物流运输作业流程及职责分工1.0版本

1核算审批价格2沟通核算价格3提报审批价格4有5无有①基础信息维护至系统②供货方/格薪源直接APP下单无①填写/提报订单信息申请表（EXCEL），并发至指定邮箱有有/无系统——操作描述①测算物流运输单价、车板价②多方确认物流运输单价、车板价③价格审批表审核、会签①基础信息收集与维护（燃料品类、燃料客户资料、运输资源信息、线路、运价、电厂名称等）②财务人员审核数据准确性审核内容：客户名称、货物类别、体积/重量、提货时间、装货地点、车辆装载要求、紧急程度等关键环节费用分离订单流转燃料物流项目运营流程及职责分工序号67细化步骤系统主数据维护订单获取审核订单关键控制点①物流运输单价、车板价测算的准确性②价格测算结果沟通及时性③价格审批流程时间节点①基础信息收集的准确性、及时性①基础信息维护：维护燃料品类、燃料客户资料、线路、运价、电厂名称、地址至系统基础信息模块中②做到下单信息的完整性、准确性（发货时间/地点、发货量、货物类型、发货人联系方式）③把握好订单提报时间与频次（T+1）提报订单，并16:00间提报④紧急订单订单真实性、有效性与紧急程度无有无有无有①个体司机/物流公司：--反馈：系统操作，确认已承接该订单--可视：发货方信息（货物种类、重量、提货地点、提货时间等）②供货方/格薪源：系统可查看订单最新状态（如【XX已接单】）无①个体司机/物流公司：电话/短信/邮件回复已承接该订单②格薪源：接收订单状态反馈邮件（如【XX已接单】）有①系统操作，确认到车②车辆GPS定位，信息实时上传至系统无①以电话/短信方式实时反馈定位信息至格瑞莱接口人接单及时响应订单状态实时更新司机规范操作时效、到车时间、地点及时反馈异常情况审核内容：客户名称、货物类别、体积/重量、提货时间、装货地点、车辆装载要求、紧急程度等①对订单进行拆分、集拼：按装载计划、客户要求，对数量、体积/重量、同一收货地址、区域、线路做拆分、集拼①匹配个体司机/物流公司指派对应订单②与个体司机/物流公司核对订单信息订单流转7891011审核订单预排订单下达订单订单执行到车确认订单真实性、有效性与紧急程度①最大程度实现每辆车满载②以最少的车辆，满足客户发货需求③均衡电厂卸货能力，控制电厂车辆数量①优先指派至客户熟司机/物流公司②车辆就近分配有①系统操作，点击“已装货”、“已发车”（以OTMS实际流程为准）无电话/短信方式主动告知格瑞莱人员车辆发货时间有①方式：APP实时更新车辆在途信息、到达时间无①方式：电话沟通人工维护更新②人工维护更新最新状态有无有无①确保货物完好②确保车辆满载③产品防护（加盖雨布、防水防火防盗防漏等）④司机姓名、车牌号①路由时间回传频率待确定②对司机/物流公司跟踪信息进行抽查确认过磅单上面数据的完整性与准确性，包括毛重、净重、车牌号、客户名称、司机/物流公司名称等相关信息①磅房：磅单数据正确性、完整性②监控每日回单，复合回单有效性③避免漏单、丢单④异常机制建立与执行①资金预算的准确性（预算=实际支出）②台账整理的及时性、准确性③单据的完整性（避免漏单、丢单）、和结算台账的一致性（包括净重、车牌号、客户名称、司机/物流公司名称等相关信息）④多方对账的及时性、准确性、KPI核算⑤结算金额的准确性、有效性⑥发票的准确性、及时性⑦请款金额的准确性、及时性⑧打款金额的准确性、及时性运费结算，必须按照结算周期锁定每个环节的时间节点（具体参考结算流程）发车确认跟踪车辆在途/到达卸货确认统计回单数据提报资金计划——过磅称毛重、卸货、过磅称皮重、核算净重生成“过磅单”过磅单交接、整理、归档①提报资金计划②系统导数，台账整理③单据的清查与审核④费用核算与审核⑤结算资料审核⑥开具发票⑦请款审批⑧打款结算1213141516订单流转运费结算17费用核算与审核18打款结算①资金预算的准确性（预算=实际支出）②台账整理的及时性、准确性③单据的完整性（避免漏单、丢单）、和结算台账的一致性（包括净重、车牌号、客户名称、司机/物流公司名称等相关信息）④多方对账的及时性、准确性、KPI核算⑤结算金额的准确性、有效性⑥发票的准确性、及时性⑦请款金额的准确性、及时性⑧打款金额的准确性、及时性运费结算，必须按照结算周期锁定每个环节的时间节点（具体参考结算流程）——①提报资金计划②系统导数，台账整理③单据的清查与审核④费用核算与审核⑤结算资料审核⑥开具发票⑦请款审批⑧打款结算运费结算格瑞莱物流①基于分离原则、历史数据、市场行情，联动格薪源项目公司，核算物流运输单价①基于测算后单价，联动格薪源项目公司，与燃料客户、司机、物流公司、计划经营中心、格薪源总公司、格瑞莱总部进行沟通确认，达成一致意见①基于经前期多方确认的分离物流运输单价，项目人员按价格审批流程提报价格审批表，总部人员进行审核、会签1、订单无法下达2、订单无法查看3、订单无法修改1、重新进入系统。2、重启电脑。3、联系系统维护人员。（oTMS系统开发员，或格瑞莱物流系统后台操作员。）4、建立oTMS系统交流学习群。①订单的接收与整理（来自格薪源/燃料客户订单）●负责电脑端/手机端订单信息的检索与收集①订单的接收与整理（来自格薪源/燃料客户订单）●负责“订单邮箱”订单信息的收取与整理审核订单后发现订单有信息问题如果下一环节未审核，可以直接反审核。如果下一环节已经审核，及时通知下一个审核人对订单进行反审核。异常情况异常情况处理（尽可能细化）1、录入数据出现重复2、名称不规范造成收索困难1、对燃料名称、客户名称及电厂名称字段属性设置唯一性。2、对燃料客户名称进行统一和规范。①收集与整理基础信息：燃料品类、燃料客户资料、运输资源信息、线路、运价、电厂名称②录入/归档基础信息③财务人员审核数据准确性①审核订单信息●审核订单的真实性、有效性与紧急程度●电话确认客户名称、货物类别、体积/重量、提货时间、目的地、车辆装载要求、紧急程度等②跟进经初步判断信息不准确的订单，经与客户、格薪源沟通确认后进行更正或删单燃料物流项目运营流程及职责分工职责分工对审核后订单随意进行反审核设置反审核时效（半小时内）设置二级审核（审核后再有下一级审核人进行审核）出现重复下达分派订单指定专门人员对订单进行分派①系统分配订单至客户熟悉司机/物流公司②处理出现的异常情况-订单无法下达-司机/物流公司不接单等情况分派订单出现遗漏分派完毕，对分派订单进行核对和跟踪①电话/邮件分配-司机：电话通知司机接单-物流公司：邮件至物流公司对接人，通知接单②处理出现的异常情况-订单无法下达-司机/物流公司不接单等情况订单分派指令发出，司机或物流公司无响应查看系统分派订单是否已经审核，电话直接与物流和司机沟通电话询问或当面与司机沟通到车时间延迟原因。如果车辆故障原因造成，责成司机对车辆进行安检，避免运输途中再次出现故障①要求司机全程开启GPS，到达目的地按要求规范操作②监控异常车辆检查GPS信号是否正常，安装是否到位①要求司机全程开启GPS，到达目的地按要求规范操作②记录物流公司/司机反馈的到车时间及异常情况，并做处理订单预排完后出现漏单，预排完毕后出现紧急订单。预排订单有两个人先独立操作，最后再对安排的方案进行综合优化，拿出统一方案。1、到车时间延迟。2、GPS出现异常①审核订单信息●审核订单的真实性、有效性与紧急程度●电话确认客户名称、货物类别、体积/重量、提货时间、目的地、车辆装载要求、紧急程度等②跟进经初步判断信息不准确的订单，经与客户、格薪源沟通确认后进行更正或删单①结合燃料品类、线路、发货量、提货时间等预排订单●按装载计划对订单进行拆分、集拼●满足客户发货需求的同时最大程度实现车辆满载①监控订单的接单及异常情况的处理1、没有满载，司机不同意发车2、司机未带雨布等防护措施3、车辆无法正常启动运行1、与燃料供应商沟通协调在附近紧急筹集货源。2、和司机沟通协商、今后多给他安排货源。3、要求司机就近购买雨布。4、安排车辆时尽量多强调带雨布。5、要求司机对车辆维修好后再发车。①系统监控车辆在途运输情况-无系统：电话沟通并做记录②异常情况跟踪处理①电话沟通车辆在途运输情况，并做好记录②异常情况跟踪处理把磅单给错司机，造成后期结算困难要对磅单车辆信息和实际车辆进行核对。1、没有及时卸货，引起司机不满，加钱加价。2、托运货物没有做防雨措施淋湿。3、司机途中偷偷加水。1、及时与电厂料厂及时沟通，了解卸货情况、对司机进行安抚。2、发货前要求司机与料厂进行沟通到达时间，提前安排卸货准备工作。3、对司机运输协议进行规范，加强司机责任，并对违反运输协议的进行警告和处罚。①监控车辆发车时间、装载量情况②记录及处理发车时异常情况①协调及时卸货，确保卸车的及时性及车辆周转速度②异常情况跟踪处理①对接电厂，回收过磅单②审核过磅单信息（侧重净重、物流公司、车牌号）③每日对接司机、物流公司回单，复核单据有效性①结合采购区域、采购量的分布，合理核算出费用预算，提报资金计划②出具结算周期内司机/物流公司对账单（综合格薪源台账、系统导数/运营日报表、罚扣款清单）●结合罚扣款项及司机/物流公司承运实际，出具罚扣款明细●与司机/物流公司沟通确认罚扣情况③初步审核费用及相关结算资料④提交请款申请⑤财务打款前相关沟通事项司机单据丢失无法结算要求司机提供详尽的托运信息找物流部进行查询、开具结算证明①结合采购区域、采购量的分布，合理核算出费用预算，提报资金计划②出具结算周期内司机/物流公司对账单（综合格薪源台账、系统导数/运营日报表、罚扣款清单）●结合罚扣款项及司机/物流公司承运实际，出具罚扣款明细●与司机/物流公司沟通确认罚扣情况③初步审核费用及相关结算资料④提交请款申请⑤财务打款前相关沟通事项格薪源计划经营中心①基于分离原则、历史数据、市场行情，联动格瑞莱项目人员，核算燃料车板价①基于测算后单价，联动格瑞莱项目人员，与燃料客户、司机、物流公司、计划经营中心、格薪源总公司、格瑞莱总部进行沟通确认，达成一致意见①审核经格瑞莱、格薪源项目公司提报的测算价格②及时给出审批意见①基于经前期多方确认的分离车板单价，项目公司按价格审批流程提报价格审批表，总部相关部门、相关人员进行审核、会签①审核经格瑞莱、格薪源项目公司提报的价格审批表②会签、确认①客户无智能机，须格薪源协助下单：●引导客户按系统下单要求准确下单②订单的收集与整理●收集燃料供应商所提报的订单●审核订单的完整性与有效性③订单录入●控制录入的时间节点①客户无智能机，须格薪源协助下单：●每日按《订单信息申请表》模板提报订单至格瑞莱接口人②订单的收集与整理●收集燃料供应商所提报的订单●审核订单的完整性与有效性③订单提报●控制提报的时间节点①统计并更新燃料品种、燃料客户资料至格瑞莱接口人①配合核实不准确的订单信息（格瑞莱订单审核员反馈不准确订单时，须第一时间与客户进行核实确认）燃料物流项目运营流程及职责分工职责分工①配合核实不准确的订单信息（格瑞莱订单审核员反馈不准确订单时，须第一时间与客户进行核实确认）①结合预算，提报整月的收购计划，具体到采购区域、对应的采购量②子公司结算核对结算费用及相关结算资料③子公司会计复核④子公司计划主管审核资金计划⑤子公司总经理审批⑥出纳付款①要求客户货源充足，确保车辆满载①协调及时卸货，确保卸车的及时性及车辆周转速度②异常情况跟踪处理①结合预算，提报整月的收购计划，具体到采购区域、对应的采购量②子公司结算核对结算费用及相关结算资料③子公司会计复核④子公司计划主管审核资金计划⑤子公司总经理审批⑥出纳付款电厂燃料客户物流供应商①配合格薪源进行车板价测算价格的确认，并达成一致意见①配合格瑞莱进行运输单价测算价格的确认，并达成一致意见①按系统下单要求准确下单①订单的接收与整理（接收来自格瑞莱订单）●负责电脑端/手机端订单信息的检索与收集②按下单要求提供订单信息至格薪源接口人，由其代为系统下单①订单的接收与整理（接收来自格瑞莱订单）●负责“订单邮箱”订单信息的收取与整理①提供基础信息至格瑞莱（若有更新及时反馈）①审核订单信息●审核订单的真实性、有效性与紧急程度●