文献经费预算、分配和控制方法

1文献经费预算、分配和控制方法李晓娟北京师范大学图书馆2007年11月21日2主要内容文献经费预算与分配的意义及作用国内外图书馆文献经费的筹措文献经费预算文献经费分配文献经费使用过程的控制办法3文献经费预算与分配的意义及作用什么是文献经费预算图书馆运行预算中用于购买图书、连续出版物、电子资源、多媒体等文献资源所占的部分，不包括人员工资、购置设备、耗材、业务办公用品和维修的开支。什么是文献经费分配是图书馆对于购置文献资源的各种经费，按一定的标准或规定（不同文献类型之间、不同学科之间等）进行划分和使用。文献经费预算与分配要求图书馆对未来一定时期内（通常情况下为一个财政年度）用于购置文献资源的收入与支出进行计划，避免文献经费使用的盲目性。4文献经费预算与分配的意义及作用《普通高等学校图书馆规程（修订）》（教高[2002]号文；2002年2月21日颁布）第七章经费、馆舍、设备第三十三条高等学校应保证图书馆正常运行和持续发展所必需的经费和物质条件。高等学校图书馆应注重办馆效益，科学合理地使用经费。高等学校图书馆可依法接受捐赠和资助。第三十四条高等学校图书馆的经费列入学校预算。高等学校图书馆的经费包括运行费和专项经费。运行费主要包括文献信息资源购置、设备设施维护费、办公费等。5文献经费预算与分配的意义及作用《普通高等学校图书馆规程（修订）》（教高[2002]号文；2002年2月21日颁布）第七章经费、馆舍、设备第三十五条高等学校图书馆的文献信息资源购置费应与学校教学和科学研究的需要相适应，并根据学校的发展逐年增加。生均年购文献量应不低于教育部的评估指标。高等学校的文献信息资源购置费由图书馆统筹安排，合理使用。6文献经费预算与分配的意义及作用文献经费预算和分配对文献资源建设与保障的重要意义和作用经费问题是影响图书馆文献资源建设至关重要的因素。既关系到文献资源建设的可持续发展，又关系到经费的合理使用与效益的最大化。文献经费预算和分配是文献资源建设前提与基础。7文献经费预算与分配的意义及作用文献经费预算和分配对文献资源建设与保障的重要意义和作用科学合理的文献资源体系的建立文献经费预算与分配直接关系到图书馆文献资源的各种结构的确定，例如：学科结构、等级结构、文种结构、时间结构、文献类型结构等。各种结构的确定是以文献经费分配中的各种比例关系为基础的。传统图书馆环境下，书刊经费比例、中外文书刊经费比例；网络环境下，原有的比例关系不但继续存在，而且还而临着更为复杂的比例关系，例如：印本资源与电子资源（实体馆藏与虚拟馆藏）的比例关系等。提高文献保障率8主要内容文献经费预算与分配的意义及作用国内外图书馆文献经费的筹措文献经费预算文献经费分配文献经费使用过程的控制办法9国外图书馆文献经费的筹措加强图书馆立法工作,使图书馆经费来源有法可依一国的图书馆法是本国发展图书馆事业的最强有力的武器。据日本图书馆协会1997年出版的《图书馆手册》记载，从1800年到1996年世界各国已先后颁布过图书馆法、条令33部之多。美国1846年颁布了世界上第一个图书馆法；英国1850年也颁布了公共图书馆法。日本于1950年4月30日制定了《日本图书馆法》。图书馆法的颁布，是促使一个国家图书馆事业发展较快、普及较广的根本保障。10国外图书馆文献经费的筹措美国大学经费的筹措和管理为学校筹集捐款向来是校长的一项重要工作。哈佛大学的经费主要来自学费、研究的资助和募捐，三者大约各占1/3，而与政府没有直接的联系。明尼苏达大学约有200名雇员从事筹资活动。公立大学校友中能够提供捐款的占4-18%，私立大学能够提供捐款的校友占50%以上。美国社会公民愿意向学校捐款，与之相应的税收优惠政策和良好的文化传统有着密切的关系。凡是法律规定不允许做的，都必须遵守，这就是底线。根据有关制度，资金是怎么配置消耗的都要予以公布。11国外图书馆文献经费的筹措美国高校图书馆的经费筹措美国大学图书馆的经费主要包括三大部分：人员经费、书刊经费、运行经费。美国高校图书馆争取社会捐赠呈现的新特点：筹措经费是美国大学图书馆馆长和职员的一项十分重要的工作，美国通常把筹措经费的能力作为遴选大学图书馆馆长的一个重要条件，馆长同时要扮演筹资人的角色。大学图书馆争取并获得的捐赠收入形成了一定的规模和影响。据美国教育资助委员会统计，近年来美国大学图书馆的年度经费有25%来自社会捐赠和服务收入。12国外图书馆文献经费的筹措美国高校图书馆的经费筹措美国高校图书馆争取社会捐赠呈现的新特点：捐赠手段、方式呈多样化趋势。现金捐赠、增值证券捐赠、不动产捐赠、不动产所有权捐赠、有形资产捐赠等。筹措捐赠的范围已经没有地或界限，扩大到世界各地。美国政府鼓励性政策对大学图书馆争取社会捐赠工作的支持。美国通过立法鼓励社会团体、企事业单位或个人向学校赠予资金或实物。美国的税收体制向诸如大学这样一些非营利的机构提供免税捐赠等。13国外图书馆文献经费的筹措美国高校图书馆的经费筹措美国大学图书馆募捐成功的主要因素学校的形象各项优惠政策校长、馆长和馆员的努力完善的发展规划社会大众普遍具有的捐赠观念14国外图书馆文献经费的筹措日本图书馆的经费筹措以实绩获得“母体”的认可据不完全统计,日本现在共有2680多个公共图书馆,从其隶属关系方面讲,可分为国立(国立国会图书馆)、公立(都道府县市町村及大学等办的图书馆)、私立。私立图书馆的经费有很大的任意性,它要根据设立人当年的经费情况和需要而定,而国立、公立图书馆每年度经费预算则根据其“母体”(政府、都道府县、企业、各种法人)的财政状况、“母体”对下属图书馆的理解程度而决定。15国外图书馆文献经费的筹措日本图书馆的经费筹措拓宽图书馆功能兼有博物馆、美术馆、纪念馆、影视厅、书店、居民活动馆等多种功能。公共图书馆设有供外界使用的会议室、学术活动室、多功能演讲厅、展示厅、小剧场等。针对社会上的一些热点问题，聘请专家、学者，与读者交流和对话，同时借给和销售与这些话题有关的图书。有些图书馆还有影视欣赏室或视听厅，向居民发放新片广告和介绍，经常放映电影名作，上座率也很高。具有编辑部和出版社的功能，创办杂志、编写和出版书籍。大学图书馆、研究性图书馆也开始对外开放。利用图书馆的多功能设施创造收入，不仅能弥补经费不足，还对开展图书馆其他业务提供了多种机遇。16国外图书馆文献经费的筹措日本图书馆的经费筹措服务项目与日俱增根据服务的政策和方式不同，有的实行免费服务，有的采取计时收费或按件数收费。网上服务：通过网络向读者提供情报检索、资料查询、藏书检索等多种服务。技术性服务：设专门人员提供复印、装订、录入、彩喷、扫描、彩色打印、激光打印、胶印、底片扫描、刻制光盘、缩微制作等。生活信息服务：专门为市民提供生活服务信息，有市政、旅游、税务、电话查询、医疗服务、职业介绍、文艺活动等信息咨询项目。资料销售服务：向读者销售各种成品资料。17国外图书馆文献经费的筹措日本图书馆的经费筹措扩大影响引来赞助日本很多节日和纪念日，图书馆利用这些节日在馆内外举办形形色色的文化活动，通过这些大众性活动，为自己做宣传，提高图书馆的知名度，招徕读者。18国内图书馆文献经费的筹措总体情况我国高校图书馆的经费来源比较单一，主要依靠国家财政拨款，社会组织和个人的捐赠以及图书馆自身的创收所占有的比重很少。筹措经费的主要方法加大经费申请力度争取经费的稳步增长（学校内部）以《普通高等学校图书馆规程（修订）》第七章第三十三条、三十四条、三十五条为依据，申请纵向的系统拨款。广泛宣传，多方呼吁利用各种机会广泛宣传图书馆，通过多种途径反映迫切性（图书馆工作委员会、教代会、学科带头人、知名教授等）。19国内图书馆文献经费的筹措筹措经费的主要方法加大经费申请力度争取经费的稳步增长（学校内部）注重购置文献资源的使用效益的评估，用事实说话。除正常文献经费外，多项目提取经费跟踪学校重点项目的申报、审核、批准过程等，申请与之配套的专项经费，做到专款专用。科研经费、重点学科费、博士生指导费中提取文献经费（南京农大）。本科生专项经费用于增加教学参考书的订购等。20国内图书馆文献经费的筹措筹措经费的主要方法合理合法募集资金和文献资源《规程》第四章读者服务第二十一条有条件的高等学校图书馆应尽可能向社会读者和社区读者开放。面向社会的文献信息和技术咨询服务，可根据材料和劳动的消耗或服务成果的实际效益收取适当费用。《规程》第七章经费馆舍设备第三十三条高等学校图书馆可依法接受捐赠和资助。树立筹措经费不仅是馆长，而且是馆员，甚至是全校教师应尽的义务的意识书刊转赠21国内图书馆文献经费的筹措筹措经费的主要方法根据校情、馆情，整合校内文献资源保障体系，建立有效的激励机制单馆管理模式（29%）总馆——分馆/学科资料室集中管理模式（经费由总馆经统一使用、管理）（46%）总馆——分馆/学科资料室分散管理模式（经费由总馆、分馆自行使用、管理）（25%）对于提供经费支持文献资源建设的院系所，应从图书馆总经费中拨出适当的配套经费用于该学科的资源建设，调动院系所参与文献资源建设的积极性，提高学校社会影响力，积极争取社会捐赠挖掘校友资源，扩大经费来源各馆文库的建设22主要内容文献经费预算与分配的意义及作用国内外图书馆文献经费的筹措文献经费预算文献经费分配文献经费使用过程的控制办法23文献经费预算影响文献经费预算的因素文献经费预算的方法文献经费预算报告的主要内容经费预算报告案例分析文献经费预算（或分配）过程中值得注意的几个问题24影响文献经费预算的因素六大类因素（29个具体影响因素）学校因素图书馆因素读者因素文献因素采访模式因素社会、政治、经济因素25影响文献经费预算与分配的因素序列表（1）因素重要性排序影响因素分值平均值1国家重点学科1144.382文献的学科类别1134.353图书馆的发展目标1104.234图书馆文献资源发展政策*1084.155科研项目1064.086馆藏结构1013.887采访人员的素质、采访人员对工作的认真程度993.818博士点983.779开设的课程943.6210国家重点实验室数量943.6111学生人数923.5412读者的知识结构913.513采访工作的观念和模式变革893.4214读者层次比例883.382615硕士点873.3516根据已有流通量判断的文献潜在使用率863.3117流通率843.2318图书馆文献验收工作的制度化、严格化*803.0819教授人数793.0420馆藏布局793.0421文献载体形式793.0322院士人数732.8123文献定价和装帧形式722.7724馆舍分布722.7725课程及课时因素712.7326副教授人数642.4627文献的加工级别582.2328某种政治目的的特殊需要582.2329外汇汇率、税制改革542.0827文献经费预算（或分配）的方法历史经验法根据以往的实践经验和历史统计数据，以及文献资源价格年增长幅度等，对下一年度的文献经费进行估算，并按照一定比例进行分配。国内外高校图书馆普遍采用的方法之一。模型分配法高校图书馆通过对影响文献经费预算和分配的因素进行分析，并根据各项因素的重要程度进行加权，设计出相应的分配模型，再通过模型计算出不同学科应占有的经费数额。根据国内外文献调研，模型分配法主要用于图书或期刊的两种文献类型的经费预算或分配中。模型种类繁多，繁简不一。28文献经费预算（或分配）的方法二者结合法上述两种方法结合起来使用。影响文献经费预算与分配的因素十分复杂，任何一个模型都不可能完美地解决文献经费的预算与分配问题。比对法性质类似、规模相当、水平相仿的高校图书馆的经费的横向参照或比较。29文献经费预算报告的撰写文献经费预算的工作程序（前期准备）对本馆馆藏发展政策及馆藏发展战略规