公司档案管理制度【参考5篇】

参考资料，少熬夜！公司档案管理制度【参考5篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“公司档案管理制度【参考5篇】”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！公司档案管理制度【第一篇】一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的。会议文件放在会议开参考资料，少熬夜！幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。2、物业公司档案管理规章制度1.客户档案的管理工作由客务部负责。2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后参考资料，少熬夜！在客务部办公室阅览。8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。公司档案管理制度【第二篇】建筑分公司合同档案管理员岗位责任一、遵守国家《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》等法律法规。认真学习贯彻公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件，协助本部门领导搞好贯标工作。二、建立健全建设工程合同台帐，运用微机实现建设工程合同动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成情况，为领导及相关部门提供及时、准确、真实的数据信息。三、按照建设工程投标评审程序做好建设工程《合同评审记录》及《合同会签》,及时发送建设工程合同文本到相关部门，并做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档，做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。四、建立分包合同及各类经济合同台帐，整理备案分包合同及各类经济合同文本。五、严格保守企业经济机密。六、完成领导交办的。其它工作。公司档案的管理制度【第三篇】为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，符合会计基础规范化的要求，公司根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本制度。一、会计档案立卷管理办法1、会计凭证：每月做好的会计凭证必须在下月5日内进行顺号、查对、清点，检查凭证是否都符合规定，然后按每本50号装订成册，凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号，再将装订成册的凭证按顺序立案存档，使查找凭证方便、快速、一目了然。2、会计报表：每月做好的会计报表必须依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称、单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，送出日期，并由单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份顺序存放，立案归档，以便查找。3、会计帐本：每月结帐后，将打印出来的会计帐簿加具封面，装订成册，标明帐户名称、顺序号、标上标签，将会计帐簿按年份顺序存放，立案归档，以便查找。4、财务文件：财务文件、审计报告等按文件内容进行分类，按立案时间打出文件清单，标上标签、编上编号，便于查参考资料，少熬夜！阅。二、会计档案调阅管理办法借阅档案必须按正常手续进行，财务部查阅档案资料，要求当天查阅当天归放原处；审计人员查阅档案要有借阅手续；外调档案，必须经财务部主管批准，并付上借阅档案借据，写明借调日期、用途、档案名称、份数、归还时间等，方可借出档案。档案管理人员要根据借调档案规定，到期及时催收归还档案，确保档案完整无缺。三、会计档案保管期限1、会计凭证：①原始凭证、记帐凭证保管期限为15年；②银行存款余额调节表保管期限为3年；2、会计帐簿：①现金和银行存款日记帐保管期限为25年；②明细帐保管期限为15年；③总帐保管期限为15年；④辅助帐簿保管期限为15年；⑤固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。3、会计报表：①月、季度会计报表保管期限为15年；②年度会计报表保管期限为永久。4、其他：①会计移交清册保管期限为15年②会计档案保管清册保管期为永久③会计档案销毁清册保管期为永久④银行存款对帐单保管期限为5年四、会计档案销毁根据会计档案保管期限，销毁会计档案时，到期限的档案必须列出详细的。会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并有档案管理人员签名、财务部主管签名、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。会计档案销毁时应由上级主管部门派员监销。公司档案管理制度【第四篇】第1条档案的管理：（一）办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理；（二）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档；（三）档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料；（四）档案管理使用专用电脑，建立电子档案和索引目录参考资料，少熬夜！以备科学查档；未经办公室同意，其它员工一律不得擅自使用。第2条档案归档范围：（一）公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；（二）政府、项目批文、合同，公司董事会形成的文件材料；（三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；（四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等）；（五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司决定等），发展规划、工作总结等；（六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等；（七)公司各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档）；（八）公司有效证照、证件；（九）具有法律效力及保存价值的文件；（十）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；（十一）员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；（十二）公司获得的各种社会荣誉资料；（十三）会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料（此类档案由公司财务部自行保管存查）；（十四）组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训；（十五）其他需要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。第3条档案立卷要求：（一）办公室应及时做好档案归档分类保管工作；财务和物业应自行及时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查；（二）公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料，如材料还需使用，也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交归档的文件材料；（三）各部门向办公室提交档案时，要严格履行移交手续；档案管理人员按文件材料分类造册，并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间；（四）档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点，保持档案质检的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；参考资料，少熬夜！（五）卷内档案材料应按材料排序，依次编写页号；（六）有关卷内材料的情况说明，都应逐填写在目录备注内；（七）案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。第4条档案归档时间:（一）公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论；（二）财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示后交办公室存查；（三）物业公司档案按公司工作要求清整情况及结论报办公室存查；根据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。第5条档案的借阅:（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为，并应及时归还。（二）各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅；（三）公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准，否则不予借阅；（四）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；（五）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经公司总经理批准；（六）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天；档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录；（七）借阅人对档案要妥善保管，不得遗失；（八）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理；（九）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总经理