企事业单位年鉴编纂四大关键点

企事业单位年鉴编纂四大关键点年鉴是某行业、地区、单位全面、系统、准确记述上年度发展状况，汇辑一年内重要时事、文献和统计资料，按年度连续出版的资料性工具书。随着企事业单位史志工作的不断推进，年鉴编纂日趋成为一项基础性、常态化工作。笔者拟结合工作实践，探讨企事业单位年鉴编纂需重点把握的四个关键点，与同行交流。一、关键点一：明确定位年鉴是典型的信息密集型资料，可谓“集万卷于一册，缩一年为一瞬”。年鉴具有一定的总结、统计意义和比较系统的连续参考作用，具有权威性、及时性、出版的连续性以及功能齐全等体例特征。年鉴按内容性质分，可分为综合性年鉴、专业性年鉴、专题性年鉴；按收录重点分，可分为知识性年鉴、纪实性年鉴、指南性年鉴；按表现形式分，可分为记述性年鉴、图谱性年鉴、统计性年鉴；按载体类型分，可分为纸质年鉴、电子年鉴等。企事业单位年鉴是记载企事业单位一年来发生的重大事件、反映企事业单位发展概况，并系统总结工作经验的资料性工具书。根据不同的分类标准，分别属于专业性年鉴、纪实性年鉴、记述性年鉴等。企事业单位年鉴编纂应坚持科学系统原则，完整记叙本单位全年各方面重要事项、重点信息，全面反映一年来的主要职能活动和基本历史面貌，做到“主要内容不缺失，大事要事不遗漏”。同时，应围绕“新、特、重、大”要求，重点记述当年发生的有新意、有特色、有开创性，对本行业、本部门有重大影响的大事、要事，不能“眉毛胡子一把抓”，这是年鉴编纂的基本遵循。二、关键点二：科学架构从形式上来讲，一部好的年鉴应做到格式规范化、内容系统化、直观形象化。而科学架构是实现这一目标的起点，也是至关重要的一环。框架是年鉴的基本结构安排，一方面，它是年鉴内容选择和编排的基本依据；另一方面，是年鉴信息资料的收集牵引和依归之所。框架设计应遵循系统化原则，设计者应把年鉴作为一个完整的系统工程来安排。首先，对设计的相关领域要有全方位思考，既要注意全面反映事实，做到横不漏项，又要注意每个领域的内部结构，切实把握好记述的深度。其次，内容资料要经纬相通，既要有分门别类横向排列的内容，又要安排好按时序纵向编排的信息。框架设计尤其要注意概全率。年鉴的定位是工具书，基本框架构成应包括综合情况、动态信息、附属资料和检索系统四个部分。综合情况，一般分为两个方面：一是全书的综述，主要包括本单位的基本情况（含组织沿革）、年度工作完成情况、主要业绩等。二是各栏目、分目下的“概述”，用以记述各不同部类工作的总体情况，相关要素应基本固定，便于不同年度相关资料延续记述和比较。动态信息，即分门别类记述的年度内发生的大事要事和其他重要信息资料，这是年鉴编纂的主体。附属资料，包括大事记及各类具有参考性的统计资料、图表、文献等。检索系统，包括目录、索引等。在“求全”的基础上，安排年鉴版块时要充分考虑好“平衡”问题。一是以上四部分内容的比例要平衡，综合情况、动态信息是年鉴的主体，一般合计所占比例不应低于全书的百分之六十。二是一、二、三次文献的配比要均衡，防止一次文献（指没有经过编选者编辑加工的原始性文件资料）比重过高，导致年鉴信息密度不够。三是要注意动态信息各部类的分量和篇幅，既要防止不分主次、“萝卜上下一般粗”，又要避免同类型内容“厚此薄彼”。此外，还要充分考虑本单位实际，设立具有自身特色的栏目，这是提高年鉴质量的重要途径。三、关键点三：做好分工年鉴编纂是一项日常性、基础性的史料收集工作，不宜占用过多人力资源；同时，年鉴内容林林总总、包罗万象，并非单个组织、个别几个人可独立完成。因此，科学合理的分工非常重要，这是推动年鉴编纂工作高效开展的一大关键。以笔者所在航空工业第一飞机设计研究院为例，年鉴编纂工作采取的是“四位一体”的虚拟团队模式，即在史志工作领导小组（编审委员会）的领导下，在史志工作办公室组织下，组建编辑部，并依托各单位来开展工作。具体来讲，各自的分工如下：史志工作领导小组（编审委员会）全面领导年鉴编纂工作，对重大事项进行决策；负责审定年鉴编纂工作规划、经费使用和资源配置等；负责审定年鉴文稿，主要审定年鉴是否全面系统客观地反映了本单位当年改革发展各项主要工作，内容有无遗漏，总体结构是否平衡，密级是否符合规定。史志办公室负责制定并下发年鉴编纂计划，负责年鉴编纂团队的组建，负责业务培训、文稿评审等会议的组织及其他服务保障工作，负责年鉴的印刷出版及存档、上报。年鉴编辑部负责编制《年鉴任务分配表》（如下），负责年鉴的合稿、编校，负责把关年鉴内容的准确性、完整性及编写质量。各单位负责依据《年鉴任务分配表》，开展年鉴相关材料收集及内容编纂；负责把关本单位年鉴内容的准确性、有效性；负责确定本单位年鉴内容的密级。简而言之，史志工作领导小组（编审委员会）负责把方向，史志办公室负责服务、督办，编辑部则“管两头”———定纲立矩、统编统校，而各单位则负责提供准确的内容。这种模式有效提高了年鉴编纂的质量和进度。四、关键点四：定好规矩年鉴是专业工具书，有其自身的特色，选题、立目和撰稿均应标准规范。而企事业单位年鉴编纂的分工模式，又注定了参与者多为兼职人员。因此，只有编辑部尽可能详细地制定编纂规范，明确选材原则标准、内容要素、篇幅字数、语言风格等要求，才能既有效缩短撰写人员摸索的过程，提高编纂效率，又能大幅减少后期编辑部编校的工作量。1.选材原则的把握年鉴的记述范围为整个自然年。年鉴的内容选取应系统全面、客观准确，重点围绕本单位年度中心工作和重要事项，突出年度特点和专业特色。2.内容要素的把握年鉴要做到总述、分述相结合。总述要“站高一步、想深一步”，从宏观上全面把握；分述要抓住事物的主要特点，突出分述事件的典型性和重要性。针对各栏目、分目间的交叉重复现象，可以在分清主次和相互协调的基础上，采取平衡删留、详略互见、区分视角等不同记叙方法，力求在整体叙述的逻辑层次性和统一性之间达到最佳平衡。3.条目写法的把握年鉴采用“分类编辑法”，一般分为栏目——分目（类目）——条目三级结构，以条目为基本信息载体编纂正文内容。条目分为消息主题、情况主题、知识主题和资料主题四类，选题应以动态为主，重点反映一年的重要情况，单条篇幅一般不宜超过300字。条目是年鉴写作的重点，总体来讲，要做到实事求是、据实而录，即内容要真实可靠；特色选题，防止雷同，即要运用求异思维，防止“似曾相识”；信息密集，去除水分，即要加强总结归纳，提升有效信息含量；精准标引，方便检索，即要选取特色标题，不能不知所云。4.语言风格的把握年鉴以记述、说明为主，不议论、不抒情，不使用工作总结、工作报告、新闻报道等文体语言，力求准确、简明、平实、严谨。文字表达宜采用纪实手法。即开门见山，直陈其事，免除一切穿靴戴帽的套话，杜绝任何废话、空话和假话。总而言之，年鉴编纂并不神秘，与其他文体的写作一样，应做到结构合理、信息准确、详略得当。同时，基于其资料性文本的属性，不宜做过度加工。只要通过学习，掌握其基本特征和编纂规律，就完全可以顺利完成这项工作。此外，在不断的实践中，笔者逐步认识到：通过连续编纂年鉴，不仅可以积累大量有价值的信息，为史志编纂打牢基础，而且可以促进管理的规范化。这是一项受益匪浅的事业，值得我们为之努力。参考文献：略