不同部门间相互监控的有效性，不利于治理层对贵公司经营管理的监督，不利于防范贵公司资产盗损的情况。建议建议内审部门加强对贵公司资产实物管理的监督和复核。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：11收入确认政策的定期复核现状贵公司对100万千万的火电产品（10万千瓦以上的锅炉产品）以及水电产品执行建造合同，原因系该等产品建造周期长、产品工艺复杂、产品之间具有不可替代性等特点。影响与采用收入准则相比，采用建造合同准则确认收入，可使公司销售大型发电机组产品实现的收入按照产品的完工程度分期予以确认.建议采用建造合同准则确认销售收入存在一定的前提条件，贵公司需定期对火电产品生产经营特点予以复核，一旦火电产品超过上述条件，需重新评估销售收入选用会计政策的合理性，重新确定收入的确认方法。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：12票据管理现状东方电气股份公司与其子公司在相互支付款项时，存在开具商业承兑汇票及互相背书的情况。影响开具汇票一方面增加了公司的资金成本，另一方面银行的一系列手续及票据流转手续增加了贵公司会计及出纳人员的工作量，造成不必要的人力资源浪费。建议建议东方电气股份公司与子公司之间及时对账，对及应收应付款项在核对清楚之后及时对冲，不必使用商业承兑汇票及互相背书。实施优先度中管理层意见姓名：职务：意见：13备用金报销现状贵公司各部门领用的大量备用金在年末实际上已经使用，但由于发票尚未收到而滞后了报销。影响备用金报销的滞后导致费用未能反映在正确的会计期间。建议建立严格的备用金报销制度，要求备用金及时、定期报销，对过期不报销实施适当的惩罚。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：14预付工程款结转在建工程、在建工程结转固定资产现状贵公司预付工程款结转在建工程以收到发票为依据，存在该预付工程款的实物资产已使用，但滞后确认实物资产的现象；贵公司在建工程结转固定资产入账不够及时，存在部分在建工程结转固定资产的日期滞后于转固移交验收单1-2个月的情况，致使资产长时间仍未转固。影响预付工程款由于实物资产已到并使用，而供应商发票尚未开具，致使公司无法将预付工程款项结转在建工程，这样处理的结果会造成未真实反映公司实物资产状态的现象；在建工程在达到可使用状态时应该及时转固定资产，滞后入账会导致折旧的计提滞后，影响资产负债表对资产列报不合理及折旧费用不能正确地反映在损益表。建议建议公司在办理转固移交验收的当期及时将在建工程结转固定资产。实施优先度高管理层意见姓名：职务：意见：15东方锅炉应收款项的核算现状东方锅炉对于收入、成本系按工号核算，但K3系统中“应收账款”、“预收账款”系按客户分二级明细科目核算，未按工号再