仓储管理规范

仓储管理1.入库管理1.1目的：有效地指导入库管理的相关工作，确保入库物资品种、数量等信息的准确，保障公司生产的正常运营。1.2范围：适用于物资室对省拔物资、自购物资的入库管理。1.3职责与分工：1.3.1行政服务中心物资室为入库管理归口管理部门。仓库管理人员负责物资外包装验收，品牌、型号、数量核对，相关数据的接收。1.3.2物资需求部门负责物资质量、性能的验收。1.4名词释义：1.4.1日清月结：“日清”是每日对物资收、发、存状况进行清理，做到收多少、发多少清楚；入与出凭证是否全部记入账内清楚；账面结余数与实际库存数是否相符清楚。“月结”是每月末对当月发生的收、发事项，按照财务规定，登记账本、系统及时的收发记录，核对账与实际库存余额是否相符，有无意外情况。1.4.2三清三符：指根据物资性、周围环境和气候变化进行维护保养，经常进行盘点，做到数量、规格、质量三清，账账、账卡、账实三符。1.5流程内容/系统操作说明1.5.1省拨物资入库管理规定:1.5.1.1物资发货前由省行政发函文通知市行政物资管理室，市行政物资管理室安排根据函文要求和物资到货签收单收货。到货时仓库管理员认真审核相关手续是否齐全，所送物资相关信息是否与签收单（发货通知）及合同（省公司函文）采购物资信息一致，确认无误后在发货通知单中填写物资实际到货数量、抽检比例、物品是否完好、到货日期等，并签字确认。仓库系统录入员根据实物管理员签收的发货通知将相关信息导入MIS、LIS系统，并打印入库单，由送货人员、收货人员、复核员、及制单人共同签字确认信息无误。1.5.1.2如发现物资有问题，应立即封存该批物资，并对现场开箱验货情况作好记录，报省公司行政服务中心处理。1.5.1.3物资入库后，须及时、准确的登记物资标签卡、登记手工帐，将进货单据整理归档。做到“日清日结”，确保“三清三符”。1.5.1.4仓库实物签收入库后，将到货物资情况以邮件的形式发送给物资相应的归属部门。1.5.1.5省拨物资入库流程图:开始供应商送货至仓库行政服务中心/各需求部门物资验货、接收省公司物资管理中心发配送通知货物有误？是行政服务中心系统接收否结束送货单进仓单行政服务中心LIS系统分配储位行政服务中心相关资料归档行政服务中心LIS系统配送签收行政服务中心物资分类堆码行政服务中心反馈到货信息工作要求/说明1、省拨物资发货前由省行政发函文通知市行政物资管理室，告知物资及相关数据、项目等信息，市行政做物资入库准备。2、物资到货后，市行政物资管理室根据函文要求和物资到货签收单安排收货。接收时，审核相关手续是否齐全，所送物资相关信息是否与签收单（发货通知）及合同（省公司函文）采购物资信息一致。3、确认无误后在发货通知单中填写物资实际到货数量、抽检比例、物品是否完好、到货日期，并签字确认。4、仓库系统录入员根据实物管理员签收的发货通知将相关信息导入MIS、LIS系统，并打印入库单，并注明省拨，由送货人员、收货人员、复核员、及制单人共同签字确认信息无误。5、货物入库后，须及时、准确的登记物料卡及仓库台账，将进货单据整理归档。做到“日清日结”，确保“三清三符”。6、行政服务中心将到货情况反馈省公司及物资所属相关部门。1.5.1.6MIS系统操作说明1.5.1.6.1进入MIS系统1.5.1.6.2选择所属物资类别――CMCC接收/直发，明细如下：1.5.1.6.3进入订单接收界面如下：选择类别根据实际情况输入“采购订单”号码，点击“查找”。1.5.1.6.4进入详细物资界面如下：根据实际情况选择相对应的物资名称和数量，并在前面可选框中进行点选，然后选择“题头”，5、进行接收要素选择界面：根据实际情况选择操作，然后点选“备注”选项后的，据实进行子项的选择操作如下：最后点击“确定”进行保存。检查完相关数据无误后，点击最上面工具栏的进行系统保存和数据提交，完成操作。1.5.1.7LIS系统操作说明1.5.1.7.1采购订单接收（适用于所有订单接收物资，包含投资类、备品备件类、综合杂品、业务类）通过MIS系统做数据接收（详见MIS系统操作流程），MIS系统订单接收后，在LIS系统操作如下：以上LIS系统中的三个步骤操作完成后，LIS系统入库完成，可以进行系统库存查询及物资的申领与发放。1.5.1.7.2省公司直接在LIS系统下拨数据。（适用于所有省公司不下拨订单，直接下拨数据的物资，多为省拨投资设备和业务卡类物资）省公司发货致市公司仓库后，不通过采购订单在MIS系统接收，而是通过LIS系统直接下拨相关数据。仓库在收到实物后，在LIS系统首页“我的工作”栏内可以查询到省公司下拨单号，仓库工作人员将下拨单据信息与所收实物信息核对无误后，在LIS系统做接收，LIS系统数据自动同步MIS系统。LIS系统操作如下：第三步：导入即可第一步：点击“仓储管理”第二步：点击“MIS采购单管理”—“MIS采购单”收到省公司下拨到市公司实物后，在LIS系统“我的工作”栏内查询相关省公司下拨单据。打开省拨单据后，核对系统下拨数据与实物到货情况是否一致。如一致，点击“签收”，系统入库完成，数据自动同步MIS系统。如信息有误，及时与省公司相关人员联系处理，确认数据错误，从市公司LIS系统将数据调回省本部。其次：选择省公司下拨单号首先：登陆系统后，点击“我的工作核对省公司下拨数据信息无误，点击“签收”，入库完成。1.5.2自购物资入库管理规定:1.5.2.1自购的物资入库前，采购管理中心负责完成需求采购，确定A、B、C类物资，签订合同工作，物资采购员必须将采购订单录入MIS系统,并要求供应商在送货前对行政服务中心进行预约送货，送货时提供《发货通知单》及《验货证明》。行政服务中心根据物资使用计划安排供应商送货。1.5.2.2物资到货后，仓库管理员应根据承运人提供的发货通知书和MIS系统订单对物资进行核对，验收应注重检查物资的外包装、数量、规格型号和出厂合格证，认真核对物资的品名、规格和数量，如外包装完好，数量准确，确认无误则双方在货物签收单上签字确认。对于直发物资，在行政服务中心确认后，需求部门需在5个工作日内补办出、入库手续工作。1.5.2.3仓库管理员根据签收的发货通知单在MIS、LIS做订单接收，并打印入库单，经由仓库管理员、送货员及制单人共同签名确认，并做到“日清日结”，确保“三清三符”（数量、规格、质量三清，帐帐、帐卡、帐实三符。）1.5.2.4自购工程网络类物资分类：物资分类及内容：根据物资价值、特性、体积和工程建设等实际情况，将工程物资分为A、B、C三类物资：1.5.2.4.1A类为必须入库物资，不允许直发施工现场；1.5.2.4.2B类为可便捷出入库物资，经仓库清点数量后，可直接发往施工现场；1.5.2.4.3C类为可直发现场物资，由经授权人员现场清点签收后，再到仓库办理出入库手续。具体工程物资的归属分类，见下表：类型工程物资A类1、无线（电池、开关电源、空调等）2、前期建设设备（电缆、天线、馈线、AC配电箱、接地铜排、连接器等）3、传输设备（综合机柜、ODF架、DDF架、光纤跳线、光缆）4、交换设备（全部）B类1、室内覆盖、直放站建设项目设备（直放站、放大器、天线、馈线、衰减器、耦合器等）2、机房走线槽3、传输PVC管、直管4、渠道建设项目设备（排队系统、显示屏、电脑等）C类1、通讯杆2、美化天线3、美化方柱4、简易机房5、中央空调6、发电机7、变压器8、电梯9、避雷针1.5.2.4.5自购综合业务类物资分类及内容：根据物资价值、特性、用途等实际情况，将综合类物资分为D类物资、E类物资、F类物资：1.5.2.4.6D类为必须入库物资；1.5.2.4.7E类物资为可便捷操作，特殊情况下可由物资需求部门提出申请在仓库或者国通现场清点后马上办理出入手续；1.5.2.4.8F类物资由供应商直接送货到现场；具体综合类物资的归属分类，见下表：类型综合类物资D类物资业务卡类（必须入仓）终端类（必须入仓）办公设备（低值、易耗品）（必须入仓）宣传资料（必须入仓）业务用品（必须入仓）指定厂商订购办公劳保类物资（必须入仓）E类物资家俬（入仓，特殊情况下可申请到仓库清点后出库现场）礼品（入仓，特殊情况下可申请在仓库或在国通清点后,办理出入库手续）F类物资商场采购办公劳保类物资1.5.2.5操作说明：1.5.2.5.1采购管理中心签订合同时，合同必须注明自购物资类别（A,B,C，D,E,F类），合同附件必须包含《发货通知单》及《验货证明》。《发货通知单》要求一式两份，并要求注明物资送达地点及相关联系人，（A,B,D,E类）送达仓库的联系人为行政服务中心管理员，(C,F类)送达直发现场的联系人为行政服务中心管理员与需求部门项目管理员。1.5.2.5.2对于自购物资（A,D类），供应商送货前2天通知行政服务中心物资管理员。行政服务中心物资管理员提前准备储位或根据仓储的状况重新安排到货时间。供应商送货时提供《发货通知单》及《验货证明》。1.5.2.5.3对于自购物资（B,E类），供应商送货前2天通知行政服务中心物资管理员。由行政服务中心物资管理员通知物资需求部门项目负责人到货信息与时间，需求部门项目负责人根据到货信息填写《物资领用表》，并提交部门领导审批和安排出货车辆；需求部门项目负责人凭审批后的《物资领用表》至行政服务中心仓库，行政服务中心仓库对需求部门项目管理员出具的《物资领用表》信息进行核对，确保申领物资信息与到货物资信息一致。由需求部门项目管理员、供应商、行政服务中心管理员应在《发货通知单》及《验货证明》上签字确认，供应商保管《验货证明》及一份《发货通知单》，行政服务中心保管一份《发货通知单》。1.5.2.5.4对于自购物资（C,F类），供应商送货前2天通知行政服务中心负责人与需求部门项目管理员。行政服务中心安排好时间后，供应商直接送货到现场，需求部门项目负责人必须现场验货，确认无误后，项目负责人、供应商应在《发货通知单》及《验货证明》上签字确认，供应商保管《验货证明》及一份《发货通知单》，项目管理员保管一份《发货通知单》。行政服务中心在到货后5个工作日内对现场物资进行复核，并拍照存档备查及反馈复核完结情况。行政服务中心现场确认后，通知需求部门项目管理员凭《发货通知单》原件及《物资领用表》5个工作日内至行政服务中心办理出入库手续，且不可跨月度办理。1.5.2.5.5行政服务中心业务操作员核对签收后的《发货通知单》与审批后的《物资领用表》，完成系统接收和发放,并打印《进仓单》及《出仓单》，并签字确认。1.5.2.5.6对B,E类自购物资，《进仓单》一式四联，行政服务中心业务操作员保管“存根联”及“保管联”，供应商保管“财务联”及“客户联”。《出仓单》一式四联，行政服务中心业务操作员保管“存根联”及“保管联”，需求部门物资管理员保管“客户联”“财务联”。1.5.2.5.7对自购物资C,F类，入库《进仓单》一式四联，营业员保管“存根联”及“保管联”，项目管理员保管“财务联”及“客户联”。《出仓单》一式四联，行政服务中心业务操作员保管“存根联”及“保管联”，项目管理员保管“客户联”。供应商凭《发货通知单》向项目管理员领取《进仓单》的“财务联”，并将“财务联”和《验货证明》交采购管理中心办理付款手续。需求部门物资管理员存档《发货通知单》。1.5.2.6A类物资入库流程开始采购管理中心与供应商签订合同并在MIS录入采购定单是否与MIS定单相符合同复印件流程相关记录工作要求/说明行政服务中心反馈入库信息及资料归档行政服务中心打印进仓单、MIS入库/登记备查薄行政服务中心/需求部门物资验货、接收供应商送货至仓库结束备查薄验货证明进仓单发货通知单是否1.采购管理中心会同需求部门相关人员、供应商进行商谈，完成采购合同的签订并确定A类物资采购清单。会后采购管理中心负责将订单信息录入MIS系统。2.供应商送货时必须提供《合同复印件》和《发货通知单》。3.物资验货时，原则上各需求部门负责物资的质量、性能的检验；行政服务中心负责物资外包装检验及品牌、型号、数量的核对。