甘孜水电公司工程技术档案案卷格式标准及质量规范

－1－甘孜水电制〔2010〕5号关于印发《四川大唐国际甘孜水电开发有限公司工程技术档案案卷格式标准及质量规范》的通知各参建单位并公司各部门：为了进一步规范长河坝、黄金坪水电站基建工程归档文件编制整理工作的要求，使工程竣工档案案卷格式和质量规范化、标准化，根据国家及行业最新规范，公司制定了《四川大唐国际甘孜水电开发有限公司工程技术档案案卷格式标准及质量规范》，现予以印发，请遵照执行。《四川大渡河长河坝、黄金坪水电站归档文件编制案卷格式及要求》（唐际孜水〔2008〕3号）同时废止。特此通知－2－附件：四川大唐国际甘孜水电开发有限公司工程技术档案案卷格式标准及质量规范〇二一〇年九月八日主题词:档案格式要求通知甘孜水电公司总经理工作部2010年9月8日印发-1-四川大唐国际甘孜水电开发有限公司工程技术档案案卷格式标准及质量规范第一章总则第一条本规范规定了四川大唐国际甘孜水电开发有限公司（以下简称“公司”）工程技术文件材料归档的标准格式及案卷质量要求。第二条引用参考的标准：《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)《大唐国际发电股份有限公司科技档案整理规范（试行）》（大唐国际制[2010]21号）《大唐国际发电股份有限公司基建工程档案管理办法》（大唐国际制[2010]25号）第三条本规范是对我公司所属水电站工程档案整理规则和案卷形式的通用性要求，使用中需要结行业规范和公司其他档案管理指导办法。使用原则是以本规范为准绳，国家规范和其他行业规范为补充和修正。第四条定义：（一）案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。（二）案卷目录-2-登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。（三）卷内文件目录登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称“卷内目录”。（四）卷内备考表卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。（五）档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。第二章案卷格式及质量要求第五条案卷封面编制（案卷封面式样见图A1）1．案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名主要包括项目名称(代字、代号)及其结构、部件、阶段的名称、文件类型名称等。其中管理性文件案卷题名要求点名项目名称，涵盖责任者、基本事由等，能够体现文件类型（文种）的也要求体现出来。不允许出现“文件、资料、汇编、附件”等用语。项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）名称应相符一致，要求做到全部项目案卷都只有一个统一的项目名称。归档外文资料的题名应译成中文；外文资料有中译文的，应一并立卷。2．立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门单位或项目负责单位。一般填写工程承包单位项目部全称，并盖承包单位项目部红色印泥公章，不能填写工程承包单位的分包单位名称。-3-3．起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。4．保管期限：应填写组卷时按照有关规定划定的保管期限，工程技术档案保管期限通常分为：永久、长期、短期三种情况。5．密级：应填写卷内工程技术文件的最高密级。国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级，不在国家秘密范围之内的，案卷封面上的“密级”栏不填。6．档号：案卷档号一般为三段构成，即目录号、分类号（各专业分类表中规定的）、同类号下的案卷号。档号由公司档案室统一分配。目录号，即档号第一段号，一般为特定的项目代号。分类号，档号的第二段号，应根据或参考“大唐国际水电分类及保管期限表（2009年版）”设定的类别号确定。案卷号，档号第三段号，应填写同一个分类号下的案卷小流水号。7．字体要求：“案卷题名”的内容采用小二号宋体加粗；“档号”、“立卷单位”、“起止日期”、“保管期限”、“密级”及相应的内容填写采用三号宋体加粗。第六条卷内备考表编制（备考表式样见图A2）1．档号：即填写案卷档号。2．互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。3．说明：卷内备考表应表明案卷内全部文件的总件数、总页数、案卷中的图纸与照片情况，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。-4-4．立卷人：由立卷责任者手工签名，一般由工程承包单位档案负责人或技术负责人签名，并盖立卷人单位红色印泥公章。工程承包单位的分包单位签字盖章无效。5．立卷日期：填写完成立卷的时间。6．检查人：由案卷质量审核者手工签名，一般由监理责任人或业主档案负责人签字，并盖检查人单位红色印泥公章。7．检查日期：填写案卷质量审核的时间。8．卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。9．字体要求：“卷内备考表”用小二宋体加粗；“档号”、“互见号”、“说明”、“立卷人”、“检查人”“立卷日期”、“检查日期”用小四宋体加粗，内容填写用小四宋体加粗。第七条卷内目录编制（卷内目录式样见A3）1．卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份用于移交公司档案室编制全引目录或分类目录。2．序号：用阿拉伯数字从1起，依次标注卷内文件材料份数的顺序。3．文件编号：填写文件文号或型号或图号或代字、代号等，来文与复文为一件时，填写复文编号。4．责任者：填写文件形成者或第一责任者，来文与复文为一件时，责任者填写复文单位。5．文件题名：填写文件全称。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。文件题名特别简约的，比如“产品说明书”，需要补齐说明是什么设备、或者何设备何零件的产品说明书。6．日期：填写文件形成的时间，如2008.07.01。-5-7．页号/页数：档案整装时采用“页号”，档案散装时采用“页数”。用“页号”时，填写每份文件首尾页上标注的页号；用“页数”时，填写每份文件的总页数。8．备注：可据实填写需要注明的情况，比如复印件归档、与其他类型档案或案卷的关联信息、存放地点等。9．字体要求：“卷内目录”为小二宋体加粗；“保管期限”、“盒号”、“档号”为五号宋体加粗；“序号”、“文件编号”、“责任者”、“文件题目”、“日期”、“页号/页数”、“备注”为小四宋体；表格内容填写五号宋体。第八条案卷脊背编制（脊背式样见图A4）1．案卷脊背用牛皮纸打印后粘贴在档案盒侧面，脊背下边缘离档案盒下边缘距离42mm，即与我公司发放的档案盒侧面黑色横线对齐，并刚好压住黑线。2．盒号：同一个大类或同一个目录号下所有案卷的大流水顺序号，此项由公司档案室统一填写。3．案卷题名、保管期限、档号等，填写内容同本规范第五条。4．字体要求：“保管期限”、“档号”、“案卷题名”、“盒号”用小四宋体加粗；“保管期限”、“档号”填写内容用小四宋体；“案卷题名”内容填写用小二仿宋。第九条卷内工程技术文件页号编写1．案卷内工程技术文件以有效内容的页面为一页编写页号。凡是有文字和图表(包括原图目录)的卷内文件材料，均需编写页号。案卷封面、卷内目录(不包括原图纸目录)、卷内备考表不编页号。-6-2．工程技术文件的文字材料及图纸在每页的右下角编写页号，背面在左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。具体的区分两种情况：（1）卷内所有文件装订成一册的，即整装式：①需要编写连续页码，一编到底；②整册装订的文件材料要求具有较为清晰的统一内容或者相互关联，不能内容杂糅；③必须拟写能够涵盖全册内容的文件标题；④一般情况下，不要求加盖档号章。（2）多件文件材料（图纸）组成一卷的，即不装订成册的散装式：①需每件文件各自编写页码；②需要在每件文件的首页右下方加盖档号章（档号章式样见图A6）,并填写档号、卷内文件序号。若因首页的特殊纸质或者盖章会遮盖信息等原因而无法加盖的,档号章盖在文件内页的软封面上。3．文件材料原有页码的，可以利用，不必再编写新页码；如果该文件前后各有未编页码的非空白页，前边可向前依次标“0”“-1”“-2”，后边的接上续编即可，三部分页数加总即为总页数。4．成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的不用拆卷重组，不要破坏原有形制，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一件文件填写卷内目录，不必重新编写页号。5.文件编写页号时一律用铅笔编写。-7-第十条竣工图编制1.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。2.应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应说明竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、变更单号、提供修改资料单位等。同时应将变更通知单复印件附于卷册内；一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。3.文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。4.按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章；一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。5．涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，加盖并签署竣工图章；图框内容亦按原施工图填写。同一结构或部位竣工图张数在原施工图上有增加或衍生-8-时，在该结构或部位最后一张施工图的图号后加注“新1”、“新2”等字样编制新号；同时在备考表内“说明”栏处注明增加新图的具体情况。6.与施工图有关的设计更改、现场洽谈和材料变更等文件需单独组卷。在填写卷内目录时，以“图号”作为“文件编号”。7.国外引进项目、引进技术或由外方承包建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。8.竣工图要求散装，在图纸右下角加盖档号章；竣工图章（见图A7）加盖在图框上方空白处，并由施工单位技术负责人及责任监理人签字。9．案卷内超出档案盒幅面的竣工图，应采用手风琴式折叠成A4大小幅面，要求折叠后的文件图纸图面朝外，标题栏应显示在外，尽量在右下角，具体方法见GB/T10609.3。第十一条案卷目录编制（案卷目录式样见图A5，一般由公司档案室统一编制）1．序号：填写登录案卷的流水顺序号，同“第七条第2小点”。2．案卷题名、档号、保管期限等，填写方法如“第五条”。3．总页数：填写案卷内全部文件的页数之和。4．页码：填写全引目录内每一个案卷的卷内目录所在的起始页码。5．备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。第十二条档案盒、表格规格及其制成材料1．档案盒外表面规格为：310mm×220mm，要求质量、形制-9-统一规范。脊背宽度根据需要设定一般为20～60mm，要求根据卷内文件数量具体确定，不要求简单统一。2．案卷封面、案卷目录、卷内目录、卷内备考、表规格为：297mm×210mm。3．表格要求采用70g以上白色书写纸制作；表格左边距为25mm，上边距为35mm。4.案卷整体外观尺寸为297mm×210mm。尺寸过小的证件，如产品合格证等应统一粘贴在规格为297mm×210mm的纸张上后再组卷；尺寸过大的文件应裁剪或折叠成规格为297mm×210mm后组卷。5.案卷封面、备考表、档案盒脊背制成材料要求用牛皮纸制成。第十三条案卷印制、封装、出版1．案卷印制封装分“整装式”与“散装式”。整装式：卷内所有文件装订成一册，封面、卷内目录、封底与文件材料装订在一起；散装式：若案卷中有多份成册独立文件、图纸、照片等，文件材料可以不与封面、卷内目录、封底一起封装，封面、封底及所有的文件材料排列整齐散放在档案盒内。2.档案案卷封面即本规范第五条中的“案卷封面”；封底即本规范第