A3资料的制作技巧,丰田管理

天津一汽A3资料的制作技巧2010.4天津一汽2以上Step1明确问题Step2分解问题Step3设定目标Step4把握真因Step5制定对策Step7-8评价结果和过程、巩固成果什么是丰田的A3资料？定义：将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上。即用一张A3纸即可展现“问题解决的整个思考流程”。天津一汽3丰田式A3资料的特点A3资料有哪些特点？1.用一张A3纸即可展现问题解决整体“过程”A3资料是丰田公司的核心沟通工具天津一汽4丰田式A3资料的特点2.A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的“一目了然”的资料A3资料有哪些特点？天津一汽5丰田式A3资料的特点3.通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司之间的有效沟通，便于上司有针对性的指导。A3资料是人才培养（OJD）的重要工具.A3资料有哪些特点？天津一汽6丰田A3资料的特点逻辑清晰、重点突出、一目了然天津一汽7A3资料的制作步骤STEP1明确制作目的STEP2撰写资料纲要STEP3确定版面设计STEP4撰写资料内容STEP5检查校对资料天津一汽8Step1明确制作目的1.面向谁2.如何使用3.何种用途制作什么样的资料要依其目的而定4.什么内容天津一汽9资料是说明、传达信息的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联系商谈裁决＊Step1明确制作目的天津一汽10◆因为资料是说明或传达信息的工具，所以根据看资料的人不同，其内容也要相应变化。◆应当合理地推测和把握对方对所阐述的内容的需求、状况、兴趣以及理解能力。例应该充分考虑的对方的情况・心理距离（是肯定还是否定）・专业性(对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识)・立场(所属部门、职务、负责的业务等)1.考虑是“面向谁”的A3资料Step1明确制作目的天津一汽11Step1明确制作目的◆考虑资料使用的场合:场景决定内容。例是向上司报告用，开会说明用或发放用等◆考虑资料使用人例企划决裁：充分整理说明制定对策的理由和内容，并明确希望上司予以判断的要点。实施报告：及时准确地反映事实，包括具体实施情况以及实施对策后的结果等。2.考虑如何使用A3资料天津一汽12即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同报告:-事实、对策、及时报告提交资料，请求审批:-基于问题解决步骤的、符合逻辑的解释-需要决策的内容Step1明确制作目的3.考虑A3资料用于何种用途天津一汽13例子决裁通知天津一汽14Step1明确制作目的◆在明确“面向谁”，“如何使用”，“何种用途”之后，深入思考制作此资料的目的，明确需要传达的要点，及需要强调的问题解决步骤◆最后，确定A3资料的标题4.考虑A3资料要传达什么内容天津一汽15案例学习1（15min）阅读案例，明确资料的目的，思考资料撰写过程中必须注意的地方。天津一汽16“面向谁”：对象“如何使用”：传达方式谁）如何使用）“何种用途”：用途“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）标题）天津一汽17“面向谁”：对象部门内部组长“如何使用”：传达方式谁）B组长如何使用）在部门内组长会议上进行发表“何种用途”：用途联络（要求协助）“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）明确问题：改善创意制度的主旨、尚未完成“部门目标”分解问题：现阶段的主要问题是什么制定对策：具体实施内容（希望各位组长给予何种支援）标题）“改善创意”提案本年度计划（案）天津一汽18A3资料的制作步骤STEP1明确制作目的STEP2撰写资料纲要STEP3确定版面设计STEP4撰写资料内容STEP5检查校对资料天津一汽19STEP2撰写资料纲要◆撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的资料的前提◆简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、符合逻辑■顺序：（1）确定纲要的主体（2）确定对纲要主体进行补充的内容（3）检查纲要整体天津一汽20明确问题纲要主体把握真因设定目标分解问题制定对策纲要补充内容（补充评点、数据等）天津一汽21Step2撰写资料大纲简明易懂，遵循问题解决的步骤是关键理想状态差距步骤2分解问题步骤1明确问题现状问题步骤4把握真因步骤3设定目标步骤5制定对策目标流程对策销售企划根据课室(何人)问题点【最终目的】贡献理想状态差距步骤2分解问题步骤1明确问题现状问题步骤4把握真因步骤3设定目标步骤5制定对策目标流程对策销售企划根据课室(何人)问题点【最终目的】贡献有效工具：问题解决流程图（PSFC）天津一汽22什么是问题解决流程图（PSFC）是将Step1至Step5的问题解决步骤以流程图的方式串连起来，是制作好的A3资料时的“骨架”，展现了问题解决的“逻辑思维过程”PSFC:ProblemSolvingFlowChart天津一汽23PSFCA3PSFC和A3的关系天津一汽24问题解决流程图的特点有助于理解问题解决各步骤之间的连贯关系(逻辑思维过程)有助于明确自己在问题解决流程中未能充分理解的部分(弱项）有助于节省A3的制作时间和上司的指导时间理想状态差距步骤2分解问题步骤1明确问题现状问题步骤4把握真因步骤3设定目标步骤5制定对策目标流程对策销售企划根据课室(何人)问题点【最终目的】贡献理想状态差距步骤2分解问题步骤1明确问题现状问题步骤4把握真因步骤3设定目标步骤5制定对策目标流程对策销售企划根据课室(何人)问题点【最终目的】贡献天津一汽25案例学习2（15min）阅读案例，按照解决问题的步骤制作纲要天津一汽26天津一汽27天津一汽28A3资料的制作步骤STEP1明确制作目的STEP2撰写资料纲要STEP3确定版面设计STEP4撰写资料内容STEP5检查校对资料天津一汽29Step3确定版面设计●根据做好的纲要，确定资料的版面设计●顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤标题顺着思路展开天津一汽30Step3确定版面设计高层次的版面场景数据数据数据从结论开始纲要数据数据结论分别显示纲要和数据步骤1步骤2步骤3步骤4步骤5步骤7结果和评估步骤8下一步行动最终报告行动方案计划天津一汽31A3资料的制作步骤STEP1明确制作目的STEP2撰写资料纲要STEP3确定版面设计STEP4撰写资料内容STEP5检查校对资料天津一汽32Step4撰写资料内容题目简洁的语言使用图表使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。“一目了然”地突出重点强调的内容天津一汽33Step4撰写资料内容■详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要”“具体”和使用”主动语态“▼“简明扼要”：尽量只写1行文字；1句话表达一个内容；相同的语句不要重复不好的例子：由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生产，目前的状况无法对应，因此必须对车间的布置和作业方法进行改革好的例子：6月份起新研制的汽车上线，实行与原来汽车并行生产。需要改善车间布置和作业方法天津一汽34Step4撰写资料内容■详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要”“具体”和使用”主动语态“▼“具体”：避免抽象的表达方式▼“主动语态”：昼尽量避免被动的表达方式2）使用图表，强化视觉效果不好的例子：今年的销售情况还可以好的例子：今年的销售完成了目标的98%不好的例子：业绩由下属的干劲所左右好的例子：下属的干劲极大影响着业绩天津一汽35Step4撰写资料内容■详细说明（2）修饰资料，使内容一目了然1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号修饰的目的不是为了漂亮，而是为了易于理解，强调重点！天津一汽36A3资料的制作步骤STEP1明确制作目的STEP2撰写资料纲要STEP3确定版面设计STEP4撰写资料内容STEP5检查校对资料天津一汽37Step5检查校对资料题目采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？是否存在步骤和过程缺失的现象？关键信息是否清楚明确？整体的思路是否清晰易懂是否遗漏了想说的内容纲要主体是否醒目空白和文字部分的平衡（面各分配率）是否合适天津一汽38各组的改善建议-551525A组B组C组D组件数1)垂直条状图用于比较绝对值的大小科罗拉啤酒的销售目标和业绩0102030JANMARMAYJULSEP件数2)线形图用于查看浮动，推移的情况参考制作资料的有效工具工具～常用图表介绍天津一汽393)饼状图用于比较各项所占的份额各种汽车的销售情况Sedan44%Wagon25%SUV22%VAN9%各经销商的客户年龄状况40453530204015251055101055CDLRBDLRADLR％青年中年老年不详其它Year20004)水平条状图用于比较各项所占的份额参考A3制作工具～常用图表介绍天津一汽405)复杂的图表强调重要数据质检中查出的产品暇疵955538201329050100150200250ScratchDentRustPaintNAOthers见数0%50%100%年份2000N=2506)散布图用于确定不同数据之间的关联价格和售出产品数量售出产品数量价格参考A3制作工具～常用图表介绍天津一汽41用于项目类别繁多时比较各项目数值大小7)雷达图课内管理比较表135方針管理日常管理人材育成勤怠管理職場管理情報管理予算管理自己評価従業員評価参考A3制作工具～常用图表介绍天津一汽42根据目的选择合适类型的图表设置简明易懂的标题注明单位/刻度注明数据/信息的来源使用多张图表时要标明序号参考使用图表的注意事项1天津一汽431200（单位）9509001000反弹?0020040060080010001200（单位）无变化0100200300199119962001（年份）（件）增长010020030019811986199119962001（年份）（件数）恢复到1981年的水平1月3月5月1月3月5月不同的刻度造成不同的印象不同时期的数据造成不同的印象参考使用图表的注意事项2天津一汽44A3资料=你现在的能力问题解决能力资料制作技巧不断的实践完美的A3资料激情