DB11T 1357-2016 综合档案馆档案数字资源管理规范

ICS01.140.20A14备案号：DB11北京市地方标准DB11/T1357—2016综合档案馆档案数字资源管理规范Specificationofarchivaldigitalresourcemanagementforcomprehensivearchives2016-10-19发布2017-02-01实施北京市质量技术监督局发布DB11/T1357—2016I目次前言.................................................................................II1范围................................................................................12规范性引用文件......................................................................13术语和定义..........................................................................14总则................................................................................25整理................................................................................26建库................................................................................37存储................................................................................38利用................................................................................39维护................................................................................410传输...............................................................................411安全...............................................................................4参考文献..............................................................................6DB11/T1357—2016II前言本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准由北京市档案局提出并归口。本标准由北京市档案局组织实施。本标准起草单位：北京市档案局。本标准主要起草人：陶水龙、宋红、王建文、熊延萍、杨中营、林祥振、张勇。DB11/T1357—20161综合档案馆档案数字资源管理规范1范围本标准规定了综合档案馆馆藏档案数字资源整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全等工作的技术要求和管理要求。本标准适用于综合档案馆馆藏档案数字资源的全流程综合管理。本标准不适用于涉密档案数字资源的管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T20163中国档案机读目录格式GB/T20271信息安全技术信息系统通用安全技术要求GB/T20988信息安全技术信息系统灾难恢复规范GB/T22239信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求GB/T24363信息安全技术信息安全应急响应计划规范DA/T13档号编制规则DA/T18档案著录规则DA/T46文书类电子文件元数据方案DA/T54照片类电子档案元数据方案DB11/T765.7档案数字化规范第7部分：成果存储与利用3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1综合档案馆comprehensivearchives档案馆的一种类型。指按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。注：如中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆，以及各省档案馆、市档案馆、县档案馆等。3.2档案数字资源archivaldigitalresource以数字形式存在的各类档案资源。注：一般包括传统载体档案数字化副本、电子档案、电子资料和数字编研成果等。DB11/T1357—201623.3资源库resourcelibrary按照一定逻辑关联关系进行组织、存储，便于管理和检索的数字资源集合。3.4结构化数据structureddata存储在数据库里,可用二维表结构来逻辑表达实现的数据。注：一般包括目录数据和元数据。3.5非结构化数据unstructureddata不便于用二维表结构来逻辑表达实现的数据。注：一般包括文本、图形、图像、音频、视频等数据。3.6发布release将档案数字资源向不同环境或平台推送的过程。4总则4.1应确定档案数字资源管理工作的总体原则，编制中长期规划，与本地区、本行业、本单位信息化建设相适应。4.2应建立安全保障体系，应用先进技术手段和管理方法，保证档案数字资源的真实、完整、可用及安全。4.3应建立管理工作制度、审批授权制度、监督检查制度、人员管理培训制度等，具体要求如下：a)明确工作流程，编制技术操作手册和管理细则等；b)明确审批授权的范围、权限内容、方式和程序等；c)明确监督检查的内容、方式、频率和责任人等；d)明确人员岗位职责和要求，以及人员培训的内容、方式、对象和频率等。4.4档案数字资源所依托的软硬件基础设施和核心业务系统，其选型和建设应：a)遵从集约化建设、绿色环保、正版化、国产化原则；b)综合考虑业务需求、安全性、可扩展性、运行维护和管理成本等因素。5整理5.1应检查档案数字资源格式、元数据、目录著录项、存储结构、命名等是否规范，并将不规范内容按要求进行整理、规范。5.2整理前应将待整理数据进行备份。5.3整理应在临时处理库中进行。5.4整理应履行审批程序，方可操作。5.5档案数字资源格式应符合如下要求：a)文本类档案数字资源标准格式包括PDF、OFD格式等；DB11/T1357—20163b)数据类档案数字资源标准格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；c)图形类档案数字资源标准格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量图格式等；d)图像类档案数字资源标准格式包括JPEG、TIFF格式等；e)音频类档案数字资源标准格式包括WAV、MP3格式等；f)视频类档案数字资源标准格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。5.6档案数字资源的元数据应符合如下要求：a)文书类元数据应符合DA/T46的要求；b)照片类元数据应符合DA/T54的要求。5.7档案数字资源的目录著录项应符合DA/T18的要求。6建库6.1应整体规划建设档案数字资源库，有效整合不同类别、依托不同操作系统或数据库的档案数字资源。6.2宜根据临时处理、长期保存和提供利用等不同需求分别建库。6.3应遵循GB/T20163、DA/T13等标准规范的要求建设档案数字资源库。6.4档案数字资源库宜按照结构化和非结构化数据分开建设管理，并兼顾档案业务需求和资源库管理效能。具体要求如下：a)结构化数据应通过数据库系统进行建设管理；b)非结构化数据应通过文件系统、数据仓库、大数据分布式处理等技术方法进行建设管理。6.5应建立档案数字资源、档案元数据、档案目录数据之间的关联关系。6.6档案数字资源库建设应充分考虑数据量的增长需求，保证能满足未来至少2年的存储空间。6.7应采取技术手段保证实时在线运行的档案数字资源库系统不间断运行。7存储7.1档案数字资源宜按文本类、图形类、图像类、音频类、视频类等不同类别分开存储。7.2宜将电子档案和传统载体档案数字化副本等其他档案数字资源分开存储。7.3针对长期保存的档案数字资源，应选用使用寿命长、受环境影响小、稳定可靠的存储设备进行存储管理。7.4长期保存的档案数字资源不应加密。7.5针对提供利用的档案数字资源，宜使用高速存储设备进行存储管理。7.6档案数字资源的存储环境、介质要求应符合DB11/T765.7的要求。7.7档案数字资源数据量占存储空间的80%时，应及时扩容。8利用8.1对长期保存的档案数字资源，应根据不同利用需求，采取不同技术手段及时发布。8.2发布档案数字资源应履行审批程序。8.3发布档案数字资源可根据需求进行格式转换、数据压缩等技术处理。8.4发布到因特网的档案数字资源应经过开放鉴定且鉴定为开放的。8.5发布的档案数字资源应提供局域网、政务网、因特网等网络利用或抵达综合档案馆现场利用。8.6除因特网利用外，利用档案数字资源应履行审批程序。DB11/T1357—201648.7对外提供利用的档案数字资源，应附加版权标识。8.8档案数字资源应提供以下利用服务，包括但不限于：a)通过目录数据库或全文检索形式实现对档案数字资源快速、准确、全面地检索；b)快速、完整地读取和展现档案数字资源；c)下载、拷贝、打印等复制档案数字资源。9维护9.1维护包括检查、格式转换、迁移、统计和销毁处置等内容。9.2对长期保存的档案数字资源应至少每两年进行一次真实、完整、可用和安全性检查，经传输、迁移后的档案数字资源应及时检查。具体要求包括但不限于：a)真实性检查应确保档案数字资源内容不变，展现形式保持相对稳定；b)完整性检查应确保档案数字资源数量、内容齐全，必备的元数据没有缺失；c)可用性检查应确保档案数字资源能够正确读取和展示；d)安全性检查应确保档案数字资源没有被非法窃取、没有病毒感染等。9.3因政策调整和技术发展等原因，造成档案数字资源长期保存格式不再被使用的，应进行格式转换。9.4存在以下情况之一的，应对档案数字资源进行数据迁移：a)原有基础软硬件陈旧，需要更新的；b)业务系统陈旧，需要升级的；c)存储设备不能满足业务需求且无法扩容的；d)存储介质寿命到期造成数据安全风险过高的；e)因信息技术的发展而必须进行系统升级的；f)国家相关政策变化，导致现有架构模式必须改变的。9.5格式转换和数据迁移的具体要求如下：a)操作前应进行系统和数据备份；b)操作前应进行测试；c)操作时应履行审批程序，并记录迁移原因、操作人、审核人及迁移前后的系统环境、配置信息、数据格式、数据量等。9.6应按年度对档案数字资源进行统计分析，也可根据业务需求及时对档案数字资源进行统计分析。9.7档案数字资源销毁处置按照GB/T18894的规定执行。9.8对档案数字资源的操作（除检索和读取外）应有系统日志记录，并至少保存1年。10传输10.1档案数字资源可通过在线、离线等方式进行传输。10.2在线传输的具体要求如下：a)应采取技术和管理手段保证数据传输前后一致；b)宜采用数字签名、加密解密等技术手段。10.3离线传输的具体要求如下：a)应保证文件数量、容量复制前后一致；b)应采用授权的专用介质进行拷贝，并加强介质管理。11安全DB11/T1357—2016511.1档案数字资源所依托的软硬件系统应按照GB/T22239和GB/T20271中信息安全等级保护二级及以上要求进行管理。11.2应根据GB/T24363建立应急响应机制，制定数据备份、恢复、验证方案，具体要求如下：a)建立本地、异地备份方案，明确备份内容、备份周期、备份方式、备份介质、备份数量、备份地点等；b)建立备份数据恢复验证方案