岗位说明书的编写方法和技巧2015

2015年1月22日岗位说明书的编写方法和技巧目录背景1岗位说明书是什么2如何编写岗位说明书3要点及注意事项4GRPR：一个基本的管理模型一个基本的管理模型GoalRoleProcessRelation-shipPDCA循环：工作计划管理的工具计划修正执行检查PDCA包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定总结执行的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题根据已知信息，设计具体的方案；再根据方案进行具体运作，实现计划中的内容对检查结果进行处理，肯定成功经验，并予以标准化；总结失败教训，引起重视。对没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决人力资源管理建设框架图：岗位说明书的重要性公司实施战略任务、目标设定组织结构、确定部门任务目标岗位设定与职务分析员工招聘根据岗位说明书的要求条件招聘岗位说明书岗位职责、权限、工作内容、绩效目标、岗位技能要求、任职资格、环境等员工培训按岗位说明书对技能的要求培训岗位评估评价出每个岗位的价值、确定岗位等级绩效目标设定年度工作要实现的目标制定薪资方案建立工资等级制度，制定相应的工资福利绩效考核进行目标考核，根据结果决定奖金、晋升目录背景1岗位说明书是什么2如何编写岗位说明书3要点及注意事项4什么是岗位？岗位是人力资源管理的基本单位；岗位是由一系列内容或者专业相似或相关，职责、职权范围相同，所需知识技能任职资格相通，可以交由同一个人来完成的一组工作的组合；岗位不是一成不变的，随着职能的变化，岗位在流程中所扮演的角色发生变化，岗位设置、权责也将发生变化；岗位的几个特点：•先有职能，后有岗位，再有相应的工作人员；•当没有合适的员工时，会出现“岗位空缺”的现象；•岗位不能随人走，若员工离职，其岗位仍然存在；岗位体系示意图总监助理电控及软件组高工结构设计组高工生产装配组副理助工/工程师助工/工程师助工/工程师什么是岗位说明书？岗位说明书界定的是“岗位存在的价值”、“岗位做什么事/有什么职责”和“岗位要求什么样的人来做”。实际上解决了几个问题：工作如何科学地组合成为一个整体；每一个环节/岗位的任职者应该如何规范地行动；如何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效。岗位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般包括：岗位名称、所在部门、工作关系、岗位等级、岗位编号、编制日期、岗位价值、职责要求、关键绩效指标、任职资格、工作环境等。岗位说明书的作用：阐明在公司内谁应该负责什么工作；有助于在职者了解该职位的责任；帮助管理层分析并改进公司的组织结构；作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础。岗位说明书的主要内容岗位描述•岗位名称岗位编码所属部门•岗位级别直接主管岗位定员•直接下属所辖人数编制日期•岗位概述工作职责任职资格•承担的主要工作职责•职责的主要工作内容和任务•合格承担岗位所需要的知识•合格承担岗位所需要的能力•合格承担岗位所需要的素质目录背景1岗位说明书是什么2如何编写岗位说明书3要点及注意事项4岗位说明书的编制程序根据各部门职责编制各岗位说明书；要先编写部门职责；岗位说明书制定的原则是直接上级为下属制定岗位说明书。岗位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求；岗位说明要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订；为下级制定岗位说明书也是管理者的一项职责，同时也有利于规范管理；岗位说明书的编写应该基于工作分析，现实操作中常依赖于经验，同时结合公司战略需求。13岗位描述的撰写岗位描述举例（生产部前工序助工）岗位名称前工序助工岗位编码所属部门生产一部直接主管生产部副理岗位定员2人岗位级别05直接下属员工所辖人数若干人编制日期2015年1月12日岗位概述：根据现场各工序的作业指导书，做好现场作业品质管控，技术公关，技术传承，达到各工序人员按标准操作，提升产品良率，降低成本。岗位概述也就是岗位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能，简短而准确地表示该岗位为什么存在；描述工作的总体性质，只列出其主要功能或活动即可。结构为“工作依据+工作内容+工作成果”。岗位职责的撰写职责分解例如：对行政部经理来说，首先把此岗位的职责大块找出来，经分析有办公管理、接待外联、后勤管理、安全管理、部门管理这几大块，对于其他不好归类的内容列入“其他”这一栏。然后再细化每个模块的职责。输入——处理——输出比如在“依据标准操作程序，完成仪表设备定期保养及维修之工作，确保仪表设备良好运转。”这条职责中，“输入”是“标准操作程序”，“处理”是“完成仪表设备定期保养及维修之工作”，“输出”是“确保仪表设备良好运转”。按工作流程或PDCA循环撰写。最基本的要求是不能有遗漏，不能避重就轻，不能含糊其辞。最后一条：“完成领导交办的其他工作。”15岗位职责的撰写规则职责描述的典型错误：1、应采用“动词+名词+目标”或者“工作依据＋动词＋名词＋目标”的书写格式；如“协调、维护并促成外部内部各方关系，确保良好的企业形象”2、必须尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量；3、避免引起歧义，描述应尽可能准确、具体、可操作。X管理MIS系统X负责内部银行的运作…...X管理人事配置工作……X领导公司的企业文化建设工作X领导组织的薪酬与福利管理工作X领导公司的对外宣传工作典型错误一典型错误二16职责撰写格式举例某集团人力资源总监岗位职责行动或角色（动词）具体对象职责目标（成果）组织拟订、修改和实施公司的人力资源管理政策、制度以提高公司的人力资源管理水平示例组织拟订、修改和实施公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法达到激励和约束经营者的目的核定控股子公司的工资计划监督其收入分配的程序审核控股子公司的人员编制、机构设置和人员招聘情况以控制公司系统员工总量和素质结构组织公司高级管理人员和控股子公司总经理层的考核、培训及办理任免手续以提高管理人员的素质和能力示例示例示例示例组织拟订、修改和实施公司的人力资源需求计划使公司员工队伍结构合理，素质优良。示例17岗位职责的撰写按工作流程编制（生产部前工序助工）职责表述工作内容品质管控数据收集，即收集各种品质追踪真实记录并分档归类；异常分析，对品质发生异常；品质异常时寻找对策并制定预防措施，防止下次发生异常。标准操作规范现场指导，积极巡查各工序人员的操作并给予指导，纠正；对新进同仁耐心教导其操作规范及注意事项。18岗位职责的撰写按PDCA编制（培训专员）职责表述工作内容在职培训协助部门经理制定培训计划P组织相关人员编写培训教材并组织培训D评估培训效果和培训师C建立公司内部培训讲师档案和培训记录A动词使用：使表述更准确拟订制订审批批准核准发布颁发下达转发200320042005权限角度的动词参与程度角度的动词承办审核修订核对协助组织参与配合PDCA角度的动词PD角度CA角度指挥指导组织建立落实实施收集编制执行计算接待拟订监督督导评估监控检查检测解决纠正整理改进改善改良其他角度的动词思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实施、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、汇报、提交、制作针对制度、文案、计划等文件：编制、编订、拟订、起草、审定、审核、审查、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息和资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、核准、评估22岗位职责描述的动词用法表1-6职责描述的常用动词1、尽量避免使用“负责+动词”的用法例如，“负责组织”、“负责编制”、“负责提出”之类的表述不规范，应该直接表述为“组织”、“编制”、“提出”。“负责”一词要慎用。例如，组织公司年度评优工作；组织公司ISO9001的内部审核工作；2、动词可以和其他动词搭配使用例如，“组织制定”、“参与编制”、“协助制定”，例如，组织制定公司岗位说明书；参与评审供应商；协助经理制订培训管理制度；任职资格的撰写任职资格，指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了完成工作，并取得良好的工作绩效，任职者所需的具备的知识、技能、能力、以及个性特征要求。任职资格是决定岗位价值、招募、培训等的重要依据；任职资格是对应聘者的要求，不是针对现有人员的要求；注意避免的问题是不能大而化之、笼而统之、随意应付之；任职资格包括以下这些项目：–年龄、经验、专业、学历、所需资格证书–知识要求–技能要求–能力要求–素质要求24显性任职资格与隐性任职资格“隐性”任职资格能力（或称为素质）、价值观、态度、动机等个人特征“显性”任职资格教育程度、工作经验、培训与工作技能通过背景审查、资格证书或者工作样本等方法来证明或衡量；具有很高的准确性难以测量或者测量的准确性较低；与工作绩效相关性更高25任职资格的撰写任职资格举例（生产部前工序助工）年龄规定年满21周岁工作经验1年以上生产管理工作经验教育背景最低学历中专适合专业电子、微电子、机械、机电一体化等资格证书中专毕业证书能力要求专业技能1）了解设备操作和状态；2）良好的学习沟通能力；3）良好的人际关系。基本技能1）常用仪器仪表使用；2）熟练掌握工序作业标准。工作态度/个性特征1）工作细致认真，谨慎细心，条理性强；2）责任心强，勇于承担挑战性的工作；3）较强的独立工作能力。年龄可以填写区间，经验描述可以更具体，知识和能力可以填写在专业技能和基本技能里面。如何填写“专业技能和基本技能”基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的基础操作技术，如“写作能力、外语能力和计算机能力”；专业技能是指完成本职工作所需要掌握的与专业相关的能力；技能都应区分其等级或熟练程度。岗位基本技能专业技能行政部经理外语四级，能够阅读一般英文资料；能够熟练使用OFFICE办公软件；能够撰写领导发言稿、宣传材料以及以公司名义下发的文件、报告；能够运用行政管理知识建设并维护内外部工作关系；能够运用文秘管理知识处理好文书、档案等管理工作；能够运用公关技巧建立良好企业形象，协调公共关系；能够运用人员管理的方法和技巧有效地对下属进行管理与开发；能有效进行信息收集和提供；预算工程师良好的公文写作能力；能够阅读专业英文资料；熟练掌握数据库管理、工程造价相关软件及网络应用；能够独立从事大型项目（30万平米以上）的标书编制、标的计算、工程预结算；如何填写“能力要求”能力要求一般不宜多，三到五个即可；常见的能力有：•学习能力：通过自学更新知识结构，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在工作中总结经验教训的能力；开辟新的学习渠道，收集新的信息的能力；•创新能力：思维灵活，能够从不同的角度思考问题并提出新设想、新方案的能力；改进工作方式和方法的能力；开拓新局面的能力；•协调能力：处理组织内、外的人际关系、冲突和矛盾的能力；协调平衡大家的利益，促成“共赢”合作的能力；•沟通能力：语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力；善解人意，与人取得共识的能力；通过说服改变对方行为的能力；•执行能力：领会目标要求，完成任务的能力；执行过程中应变的能力；•信息检索能力：对信息的敏感性，积累与本岗位工作相关的信息，掌握本领域最新动态的能力；在大量信息中，筛选有效信息的能力；•领悟能力：领会计划、方案、他人意图的正确性；在领会的基础上，举一反三，做出系列反应的能力；如何填写“能力要求”（续）•分析判断能力：对现有信息进行分析，找出相关因素的能力；在分析的基础上，对问题的性质、根源及其发展趋势进行判别的能力；•问题解决能力：在不同环境、不同层面中发现问题的能力；面对问题提出解决思路的能力；解决问题的周到程度；解决问题的效率；