SAPFI财务会计功能详解

2010年2月26日星期五SAPFI財務會計功能詳解1SAPR/3系統中的財會子系統1.1企業結構的變化企業經營管理的全球化和多元化推動了世界範圍內企業結構的變化，並且使業務流程日益複雜。這種趨勢推動了產品和業務流程的革新和對資訊高速公路的應用。所有這些都要求以更短的反應時間來進行更多的協調與控制工作。有時效性的決策必須基於不斷地提供的即時的資訊。SAPR/3系統提供包括所有業務領域的業務處理流程的集成的解決方案。1.2管理手段由財務會計、管理會計和金庫三個模組組成的財會子系統是整個解決方案中重要的部分。通過財會子系統內不同的模組之間的聯繫和與其他應用模組如後勤和人力資源模組的集成，SAPR/3的財會子系統就成為公司所有部門的管理工具。與後勤供應鏈中從采購到銷售的資料介面能夠優化經營管理業務流程，而包括與客戶、供應商以及金融機構的策略性業務夥伴在內的功能則更進一步強化了SAP的解決方案的有效性。1.3決策的基礎除了提供財會資料，財會子系統必須首先為公司的戰略決策處理經營資料。對經營狀況的計畫、控制和監測功能都已經加入到文檔和管理功能中。SAPR/3系統的財會子系不受公司規模的局限。小到一個銷售代理辦事處，大到一個跨國集團公司均可以應用其功能。該系統同時也能適應不同行業和國家的需要。預先設定的系統可以直接用於不同的行業，例如特別設置的會計科目表等1.4國際性的應用系統對於跨國公司，R/3系統提供了可塑性很強的可應用於不同國家的功能。R/3系統能夠滿足一些主要的工業化國家在多語種、多幣種以及那些在稅收政策、報表和支付方式方面的特殊需求。運用SAPR/3系統可以構築一個能夠對不同國家和地區的子公司進行法定會計合併的會計系統。1.5主要功能模組SAPR/3財會子系統向您提供一整套強有力的應用模組。財務會計(FI)：由總分類帳、應收帳款和應付帳款、固定資產、法定合併以及特殊統計會計功能組成；金庫模組(TR)：由現金管理、金庫管理和基金管理組成；管理會計(CO)：由一般費用成本核算、生產成本核算和獲利能力分析組成；以上模組提供了處理經營管理業務的基本功能，並且滿足了基於決策需求的報表功能。SAPR/3系統還針對您的業務提供了一些集成的、強有力的附加功能。投資管理(IM)：該模組允許用戶在整個公司範圍內對資產投資項目作計畫，並且對每一項具體的投資進行控制。業務計畫與控制(EC)：包括管理合併和利潤中心會計核算。執行資訊系統(EIS)：提供更廣泛的業務資料。1.6財務會計一個有效的、現代的財務會計系統必須滿足內部的和法定的會計核算方面的要求。法定會計必須能夠按有關規定向股東、債權人、勞工組織以及社會公眾披露並提供所需的資訊，而有效的公司管理會計必須包括控制和轉移的功能。1.6.1適用性SAPR/3系統對會計資訊的公開性依據有關各國會計法規進行了相應的定義，同時也適用於國際性的企業。R/3的財會子系統符合40多個主要工業國其中包括中華人民共和國的會計法規的有關規定，在此，SAP公司保證其軟體系統符合國際性應用的要求。1.6.2集成性SAPR/3系統的集成性確保了會計資訊能夠滿足自動更新的要求。當用戶在後勤模組處理業務時，例如物料的收到和發運，這些業務所引起的財務上的變動將立即自動地記入會計系統。SAPR/3系統充分考慮了關於公司和財稅方面的法規。此外，SAPR/3系統為其用戶提供了電子化處理同業務夥伴之間的資料交換的功能，例如與客戶、供應商、銀行、保險公司以及其他信貸機構的業務往來。獲取資訊是任何業務往來的重要組成部分。明晰的參考資料和各種協定保證了自動處理功能，即便用戶沒有完整的資訊也不妨礙業務，比如處理付款。一般講，只有一些例外情況才需要手工處理。SAPR/3的工作流功能包括：•定義週期性業務處理任務；•將這些週期性業務指定到相應的業務部門；•保證用戶要求的期限1.6.3關於各類憑證的原則在SAPR/3系統中發生的所有業務都將依據憑證的有關規定記帳。這種規定將保證從資產負債表到每一張憑證的審計線索。在用戶完成記帳之後，可以立即看到憑證本身，科目的餘額以及相關科目的清單。用戶也可以立即對資產負債表和損益表進行分析，當然，這一切都是清晰準確地顯示在您的電腦螢幕上。1.6.4文檔系統完整的文檔系統也是綜合的與集成的控制系統的基本要素。只有對所有的業務進行全面的確認才能保證對企業的決策層和經營層的監測。財會子系統確保用戶的控制部門能即時地提供相關資訊。財會子系統由以下模組組成：•總分類帳•法定合併•應付帳款•應收帳款•固定資產•特殊分類帳1.6.5會計科目表總分類帳會計核算所使用的會計科目表既可以用於單個的公司，也可以運用於整個集團公司。如果SAP的系統必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規的要求，用戶可以分別定義會計科目表，保證財會方面的功能。SAP提供的樣板會計科目表可以使用戶方便地實現這方面的功能。當然，用戶也可以重新創建一個(或多個)會計科目表。1.6.6貨幣為了滿足許多國家對貨幣的法規的要求，SAP系統允許用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳和結算的本位幣。所有的業務處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。R/3系統提供了自動處理有關外幣評估、資訊分類以及應收帳款到期處理的功能。這些將對用戶的月末和年終結算有很大幫助。1.6.7資產負債表SAPR/3財會子系統可以根據不同的類型，維護不同的資產負債表：•科目餘額清單•資金流的分析表•結算日期的資產負債表•年度財務報表系統甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當的關於企業運作狀況的資訊。在後勤和人力資源管理子系統發生的與財務相關的業務也會即時地更新有關記錄。在後勤子系統記錄的業務處理會自動地記入財會系統，如果有必要，也能記入管理會計系統。這就保證了在後勤子系統發生的諸如收到貨物和銷售產品這樣一些業務，能夠同時反映到財會系統中，有效地保證了資料的一致性。同樣地，諸如工資、獎金等業務也會得到同樣的處理。1.6.8明細分類帳除了能夠將後勤子系統與財會子系統集成之外，在財會子系統內，總分類帳同樣能夠與明細分類帳緊密連接。所有與明細分類帳中借方和貸方科目(包括固定資產模組)有關的業務，均會同時反映到總分類帳和資產負債表上。因此，明細分類帳與總分類帳之間總是一致的。1.6.9合併財務報表與單獨的企業財務報表相比，合併財務報表已經顯得日益重要。SAP系統允許客戶能夠選擇多種方式來對集團公司下屬的各個子公司的業績進行評估。集團公司的合併資產負債表不是簡單地將子公司的資產負債表進行簡單地相加而得。合併資產負債表應當反映對資產、應收帳款、債務、利潤和銷售收入進行重新分類、評估和合併。1.6.10法定合併在SAPR/3財會子系統的法定合併模組中，對這一功能有非常形象的描述。通過與財務會計和固定資產系統的集成，資料可以直接從各個財務報表中匯總過來，這就使法定合併的業務處理大為簡化，此外，還可以減少因為不同的軟體的使用而造成的資料轉移中帶來的錯誤。除了法定合併以外，SAP系統允許用戶在計畫值的基礎上經常地結算和作合併會計報表，另外，用戶還可以對不同的業務領域自行定義報表。1.6.11應收帳款應收帳款模組是在SAPR/3財會子系統中對客戶帳戶進行監測與控制的模組。在此模組中，帳戶分析、示警報告、逾期清單以及靈活的催款功能，都使用戶可以方便地處理客戶未清項。而信函功能能適合任何企業的要求，可以用於付款通知書、對帳單和帳戶清單。在收款時，用戶既可以用簡便的直接輸入方式，也可以使用自動資料傳輸方式。同銷售與分銷模組、現金管理模組以及在損益表中的客戶特定的功能之間的介面，為所有業務處理提供更多的資訊。此外，SAP的信貸管理、流動資金計畫以及利潤核算功能也能提供即時的和一致化的資料。1.6.12應付帳款SAPR/3財會子系統的應付帳款模組對所有供應商的財會資料進行管理。它是與採購模組集成的一個部分，也是銷售與分銷模組中關於發貨、發票和付款資料的來源。包括折扣在內的付款功能可以用正規的書面形式和電子資料交換媒介(如EDIFACT,EDI)來處理。系統支援所有國際支付方式。為檢索未清項，系統提供帳戶分析、逾期分析、以及風險分攤的功能。在應收帳款模組中，餘額審計線索、帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業務處理。1.6.13固定資產會計核算在SAPR/3財會子系統中的固定資產模組中，加入了許多新功能。它們反映了在固定資產管理領域中的新需求，如：•在生產自動化方面日益增長的需求•品質要求不斷提高•越來越複雜的設備和更多的法規方面的要求SAPR/3財會子系統的固定資產管理模組能涵蓋所有主要工業國家在法定報表和對資產價值的評估方面的要求。能處理資產的購置、廢棄、轉移和折舊等業務的輸入、計算和處置。除了法定的對資產價值的評估，用戶可以自定義許多折舊和評估的方法。系統提供了靈活的功能使用戶可以對資產進行不同方式的折舊、估算利息以及保險金方面的處理。同樣，用戶也可以在內部分析時選擇不同的指標和順序來處理報表功能。用戶自定義的對資產價值的評估模擬優化了用戶的計畫處理。這種模擬的功能為用戶提供了對資產價值的不同視角，並且能處理計畫值和實際的投資。1.6.14特殊分類帳SAPR/3財會子系統的特殊分類帳模組為特定的客戶提供了特殊的計算功能。在此模塊中，一個分類帳可以通過對科目的特殊設置(如成本中心、產品等)，獲得不同的視角來反映科目的餘額。它能滿足不同的廠商對報表的要求。用戶可以對每一個分類帳進行計畫、分配和貨幣轉換處理。當實際業務發生時，這些特殊分類帳也能自動地更新。2財會子系統的組織結構一個有效的會計系統不僅僅包括帳本、科目和憑證，組織結構也是其基本組成部分。組織結構針對公司制度、稅收制度和管理上的要求來設置參數。2.1財務會計和管理會計的集成SAPR/3系統運用明確的或隱含的科目分配原則，將相應的組織結構單元來更新分類帳。系統還允許用戶在那些屬於SAPR/3管理會計模組中的管理會計專案，如成本中心、訂單、成本物件和利潤中心等之間轉移實際價值。對當前公司結構和未來策略的描述取決於用戶在SAPR/3財會子系統中如何使用這些組織結構的術語：•集團公司•公司•公司代碼•業務部門•利潤中心2.2公司代碼在最簡化的情況下，公司代碼就是一個會計實體，在其內部沒有任何法定報表的要求。在比較複雜的公司結構中，R/3系統的分級功能往往用於劃分或集成公司的組成部分，這就引出了兩個通常的公司概念----集中式模式和分散式模式。2.3集中式公司的管理模式公司代表了一個獨立法人實體，由一個或多個公司代碼組成。公司代碼是一個法定的會計主體。在公司代碼中確定會計年度、幣種以及稅務報表。業務部門能幫助描述出企業內部的結構。用戶可以用業務部門來對產品組或地區性結構的資產和盈虧狀況進行分析。利潤中心是一個富有靈活性的管理會計概念，用於對企業內部的業務領域的職責進行分析。一個公司內部的一些專案如成本中心、資產、物料以及象生產和客戶訂單等衡量企業經營狀況的專案都被歸結於利潤中心。此外，利潤中心中的內容要比業務部門更為詳盡。2.4分散式公司的管理模式公司是一個獨立法人實體，在此同集中式相同。公司代碼在這種模式下表示一些高度獨立並且分散式的業務單位，這些部門可以彙集到會計單元中。SAPR/3的財會子系統能夠自動處理跨公司代碼的業務，系統對每個涉及這類業務的公司代碼產生憑證。業務部門和利潤中心的概念在此與集中式模式中相同。2.4.1分散式系統（ALE）這裏對公司業務結構的考慮超出了電腦系統在描述一個公司的業務流程方面的局限。公司業務是可以分離的。例如，分散式的後勤系統與一個集中式的財會子系統的組合，或者一個分散式的客戶和供應商管理系統與一個集中式的金庫子系統的組合。用戶可以使用應用連接系統(ALE)在幾個子系統之間完成這種組合，它允許財會子系統保持集中式的功能。系統能以高度的協調和業務的匯總來避免資料的冗餘。此外，現代的財會系統已經不僅僅是一個確保會計資料的適用性和完整性的工具，它們已經成為適應變化中的業務環境的靈活的電算化系統了。2.5集團公司報表2.5.1