3PL模式下VMI仓库业管理培训教材

客户VMIHub項目培訓介紹•培訓目的•項目簡介•操作流程簡介•職位及職能簡介•編制•收貨流程簡介•出貨流程簡介•收貨流程詳述•出貨流程詳述•培訓時間表•考核•實地訓練培訓目的•本培訓計劃旨在能使員工明白及了解–項目背景,服務範圍及要求–操作流程–各級職責及–通報流程=從而使各員工對其本身職責及職能有充分了解以達致服務要求客户項目簡介•本項目為聯想提供物料供應商管理服務,包括–管理47個物料供應商之物料供應–安排物料進倉,報關,倉存管理–按指標於4.5小時內安排物料運送到聯想生產線–收貨出貨無誤–退貨處理從而達致=物料能準時及準確上線=準確庫存管理操作流程簡介3PL生產線•預備物料進倉,報關操作流程•收貨操作流程•倉存管理•檢料操作流程•物料出倉操作流程•47個物料供應商進貨•物料準確及時上線4.5小時職位及職能簡介(一)OperationManagerOperatorx8Inboundx2Outboundx6CustomsCustomerServiceClerkx4In-doorx2Out-doorx2CustomerServiceClerkx4Inboundx3Outboundx1Asst.OperationManagerOperatorx13Inboundx6Outboundx7CustomsCustomerServiceClerkx3In-doorx2Out-doorx1CustomerServiceClerkx5Inboundx4Outboundx1Operatorx8Inboundx2Outboundx6CustomerServiceClerkx2Inboundx1Outboundx13rdshift2ndshift1stshiftLamHungCheungAGM職位及職能簡介(二)職位職責滙報運作經理負責監控整個項目日常運作,資源調配,成本控制,提供解決方案及風險評估助理總經理運作副經理協助運作經理監控整個項目日常運作及負責管理物料供應商運作經理報關主任負責監控報關員日常報關工作,就報關問題提出建議及解決方法報關經理報關員負責日常報關工作,確保報關工作處理無誤報關主任客戶服務主任負責監控客服日常訂單及物料進倉處理,協助運作經理及運作副經理處理日常運作所產生的問題,就問題提出建議及解決方法,人手調配及編更安排運作副經理客戶服務員(入口部)與物料供應商或托運商聯絡,安排物料進倉,收發有關物料進倉之電郵,收集報關所需之資料予報關員報關,更新系統數據,處理入口文件跟隨指標於指定時間內完成工作及協調倉務員完成收貨程序客戶服務主任客戶服務員(出口部)負責日常訂單處理,安排物料出/轉倉,收發有關物料出/轉倉之電郵,收集報關所需之資料予報關員報關,更新系統數據,處理出倉文件,跟隨指標於指定時間內完成工作及協調倉務員完成出貨程序客戶服務主任倉庫運作主任負責監控倉務員日常訂單及物料進倉處理,協助運作經理及運作副經理處理日常運作所產生的問題,就問題提出建議及解決方法,人手調配及編更安排運作經理倉務員(入口部)按進倉文件跟隨指標於指定時間內完成對貨物進行驗收,上架,如發現有問題即時滙報上司,整理倉庫倉庫運作主任倉務員(出口部)按出倉文件跟隨指標於指定時間內完成對撿貨,如發現有問題即時滙報上司,整理倉庫倉庫運作主任職位及職能簡介(三)•聨絡資料編制•編制–客服及倉庫運作(7日x24小時)•第一更08:00~17:00食飯時間12:00~13:00•第二更14:00~22:00食飯時間18:00~19:00•第三更22:00~08:00食飯時間02:00~03:00•編制–報關組(週一~週五)•第一更08:30~17:30食飯時間12:00~13:00•第二更14:30~22:30食飯時間18:00~19:00•編制–報關組(週六~週日)•第一更09:00~18:00食飯時間12:00~13:00收貨流程簡介1.物料供應商進貨前一日提供-装箱单-发票-车辆信息-到货时间-商品编码-ASN电子表格2..客服人员-将ASN导入到WMS-打印ITS为预先收货-将进货文件给到操作人员-将进货文件给到报关客服3..报关客服人员-在海关系统进行预申报数据输入(EDI)-高级报关员仔细检查数据-向海关发送数据-将预申报文件(EDI)给到运输公司4..仓管员-检查载货清单-总的托盘数-总的箱数-实物状态-签收签收单每辆卡车,需要在2个小时内完成收货檢料流程簡介1.客户用電郵發轉倉訂單(TO)正常的发送每天4次-0400-1000-1600-22002..客服人员-将TO导入到WMS-在WMS系统中完成“分配”操作-打印转仓分配报表-发转仓订单确认报告给客户-发PackingsummaryMail给客户/IE制作进境EDI单-告知仓管员捡货单号3..操作人员-在WMS中打印捡货单-履行捡货单的捡货-移动货物到包装区域包装-在系统中出货扫描-打印出货标签-在每个卡板上贴出货标签-移动货物到储存区域-打印出转仓单的装箱单由客户發TO到交貨給客户必須在4.5小時內完成出貨流程簡介2..客服人员-在WMS系统中确认转仓订单的装箱单-在WMS系统中完成“分配”操作-在9：00发前天21：00到昨天21：00所有出货数据报告给客户和供应商1.操作人员-将货物经货梯递送到客户-移交货物给客户生产线职员-客户生产线职员點收-3PL操作人员和客户生产线职员在3套转仓单的装箱单上签名确认收货-操作人员传递两套转仓订单的装箱单给CS收貨操作流程詳述(一)(客服)•供应商或客户指定的承运商在货物到达前一天将预货到通知和ASN的电子表格发到3PL的进货邮箱•3PL的客服核对以下資料無誤後確認供应商或客户指定的承运商1.PN#,2.产品描述,3.数量及4.商品编码•预到货信息包括1.装箱单2.发票3.车辆信息4.到货时间5.商品编码根据中国海关的工作时间,实物收货时间工作日星期一到星期五在22点以前.星期六和星期天在17点收貨操作流程詳述(二)(客服)•客服如發現供应商的商品编码与客户的商品编码不同,将采取下面的流程1.依据客户的商品编码和描述而不是供应商的2.如果商品编码和描述仍然不一致,3PL将采取下面的操作流程-拒绝收货-在海关系统进行库存转换–先从福田保税区出口到香港,然后再以调后的商品编码从香港进口到福田保税区•客服如發現新物料沒有料号,1.将依据客户提供的货品描述及商品编码进行核对•當客服核對資料無誤後,交由另一客服将ASN导入到WMS收貨操作流程詳述(三)(客服)•客服人员打印ITS为预先收货•客服人员将进货文件给到操作人员.1.ITS2.箱单3.发票4.车辆信息5.到货时间•客服人员将进货文件给到报关客服進行报关1.装箱单2.发票3.车辆信息4.到货时间5.商品编码ITSformat收貨操作流程詳述(一)(倉管員–正常情況)•卡车到达3PL的仓库卸货区,倉管員在进货工作报表上记录实际车辆到达时间•仓管员找到相对应的ITS进行收货•每辆卡车，3PL需要在2个小时内完成收货•卡车到达1.5小时内需要将文件返给客户•以上指標會因有破损,实物与文件不相符合或为HVI的货物(CPU,Memory,MB,HDD和所有卡)而有所延長•仓管员需要在0.5小时内摆放好货物•仓管员需要检查载货清单,总的托盘数,总的箱数及实物状态.•仓管员签收签收单•仓管员進行系統收貨•3PL在次日早上将收货原文件送给客户.收貨操作流程詳述(二)(倉管員-差異情況)•仓管员如發現差异(少了,多了或破损),必須即時滙報上級及按以下方法處理1.需要在签收单上注明差异并拍照2.准备破损/差异报告给司机签字确认3.仓管员通知客服人员4.客服人员立即通知客户和供应商5.仓管员将异常的货物移至暂时冻结区域收貨操作流程詳述(三)(倉管員-差異情況)•对于实物比文件少的1.对货物不进行系统收货2.客服人员通知供应商客户3.等待供应商和客户的进一步指令.4.供应商和客户必须在24小时内给出进一步的指令•对于实物比文件多的1.依据ASN进行系统收货2.对于多的货物,3PL联系供应商和客户3.等待供应商和客户进一步指令4.供应商和客户必须在24小时内提供进一步指令5.供应商可能会提供新的ASN给3PL去收多的货收貨操作流程詳述(四)(倉管員-差異情況)•ASN的料号不正确1.仓管员对货物不进行系统收货2.客服人员通知供应商和客户3.等待供应商和客户的指令4.供应商和客户24小时内必须提供一步指令5.3PL可能会删掉不正确的ASN,由供应商重新送新的ASN给3PL收貨操作流程詳述(五)(倉管員-高價值倉儲)•当卡车司机到达FTLC时,卡车需要靠在专门货台去进行装•司机联系仓管员,仓管员会通知保安给交货明细•在10分钟内，保安需要到达1楼对装有高价值的货物的车辆进行收货处理，在秤箱重量时仓管员也要到达1楼•车门要在CCTV的监控下才能被打开•在一楼CCTV监控下,卡车司机/护送员在一定的时间需要将所有高价值的货物卸到收货区•仓管员在一楼检查货物外箱,标签信息及重量•仓管员在1楼收货时,如果发现有任何差异或破损将会在签收单上进行备注返给交货人,并按照差異/破损流程處理•仓管员和保安将货物送到3楼的高价值货物仓储区域•在高价值货物区域,仓管员应该依据交货单开箱对每个高价值的货物验证,无误后放在高价值区域存储•仓库主管对货物作系统收货处理•对于破损事件,保安应将它报告给上级经理以得到进一步的部署檢貨操作流程詳述(一)•订单执行分為三種1.正常的转储订单•客户将转仓订单发邮件给3PL（通过工厂订单行数据用EXCEL格式文件来确定），并且跟随电话确认。正常的发送每天4次（04：00，10：00，16：00，22：00）。必须在4.5小时内完成所有的操作2.特殊的转仓订单•客户将特殊的转仓订单发邮件给3PL（通过工厂订单行数据用EXCEL格式文件来确定），并且跟随电话确认。必须在4.5小时内完成所有的操作3.TOP转仓订单•客户将TOP转仓订单发邮件给3PL（通过工厂订单行数据用EXCEL格式文件来确定），并且跟随电话确认。必须在2小时内完成所有的操作檢貨操作流程詳述(二)(客服)•CS在WMS中导入转仓订单1.如果在进度表内没有收到转仓订单，联系客户的MFG组•CS在WMS系统中完成“分配”操作•CS打印转仓分配报表•CS发转仓订单确认报告给客户（在20分钟内）•CS告知操作人员捡货单号檢貨操作流程詳述(三)(操作员)•操作人员基于CS提供的捡货单号在WMS中打印捡货单•操作人员履行捡货单的捡货•如部分捡货，操作人员开箱捡货•所有的开箱捡货必须在CCTV监控下开箱，并检查总的数量•如果短货（缺货），立即拍照给客户•捡货后，操作人员贴上3PL的标签以识别•对于CPU，内存条，主板，所有的卡，硬盘产品，必须在ESD的要求下重新包装•移动捡选的货物到卡板上•操作人员移动货物到包装区域進行包装•操作人员在系统中出货扫描•操作人员打印出货标签出貨操作流程詳述(一)•出貨主要分三種1.出货---客户生产线2.出区/境----香港3.一般贸易出货----中国出貨操作流程詳述(二)•出货---客户生产线1.操作人员根据生产线的转仓单经货梯递送到客户2.操作人员移交货物给客户储存区域的客户生产线职员3.操作人员和客户生产线职员根据转仓单的装箱单检查和移交货物4.客户生产线的职员检查箱标签上显示的箱数和总数与转仓单的装箱单是否一致•对于部分箱，将开箱检查内部数量•对于CPU，内存，主板，卡类,硬盘,产品，将打开静电包装检查5.客户生产线职员在转仓单的装箱单上签名确认收货•如果出现差异（部分箱少货，多装，错位的MM，错误的数量或破损变形），3PL应在1小时内修改成正确原料订单代替原订单。•如果在生产过程中发现差异，客户将发一个新的订单给3PL替代原来订单，3PL必须在1小时内送货给客户出貨操作流程詳述(三)•客户生产线职员和3PL操作人员在3套转仓的装箱单上签名1.一份给客户生产线职员2.一份给3PL3.一份给客户办公室4.一旦客户生产线职