基层无纸化办公推广应用存在问题及对策建议

1/4基层无纸化办公推广应用存在问题及对策建议基层无纸化办公推广应用存在问题及对策建议随着网络技术的快速发展和低碳环保理念的不断深入，方便、快捷的无纸化办公模式得到广泛普及，越来越多的党政机关、企事业单位应用信息化手段开展日常工作，实现了效率提升与成本节约“双赢”，但基层无纸化办公在推广应用中仍存在一些问题，亟待关注解决。一、存在问题一是传统办公理念根深蒂固。纸质文件是传承历史文化的重要载体，大量的名著、文献、史记的手写稿、原稿具有很高的可依据性和可考性，其特有的保存作用和传承价值是其他形式所无法替代的。受行为习惯和传统观念影响，人们认为“白纸黑字”更具有权威性，仍有领导干部习惯在纸质文件上进行圈阅或批示，认为通过笔迹更能真切感受到对方的情感、性格、修养等信息，而通过计算机和网络办公缺乏一定的情感交流。二是无纸化办公安全性受到质疑。在无纸化办公系统广泛使用的同时，“网络黑客”“网络木马”等也在威胁网络的正常运行和信息数据的安全可靠，容易造成文档永久丢失、重大事件泄露等不可挽回的损失。一些基层干部还不具备基本的电子信息技术和网络知识，在安装防病毒软件、防火墙、漏洞扫描系统方面存在能力不足问题。三是办公人员能力素质有待提升。强大的技术队伍是无纸化办公系统有效运行的重要支撑，而大部分单位缺乏电子政务建设维护的专业技术人才，组织专业人员培训不够经常，办公系统操作运用不够灵活，纸质文件和电子文件“两条腿走路”，线上线下“双办公”等现象仍然存在，无形中增加了办公用品消耗和基层工作负担。四是“指尖上的形式主义”问题凸显。无纸化办公不受时间和空间的限制，打破了传统的“公文往返式”办公方式，缩短了文件印发、转送、通知等时间，工作效率明显提高，但在处理电子文件时，批阅者对文件内容不能反复阅研、仔细斟酌、随意注释，存在“一点而过”的现象，为“一批了之”等懒政、怠政现象滋生提供了“温床”。无纸化办公系统不够统一，兼容性不强，没有打通各个部门协同办公的“经络”，导致部门之间沟通协作不畅、协同办公壁垒重重。二、对策建议一要扩大无纸化办公应用的广泛性。引导广大基层工作人员转变思想观念，把推行电子公文传输和无纸化办公作为提高办公效率、降低办公成本、践行绿色发展理念的重要举措和具体行动，实现传统办公与无纸化办公的有效衔接、平稳过渡。借助政务内网实现公文的高效流转和发文的快速审批，增强收、发文的便捷性和时效性。推行钉钉考勤软件，优化上下班打卡、请休假、公务用车以及出差等事项的快速审批和办理流程，实现规范化、标准化的考勤管理。在疫情防控特殊时期，采用“视3/4频会议”模式，减少会议费用和与会人员接触，为疫情防控加上“安全锁”。二要重视无纸化办公运行的安全性。加强网络日常安全监控管理，提高办公系统安全密级，安排专人负责收发、传阅和保管涉密文件，建立涉密文件流转工作台账，严格记录涉密文件流转过程，杜绝失泄密事件发生。加强电子文档标准化管理，组织开展管理人员业务培训，提升电子文档归档质量。建立无纸化办公系统终身运维机制，实现无纸化办公系统可持续运维、可迭代设计，保留办公系统开放接口，方便不同部门根据各自需求搭建统一平台，打破“信息孤岛”，加强交流沟通，实现信息共享和协同办公。三要加强无纸化办公培训的专业性。网信部门牵头组织开展电子政务协同办公系统的应用培训，采用专业人员集中授课、现场操作、个别指导等方式，对协同办公系统、电子邮件系统、移动办公系统、电子印章系统等重要功能进行详细说明，针对“零基础”的工作人员，成立互助学习小组，不断提高工作人员操作水平和办公效率。加大计算机专业技术人员招引力度，缓解网络管理人才和现代化办公设备操作人才缺乏的窘境。制定可行的奖惩办法，把技能培训和日常考核结合起来，保证无纸化办公运行畅通无阻。四要增强纸质文件与和电子文件的互补性。随着新型网络化办公模式的出现，传统办公方式受到很大挑战，但从传统办公向现代化办公模式过渡需要稳步推进，不能“一刀切”，要增强“双轮驱动”互补性。一些需要领导签发的重要文件和考核迎检台账资料仍要保留纸质版，才能体现工作的权威性和真实性。非涉密的发文、会议通知、政务信息等可在政务内网上接收、转办、存档，无需打印、转送，减少了大量的人力、财力和物力，提高了工作效率，达到了整治形式主义为基层减负的工作效果，让基层干部真正体会到“无纸”又“无忧”的快乐。