会议营销标准流程指导手册

《会议标准流程》一、决策目的六大指标：1、主题及由头2、时间地点2、客户的来源、会议规模；4、产品定位：到位时间5、投入人力、物力、费用及收入分析6、讨论：流程策划方案，填写《会议策划书》二、会前准备1、分工分组，明确责权利2、各组工作进度表3、签责任状，提报计划，颁布奖惩激励4、会前物料准备5、会前客户邀约6、会前大客户拜访摸底三、管理执行1、人员管理2执行管理3物资管理4、执行细则四、会议后期1、撤场安排2、核定费用3、成交统计落实4、承诺事项落实5、总结。第一部分决策目的提前20天召开决策会议，进行会前的可行性分析，一定要开，尽可能客观地把正面负面情况通过公司中高层头脑风暴的形式，提前考虑清楚，或者针对性地进行改变，也就是一切都考虑在前。特别注意：1、内部参会人员包括：总经理，各部门负责人2、如果是确定了合作方，合作方要有代表出席，把情况说明在先，否则一定会出现现场混乱。第一章确定会议主题及内容确定邀约客户，销售人员实际销售时要用到的话术，以及所有参会人员统一的声音，因此要明确该次会议的具体内容。第二章客户的来源、会议规模1、客户的来源涉及到两个问题：A、自己的客户我们要分析到他可能的产品需求，为后续销售做好铺垫。B、与第三方合作，要对客户要有基本的了解，分析出他对产品的需求。2、会议规模：会议总的要求不是客户数量越多越好，而是质量越高越好，客户越满意越好。小补丁：客户情况的详细了解功夫要下在平时，要对客户的数据库管理软件时时更新第三章产品定位产品涉及到销售过程中的每个环节，因此要对她的几个方面要提前确定。1、产品的类别和价位区间要与到会顾客有针对性，不能泛滥不能错位，确保成效；2、价位区间如果是高端的，就不适合普通客户购买；3、产品利润空间，产品价格打折问题：活动现场一定要有优惠，但是明确价格表后，一定要有一个价格授权，便于现场销售人员灵活把控客户。（具体产品价格及授权由分工里具体约定）4、产品数量：要对现场客户有针对性，同时要适合现场销售人员去掌握发挥。（为了方便销售员工掌握和发挥：600人会议主打产品4-5个，100人左右会议2款主打产品）总之，产品在精而不在于多。5、产品库存和到货时间：主打产品在决策会议上要确定，产品库存在决策一周内要到达。第四章投入人力、物力、费用及收入分析1、投入人力；2、投入产品库存、物料；3、费用：要计算全面，以往活动计算中漏掉了物流费用和公司送的好多礼品费用，费用整体预算，层层填写《活动费用申请表》提报费用，由各小组组长负责本组费用的统计工作，报会议总负责人审核，财务部汇总后报总经理批准，费用预算必须在会议举行前一周定稿。所有费用必须提前申请，签字程序:小组长－总负责人－财务经理－出纳，然后出纳凭此进行款项支付。为便于控制费用，所有费用不管多少必须提前申报，否则不予事后核销；4、收入分析：要在实际客户分析基础上，确定收入预计。第五章活动时间和地点1、活动的具体举办时间；2、活动组织时间跨度，举例：620是国家中考的第一天，如大同郝继光儿子就参加考试，类似情况，客户有可能就不来了。613吕梁活动时间正好是端午放假，很多客户来不了。3、活动地点会议现场情况：可容纳规定人数，现场具体情形，举例：620活动现场有8根柱子，阻挡了顾客的视线，不算最理想的会场，会场最好是较熟悉的会场，对以下因素要非常清晰：A、会场的硬件要求：大小，装修档次，备用座位，卫生间，空调通风，费用，最好配有贵宾间休息，如哪项条件顾客不舒服，就会影响到顾客听会状态。B、会场的软件配合：会场的业务人员要有专业的配合，服务员，音响师也要配合；C、会场的布局：适合会议主题设置，能容纳参会人数，同时通道合理通畅，而且能凸现出贵宾席的重要D、会场的费用要适合，对相关客房，贵宾间等综合谈判，力求最低。E、贵宾室情况：距离较近，最好在场内，也方便库存流转；F、组织大客户要和普通客户互动起来，带动起其他人的购买，所以销售集中在一起，我们可以为一次性交款达到标准的的客户开辟绿色通道。第七章会议策划书经过决策会议，必须对以上6个指标有个清晰的认识，确定后这就是以后会议安排的基础，不能轻易改变的内容，同时这个认识要统一到基层员工，以及以后的会议安排，因此需要落实到书面-就是会议计划：1、包含以上6个指标2、以PPT形式呈报总经理确认3、如涉及到第三方如银行客户，可以凭此谈判4、这个策划书是所有组（含具体员工)必须明确的第二部分：会前准备第一章：分工分组,明确责权利（一）、确定总指挥及副总指挥：总指挥负责全面，副总指挥负责具体几个组：1、各自的权利职责要进行明确：销售工作是整个活动的核心，其中打折权限必须由副总指挥执行，而且每次例外的优惠必须由责任人签字才能生效。2、明确哪些是公司内部可以解决，哪些需要外聘专业公司去做如：音响，摄像，照相，演艺等。3、明确会议准备过程中的约束条款，会议筹备期任何组长，员工不得以任何理由推诿工作，视情节轻重给予警告，处罚50元，100元，200元，开除出会议组等处罚，同时根据员工管理规范予以另外处罚。（二）具体模块:1、会务组：会议物料，司机；2、策划组：宣传物料、音响灯光、摄像、主持人；3、邀约组；4、大客户预售组；5、接待礼仪组：普通客户签到、大客户接待、专家接待、领位、模特、抽奖、礼品发放6、销售组：普通客户、大客户，相关产品展示物料；7、安保签售组；8、财务组；9、物流组；10、培训组：流程（从上到下）、产品、销售技巧、财务、物流第二章：各组工作进度表1、从决策会议结束后开始制定工作进度；2、各个小组长对自己的进度负责；3、进度要根据具体的执行情况及时调整。第三章：签责任状,提报计划；颁布奖惩政策1、奖惩方案特别是销售奖惩方案明确，不能只奖不罚，并要责任到人，也会避免个别销售人员只从个人利益出发，从而有可能影响会议销售情况。注：这就要求工作职责要明细到个人，每个人会前必须明确他自己的职责2、奖惩和激励措施要在会议期间起到明确的作用，及时行使，确保会议的顺利进行。第四章：会前物料准备1、物料表格制定2、物料筹备情况确认3、备用物料计划第五章：会前客户邀约1、客户邀约的进度要有详实数据2、客户的情况有具体负责人跟进3、根据客户的实力和合作度进行分区入档第六章：会前大客户拜访预售具体的大客户负责人应提前拜访，做好前期工作，为大客户在会议期间成交铺垫，尽力保证大客户的支持到位，这样可以引导现场其他客户有更多成交可能。第三部分：管理执行第一章：人员管理1、整体会议分工要细，要细到每个人，确保每个参与人员知晓其自身岗位的工作要求及对应工作的操作流程和方法；2、时间要明确，要按照《时间进度表》按期完成，确保各参与人员按要求完成会务的执行；3、确保会议筹备及执行人员满足会议需求，要求要严格，确保会议整体利益；4、监督要细，细到每个人的了解到位管理职责：总策划：负责绩效、奖励和激励方案的审批；总执行：负责全体会务人员的岗位安排和人员招募、负责制定奖惩激励方案、负责全体会务的监督和考核、辅助团长完成会务团队的现场管理会务团长：负责会务团队的现场管理定向管理：在会议开始前，由总执行和会务团长负责总定向，定向内容包括：A、明确岗位及工作要求B、流程及注意事项讲解C、场地布置和物资到位确认D、设备和软件检查*每天在会议开始前，由会务团长负责早定向。早定向内容包括：A、当天工作安排B、注意事项提醒C、场地、物资、设备和软件的再确认D、团队激励每天在会议结束后，由会务团长负责晚定向。晚定向内容包括：A、当天工作总结B、次日工作提醒C、场地、物资、设备复位D、奖惩实施第二章：执行规范1、仪表及着装A、会议期间，会务人员必须穿统一的工装，佩戴工作证B、男士：公司最新统一服装、须留短发（前不覆额、后不抵领、侧不遮耳）头发洗净、梳整，指甲短而污物C、女士：公司最新统一服装，长发盘发、短发利落，画淡妆2、举止规范A、接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。B、立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。C、行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。E、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以控制时应侧面回避。F、与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。3、纪律规范A、不迟到不早退，按通知时间准时到达会场，准时参加早定向晚总结。B、不脱岗不串岗，每位工作人员坚守自己的岗位，不得擅离职守。C、积极主动参与执行各项事务，绝对服从团长，总执行的领导。D、互相帮助、协同作战、主动负责、快速反应、激情满怀、任劳任怨，具有强烈的补位意识。第三章：物资管理1、总执行负责督促和推进所有物资的准备，安排会场搭建布置方案的策划和设计，指挥搭建方案的实施，物料的运输和出入库批准；2、设物资管理组，负责会务所有物资的筹备、发放和收回工作，完成物资搬运工作；3、临时采购，会议现场的采购工作；4、会议开始前两天确保物资清单上的物资全部采购到位；5、会议前两周要把总体的会议搭建或布置方案设计好，交由广告公司或公司内部完成；6、确保会议前一天完成会场布置，会场布置要在总执行审核后方可执行；7、物资管理组确保物资帐物一致，物资收发明确记录在物资领用单上；8、会务团长负责安排和组织人员进行会场的物资回收工作，并交给物资组清点，确保帐物一致后安排人员把物资运送回公司，会议结束的三天内把物资入库，完成公司规定的归还手续。第四章：执行细则1、一场会议就如同一场多支部队的会战，就像是一次世界杯征战，我们是一个军团，我们是一支球队，我们是一个整体，为了达到一个声音，一个动作，一个形象，必须进行不间断的培训，包括：团队培训;会议整体精神培训;会议流程的不断灌输;会议要求培训2、总执行根据会议内容和安排制定当期会议的《现场执行细则》；3、《现场执行细则》应包括：时间、工作内容、工作说明、负责人、配合人员、所需物料和文件、备注；4、《现场执行细则》由总策划审核后生效执行；5、《现场执行细则》一经确定不得更改，全体会务人员要严格按照执行细则执行；6、有任何更改或调整须经过总策划和总执行审核。第四部分会议后期第一章撤场安排最后一个环节才能看出一个员工的真品质！一、现场物料如何打包安排？如何上车到公司谁来检查验收？站好最后一班岗！二、回来的所有物料如何运送？第二章核定会议结果和会务费用1、签售组和销售人员在会议结束后，及时将各项涉及到财务数据和客户资料的东西及时交财务，财务收集后交数据管理员。2、各组负责人把会议涉及到的费用单据及时核销第三章成交统计落实第四章承诺事项落实第五章总结