租户退租、解约流程

退租/解约流程一、到期退租1、定义：客户按《物业租赁合同》约定使用房屋至合同结束，在合同到期前6个月提出退租申请的行为。2、办理流程：自客户以各种方式向园区管理部客服专员提出退租意向或租赁到期开始，到期退租流程启动。1）客户提出退租书面申请或租赁到期：按模版填写《退租申请》2）与客户讲解并签订《退租协议》3）报法务部审批退租协议电子版4）以法务部审批通过的退租协议上报合同审批5）与客户签订退租协议6）客户按退租协议缴清款项后，预约验房7）在约定的返还物业日期，检查房间是否符合接收条件，与客户签署《房屋验收单》，并在返还物业当日查抄水、电表读数，计算应缴水、电费和确定扣除租赁保证金中关于恢复费用的金额。8）客户缴清水、电费，办理完毕工商注册地址变更手续后（提供地址变更证明或注销文件），园区管理部根据《房屋验收单》为客户办理扣除/退还租赁保证金审批手续。9）若客户未配合签订退租协议或未按退租协议履行义务，则由园区管理部在客户不配合时开始，较交法务部进入诉讼流程。3、参与人员1）园区管理部负责客户退租业务手续办理2）法务部负责审核客户退租协议和执行诉讼程序3）财务部负责审核客户退租协议和收付款项4）招商部、物业管理单位负责园区房屋接收4、时间标准1）客户正式提交退租协议后2个工作日内，法务部完成退租协议的审核。2）退还客户租赁保证金审批通过后，财务部在5个工作日内退还客户租赁保证金。5、注意事项1）客户未在到期前6个月提出退租的，产业园有权不进行续租。2）客户在签署退租协议后，只有按约定缴清退租协议中规定的款项才能预约验房。3）客户验房时，应对各类开关、阀门、通风管道和设备进行测试，确保具备使用功能。4）客户验房未通过，不能申请返还租赁保证金，但可申请从保证金中扣除恢复房屋费用。6、特殊事项处理如果与客户退租协议未达成一致，需提示客户租赁合同到期后，每延时办完房间接收手续一日，均需向产业园支付赔偿。7、附件附表1）《退租申请》2）《房屋验收单》3）《退租协议》二、提前退租1、定义：客户未按合同约定使用房屋至合同结束的行为。2、自客户以各种方式向园区管理部客服专员提出退租意向或租赁到期开始，提前退租流程启动。1）客户提出退租书面申请或租赁到期：按模版填写《退租申请》2）与客户讲解并签订《退租协议》3）报法务部审批退租协议电子版4）以法务部审批通过的退租协议上报合同审批5）与客户签订退租协议（注明需重新缴纳房屋返还押金）6）客户按退租协议缴清款项后，预约验房7）在约定的返还物业日期，检查房间是否符合接收条件，与客户签署《房屋验收单》，并在返还物业当日查抄水、电表读数，计算应缴水、电费和确定扣除房屋返还押金中恢复费用的金额。8）客户缴清水、电费，办理完毕工商注册地址变更手续后（提供地址变更证明或注销文件），园区管理部根据《房屋验收单》为客户办理扣除/退还房屋返还押金审批手续。9）若客户未配合签订退租协议或未按退租协议履行义务，则由园区管理部在客户不配合时开始，较交法务部进入诉讼流程。3、参与人员1）园区管理部负责客户退租业务手续办理2）法务部负责审核客户退租协议和执行诉讼程序3）财务部负责审核客户退租协议和收付款项4）招商部、物业管理单位负责园区房屋接收4、时间标准1）客户正式提交退租协议后2个工作日内，法务部完成退租协议的审核。2）退还客户房屋返还押金审批通过后，财务部在5个工作日内退还。5、注意事项1）客户未提前3个月申请退租的，应当缴纳3个月租金的补偿款，同时支付房屋租金至退租日。2）客户在签署退租协议后，只有按约定缴清退租协议中规定的款项才能预约验房。3）客户验房时，应对各类开关、阀门、通风管道和设备进行测试，确保具备使用功能。4）客户验房未通过，不能申请返还押金，但可申请从押金中扣除。6、特殊事项处理如果与客户退租协议未达成一致，需提示客户租赁合同到期后，每延时办完房间接收手续一日，均需向产业园支付赔偿。7、附件附表1）《退租申请》2）《房屋验收单》3）《退租协议》三、解约1、定义：客户违反租赁合同，产业园进行合同解除的行为。2、自客户合同解除请示审批通过开始，解除工作开始启动。1）依据经审批的合同解除请示，制作《解约通知函》2）将审批通过的《解约通知函》以快递或上门递送或张贴在租区的形式向客户进行告知3）在《解约通知函》到期前向客户发送《物业返还通知》4）若客户同意按《解约通知函》和《物业返还通知》执行，则在《解约通知函》约定期限到达时与客户办理房屋查验交接，流程结束。5）若客户拒绝执行《解约通知函》和《物业返还通知》的，客服专员与客户保持沟通，了解客户诉求。在《解约通知函》约定期限到达时，执行《清场方案》。封闭客户租赁区域，停止水、暖供应。清点封闭区域内客户物品，形成清单双方签字。进入诉讼流程。6）通知客户清理租赁区域物品。7）清理客户租赁区域物品，恢复房屋原状。将清理收入和恢复房屋费用上报法务部，增加诉讼材料。3、参与人员1）园区管理部负责客户合同解除手续办理2）法务部负责审核《解约通知函》和《物业返还通知》执行诉讼程序3）财务部负责审核《解约通知函》、《物业返还通知》和收付款项4）物业管理单位负责园区房屋封闭、清理和秩序维护4、时间标准1）合同解除请示审批后2个工作日内，法务部审核完成《解约通知函》和《物业返还通知》。2）解约通知函，要求客户在5个工作日内缴清款项并退还租赁房屋。3）房屋封闭在物业返还通知约定的返还房屋最后一天结束后进行。4）清理客户租赁区域物品在房屋封闭一周后开始进行。5、注意事项5）客户租赁协议解除后，若想继续承租需要重新签订租赁协议。6）清点客户房屋内物品时，应有视频记录，尽量取得客户公司盖章或授权代表人签字。7）房屋封闭后，除应急抢险，在园区管理部清理客户房屋遗留物品前，不允许任何人员进入。6、特殊事项处理7、附件附表1）《解约通知函》2）《物业返还通知》四、催费流程1、定义：客户未在合同约定的缴费日期前缴费的行为（主要指租金、制冷费、供暖费）。2、自客户应缴费期间最后一天过后开始，催费工作开始启动。1）在客户超过应缴日期的一周内，电话沟通客户是否收到账单，尽快缴纳欠费。2）在客户超过应缴日期15日后，电话沟通客户欠费原因和欠费到账日期，并告知客户会从欠费日开始收取滞纳金。3）在客户超过应缴日期一个月后，根据客户欠费理由，决定是否向公司申请对客户发放《工作联系函》（书面告知客户欠费已产生滞纳金，若发函后一周内不付款，将解除租赁合同）4）在客户超过应缴日期的两个月后，依据公司审批通过的请示制作《工作联系函》并向客户快递。留存快递单5）若《工作联系函》发放后客户仍未缴费超过15天的，上报公司决定是否进行解约流程。3、参与人员1）园区管理部负责沟通客户欠费催缴2）法务部负责审核《工作联系函》3）财务部负责审核《工作联系函》和查收款项4、附件附表1）《工作联系函》