向三星学如何开会（28P PPT）

向三星学如何开会1韩国三星集团会长李健熙首先发起公司的“会议文化”改良,建立良好的会议文化,摈弃官僚作风。三星的巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系2会议文化凡是会议,必有准备1凡是会议,必有主题2凡是会议,必有纪律3凡是会议,会前必有议程43会议文化凡是会议,必有结果5凡是开会,必有训练6凡是开会,必须守时7凡是开会,必有记录8凡是散会,必有事后追踪94第5页在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。凡是会议,必有准备凡是会议,必有主题在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。凡是会议,必有纪律5凡是会议,会前必有议程凡是会议,必有结果凡是开会,必有训练凡是开会,必须守时要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。所以,每个人都要积极地参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2小时以内。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。三星有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间。限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有心理准备。6一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。凡是散会,必有事后追踪凡是开会,必有记录7简单公式123开会+不落实=零抓住不落实的事+追究不落实的人=落实布置工作+不检查=零8会议内容必须联系工作(3W流程)三星对会议的要求在召开会议时遵循3.3.7原则,会议中所讨论的内容则通过W.W.W（WordWindowWork）反映到工作中。这一基本原则在三星的所有子公司中实施了将近20年。三星将会议内容和议论整理成单词（Word），这些议论不是仅仅停留在会场中，而是穿过窗口(Window)传达给会场外的相关者，并努力反映在其工作（Work）上，使会议成为推动工作不可或缺的要素。三星会对新职员进行工作所必需的基本知识与技能教育，而且不断进行充电提高。因而，三星的工作会议十分简洁，努力贴近问题的核心去寻找解决方案。由于事先对会议主题进行研究并准备材料以面对会议，所以进行的是有准备的对话，而且容易得出结论。9三星所遵循的3.3.7原则10三星所遵循的3.3.7原则11三星所遵循的3.3.7原则12三星所遵循的3.3.7原则13三星所遵循的3.3.7原则14三星所遵循的3.3.7原则15三星对会议的要求不开无准备之会即使说会议的成功有80%在于准备也不为过，会议准备在三星就是如此重要。三星公司即便是细小的事情也毫无遗漏地进行准备，这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。16会议组织者的准备(5W1H)WhyWhatWhere寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的也能解决问题的其它途径。对议题是否符合会议目的进行检查。对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。17会议组织者的准备(5W1H)WhenWhoHow会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。让适合议题的人出席会议。对得出符合议题的结论如何进行推广。18会议主持者十项确定1.确定好会议的目的和类型了吗？2.确定好会议的议题、日期、时间了吗？3.确定好会议参加者了吗？4.准备会场和各种备置用品了吗？5.准备好要分发的资料了吗？6.充分修饰会议前半部分了吗？19会议主持者十项确定7.会议顺利地进行了吗？8.充分概括出结论了吗？9.得出令人满意的结论了吗？10.分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗？20与会者六项会议准备充分确认会议目的和议题。1以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。2对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。3444试着寻求问题的解决对策。试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料5621三星对会议的要求必须得出结论如果长时间地召开会议，参加者就会产生“工作什么时候做呢”的想法。这是因为，虽然谁都知道会议是在将人们的意见收集在一起并做出决定上发挥重要作用，但是真正能在会议中决定的事项是极少的。三星认为，如果在会议结束之后还询问“会议召开得怎么样？结论是什么呀？”那么，这种消耗大量时间的会议就可以被称做无用之物。会议中重要的是结论。因此，对于会议的目的就是得出结论这一点，所有参加者都应当切实产生认同感。切实认识以下方面是很重要的：“是因为什么目的而被召集的？如果不对其做出决定，就没有理由召开会议。”22三星会议检查表会议开始前会议提纲会议结束时间确定参加人员23三星会议检查表开始会议时会议目的和主要内容会议议程和时间安排24会议中1.给予参加者均等的发言机会2.创造使所有参加者能够自由发言的气氛3.在对等立场上进行相互交流4.对部分参加者的长时间发言、争论或者题外话采取措施5.切实遵守讨论顺序并进行时间控制25经全体协商的结论01对会议结果进行概括、说明02对会议中决定的事项进行明确分工03结尾时有参加者对会议结果进行评价04Contents会议结尾26会议结束后为提高所决定事项的实行效率而不断follow-up(跟进)经营良好的企业将会议用作以下工具◇交流广场◇问题解决之所◇思想之源◇调整方向之所◇调整方向之所◇集体协作的实践之所◇变化的熔炉◇商业艺术27TheEnd！28