合同档案管理制度_合同档案的管理方法【通用5篇】

1/16合同档案管理制度_合同档案的管理方法【通用5篇】在人民愈发重视法律的社会中，越来越多事情需要用到合同，它也是实现专业化合作的纽带。相信很多朋友都对拟合同感到非常苦恼吧。下面是网友给大家分享的“合同档案管理制度_合同档案的管理方法【通用5篇】”，希望能够帮到你哟!合同档案管理制度合同档案的管理方法【第一篇】劳动合同：1、签订劳动合同的原则1本着平等自愿和协商一致的原则。要求劳动合同的内容必须公正、诚实、守信。2遵守国家法律、法规和政策。3以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。4双方严格执行。劳动合同签订后，双方都应严格按照合同规定的内容遵照执行，任何一方违约，都将按规定追究违约责任。5以酒店经营目标为中心。2、劳动合同的订立1原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。2酒店的法人代表或委托人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。2/163劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成一定的工作为期限三种。其中有固定期限的劳动合同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在签定劳动合同时不明确终止期；完成一定的工作为期限的劳动合同是：指合同当事人双方完成某一工作为期限的劳动合同是指合同当事人双方或某一工作的起讫的时间为条件的。4新进员工应根据签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期最长不得超过2个月。5劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按《劳动法》的有关规定办理。3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。人事部将员工合同书按部门、按序编号归档保存。4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年。根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，酒店的人事部做好有关档案的管理工作。档案管理实行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将来使用。1、员工档案员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类：1员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集3/16中保存起来的、反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。a、员工人事档案的收集、整理和保管员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的'规定。员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。b、员工人事档案的查阅和借用查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。c、员工人事档案的传递在员工录用和离店时，人部部及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。员工人事档案的传递不得由本人办理。4/162员工的工作档案从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。2、人事部工作档案人事部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人事部的工作。1人力资源档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。2工资福利档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。3教育培训档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培5/16训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。4行政人事档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。5人事部的工作档案按年度建立索引、装订成册。3、档案保存期离职人员档案保存2年。合同档案管理制度合同档案的管理方法【第二篇】加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。适用于采购部对内部文件及档案的控制。3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。6/164.1.2公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的.图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。4.1.3外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记录。4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。4.2.2公司外部往来文件需保存5年。4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采7/16购领导签字批准。4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。4.4档案销毁4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。合同档案管理制度合同档案的管理方法【第三篇】为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以8/16工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件（含招标答疑、工程量清单）、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。①招标文件（含招标答疑、工程量清单）、中标通知书、合同文本（正、副本）、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件（含招标答疑、工程量清单）、中标通知书、合同文本（正、副本）等影印件留存备查。2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的'形式保存。三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件（含招标答疑、工程量清单）由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文9/16件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。四、档案资料的管理办法1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件；确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损10/16毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处罚。6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。合同档案管理制度合同档案的管理方法【第四篇】为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工不得作承办人。1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。2、合同编号规则：承办部门名称首字母―合同签署年、11/16月份（六位）―顺序号（三位）。示例：jykfb―202406―001（经营开发部20xx年6月份第1号合同）3、合同管理实行承办部门负责制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人，承办人为直接责任人。4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由办公室保管，承办部门只留存复印件。7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由办公室、财务部甄别并予以归案。8、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。9、各部门员工可到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，由办公室办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措12/16施，以确保合同文档的'安全。11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12、