5S用图表说话-AMT王佑

結構化思考形象化表達用圖表說話，做一流PPTAMT培訓高級講師王佑討論•工作中，你需要進行哪些內容的演講和展示？•在製作PPT過程中，你常常會遇到哪些困難？•演示過程中，你如何吸引別人的注意，打動別人？不成功的演示最常見的三類問題目標不清結構混亂展示不力………………………………本次培訓的目標1.掌握進行情境分析的方法，使你的彙報更具針對性2.通過合理的結構組織材料，使你的展示內容清晰易懂3.瞭解並靈活使用典型的邏輯方法，使你的觀點更加具有說服力4.掌握展示彙報常用圖表的使用方法，使你的PPT更加生動結構化思考，形象化表達•演示彙報“四部曲”結構設計情境分析撰寫美化演示彙報1234彙報對象是誰？環境的影響？如何獲得同意和支持？彙報的目標是什麼？表達什麼觀點？匯報哪些內容？會有哪些反對意見？•給誰看?•要達到什麼目的？•……•觀點是什麼？•如何建立邏輯框架？•……•如何組織材料？•怎麼靈活運用圖形？•……•怎樣口頭表達你的思想？•如何合理利用幻燈片？•……目錄如何進行演示前的情景分析如何構建清晰易懂的演示結構如何製作圖文並茂的幻燈片第一部分第二部分第三部分圖表的應用第四部分如何使演示彙報更加生動第五部分目錄第一部分如何進行演示前的情景分析摘要確定演示目標分析演示物件制定演示策略認識演講與展示總體目標聽眾分析場景分析具體目標演講和展示前常常需要考慮很多問題……為什麼做這次演示？我要說服誰？彙報和演示多長時間他們希望瞭解什麼，期待什麼有哪些資料可以利用？我最想傳遞的是什麼聽眾分析、預測與策略制訂聽眾分析聽眾預測與策略項目具體內容聽眾興趣與策略理解能力與策略態度與策略年齡平均年齡年齡範圍性別男女比例教育程度學歷/專業行業職業政府/國企外企/民企職務職位高管/中層/基層銷售/研發/財務地理文化北京/上海/廣東…；歐美/日本/印度…..場景分析分析內容狀況與策略項目內容人數小型討論大會演講會場大小、形狀布局狀況…設備講臺、課桌、投影、黑板、時間上午、下午飯後、飯前佔用時間在整個活動中的時間段長度合理安排時間最後，寫出來你的演示目標•演示目標–演示者想要從聽眾那裡得到的回應的詳細陳述•為什麼要寫出來演講目標？•示例–我希望王總批准我提出的預算–“向總經理彙報前期工作過程、取得的成果和下一步工作計畫，獲得批准“–“動員公司全體人員行動起來，積極配合當前變革專案的開展“–“讓客戶體會到本公司產品在服務和速度上的獨特優勢“–我希望客戶瞭解我們的方案–我希望客戶相信我們的能力–我希望客戶選擇我們的方案兩種典型的演講知識性演講說服性演講總體目標傳遞知識，解釋、說明複雜事物不持有立場，向聽眾傳遞資訊表達清楚、方便理解、記憶影響聽眾信念，促使聽眾行動持有立場，設法使聽眾接受、支持尋找理由、論據，支持自己的觀點練習：對你最近的一次彙報進行情境分析彙報目標彙報對象觀點與彙報內容如何獲得同意和支持？會有哪些反對意見，如何應對？其它有利或不利因素？目錄第二部分如何構建清晰易懂的演示結構清晰的演示結構化需要注意哪些問題如何建立清晰易懂的演示結構建立演示結構的工具摘要討論•如何建立清晰易懂的演示結構•在撰寫報告的過程中，如何進行構思結構化表達的四個原則•自上而下–先從結論講起，說明問題的全貌–直接說明中心思想•層次清晰–把相關性議題在一個章節內說清楚–分清楚議題的層次•結構簡單–表達的結構越簡單越好•重點突出–不要試圖傳遞過多的資訊–要把最想傳遞的資訊突出出來自上而下重點突出自上而下層次清晰事實分析過程結論溝通過程：結論分析論證下一步的行動結果是什麼？為什麼是這樣的結論？下一步應該怎麼做？過程、步驟、注意事項。分析問題的過程：結構化表達原則之一：自上而下的表達原則總體評價關鍵問題分析問題歸納現狀詳細調研自上而下進行問題闡述問題闡述問題歸納自下而上進行問題分類總結歸納現狀事實、表像問題分類歸納後的問題•對於演示和彙報而言，最為重要的是結構清晰，觀點鮮明，論證充分結構化表達原則之一：自上而下的表達原則MutuallyExclusive，CollectivelyExhaustive完全窮盡，相互獨立未窮盡不獨立結構化表達原則之二：層次清晰的表達原則人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人•我們應把房子出售–我們需要更大的地方–房子已很舊，需進行花費很高的基本維修–廚房太小–爐子壞了–屋頂有些漏雨–我們這條街交通太繁忙了•成立新公司進入新市場的障礙很少–開業的成本很低–沒有法規上的限制–不太需要專有的科技或專業知識–已有符合條件的員工–現成的辦公室可以直接使用結構化表達原則之二：層次清晰的表達原則練習題二1.Kewpie新推出價格較低、口味較好的醬汁2.Ragu改變其醬汁配方但客戶不喜歡3.美國的「麵食風潮」已過4.競爭對手們的產品較受客戶喜愛5.新的流行趨勢是吃米食而非麵食6.Heinz成功地推出一項創新的「義大利第一麵醬汁」7.Ragu在醬汁中加重香料份量8.義大利肉醬面再度被視為廉價、呆板而無趣的食物9.Hunt以高品質的Donello系列產品而佔有更大的市場份額10.Ragu在醬汁中減少肉的份量11.Ragu義大利面在美國的銷售下跌，主要因為其反潮流而行的產品開發作法及市場環境趨勢的影響請將下麵11條整理成一個金字塔結構結構化表達原則之三：結構簡單的表達原則•表述的結構越簡單越好–最簡單的結構、最容易記憶的結構是“三”–將一個中心議題從三個方面展開–使“三點”有清晰的邏輯關係–使用MECE原則檢驗三點是否正確結構化表達原則之四：重點突出的表達原則•演示彙報的80/20原則–抓住問題的關鍵–重點突出VS面面俱到–斷其一指VS傷其十指–MECE檢驗後進行“亮點檢驗”•核心思想–突出重點，關注“關鍵的少數”80%的內容20%的內容80%的關注20%的關注引起引起結構化表達原則之四：重點突出的表達原則•任何時候都要突出重點–最希望別人知道的–最希望別人記住的–最想向別人傳遞的•能夠吸引別人的亮點–創新和構思–開頭非常重要–整個演示的設計非常重要•重點突出的正確應用–在正文前面加上摘要–將大量的資料放到附錄裡面–每一頁PPT必須有非常清晰的重點–每一個圖形必須有非常清晰的重點•重點突出的錯誤應用–過多的動畫–過多的剪貼畫–過多的幻燈片切換–希望在短時間內傳達大量資訊結構化表達原則之四：重點突出的表達原則•大象與蛇–一點透與面面到•順序之美–重要性–邏輯性–時間性•團隊中的交流案例–對問題的理解–對提問的回答結構化表達原則之四：重點突出的表達原則•重點突出的表達技巧–對比–重複–比喻如何建立清晰易懂的演示結構•清晰表達的“金字塔結構”–啟（S）：選擇切入–承（c）：關聯主題–轉（Q）：問題提出–合（A）：方案闡述引子議題中心思想主要觀點主要依據如何建立清晰易懂的演示結構－如何處理開頭疑問（Question）情境（Situation）衝突（Complication）講故事•好的演示和彙報就如同一部電影，需要情節、音樂、場景、色彩、演員等諸多環節。•演員和情節是核心•音樂和場景是形式•商務彙報的實質－講故事–一般商務演示和彙報必須通過聽眾已經熟知的事實或資訊來引入，然後逐步過渡到希望引出或者需要回答的問題上去。–具體包括：S-C-Q-A•情景：由聽眾熟悉的情景引入•沖突：說明發生的衝突•疑問：引發或者提出疑問•回答：對疑問作出回答多元化研究業務在過去的五年中增長了40%無法證明我們的工作對客戶有明顯益處如何確保多元化研究確實對客戶有明顯益處事實“公司發展專案”以研究該專案如何建立清晰易懂的演示結構－如何處理開頭如何建立清晰易懂的演示結構－如何處理開頭•標準式：情景－衝突－解決方案近幾年來，本公司已經因為多元化研究業務而向許多客戶收取了大量費用。但是，至今倫敦公司也沒有一個人能證明，某客戶的某專案收購案或者並購案與本公司的工作密不可分，該分公司為慶祝第一個能夠作出此項證明的員工而準備的香檳酒也一直無人開啟。然而，本公司的多元化研究業務卻在五年之中增長了40%。因此，現在應該實施一項“公司發展專案”，以研究我們如何確保多元化研究確實能夠為客戶帶來顯著的利益。如何建立清晰易懂的演示結構－如何分析論證為什麼問題的重要性和緊迫性是什麼目前的主要問題解決問題型123怎麼做采取哪些措施來解決問題有什麼有哪些資源可以保障工作的完成是什麼目標是什麼工作展望型123怎麼做通過做哪些事情可以來完成目標如何建立清晰易懂的演示結構－如何分析論證•兩種基本的邏輯方法“天下烏鴉一般黑“歸納結論：一般規律那是一隻烏鴉具體事實它一定是黑的！演繹結論歸納演繹第一隻烏鴉：是黑的第二隻烏鴉：是黑的第N只烏鴉：是黑的現象/事實現象/事實現象/事實如何建立清晰易懂的演示結構－如何分析論證•歸納–利•用事實、資料說話•對注重“眼見為實”“用事實說話”的聽眾較為有效•論據互相支撐，一點被否定並不影響其他各點的說服力–弊•現象、樣本少或者不可靠時說服力不強•演繹–利•證明內容和必然選擇（沒有其他選擇）•對有拒絕心裡的聽眾非常有效–弊•如果聽眾對初始規律有異議，該論證也就失去了說服力現象一現象二現象N結論規律事實結論如何建立清晰易懂的演示結構－如何處理結尾選擇決策方案高度的昇華和肯定提出行動性的思考結尾•演示的結束需要高度的濃縮和昇華•更是對全篇文章中心的回顧和反思•也是後續行動的指導和思考討論•如何準備工作總結和彙報•如何“準備新市場開拓”•如何準備專案建議書建立演示結構的主要工具•利用WORD的大綱試圖•利用PPT的結構試圖•利用魚骨圖建立結構•利用邏輯樹建立演示結構–Mindmanager構建金字塔結構的有力工具－MindManager結論示例：整合散亂的內容，形成金字塔結構目錄第三部分如何製作圖文並茂的幻燈片幻燈片製作基本要素不同風格的幻燈片評析摘要幻燈片的製作基礎幻燈片的配色幻燈片的模版幻燈片的動畫幻燈片的放映幻燈片的制作基礎幻燈片的版式幻燈片製作基本要素－版式文字版式圖文版式幻燈片的製作基礎－版式•幻燈片的一般的佈局方式包括標題問題分析解決方案正文標題標題標題標題標題問題表現問題分析解決方案正文標題小結問題分析解決方案問題表現問題分析解決方案小結小結幻燈片的製作基礎－模版1234模版的調用–在製作新的幻燈片的時候可以套用原來使用的模版模版的設計–封面頁–正文的字體間距、顏色等模版的分類–標題模版：設置幻燈片首頁–講義模版：設置多頁列印格式–備注模版：設置備註列印格式模版的存儲–可以把模版作為單獨的檔進行存儲統一的模版是製作幻燈片的基礎幻燈片的製作基礎－色彩分類區分不同的觀點和內容突出突出關鍵的要點美化使得幻燈片的畫面更加豐富幻燈片色彩使用的注意事項•主要使用的顏色不宜超過三種•使用的顏色應該為同一色系•對比的色彩不要過於強烈色彩原理•色相•彩度•明度色相•色相：色彩的相貌•三原色：紅、黃、藍•三間色：由兩種原色構成橙、綠、紫•複色：由原色和間色混合而成彩度•彩度：色彩的鮮豔、潔淨程度明度•色彩的明暗程度色彩心理色彩的注目性高低不同背景上顏色的注目性•純色在黑色背景上的注目性•純色在白色背景上的注目性提高識別度•識別度低的十種配色提高識別度•識別度高的十種配色配色tips1.根據公司色調、幻燈片範本、演示主題、個人愛好配色2.色彩不是孤立的，要注意協調色彩之間的相互關係3.同一畫面中大塊配色不超過3種4.可以使用兩種顏色過渡，可以採用統一的過渡色5.同一色、類似色表現類似、過渡6.對比色、補色突出表現不同類別幻燈片的製作基本要素－色彩RGB（0.0.0）RGB（132.136.154）RGB（52.106.108）RGB（192.194.204）RGB（255.255.255）RGB（67.139.137）RGB（77.159.157）RGB（90.176.174）RGB（129.195.193）RGB（178.218.217）RGB（0.107.160）RGB（0.153.204）RGB（130.153.255）RGB（153.204.255）RG