风险事件库示例

阶段流程环节/步骤可能的风险事件可能的风险源收集并分析市场信息外部信息收集不充分（包括法律环境、金融环境、市场环境、经济环境和国家政策等）1、不重视市场信息的收集并分析2、缺少市场信息收集并分析的规范和要求3、未明确市场信息收集并分析的责任部门和责任人4、人员能力不足5、不了解获取信息的渠道1、制定和完善市场信息搜集的工作标准和要求，明确职责分工2、加强培训，提高相关人员市场信息收集能力与水平3、建立和完善市场信息库，及时进行维护和更新4、拓宽信息获取渠道对各需求部门相同采购事项未能进行协同整合，缺乏宏观统筹1、缺乏对各信息的统一收集和汇总的渠道2、集中采购触动了少数人的权势利益，一些部门不积极配合3、机构设置不合理，缺少集中统一的采购平台或机构1、设立总经理负责的采购委员会，并制定相关职权范围，给予“采购委员会”足够重要的位置。2、严格按照“采购委员会”相关职能开展工作。3、定期整理，反馈“采购委员会”职能履行情况，不断完善机构及职能设置。未编制中长期采购规划，或中长期采购规划制定不合理1、中长期采购规划未与战略及预算配套2、相关部门及单位汇报不及时或者数据错误，影响中长期采购规划的编制1、依据公司的发展战略制定中长期采购规划指引，规范中长期采购规划的编制内容与要求2、制定战略性评估标准，对中长期采购是否与企业发展战略和环境相符进行合理评估3、选取专业人才参与规划的编制4、严格执行中长期采购规划的审批程序未编制采购计划，或采购计划制定的不合理1、需求计划考虑不全面，提交内容不准确2、需求计划编制不规范（如：无列明规格型号、到货时间等），影响采购计划编制3、未按照需求计划、安全库存储备标准编制采购计划，或随意采购4、采购数量没有严格按照采购计划进行确定5、缺乏采购计划相关管理规定，或规定不健全6、未执行采购计划制度1、加强对产品和行业信息的收集和研究，提高市场预测的准确性。2、总结偏差原因，为后面的市场预测提供决策支持。3、编制统一标准的采购需求计划，严格执行相关采购管理规定供应商信息收集不完善1、不重视市场信息的收集并分析2、缺少市场信息收集并分析的规范和要求3、未明确市场信息收集并分析的责任部门和责任人4、供应商信息收集渠道挖掘不充分，未能充分掌握市场的供应状况5、未制定合理的供应商信息收集制度、要求、模板、表单6、人员能力和经验不足1、制定和完善供应商信息搜集的工作标准和要求，明确职责分工2、加强培训，提高相关人员信息收集能力与水平3、建立和完善供应商信息库，及时进行维护和更新4、拓宽信息获取渠道供应商开发不力1、未制定明确的供应商开发机制，或现有机制存在不合理2、对供应市场及技术发展缺乏广泛和深入的学习和了解1、制定供应商开发机制2、积极与供应商位沟通，尽可能对供应市场及技术发展缺乏广泛和深入的学习和了解供应商选择存在不符合项目资质要求或过往合作绩效表现差的供应商入围的现象1、使用不恰当方式选择供应商2、供应商的选择受个别人和少数人控制3、合格供应商库的供应商数量太少4、供应商未经准入评审纳入供应商目录5、供应商选择标准设置不明确，未涵盖质量、交货（工期）、价格、技术、服务、社会责任等内容1.明确供应商选择标准，主要有：一是产品质量好；二是产品价格合适；三是产品先进、技术含量高、发展前景好；四是产品货源稳定、供应有保障。涵盖质量、交货（工期）、价格、技术、服务、社会责任等内容2.供应商选择应遵循目标定位原则、优势互补原则、择优录用原则、共同发展原则。3、评价小组组员以来自采购、质量、生产、工程、财务等与采购合作关系密切的部门为主，组员必须有团队合作精神、具有一定的专业技能。可能的风险应对措施（填写）供应商开发制定中长期采购规划与短期采购计划招标采购风险事件梳理供应商管理收集分析与规划阶段流程环节/步骤可能的风险事件可能的风险源可能的风险应对措施（填写）招标采购风险事件梳理供应商维护供应商信息资料出现遗漏、错误、过期等情况1、供应商信息资料的录入、审核、审批、变更、发布、查询管理不规范2、未安排相关人员及时对供应商信息库进行检查和维护3、未按照规定定期或在紧急情况下评价供应商，并更新供应商信息库4、供应商档案管理不到位，不便于供应商的选择和管理5、合格供应商发生变更未重新评审6、未定期跟踪供应商资格1、对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。2、企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。3、建立事后评价机制，建立优质供应客户库，形成战略合作供应商缺乏对于供应商管理评价1、缺乏供应商管理策略，没有有机地结合短期利益与长远目标，缺乏组建一个优秀供应商网络并对其持续优化的机制供应商评价不科学、未得到合理应用1、供应商的评审和选择受个别人和少数人控制2、供应商评价内容不完善，未涵盖质量、交货、价格、技术、服务、投标响应、信誉、入库评审、采购业务记录、履约评价等重要内容3、评价结果不满意时，未明确不满意内容，缺乏指导性4、未针对评价结果对相应的供应商采取分级分类处理，致使供应商评价失去原有作用请购需求随意变更，或未依据计划进行适当调整1、需求考虑不全面，提报内容不准确2、市场情况发生变化3、企业调整生产计划4、客户订单管理能力弱，订单变化大1.明确请购需求变更审批程序2.建立市场变化反馈机制，并制定相应的应对措施3、根据订单实际情况设置订单正常变化的波动阀值，订单波动一旦超过阀值，及时采取紧急预案请购需求未及时提出，造成采购延误1、对请购需求未制定复核机制2、未有专门机构对请购进行收集汇总1.明确职能部门对请购需求进行收集汇总管理2.需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格数量、相关要求和标准、到货时间等请购需求的执行与审核、审批部门不分离1、组织机构职责未考虑岗位职责分离2、受限人手不足，无法满足岗位职责分离1、在组织机构职责设计时考虑岗位职责分离2、明确必须满足的岗位职责分离要求请购需求及变更未经适当审批或超越授权审批，相关审批程序不规范、不正确1、审批制度设计不合理：审批流程制度不够透明；相关部门和岗位的职责、权限不明确；办理采购业务的不相容岗位没有相互分离，制约和监督；授权书规定不够详细，存在漏洞2、审批执行不力：审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任等相关控制措施不明确；经办人对办理采购与付款业务的职权范围和工作要求缺乏了解；审批过程中未对相关信息进行有效核实，例如现有库存、价格等；人员主观不够重视；缺乏足够培训1、建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，明确请购部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。2、请购部门对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类分总，统筹安排企业的采购计划3、对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及企业实际需求对请购申请进行审批请购需求申请审批控制供应商管理供应商评价1.建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价2.根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。3.供应商评审由评审委员会成员采取不记名投票原则请购与审批管理阶段流程环节/步骤可能的风险事件可能的风险源可能的风险应对措施（填写）招标采购风险事件梳理采购询价机制不合理1、采购询价机制中无资金预算，且无法随市场变化调整2、询价供应商固定，易形成串标围标和舞弊的风险1、在采购询价机制中增加资金预算2、完善采购询价规则及程序3.加强与中介机构的信息沟通。某些行业协会或诚信评估机构对供应商的了解是非常全面的，采购机构应加强与此类机构的横向协作和信息沟通，既可以及时掌握丰富翔实的供应商资料，还能大大减少信息收集成本采购询价来源不足1、价格信息渠道未进一步开发，未能获得足够的价格信息参考2、市场供应商有限、只有少量供应商满足产品和服务1.采购部门进行询价准备，收集相关资料，通过查阅供应商信息库和市场调查报告等方式掌握供应市场动态；2、采购人员应该根据特定采购物资制定询价单，询价单中应当列明物资名称，规格型号，质量要求和需要数量及联系方式等信息3、根据市场调查与分析结果，选择符合条件的询价供应商名单，并交采购部经理审核确认；传真报价信息透明，各供应商报价资料由经办人一人接收并汇总，缺少必要的监督，存在泄露风险1、采购询价过程不规范，细节考虑不周全2、电子商务平台使用不充分1、严格执行采购询价过程相应的规则及程序;2、对采购询价过程的过程文件及相关资料进行妥善存档3、经采购部经理审核并提出采购意见后，由价格委员会对《采购询价报告》进行核定，确定候选的供应商，编写《价格委员会采购方式选择确定采购方式未选择合理的采购方式（对必须进行招标的项目不进行招标采取直接委托的方式）1、未明确不同类型采购方式的选择标准或要求2、未严格按照采购选择标准或要求执行采购3、采购人员对标准或规定不熟悉，或自身能力不足4、出于自身利益或其他原因，人为舞弊，且缺乏相应监督1、上报采购申请时，严格审核是否按照制度要求的采购方式实施，对于特殊采购要求说明采购原因，报相关部门会签通过才可实施采购；2、收集管理采购供应商市场信息每年选取重大采购项目进行采购业务检讨，核实采购方式选取是否按照公司采购管理制度实施，特殊采购是否与实际相符，对于不符合的要未及时启动招标1、未有明确的招标活动管理机构2、招标前期准备工作不充分1、做好全项目合约策划，及时启动招标。2、明确紧急采购流程，发生时符合规定的按紧急流程执行，不符合的仍按正常招采操作。3、评估每一单紧急采购原因，考核问责有关人员。先实施后招标1、招标单位由于采购业务需要，人为规避正常审批流程2、招标人与实施方存在利益关系1.工程和采购招标以招标小组为单位进行，招标小组成员随机选定由执行董事直接任命。招标小组人员组成包括技术部、工程部、合约部、采购部、行政部或其他特定人员。2.过程中的谈判事宜，招标小组成员不能单独组织或参与谈判，每次谈判应由招标小组组长召集相关成员共同参与。行政二部必须记录参与人员的意见和要求签字。3.参与开标的人员和评标小组参会人员将根据需要由执行董事重新选定。4.招标过程中的文件，除正式的投标文件由行政部负责组织开标外，其他过程中的回复件均由招标小组中的合约人员负责开封和分发。5.一般情况下应采用资格预审，特殊情况下可采用资格后审，需在资审阶段由执行董事批示采购价格启动招标活动采购询价招标管理阶段流程环节/步骤可能的风险事件可能的风险源可能的风险应对措施（填写）招标采购风险事件梳理招标文件中的条款内容不明确、不合理、不完整1、因申请部门提交资料招标需求调研不充分2、招标文件缺乏专业模板，或文件编制人员的经验不足，缺乏专业知识，对招标需求理解不到位3、招标文件未经适当会签或审批，或缺少审批流程4、需求部门对于招标文件的审阅度不够仔细5、招标文件中含有倾向或排斥特定投标人1、申请部门充分调研，及时沟通。2、请专人编写招标文件，有必要可请外部专家3.招标文件应能全面准确反映企业的需求，功能描述准确，技术指标、工艺方法、质量水平档次要求、验收标准明确4、招标文件不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家，不得有倾向或排斥某一有兴趣投标的法人或者其他组织的内容。5、以最规范的文字，把采购的目的、要求、进度、售后服务等描述得简捷有序、准确明了。招标文件的用词、用语一定要准确无误，表述清楚，不允许用大概、大约等无法确定的语句以及表达上含糊不清的语句，尽量少用或不用形容词，禁止使用有歧义的语言，防止投标人出现理解误差。招标文件修改未按程序审批1、未明确审批责任部门或责任人2、招标文件修改哪些内容需经审批不明确3、采购人员对标准或规定不熟悉，或自身能力不足