采购实务(精)

2019/10/21Presentedby:廖天兴2019/10/22目录1、采购的含义与范围2、采购部门的建立3、采购部门的职责及人员选用4、采购制度与作业流程及表单5、采购计划与预算6、采购规格说明7、供应商管理2019/10/238、采购价格与谈判技巧9、交货管理10、品质管理11、采购策略的类别与运作12、国际采购管理13、采购资讯管理14、策略性供应管理15、采购绩效评估与稽核2019/10/241.采购的含义与范围采购的含义(1)狭义的采购买方将“钱”转让给“卖方”，而卖方将“货品”转移给“买方”，在买卖双方的交易过程中，一定会发生“所有权”（ownership）的转移及占有。买方一定要先具备支付能力。2019/10/25(2)广义的采购租赁借贷交换征收2019/10/261.2采购管理的内涵就企业功能而言的内涵管理是企业为了达成生产或销售计划，从适当的供应厂商，在确保适当品质下，于适当的时期，以适当的价格，购入必需数量的物品或劳务所采取的一切管理活动。即“5R”(簡稱:適地/適質/適時/適價/適量)2019/10/27就管理功能而言的内涵采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中，统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。就采购的规划而言，应包括设定目标、建立制度与组织、划分职责与权限、人员的选用、设计作业流程与表单，以及拟订计划与预算。2019/10/281.3采购的范围有形的物品原料:組成產品有直接物料,如塑殼/真空罩/貼紙副料:锡膏/手套/去脂油等机具及设备:高周波/测试治具日常用品:A4纸/笔等2019/10/29无形的物品技术：不同产品不同供应商专长的技术传达服务：厂商配合度工程发包：工厂的建設的改造等2019/10/210实例1-2某电脑公司总务主办采购项目表一、杂项用品茶杯、壶、台灯、配锁、衣架、茶叶、咖啡、奶精、糖、纸巾、桌巾、刻印、冲洗照片、识别证制作二、影印及电讯有关耗材1.影印机、传真机、电报机等所用耗材2.电话机、电话线路申请等三、文具用品（制式及非制式）四、办公设备购买及维修五、广告（议比价）发包人事、法务广告、公司形象广告、产品广告、牌楼制作（国内）2019/10/211六、赠品采购年终纪念品、展示会或业务推广赠品、公开赠品七、印刷品依公布之印刷作业QVL规定办理八、交际礼品采购交际送礼、员工婚丧喜幛、挽联订制九、会议筹备会场洽租、布置、餐饮点心安排十、各种场厅租赁办公室、仓库、厂房洽租等2019/10/212十一、福利活动全公司性福利活动：旅行、健行、休闲性、体育性、文艺性活动、日用品采购、交通车安排、代订返乡团体票等十二、展览会场工程发包十三、交通设备购买及维修十四、货品托运十五、厂房设备及工程发包维修注：该公司另设有采购部，负责生产性物料之采购。2019/10/2132.采购部门的建立2.1组织方式2.1.1分权式的采购组织-----即将采购相关的职责与工作，分别授予不同的部门来执行。★物料或商品由制造部门或销售部门来拟订★采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管★库存之责任则可能将成（商）品归属销售部门2019/10/214分权式的组织方式，采购部门只承担整个物料管理中的一部分功能与责任，也就是将有关物料或商品需求计划、采购及库存的主管部门，分属不同的指挥系统，譬如采购部门隶属行政部或管理部、物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部，仓储部门隶属资材部或厂务部，会产生以下缺点：2019/10/215●权责不清●目标冲突●浪费资源2019/10/2162.1.2集权式的采购组织------即将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。1、从整体观点处理各项作业，大幅降低物料总成本。2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制绩效。3、指挥系统单一化，各物料部门间的沟通与合作获得改善。4、物料作业系统制度化与合理化，减低了管理费用。可获得利益：2019/10/217集权式的采购组织，正受到与日俱增的欢迎，但在实施之前若能依照下列的步骤来进行，必可克服障碍，奏效立功：1、有计划地推展集权式采购组织；2、把生产计划的功能从制造部门脱离出来；3、配合各行业的特性；4、建立利润中心式的物料组织，着重以行销为出发点来加以检讨，依据销售预测来进行产品、物料、生产等计划；并将采购、外包、制造、加工、仓储、输送等，当作一个体系来运作；5、借重电脑化使效益扩增。2019/10/218目前东进厂实施的是集权试的有采购组织,即生管采购仓库律隶属同一部门,从而更有效的进行管理及统筹2019/10/2192.2东进厂隶属关系厂协理财务／关务经理技术／品管／制造厂协理资材协理采购生管倉庫隶属于资材部2019/10/220东进采购部门建立采购总监包材/光源/五金专案Sourcing組五金光源Buyer組包材文员采购经理采购助理2019/10/2212.4采购部门组织方式之优劣比较主要分为一贯式作业及分段式作业：一贯作业的组织方式，有下列优点：1、一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。2、符合规模经济的原则。3、对供应商的关系良好。4、由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。2019/10/222一贯作业的组织方式，也有如下缺点：1、一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。2、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。3、采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。2019/10/223分段作业的组织方式，有下列优点：1、每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。2、一方面是分工合作，另方面则内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。3、采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质。2019/10/224分段作业的组织方式，会有如下缺点：1、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。2、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。3、采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。目前东进采取的是分段式作业結合一貫式作业方式组织式2019/10/2253.采购部门的职责及人员选用3.1采购部的职责3.1.1以整体公司而言●请购单位（我司辅料為各单位请购）1、非存量管制物料之申请；2、拟订请购物料之规格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期等；3、采购物料规格之确认与验收；4、重大请购物料预算之编订或估价。2019/10/226●物料管制单位：(即物控,东进厂归属于生管課)1、根据生产计划拟订物料需求计划；2、制定公司主要物料存量管制水准；3、物料交货进度之管制；4、缺料之稽核。2019/10/227●仓储单位：1、请购单位之处理（收件、登记、转送等）即輔料倉作用2、物料之收料、存储与发料。3、呆料、废料之处理(提報)。4、存量管制物料之申请。2019/10/228●采购单位：1、审查请购单之内容，包括是否有采购之必要以及请购单之规格与数量等是否恰当；2、与技术、品质管制等部门人员，共同参与合格供應商之甄选；3、执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购；4、交货之稽催与协调；5、物料之退货与索赔；2019/10/229●采购单位：6、物料来源之开发与价格调查；7、采购计划与预算之编订；8、国外采购之进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务之处理；9、供应商之管理；10、采购制度、流程、表单等之设计与改善。2019/10/230●财务单位：1、物料采购预算之审核；2、各处物料与劳务付款方式的规定；3、物料付款凭证之审查与支付；4、供应商违约赔偿、扣款等之执行。2019/10/2313.1.2以采购部门内部而言□作业层面(供应商QDCS管理)1.品质：(Q)(1)能够明确说明规格；(2)提供客观的验收标准给供应商(厂內一般检验标准,不同客人特殊要求)；(3)参与品质问题的解决；(4)协助供应商建立品管制度；(5)尊重供应商的专业技术。2019/10/2322.交货(D)(1)给供应商正确而能达到的交货期；(2)提供长期的需求计划给供应商；(专案有提供forcase)(3)和供应商協商交貨方式及交貨地址；(4)协助供应商处理交货问题。2019/10/2333.价格(C)(1)给供应商公平的价格；(2)让供应商分享共同推行价值分析的成果；(3)快速付款。4.其他：(S)(1)对供应商的问题及报怨尽快回应；(2)提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品；(3)使供应商尽早参与产品的设计。2019/10/234□管理阶层1.资材协理督促采购部门工作之落实執行2.采购经理1）拟订采购部门工作方针与目标；2）编制年度采购计划与预算；3）签核采购單与合约；4）采购制度之建立与改善；5）审核部门周报或月报；6）主持采购人员教育训练；7）建立与供应商的良好关系；8）督导采购部门全盘业务及人员考核；9）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。2019/10/2352.采购主管：1）分派采购人员及助理的日常工作；2）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；3）采购进度之追踪；4）保险、公证、索赔之督导；5）审核一般物料采购案；6）市场调查；7）供应商之考核。2019/10/2363.采购员：（1）经办一般性物料采购；（2）查访厂商；（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日（4）确认交货日期等；（5）一般索赔案件之处理；（6）处理退货；（7）收集价格情报及替代品资料。(8)工程樣品的提供2019/10/2374.助理：（1）采购单、验收单之登记归档；（2）采购单与合约之列印；（3）交货记录及稽催；（4）访客之安排与接待；（5）采购费用之申请与报支；（6）ERP系统资料的维护；（7）电脑作业与档案管理；2019/10/2383.2采购人员的选用3.2.1才能方面价值分析能力(单价的审查及核准)预测能力(物料市场的价格变动)表达能力(对外及对內沟通的桥梁)专业知识(对物料制程的了解)2019/10/2393.2.2品德方面临财不苟得敬业精神虚心与耐心2019/10/240需受的训练采购者的角色与能力国际贸易及运输训练基本采购训练物流能力训练自制或外购训练谈痱技巧训练法务及合约签订训练能力PQA90训练ISO9000认证标准供应商关系处理汇率波动影响销售技巧训练一般管理训练谈判者◎正确供应商的选择◎◎与工程人员共事的能力◎◎绝佳的人际关系处理能力◎法务专家◎◎生意人◎◎◎◎◎◎◎具有远见◎清楚地了解公司需求◎清楚地了解顾客需求◎整体成本的考量◎后勤运送专家◎◎采购人员的能力与训练2019/10/2413.3采购授权为了圆满执行工作并达成目标，一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权。1、供应商之选择；2、交易价格及条件之决定；3、采购规范之确认；4、与潜在供应商之接触联系。2019/10/2424.采购作业流程采购作业流程及內容采购作业主要包括:请购单资料分析寻找时机收集资料询/比/议价签订合约评估/跟进退货管理按期按量现场辅导2019/10/243采购作业內容:采购作业流程及內容了解规格行情厂家资料替代品资料核定资金预算对象价格整理资料选择议价对象2019/10/244采购作业流程及內容采购作业內容:信誉度售后服务供应能力寻新厂商或外购设定目标条件其他厂商比较价格涨跌因素估算其他费用付款条件交货期限2019/10/245采购作业流程及內容采购作业內容:检验比较数量与交期买价条件交货时间表订单函寄或传真确定品质和交期供应商回复合适的交期2019/10/246采购作业流程及內容采购作业內容:交期异常控制催交督促收料单品质数量验收核对手续发票抬头和金额预付款或暂借款扣款2019/10/2475.1采购计划5.1.1编订采购数量计划的目的1、预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。2、避免材料储存过多，积压资金，及占用堆积的空