ERP软件与电算化软件及其购销存系统的比较

ERP软件与电算化软件及其购销存系统的比较一、ERP软件比较注重软件的内部控制功能，体现先进的管理思想ERP软件比较注重内部控制功能。企业管理软件设计得好，就有利于互相牵制、互相监督，就有利于加强管理，堵塞漏洞。许多地方，看似无关紧要，可一旦你对它有了了解，就会觉得它先进的管理思想。高品质的内在质量，并不体现在企业的广告宣传上，也不体现在漂亮的界面上，而是体现在实实在在的功能上，体现在许多细节中，体现在系统清晰的控制思想上。反观电算化软件购销存系统的发展，大多是以财务软件为中心的外围扩展。财务软件的设计最初基本上是从模拟手工开始的，很难谈得上有先进的思想，有的甚至是手工的翻版，以后版本的改进与提高，也很难完全消除这种模拟手工处理的痕迹，只是达到了满足日常核算的要求而已，很难体现先进的管理思想。与电算化软件相比，ERP软件更注重经营的管理与控制。例如，在销售与应收账款子系统，用户可以给各客户设定贷项限额、赊销期、可享受的销售折扣与现金折扣等（一般由权限较高的主管设定）。输入客户订单后，系统将自动检查该客户的欠款有无超过赊销期、原有欠款加上本次订货金额有无超过其贷项限额，超过的订单将被挂起，直到客户归还欠款或经有关主管特别批准才能发货。客户的订单通过了上述审核后，系统才允许开出销售单通知仓库发货。仓库发货必须以销售单为依据。发货资料从存货管理子系统输入，一经确认，系统自动按标准成本扣减存货，并编制自动转账凭证借：产品销售成本贷：产成品科目代码及摘要均可由用户事先定义，送总账处理子系统入账。同时，由销售与应收账款子系统开出销售发票（根据经确认发货的销售单和已定义的各产品销售价格自动开出，销售人员可给予客户折扣，但折扣不得超过该客户预定的折扣率），登记客户的应收账款，并编制自动转账凭证借：应收账款，贷：产品销售收入，应交增值税---销项税；（其中“应交增值税---销项税”由系统根据初始化时定义的税率计算），送总账处理子系统入账。又如，在生产与成本管理子系统，系统提供多步骤生产管理功能。用户可以按产品构成和费用预算定义各步半成品和产成品的成本结构，系统可自动计算各产品标准成本。系统只有接到生产定单才允许发料。输入经批准的生产定单后，系统自动按已定义的产品配方计算并向仓库发出领料通知。非经有关主管特殊批准，实际领料不得超过标准用量的10％。原材料或半成品一旦领出，系统自动按标准成本扣减存货并计入该生产单的生产成本。半成品或产成品完工入库（对多步骤生产中的半成品，从一个生产步骤转入另一步骤，尽管没有真正入库，为计算成本作逻辑入库后再领取半成品处理），系统自动按标准成本扣减生产成本，增加相应存货，并计算出产品成本差异，以便管理人员进行分析与控制。可见，ERP软件不仅有完善的财务核算与业务处理功能，而且很注重业务处理过程中的管理与控制。软件不仅为管理人员提供管理信息，而且本身也执行不少管理控制。体现先进的管理思想，还有一层含义，那就是软件要结构清晰，不能太复杂。要便于使用，不能比手工处理还麻烦。软件不可能把企业方方面面的处理完全都包括在内。计算机还代替不了人。因此，在软件设计开发时要考虑某一种处理是否适合由计算机来完成，如果由软件来完成比较困难，增加了软件的复杂性，有损于软件整体思想，就应该换个角度，看能否从其他方面予以处理和控制。企业管理软件不是无所不能的，它不能实现管理的全自动化，不能解决企业的所有问题。对此，用户应该有所认识，适合机器来做的可用软件完成，不适合的就要人工干预。不要让软件无所不包，无所不有。即使是适合计算机来完成的工作，一个软件商也不可能方方面面都做得好。软件开发要有主次，技术上、功能上有自己的特色，有自己的竞争优势。想做好的事太多，反而样样都做好。有的软件号称有几百个上千项功能，这有必要吗？很可能主次不分，没有特色，这样的软件不一定是好软件。二、ERP软件适应现代审计的要求，具有充分的保留和提供审计线索的功能在会计电算化程度较高的国家，例如美国，软件是否具有充分的保留和提供审计线索的功能，已成为对管理软件进行评价的最重要标志之一。显而易见，一个理想的管理软件必须具有充分的保留和提供审计线索的功能。在初始录入凭证时有一条记录记载，在改动、删除时，并不是在原记录上变动，而是另有记录反映。这样，你在查询时，同一笔业务有哪些改动，在什么时间改动的，谁操作的，在哪项功能中变动的，均可查出。每一笔处理都留有痕迹，这就为审计工作提供了线索和方便。如果财务软件设计时未考虑审计要求，基础数据变动也无任何痕迹，这就使得审计难以进行。目前我国许多软件缺乏这方面的思考，财务软件的设计和开发未充分考虑审计人员的特殊要求，会计电算化与审计处于一种“脱节”状态，这将严重影响我国管理软件特别是财务与审计工作的发展，不能适应现代审计的要求。三、ERP软件集成化程度高ERP软件，是以生产为中心，它是从物料需求计划（MRP）为基础，发展到制造资源规则（MRP-II）和企业资源规划（ERP）的这样一个发展阶段。因而是以生产制造为中心，财务及成本是这个大系统的一个子系统。财务子系统虽然不像电算化软件那样，占有整个系统很大的比例，但它与其他子系统确是高度集成的，真实实现了物流、资金流和信息流的统一。ERP软件作为企业管理系统的一个有机组成部分，软件都是对整个企业而设计的。所用数据都是从生产等业务开始，财务部分与生产、采购、销售、库存等等环节紧密相连，一环扣一环，真正作到了无缝连接。比如ERP软件中的财务部分，销售是从订立销售合同开始，在实际开销售发票和提货出库时，系统都自动进行帐务处理，自动生成记帐凭证传到财务部分，财务人员可以自动审核、记帐，也可以人工干预，但数量等数据必须与销售部门一致。这样就保障了销售与帐务处理的一致性。二者同一数据源，不会发生二者不一致的情况。电算化软件购销存系统，大部分是以财务软件为核心，在帐务处理的基础上扩充，加上采购、固定资产等等部分，算是一个财务软件，再扩充到销售、采购等等，整个系统并不平衡，而且由于是一步步扩充的结果，很容易拘泥于原来的设计框架，一切围绕财务转，缺乏通盘考虑。各子系统之间并不能完全作到无缝连接、信息集成。因而，应充分认识到软件开发关键还在于软件的设计，设计时要有整体、全局、系统和集成的观念，各个子系统应有机地结合起来，组成一个集成优化的管理软件。软件设计好了，以后开发才有前景。电算化软件的各子系统也注意了信息的共享，但较多还是属于一种各单项管理集合的离散型管理软件。各子系统一般仅围绕着自身的业务处理进行设计，缺乏全局的系统化设计思想，子系统间仅通过访问有关数据库实现信息共享。ERP软件围绕着企业经营的供、产、销这个主线，对有关的业务通过软件规范其管理和控制，集成管理的设计思想较强。以“供”这个环节为例，在采购与应付账款管理子系统，有关部门可输入定购单。定购单经采购部门审批并选择供应商后，系统可打印出购货订单向供应商订货。收货必须以订单为依据，并进行勾销，收货量与订单数量差异超过10％，会发出警告。材料验收入库时，在存货管理子系统输入收货资料，系统自动按标准成本增加该料库存，并编制自动转账凭证（借：原材料，贷：应付账款---中间账户），送总账处理子系统入账。收到供应商发票后，在采购与应付账款管理子系统输入发票资料，并可通过系统核对购货订单、收货单和供应商发票，三者一致，则可确认此项应付账款，同时编制自动转账凭证（借：应付账款---中间账户，借：材料成本差异，借：应交税金---进项税。贷：应付账款---正式户），送总账处理子入账。应付账款中的中间户反映的是已收料但未收到发票或订单、收货单、发票三者不一致的材料标准成本，而正式户反映的是已收到发票且经核对的真实债务，付款业务通过货币资金管理子系统执行。付款以应付账款子系统中各供应商的应付账记录为依据，按发票逐笔勾销（全付时）或扣减（付部分时）。系统可打印支票。确认付款后，系统自动扣减付款账户的余额，并编制自动转账凭证（借：应付账款---正式户，贷：银行存款），送总账处理子系统入账。“供”环节涉及采购与应付账款管理、存货管理、货币资金管理和总账处理等多个子系统，子系统间按集成管理要求设计，不是简单地叠加。“产”与“销”环节也类似。可见，ERP软件把业务管理与财务核算延伸到了供、产、销各个经营环节，各子系统间有机集成，不仅使管理控制严密，而且财务数据随经营活动实时进入系统，动态地反映了企业的经营情况，可全方位地反映、控制和优化企业的资源。四、ERP软件更灵活、更富有弹性电算化软件虽然各子系统也象ERP软件一样，是积木结构，各子系统可分可合，用户可以根据需要选择。但各子系统设计好了以后，其处理流程和程序控制都是固定好的。用户虽然可以通过初始化科目级数、每级长度、非法对应关系及自动转账凭证等，但难以对软件的处理流程和程序控制作更多的选择或改变。ERP软件较电算化软件更富有灵活性和弹性。用户不仅可以在系统初始化时设定要进行分析或责任会计核算的各项（如部门、项目、人员等等），可设定各业务管理子系统与总账处理子系统间自动转账凭证的科目、摘要、金额取数等，而且可以对软件进行裁剪，确定其处理流程及程序控制。虽然按一般的情况设定了各子系统的处理流程，但用户也可以根据本企业的实际情况，自行选择、设定每个子系统中哪些子模块是必须执行的、哪些可以不执行，并确定各子模块的执行次序（即确定系统处理流程）。例如，上面介绍的销售与应收账款子管理系统，系统提供打印销售发票功能。在我国，增值税发票不能用此系统打印，用户可指定此子模块不执行；。又如，上面介绍的生产与成本管理子系统，虽然系统提供多步骤生产控制，但对一些只有简单一步生产的用户（例如，润滑油的生产，只需要把基础油与添加剂按配方混合），用户可设定没有半成品，只进行一步生产控制。同样对一些系统提供的程序控制（各种检查、核对、打印单据等），用户都可以自行确定其是否一定要执行才能进入下一步处理。由于软件的灵活与弹性，使其更能适合各用户的需求，通用性与适用性都更强，不会出现对某些用户应有的控制与处理功能未能提供，而对另一些用户控制太多，影响了系统的运行效率等情况。综上所述，ERP软件对我们有许多启示，ERP软件，在操作界面、操作灵活性方面也许不如电算化软件，它们看上去非常平淡，但其内在功能、质量等方面是高水平的。ERP软件把主要精力放在了系统功能提高上，其实质重于形式。