宴会管理--宴会设备

一、宴會管理之基本概念何謂宴會？→乃指以餐飲為中心的餐會，其特色為透過訂席，使多數人共聚一堂，採用同一款菜單、飲用相同的飲料。宴會的形式喜宴、文定彌月、壽宴尾牙、春酒同學會、謝師宴、畢業餐會記者招待會大會(ex.直銷、保險業之會員大會、會議、座談會、說明會、訓練會)新產品發表會服裝表演宴會的形式(續)雞尾酒會(開幕酒會、週年慶酒會、結婚酒會)展示會歌友會國宴慶功宴其他(ex.中姐選拔、中日圍棋賽、選舉餐會、國際標準舞大賽......)宴會的經營單位一般餐廳所設置之貴賓室（VIP）或廂房設計即可做為小型宴會舉辦的場地。在規模較大的飯店中，宴會廳通常是一獨立單位，另外成立宴會部。由於宴會形式不一，有些宴會需要豪華的裝飾與佈置，也有一些宴會廳之基本裝潢較為樸素。宴會廳與飯店之經營對飯店而言，宴會不僅為該部門帶來豐厚營收，同時有助於飯店內其他餐廳的廣告宣傳，吸引顧客前往餐廳消費，甚至替飯店客房帶來住宿的商機。可見宴會廳的業務，對飯店整體經營影響之鉅。宴會之行政部門各大飯店通常成立宴會廳，專司宴會之舉辦。有些飯店則成立宴會部，分為業務單位和執行服務單位，以執行宴會部的工作。規模較大且較有制度的宴會部基本上皆設有專人負責業務與服務之執行。以漢來大飯店為例，該宴會部即設有訂席組和服務組兩個單位。訂席組負責各項宴會之接洽，服務組則負責宴會的策劃與執行。訂席組人員必須對於宴會流程有完整的認識，同時應全盤瞭解宴會之各項細節，最好能有實際的外場服經驗。二、組織架構為使宴會部能維持高效率的運作，首先要著手制定合理的組織架構，培養高素質的管理人員和工作人員，並且訂定嚴格的管理制度與工作責任制度。宴會部的組織架構組織是指單位的設立或成員工作的分配與組合，意即單位與成員權責關係的配置工作。其架構組織的設計仍須視部門規模大小而定，架構內容包括管理階級與非管理階級，以及決策制定的通路。宴會部組織架構的兩項基本原則(一)業務的需求：任何宴會部門的組織架構，都必須依據各自的實際情況和需要進行設置，例如：規模、性質和市場業務情況等因素，皆為用以決定組織架構的參考指標。(二)分層負責並統一指揮：需透過各單位員工的分工合作，共同努力才能完成。因此，組織架構應確保各種業務活動能在統一的指揮之下步調一致，共同克服困難，並且保持宴會部門內部與其他部門之間訊息交流的暢通。三、宴會部工作職掌宴會部門有其組織面，形成一種職務配置及權責分配的體制或結構。換言之，宴會部門組織是職位、單位、層級、任務、責任和權力的適當配置，以分工合作的方式完成宴會工作的執行。宴會部經理其職務關係所有宴會活動方面之作業及協調，負責制定與落實營運目標，並進行成本控制，使其符合飯店已設定之餐飲政策。宴會部秘書協助宴會部營運順利，使其行政作業程序流暢，並負責協助部門主管及其他業務人員處理每日事宜。宴會部辦事員協助宴會部營運、處理行政作業，並與宴會部秘書共同協助單位主管及其他業務人員處理每日事宜。宴會部業務經理全面負責宴會部之銷售工作，包括訂定銷售計劃以及承辦宴會訂席接待等。制定確實可行的銷售措施，確保宴會銷售任務的完成，以達年度所設定之預算收入及目標。宴會部業務副理對內負責與相關部門溝通、協調，協助上級監督部門之日常營運狀況。對外接洽推展宴會訂席業務以及承辦宴會訂席接待等，並藉由業務活動及市場訊息，協助制定確實可行的銷售措施，確保宴會銷售任務的完成，以達年度所設定之預算收入和目標。宴會部訂席主任對內代表宴會部負責與其他部門溝通、協調，並協助上級監督部門之日常營運狀況。對外，負責接洽及推展宴會訂席作業，並藉由業務活動及市場訊息，協助擬定策略，以達年度所設定之預算收入和目標。宴會部訂席專員代表飯店宴會部對外接洽宴會及訂席之業務事宜。並負責拓展、開發宴會業務，以求達到飯店所設之年度計劃及預算收入。宴會部服務經理秉持五星級飯店服務準則，透過計劃、組織、指導及控制餐飲操作，達成客人最高滿意度。宴會部服務副理協助宴會部管理。秉持五星級飯店高水準格調，透過計劃、組織、指導及控制餐飲操作，達成客人最高滿意度。宴會部領班負責協助監督服務人員，以提供有禮貌、有效率之餐飲服務與滿足顧客為目標。宴會部服務員負責提供有禮貌、有效率之餐飲服務，以及備置宴會廳各項擺設。宴會部領檯接待客人與協助客人在宴會時之各項需求。四、宴會服務的安排宴會人員的安排(一)人員分工必須根據宴會型態，作備餐、傳菜、酒水、服務桌、敬酒、區域負責人等工作之分配。如預人員不足時，應提早申請工讀生，並適時給予相關服務知識培訓。(二)人員安排1.備餐、傳菜等較粗重的工作宜安排男服務員2.服務主桌與敬酒等工作，宜安排經驗豐富且技巧熟練的女服務員3.酒水及貴賓桌的招待宜安排較資深的服務員4.區域負責人宜安排經驗足、有能力處理突發狀況並且領導能力強之領班階級以上的幹部5.工讀生則宜安排由技巧較為熟練之服務員穿插帶領完成服務人員分工以及人員安排之後，最後尚需將宴會場地圖形以及宴會人員分工情況標示在圖形上，使所有服務人員皆能清楚知道個人的職責與服務區域。宴會前的檢查與集合一場宴會的事前準備工作是否完善、徹底，攸關宴會成敗。待一切設備、擺設等事前檢查完成後，緊接著於賓客到達之前集合員工召開宴會前會議，告之該場宴會的注意事項，時間應儘量簡短，敘述內容意應講求重點，以維持工作效率。宴會現場的接洽宴會人員應於客人到達會場時主動與其接洽，討論該場宴會所需配合的事項及流程。一般而言，喜宴中需和顧客確認的事項較多。以下就四種宴會類型說明需注意之事項：喜慶宴會、酒會或茶會、自助餐與會議等。(一)喜慶宴會首先要確認宴會負責人與結帳人，並自我介紹以認識雙方、取得信任。