公司行政管理体系

公司行政管理制度（一）员工行为规范一、员工仪表仪容员工言行举止大方，着装干净整洁，仪容洁净，精神饱满。男士尽量衬衫、T恤配长裤，不得穿短裤和拖鞋上班，不得留长发、光头。女士着装尽量穿套裙或时装，但不宜过于暴露，不得穿吊带衫和拖鞋，不得留怪异发型，不画浓妆。二、基本行为规范1、遵守国家法律、法规，遵守本公司的各项规章制度及所属各部门的管理实施细则。2、忠于职守，保障公司利益，维护公司形象，不断提高个人道德修养和文化修养。以积极的态度对待工作，不怕苦，不言累，养成高效的工作作风。3、在公司内部提倡团结互助，和谐共处，不在私下传播小道消息，不诋毁公司形象和议论同事，不散布不利于公司发展的言论。4、爱护公司财产，爱护各种办公用具、生产设施、设备。节约用水用电，养成随手关灯的习惯。5、严守公司各项秘密。不滥用公司名义对外进行虚假承诺，未经授权，不得向外界人士透露公司的任何动向和资料。6、未经授权，不得违纪索取，收受及提供利益，报酬。7、未经批准，公司员工不得在外兼职工作。8、每天早上工作前五分钟结束所有私人事务，做好工作前准备。9、工作场所讲普通话，不串岗，不务私（如工作时间上网聊天，闲聊等），不得大声喧哗，影响他人办公。需要与相关人员协商工作时尽量以双方听到内容为限。公司工作场所称呼领导，不得直呼其名，应呼领导为姓氏加职务。10、提倡礼貌用语，早晨上班与同事第一次相见提倡主动招呼早上好，下班互道再见等用语。11、接待来访人员应彬彬有礼，热情大方。如在工作状态中，应暂停起立并说请稍等，若让对方等候的时间过长，应道对不起，让您久等了。到其他办公室应先敲门，征得同意后方可进入，离开时随手关门，对方敲门应说请进。12、当电话打入公司时，振铃三声内须由行政前台或相关行政人员接听电话，应先称“您好！五洲全新医药公司。”对方应答后，如找相关人员，应在要求对方等候时，礼貌道声“请您稍等！”。如此人不在，应说“某某不在公司，方便留口信吗？我可以帮您转达。”如有需要需做好记录，并及时转达某某人。同时，在与客户交谈时不闲谈，不泄密，不高声说话，言简意赅，不长时间占用电话及总机电话。工作时间接打紧急私人电话不超过二分钟，不得因私事拔打长途电话。13、出席会议必须准时，因故不能按时到会或不能到会者，应提前1小时向会议主持人请假。14、出席会议应遵守秩序，通讯工具（手机）应关闭或调至静音，不喧哗、不窃窃私语。保持会场清洁，会议结束后将座椅归位，按序依次退场。15、与会人员，会议期间，可以争论，若形成决议，必须无条件服从和执行。16、外出和领导同行乘车，应按照司乘礼仪，安排座位，并主动为领导开车门。行走时应落后领导半步至一步，遇领导迎面来时应主动让路。17、办公环境干净整洁、室内物品、办公用品、桌面摆放整齐有序，不得杂乱无章。下班前放置妥当所有文稿，以防遗失、泄密。18、有客来访时要时刻注意自己的言谈、举止。保持良好形态，用语礼貌，语调温和。相关接待人员暂时不在时，其他人员应主动接待。19、外出活动登记表记载真实，并接受监督检查。上班前需直接外出时应电话事前通知本部门负责人，并在回来后补填登记表。前台应及时了解外出人员去向，避免问及不知是否在公司。20、不得将亲友或无关人员带入工作场所。21、同事之间不过问工资，奖金与其它机密事宜。不传播小道消息。互相尊重，爱护，主动关心其他有困难的同事。22、向领导请示汇报时应事先得到确认，汇报时应言简意赅，不影响领导工作，不向领导汇传递不可靠信息。23、下班前应关闭个人所用的办公设施，最后离开公司人员必须认真检查水、电、汽等闸门，各种设备安全装置，消除隐患，确保企业及员工生命财产安全，杜绝火灾发生。（二）文件收发管理制度1、公司的文件由人事部负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负23、属于保密性文件，核稿人应该注明“保密”字样，并确定报送范围。保密性文件按保密规定，由专人印制、报送。4、文件统一由人事部设专人发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项5、公司所有外来信件、传真统一由前台登记造册，并立即报送给相关人员，收件人在登记本上签字确认。前台负责人员不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。6、传阅文件由人事部专人负责收回，对领导指示的文件，人事部应及时组织传达和落实。7、公司各部门往来的内部文件应建立文件转送登记本，以便落实责任和查询。（三）公司资质印章管理制度一、总则1、印章资质是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章资质的管理，关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本办法。2、公司总经理授权相关人员负责公司印章资质的管理工作，发放、回收、监督、保管和使用。二、印章领取和保管1、公司各类印章及资质由各级和各岗位专人依职权领取并保管。2、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。3、公司建立用章申请表，专人领取和归还印章情况在申请表上予以记录。4、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。三、印章使用1、公司各级人员使用印章资质须按要求填写用章申请表，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。2、经有关人员审核，并最终由具有该印章资质使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。3、印章资质保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。4、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。5、总经理对公司所有印章资质的使用拥有绝对的决定权。6、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律专员审核签字。7、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。8、用章申请表作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交相关人员归档。9、印章原则上不许带出公司，如因工作需要将印章带出使用的，应事先填写用章申请表，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。10、公章的使用决定权归总经理负责，其他各印章资质的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。四、责任1、印章资质保管人必须妥善保管印章资质，如有遗失，必须及时向总经理报告。2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章资质，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。3、违反本办法规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，将移送至公安机关处理。（四）档案管理制度为了加强档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，结合公司章程，制定本办法。一、档案负责制1、公司行政部负责全公司档案工作，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。2、行政部设专人对各有关部门形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档，按规定向档案室移交档案并按时向上级主管报送档案工作统计材料。3、各部门负责人协同行政部监督、检查本部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作，并设专（兼）职档案人员履行本部门档案职责。按档案室要求和归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。二、文件、材料收集归档本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者是其他关系很密切的文件材料都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门相关员或档案室归档。（一）归档范围：12345、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。67、反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本的情况综合。8、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存9、本公司编辑、出版的书刊、资料样板。1011、有关单位与本公司联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。1213、有关单位与本公司涉及比较重要的工作或问题的来往文书。（二）、归档份数文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。三、归档时间和方法12、凡各部门发出的文件，由3、一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送4、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由档案员归档。56、各部门每季度对部门内档案进行整理归档；每年的一月底前公司进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文四、归档要求1、应归档的文件、材料及各项经营数据应由各相关人员于每月末收集拷贝到公司统一管理2、正文与底稿(签发稿)3、归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。456、凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后排列好。五、档案借阅1、本公司各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。2、外单位来人员查阅本单位档案，需持单位介绍信并经本公司有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。3、查阅各门类档案应在公司内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经总经理批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。4、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不得借出。5、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照公司相关制度执行。六、档案复制1、公司相关部门因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（高层会议记录等）须经总经理审批后方可复制。2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经总经理同意方可复制。3、复制后要及时进行登记。七、档案保密1、档案是公司的宝贵财富，档案本身具有机要性质，因此，档案部门和管理人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。2、凡是动用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。4、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。5、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和本公司总经理批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案室严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害我公司利益者，要依法追查刑事责任。6、经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司下发文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。7、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。8、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。9、不允许将机密文件带回家中或到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。八、档案统计1、档案统计工作是以表格、数字的形式揭示档案实体及其管理状况的统计。2、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。3、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。九、档案鉴定与销毁1、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。2、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。3、对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。4、需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。5、批准销毁的档案且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案