文档档案管理制度【范例4篇】

参考资料，少熬夜！文档档案管理制度【范例4篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“文档档案管理制度【范例4篇】”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！文档管理的制度【第一篇】一、总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。二、收文的管理第三条公文的签收：凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收第四条公文的编号保管：1、办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。第五条公文的阅批与分转。1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第六条文件的传阅与催办。1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。参考资料，少熬夜！三、发文的管理第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。第八条发文的范围：1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的`决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。四、发文程序与要求第九条发文程序规定：1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。五、文件的借阅和清退第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。参考资料，少熬夜！第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。六、文件的立卷与归档第十三条文件的归档范围：以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。第十四条立卷要求1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。七、文件的销毁第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。文档管理的制度【第二篇】为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。一、文件收发1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。二、档案资料管理1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇参考资料，少熬夜！总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。数据要完整准确，报表要及时齐全。3、机械管理基本数据库应具备以下内容：1）、管理号码；2）、设备名称；3）、型号规格；4）、技术状况；5）、保管单位；6）、本季运转小时；7）、原值；8）、净值；9）、组资日期；10）、生产厂家；11）、本机编号；12）、出厂日期；13）、外型尺寸；14）、整机重量；15）、动力机名称；16）、动力机型号；17）、动力机规格；18）、动力机生产厂；19）、动力机出厂日期；20）、动力机编号；21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据，其它为静态数据。4、及时上报的报表：《设备台帐》(包括自有配属的。设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备，分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。5、建立档案目录，主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面，以便查找、使档案资料更好地为工作服务。6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度，确保文件安全。文档管理的制度【第三篇】（一）为明确工作职责，理顺工作程序，规范调度文档管理，根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法（试行）》调度和地面设施管理制度建设的要求，制定本制度。（二）调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。1、图表：调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。参考资料，少熬夜！2、台账：（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的。问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。（3）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。3、记录簿：建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事件）分析统计记录，存档管理。4、电子显示屏：（1）电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息；（2）主要设备和重点安全生产环节视频监控；（3）煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示；（4）显示的数据应准确，实时集中监控。（三）调度文档内容齐全，数据准确，账面整洁，记录规范，值班记录无涂改。（四）档案资料，应有专人管理。（五）调度文档的保存期限：1、班、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。2、调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。3、死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。（六）各项生产数据和事故伤亡情况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。（七）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。（八）对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经档案管理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。文档管理的制度【第四篇】1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。2、凡归档的'文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。5、不得向无关人员谈论档案内容。参考资料，少熬夜！6、文档必须排列整齐，编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。