出差管理制度

制度·流程审批单起草日期：2018年3月1日起草部门：制度·流程名称出差管理制度起草人审核部门审核意见审核人签名管理部复核批准备注：1.本单适用于新制度、流程的制定，以及原有制度的修改2.制定或修改制度、流程，须在制度流程前附此单，管理部凭此单方可对制度、流程下发。受控状态：受控生效日期：年月日出差管理制度批准复核审核编制出差管理制度1.目的规范员工因公国内外出差的申请和审批程序，为加强出差人员的管理，本着“必要、合理、经济”的原则，确定出差费用的标准，确保出差工作的正常进行。2.范围本规定适用于所有员工。3.术语3.1国内出差：指员工因工作需要，离开其被指定的日常工作区域在本国范围内出差。3.2海外出差：指员工因工作需要，离开其被指定的日常工作区域在本国以外的国家和地区（包括港澳台地区）出差。3.3短程出差：正常情况下，单趟车程在二小时以内，能在当天往返的出差；一般是指在单位所在地市范围内的出差被认为是短程出差。3.4出差地区分类:一类地区：北京、上海、广州、深圳二类地区：合肥、福州、兰州、南宁、贵阳、海口、石家庄、郑州、哈尔滨、武汉、长沙、长春、南京、南昌、沈阳、呼和浩特、银川、西宁、济南、太原、西安、成都、拉萨、乌鲁木齐、昆明、杭州、重庆、天津、珠海、汕头、三亚、烟台、青岛、桂林、厦门、济南、苏州、无锡、宁波、大连三类地区：上述以外城市3.5出差费用:指公司员工因公出差而发生的交通费、住宿费等。3.6误餐补贴:指员工出差时，每天的用餐补贴。4.职责4.1公司总经理负责本制度的批准。4.2公司管理部负责本办法的制定、修改和解释。4.3公司管理部负责依据本办法做相应的经济审核与结算。4.4公司内所有员工负责本办法的实施。5.出差的申请与审批5.1员工因公出差，应该事先填写《公出/出差申请单》，对于因故未能事先申请者，出差应先以电话或邮件获直接主管批准，事后补办手续，未经批准的出差，其费用不得报销。5.2出差审批权限:总监级以上人员出差，需报总经理审批；部门经理出差需报所属系统总（副）经理审批;主管及员工出差需报部门经理核审，副总（总监）审批。短程出差由部门经理级批准。（下文简称“权限主管”）。5.3出差培训的申请根据《公司员工培训政策》规定事先申请，并根据培训审批权限规定实施批准。5.4团队同时出差时，可以由（团队主管）一人填写《公出/出差申请单》，并注明随行人员。5.5出差人员因特殊原因，中途需变更出差路线或延长出差时间或者改变差旅路线计划，需事前请示决策领导同意方可实行，并在出差返回后五个工作日内，重新填写《公出/出差申请单》，写明实际出差日期及实际出差路线，提交上级领导审批。《公出/出差申请单》是差旅费核销的依据，必须备附贴入《公出差旅费报销单》报销。6.费用预支与报销6.1出差员工有预支差旅费需要的，员工可以凭批准过的《公出/出差申请单》向财务部提前一天申请借款，如员工预借出差培训费用，须同时附上批准过的培训申请单。国内出差预借费用根据出差预定天数和标准费用预估上下浮动10%，预支金额不得超过申请人工资的2倍，特殊情况需经权限主管批准；6.2出差员工返回后，必须于次月5日前内凭《公出差旅费报销单》及《公出/出差申请单》进行管理部初审，财务部审核，总经理最终批复。审批通过后到出纳报销出差费用。如有特殊情况，员工需要书面说明延迟报销的原因，经权限主管审批确认，否则财务部可以在告知该员工并通报其上级主管后，直接从该员工薪资中以最少次数扣回。6.3低阶员工和高阶员工出差，交通、住宿可适当参照高阶员工标准。6.4低阶员工和高阶员工出差，共同费用由高阶员工报销，若低阶员工报销高阶员工费用，应由高阶的上级主管来审核批准。6.5员工出差期间需招待客户、赠送礼品等发生业务招待费的，须在《公出/出差申请单》中事先申请，经权限主管批准后方可报销。如遇特殊情况，员工应口头或邮件获权限主管批准，否则发生的业务招待费不得报销。6.6培训费用须先由公司的管理部职能部门审核备案后，报权限主管批准。7.差旅费标准（单位：人民币元）7.1往返路费：往返路费包括长期固定工作城市至出差目的地的飞机票、火车票、船票、长途客车票以及上述票据的附加费用，按所到达地区现行票价实报实销。7.1.1往返交通工具的使用标准上限及各费用：（见附件：一）7.1.2酒店费用标准明细：（见附件：二）7.1.3“特殊情况”下可乘飞机，但要在出差申请单中特别注明，并由副总或总经理审批；经理级别以下岗位，连续乘坐火车时间超过8小时的，可购硬卧票。7.1.4特殊情况的规定：7.1.4.1至目的地无直达列车，或虽有直达列车，但超过18小时车程；7.1.4.2处理紧急公务；7.1.4.3与副总、总监（含）以上人员一同出差；7.1.4.4飞机票与火车票同等价值。7.2往返路费附加费用包括：7.2.1机票附加费用：机场巴士（的士）费用、机场建设费、改（退）票费、保险费、行李托运费。7.2.2火车、轮船、长途客车附加费用：订票费、改（退）票费。8.出差费用计算方式8.1交通费用的规定:8.1.1员工出差在条件允许下应选择最经济的交通工具出行。如确因工作原因需选择超标准交通工具出行的，需事先在《公出/出差申请单》上注明原因，提出申请，并经权限主管批准，否则按就低标准报销，超出部分自理。8.1.2副总经理在乘坐超过8小时以上的国际航班时可购买商务舱票，并需在购买前报总经理。8.1.3员工市内交通应优先选择公共汽车、地铁等公共交通工具。如确因工作需要乘坐出租车的，员工在报销时需说明原因及出发地和到达地，且只能用当日出租车发票，并需权限主管批准后可报销。8.1.4员工短程出差，确因公务需要派车的，需经权限主管批准，可向车辆调度部门申请派车，如车辆调度部门无法派车的，则在《派车单》中予以说明并签名，由此发生的出租车费可附此，《派车单》报权限主管批准后报销。8.1.5员工市内公出如需单独用车，由本人提出派车申请，需经权限主管进行审批。如批准派车而车辆调度部门无法派车，需用车人可开私家车出差，按1.2元/公里报销油费及车辆损耗等费用，过路费可如实报销。如未被批准派车的，员工自己开车出差而发生的费用，可参照搭乘公共交通工具所发生的费用标准进行报销。此条（8.1.5）不适用于业务部门。8.2住宿费用的规定:8.2.1员工住宿费按实际住宿天数计算，凭票报销，住宿发票必须是注明住宿天数、住宿日期，且为增值税专用发票。8.2.2住宿费按实报销，对于实际费用高于标准费用的，按标准额度予以报销；如特殊情况高于标准，须由权限主管签字审批确认。8.2.3同性别两人或夫妇共同出差的，其住宿费用按标准的60%执行，如特殊情况须由权限主管签字审批确认。8.2.4接受培训或接受业务联系机构的邀请而出差的人员，规定如下：如对方机构提供优惠住宿价格(低于公司标准)，则凭票据实报销，如高于公司标准，须经权限主管签字审批确认。8.2.5出差酒店请优先选择如家、汉庭、速8、七天。8.3误餐补贴的规定:8.3.1员工出差误餐补贴包含中餐及晚餐两餐，在出差途中实际自费发生就餐则可申请误餐补贴。每发生一餐可按标准的50%申请误餐补贴。8.3.2若中晚餐均符合以下情况之一，则不享受当天的误餐补贴；若仅一餐符合以下情况，可申请一餐的误餐补贴。8.3.2.1员工出差期间如培训机构、业务单位或跟随高层主管出差已提供就餐的；8.3.2.2如员工出差期间有发生业务招待用餐的；8.3.2.3员工出差期间，所搭乘的交通工具有提供餐点的。8.3.3员工在出差途中误餐补贴以实际发生误餐地区为准计算。8.3.4员工在出差期间，在交通工具上过夜时（指21:00点至次晨7:00点）并且实际发生了就餐，公司将按如下标准给夜宵误餐补贴:8.3.4.1夜间在途时间4小时以上的，夜宵误餐补贴以2类地区餐饮费标准的50%计发。8.3.4.2夜间在途时间在4小时以下的不计。8.3.5短程出差误餐补贴参照以上规则计发。误餐时间分别为：11：30-13：00，16：30-17：30，22：00-次日07：00并且涵盖2小时以上。8.3.6误餐补贴根据实际可享受的天数计算。8.4员工出差期间通讯费规定：员工在国内出差中因工作需要发生通讯费用的，没有手机话费补贴的员工可在出差归来后一个月内，查询话费清单并依据公务话费部分，据实由部门主管审核后经权限主管批准报销；公司按月提供手机话费补贴的员工，不再另行报销通讯费用。8.5特殊情况下的出差（如陪同客人出差等），出差费用超出标准的，应事先在“出差申请单”上进行说明和申请，由权限主管批准，可按实报销出差费用。8.6员工在出差过程中，如有特殊情况需要发生超出标准的费用，出差员工需事前报请权限主管批准，同时在出差后费用报销时由权限主管签字批准确认。8.7员工趁出差之便，事先请假并经部门经理批准探亲或回家，可按出差地直接返回公司所在地的交通费用标准报销，其因绕道而多支出的费用，不予报销。员工探亲或回家期间的住宿费和补贴不能报销。9.出差管理：9.1员工在出差期间要定期向上级主管汇报工作进程。9.2员工在出差返回一星期内向上级主管至权限主管提交《出差总结报告》。9.3员工在出差期间因私人突发事故需要返回时，需征得权限主管批准，才由公司负担交通费，否则不予以报销费用。9.4员工在出差过程中，如有生病或发生意外事故，应及时与公司取得联系。附件一：往返交通工具的使用标准上限及各费用岗位等级类别总经理副总部长级部长级以下人员项目交通工具飞机据实报销经济舱/商务舱经济舱紧急情况事先申请火车硬卧/高铁硬卧/高铁二等座硬卧/高铁/动车二等座车船2等舱/1等舱经济舱/4等舱经济舱交通费1类地区50元/天40元/天30元/天2类地区30元/天25元/天20元/天3类地区20元/天15元/天10元/天住宿费1类地区400元/天320元/天200元/天2类地区300元/天200元/天160元/天3类地区200元/天150元/天120元/天餐饮费1类地区30/50/50天20/30/30天10/25/25天2类地区20/45/45天10/25/25天10/20/20天3类地区15/40/40天10/20/20天10/15/15天附件二：酒店费用标准明细：（以2类城市沈阳为例）备注：员工出差尽量选择以上3家酒店居住。标准酒店如家酒店280-300160-200汉庭酒店280-300160-200速8酒店280-300160-200大床房（元/天）双标间（元/天）