质量环境安全一体化程序

质量环境职业健康安全程序文件依据GB/T19001-2008idtISO9001:2008GB/T24001-2004idtISO14001:2004GB/T28001-2001文件编号：YC-CX01~28受控编号：编制：审核：批准：实施日期：2011年3月5日****有限公司2程序文件目录序号程序文件名称编号使用部门/人员1文件控制程序YC-CX-01综合管理部/文件管理员2记录控制程序YC-CX-02综合管理部/档案管理员3人力资源控制程序YC-CX-03综合管理部/人事管理员4危险源辨识、风险评价和风险控制程序YC-CX-04综合管理部/主任；各管理处/经理5环境因素控制程序YC-CX-05综合管理部/主任；各管理处/经理6法律法规和其他要求控制程序YC-CX-06综合管理部/主任；7信息交流和沟通控制程序YC-CX-07综合管理部/主任；各管理处/经理8基础设施和工作环境控制程序YC-CX-08各管理处/维修班长9服务实现策划控制程序YC-CX-09综合管理部/主任；10与业主有关的过程控制程序YC-CX-10综合管理部/主任；各管理处/经理11采购控制程序YC-CX-11综合管理部/采购人员12业主/住户财产控制程序YC-CX-12各管理处/经理13楼宇入住及装修控制程序YC-CX-13各管理处/经理14物业服务计划控制程序YC-CX-14综合管理部/主任；各管理处/经理15物业租赁服务控制程序YC-CX-15各管理处/经理16社区文化活动控制程序YC-CX-16各管理处/经理17保洁绿化服务控制程序YC-CX-17各管理处/保洁绿化员18保安服务控制程序YC-CX-18各管理处/秩序维护员19紧急情况处理程序YC-CX-19各管理处/经理20物业管理、服务费用收缴控制程序YC-CX-20各管理处/客服人员21环境安全运行控制程序YC-CX-21综合管理部/主任；各管理处/经理财务部经理22对相关方施加影响控制程序YC-CX-22综合管理部/主任；各管理处/经理23应急准备与响应控制程序YC-CX-23综合管理部/主任24业主/住户满意程度测量程序YC-CX-24各管理处/客服人员25内部审核控制程序YC-CX-25综合管理部/主任26监视和测量控制程序YC-CX-26综合管理部/主任；各管理处/经理27不符合、纠正和预防措施控制程序YC-CX-27综合管理部/主任28事故、事件处理控制程序YC-CX-28综合管理部/主任3文件编号YC-CX-01****有限公司文件控制程序实施日期2011.3.5版次A0页次1/31、目的对与管理体系运行有关的所有文件和资料进行有效的控制，确保与管理体系运行有关的所有场所及时得到和使用文件的有效版本。2、范围适用于公司与管理体系运行和物业管理服务有关的管理文件、外来资料的控制。3、引用文件GB/T19001-2008idtISO9001:20084.2文件要求GB/T24001-2004idtISO14001:20044.4.4文件4.4.5文件控制GB/T28001-20014.4.4文件4.4.5文件和资料控制4、职责4.1总经理负责批准发布管理手册、程序文件、作业文件；4.2管理者代表负责审核管理手册、程序文件、作业文件；4.3管理处负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管；4.4综合管理部负责管理体系文件、外来文件和公司级管理文件的编制、使用和保管。5、控制程序5.1文件的编号a、管理手册：YC--QEHMS--2011，手册中各章以章节号区分。YC为公司代号，QESMS为管理手册代号，2011为标准版本号。b、程序文件：YC--CX--00、01、02…作业文件：YC--ZY--00、01、02…YC为公司代号，ZY为作业文件，00、01、02…为作业文件序号。c、记录：YC/JL--XXX--00、01、02…或YC/JL--？？？--00、01、02YC为公司代号，JL为记录，XXX为标准条款号，00、01、02…为记录序号。YC为公司代号，JL为记录，？？？为部门代号，00、01、02…为记录序号。5.2文件的编写、审核、批准、发放为确保文件是适宜的和充分的，文件发布前得到批准。a、管理手册由综合管理部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合管理部负责登记、发放；文件编号YC-CX-01****有限公司实施日期2011.3.54b、作业文件由管理处经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合管理部负责备案、登记、发放；c、应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新、有效、适用的版本。综合管理部应对管理管理体系文件建立“管理体系文件清单”，文件的发放、回收要填写“文件发放/回收记录”。5.3管理体系文件的受控和有效性标识a、公司内（包括认证机构）使用的管理体系文件均为受控文件，必须在该文件上加盖红色“受控”印章，并注明分发号。b、管理手册的封面用版本号控制，内容页用版本和修改码控制。版本号用A、B、C…表示，修改码用0、1、2…表示，并注明生效日期。记录表格用版本号控制，版本号用A、B、C表示，修改码用0、1、2、表示。如：A/0，表示A版0状态。5.4文件的更改a、管理手册由综合管理部组织更改，填写“文件更改申请单”，经管理者代表审核，报总经理批准后更改，由综合管理部发放。综合管理部应保留文件更改内容的记录；b、其他文件的更改由各相应主管部门填写“文件更改申请单”，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；c、所有被更改的原文件应由主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。5.5文件的领用a、文件领用者应填写“文件发放/回收记录”，经相应主管部门负责人审批方可领用；b、因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。5.6文件的保存、作废与销毁5.6.1文件的保存a、综合管理部/管理处资料员应按“管理体系文件清单”，将文件分类存放在干燥通风，安全的地方；b、管理处文件由本部门资料员保管，综合管理部结合工作检查对管理处文件保管情况进行督查；c、任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。5.6.2文件的作废与销毁a、所有失效或作废文件由资料员及时从所有发放或使用的场所撤出，加盖“作废”印章，确版次A0文件控制程序页次2/3文件编号YC-CX-01****有限公司实施日期2011.3.55保防止作废文件的非预期使用；b、为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c、对要销毁的作废文件，由相关部门填写“文件销毁申请表”，经管理者代表批准后，由综合管理部授权相关部门销毁。5.6.3文件的借阅、复制借阅、复制管理管理体系文件，应填写“文件借阅/复制记录”，由部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。5.7外来文件的控制5.7.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。5.7.2综合管理部负责收集相关国家、省、市有关物业管理法律法规的最新版本，统一编号、加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，并把旧文件收回。5.7.3综合管理部与管理体系有关的外来文件填入“法律法规和其他要求一览表”。5.8根据必要性，综合管理部组织对现有管理管理体系文件进行评审，管理处结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行5.5条款规定。5.9对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。5.10档案资料管理a、档案资料管理包括开发商移交的物业资料和业主/住户资料两大项内容；b、管理处文件管理员负责业主/住户资料的建立、变更、作废等。c、开发商移交的物业资料移交的物业资料执行《档案资料管理规定》。6、相关文件6.1《档案资料管理规定》7、记录7.1“文件发放/回收记录”YC/JL-423-017.2“文件借阅/复制记录”YC/JL-423-027.3“管理体系文件清单”YC/JL-423-037.4“文件更改申请表”YC/JL-423-047.5“文件销毁申请表”YC/JL-423-057.6“法律法规和其他要求一览表”YC/JL-432-01附记录格式版次A0文件控制程序页次3/3文件发放/回收记录编号：YC/JL-423-01文件名称编号分发号版本发放记录回收记录部门签收日期份数部门签回日期份数7文件借阅/复制记录编号：YC/JL-423-02时间文件名称编号版本受控状态份数签名归还时间8体系文件清单编号：YC/JL-423-03序号文件名称文件编号使用部门10文件更改申请表编号：YC/JL-423-04文件名称编号版本份数更改位置及原因：更改后内容：申请人：日期：审核意见：签名：日期：批准意见：签名：日期：11文件销毁申请表编号：YC/JL-423-05文件名称编号版本份数销毁原因：申请人：日期：所在部门意见：签名：日期：文件保管部门意见签名：日期：管理者代表意见：签名：日期：12法律法规和其他要求一览表编号：YC/JL-432-01序号文件编号文件名称发布日期12345678910111213141516适宜性确认：日期：13文件编号YC-CX-02****有限公司记录控制程序实施日期2011.3.5版次A0页次3/21、目的对公司记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理进行控制，以提供服务质量符合规定要求和管理体系有效运行的证据。2、范围本程序适应于本公司管理体系的运行记录，包括对相关方记录的管理。3、引用文件GB/T19001-2008idtISO9001:20084.2.4记录控制GB/T24001-2004idtISO14001:20044.5.4记录控制GB/T28001-20014.5.3记录和记录管理4、职责4.1综合管理部负责监督、管理管理处的记录。4.2管理处资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。4.3管理处经理负责批准本部门编制的记录表格。5、控制程序5.1记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》执行。5.2记录的填写要求5.2.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。5.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。5.3记录的保存、保护5.3.1管理处的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理装订好，存放于适宜的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰。管理处按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。5.3.2综合管理部编制“记录清单”，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。管理处应将本部门使用的“记录清单”作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的记录原始样14本。5.3.3综合管理部结合工作检查对管理处记录的使用、管理情况进行督查。5.4记录发放、借阅和复制a、管理处经理填写“文件发放/回收记录”，共用记录空白表向综合管理部领用；并负责自己部门记录空白表记录、发放；b、管理处保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写“文件借阅/复制记录”，由记录管理人登记备案。5.5记录的销毁处理记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由管理处相关人员填写“文件销毁申请表”，交综合管理部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。5.6记录表格5.6.1管理处的记录表格，由管理处经理负责组织编制，管理者代表审批，交综合管理部备案。5.6.2各部门可根据工作需要提出记录表格的更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。6、相关文件6.1《文件控制程序》7、记录7.1“记录清单”YC/JL-424-017.2“文件借阅、复制记录”YC/JL-423-027.3“文件销毁申请表”YC/JL-4