HJ 8.6-2023 生态环境档案管理规范 核与辐射安全

中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.6—2023生态环境档案管理规范核与辐射安全Specificationformanagementofecologicalandenvironmentalarchives——Nuclearandradiationsafety本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2023-12-15发布2024-02-01实施生态环境部 发 布HJ8.6—2023i目次前言.....................................................................................................................................................................ii1适用范围...........................................................................................................................................................12规范性引用文件...............................................................................................................................................13术语和定义.......................................................................................................................................................14基本要求...........................................................................................................................................................25文件材料的形成与积累...................................................................................................................................26文件材料的整理...............................................................................................................................................37文件材料的归档...............................................................................................................................................58档案的管理.......................................................................................................................................................59档案的开发与利用...........................................................................................................................................6附录A（规范性附录）核与辐射安全文件材料归档范围与档案保管期限表............................................8附录B（资料性附录）核与辐射安全档案分类...........................................................................................11附录C（资料性附录）案卷编目式样...........................................................................................................17附录D（资料性附录）核与辐射安全档案移交清单..................................................................................22附录E（资料性附录）核与辐射安全档案销毁清册格式...........................................................................23HJ8.6—2023ii前言为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国放射性污染防治法》《中华人民共和国核安全法》《中华人民共和国档案法》及《环境保护档案管理办法》，加强核与辐射安全档案的科学管理，制定本标准。本标准规定了核与辐射安全工作和活动中直接产生的，具有利用价值、应归档保存的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、档案的开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准的附录A为规范性附录，附录B～附录E为资料性附录。本标准为首次发布。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：生态环境部核与辐射安全中心。本标准生态环境部2023年12月15日批准。本标准自2024年2月1日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ8.6—20231生态环境档案管理规范核与辐射安全1适用范围本标准规定了核与辐射安全工作和活动中直接产生的，具有利用价值、应归档保存的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、档案的开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的核与辐射安全档案管理工作。其他部门、单位的核与辐射安全档案管理可参照本标准执行。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ9生态环境档案著录细则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T31纸质档案数字化规范DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T62录音录像档案数字化规范DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T78录音录像档案管理规范DA/T92电子档案单套管理一般要求DA/T93电子档案移交接收操作规程《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。HJ8.6—202323.1核与辐射安全文件材料nuclearandradiationsafetydocuments记录和反映生态环境部门在核与辐射安全各项业务工作和活动中形成的文字、图表、声像等各种形式和载体的记录，以下简称文件材料。3.2核与辐射安全档案nuclearandradiationsafetyarchives具有查考、凭证和保存价值并归档保存的核与辐射安全文件材料，以下简称档案。4基本要求4.1核与辐射安全档案工作应遵守国家档案法律、法规，确保档案真实、完整、可用和安全。4.2档案工作应与核与辐射安全工作同步管理，实现从文件材料形成与积累、整理到归档管理的全过程控制。4.3生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导，认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作。4.4文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照“谁承办，谁负责”的原则，按照档案管理要求全面收集文件材料、及时整理归档。若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收集整理。外协单位应按照国家有关规定及生态环境部门的要求，做好所承担工作中文件材料的收集、整理、归档、保管与移交等。4.5文件材料承办部门业务调整或人员发生变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。4.6涉密文件材料的形成与积累、整理、归档及涉密档案的管理、开发与利用应符合国家有关保密规定。5文件材料的形成与积累5.1承办部门（承办人）应根据归档范围全面及时收集与积累核与辐射安全工作和活动中形成的文件材料（参见附录A）。5.2文件材料应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由承办人手工完成收集与积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。5.4电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换时，应同时收集专用软件、技术资料、HJ8.6—20233操作手册等。5.5声像文件材料应客观、系统地反映主题内容、人物和场景等，画面完整、端正，声音和影像清晰。照片宜采用JPG、TIF文件格式，大小宜在3MB～10MB之间，分辨率不得低于1200万像素。视频应采用MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV等数字图像编码格式，分辨率不得小于1080P。音频应采用MP3、WAV等格式，采样率应为双声道48kHz，采样精度不应低于16bit。珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。6文件材料的整理6.1整理的原则和要求6.1.1文件材料整理应遵循核与辐射安全文件材料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类，合理组卷。6.1.2文件材料整理应区分不同价值，便于保管和利用。6.2价值鉴定与密级6.2.1文件材料承办部门（承办人）应依据附录A进行价值鉴定，科学划定保管期限。保管期限分为：永久、定期（30年、10年）。6.2.2涉密文件材料的密级及保密期限照实标注。工作秘密按照实际需要进行标注。6.3文件材料整理方法6.3.1文件材料一般按照事由结合时间或重要程度的顺序进行组卷。6.3.2卷内每件文件材料的排序：一般印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列。不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。6.3.3卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷，卷内单面书写的文件材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页号均从1开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。6.3.4案卷可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，已装订成册的文件材料不再装订。装订采用线装法、变形材料装订法等方式，具体参照DA/T69有关规定执行。卷内不同尺